有价单证管理办法第四次修订Word文档格式.docx
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(六)负责审阅汇总各分公司月度及年度有价单证分析报告,完成总公司月度及年度有价单证分析报告;
(七)监督、检查各级机构计划财务部有价单证的管理情况;
(八)提出并汇总单证管理系统使用需求,并配合总公司信息技术部对系统进行维护及开发;
(九)负责对下级机构有价单证管理人员的培训;
(十)负责有价单证管理的其他相关工作。
总公司计划财务部设专职单证管理员。
第十条总公司各产品线部门的管理职责
总公司各产品线部门包括总公司财产险部、车险部及销售管理部(意健)。
(一)负责各部门业务有价单证的格式设计、向印刷厂提供样本并提出工艺要求等,校验并确认印刷样本,定版后书面通知总公司人事行政部及总公司计划财务部,并将印刷样本交信息技术部进行系统测试;
(二)负责有价单证印制数量的审核确认,负责审批分公司自印有价单证需求;
(三)指导二级机构业务管理部门对有价单证相关材料的档案管理工作;
(四)配合总公司计划财务部对下级机构有价单证使用情况进行检查;
(五)总公司车险部按照保监会的有关规定报备车险监制单证变更样本(包括:
打印版样本、本次变更的具体内容及理由、本次变更后的监制单证的使用范围及方法以及中国保监会要求的其它内容);
负责车险监制单证印刷流水号编码规则新用前及变更时书面告知保监会。
第十一条总公司人事行政管理部的管理职责
(一)负责选择单证印刷单位,并与其签订印刷和配送等协议;
(二)与印刷厂结算印刷费用;
(三)负责保存有价单证印刷样本;
(四)审核二级机构自印有价单证报价。
第十二条总公司销售管理部管理职责
(一)按照公司规定对远程出单点进行管理,制定和修订《保险代理机构远程出单管理办法》;
(二)及时将远程出单点开设和关闭信息通知计划财务部;
(三)监督分公司销管部(销管岗)对远程出单点单证的监督管理工作。
第十三条总公司信息技术部管理职责
(一)负责设定系统中单证打印格式,确定单证代码;
(二)负责单证系统需求的开发;
(三)解决单证系统故障;
(四)负责单证系统的日常维护。
第十四条二级机构计划财务部管理职责
(一)根据总公司有价单证管理制度制定本机构有价单证管理的相关制度;
(二)负责有价单证征订需求的上报及自印有价单证申报;
(三)负责空白有价单证的入库、保管及下发出库,及时完善台帐并进行相应的系统操作;
(四)负责定期对库存空白单证进行清理、盘点,保证台帐、系统库存清单、实际库存三者的一致性;
(五)负责监督检查有价单证的使用情况,监督单证使用部门有价单证的回销;
(六)负责组织因格式变动、过使用期限及险种停办等原因不再继续使用的空白有价单证的回收、销毁工作;
(七)打印单证管理报表并存档,按时上报月度及年度单证管理分析报告;
(八)负责上报单证管理系统需求及使用中发现的问题;
(九)负责将从当地地税局领购的和三级机构从当地地税局领购的保险业专用发票录入系统并在系统中下发到各下级机构,负责保费发票存根的整理归档工作并按照当地税务部门要求回销保险业专用发票;
(十)负责考核三级及下级机构计划财务部(财务岗)有价单证的管理情况;
(十一)负责向本级及下级机构单证管理员和协管部门进行有价单证管理制度的宣导。
(十二)负责有价单证管理的其他相关工作。
二级机构计划财务部设专职单证管理员。
第十五条二级机构业务管理部管理职责
(一)负责审核本级出单部门单证领用数量(远程出单点除外),并由部门负责人在《出库单》上签字确认;
(二)负责本机构有价单证格式特殊需求的上报;
(三)清分、整理及装订已用有价单证并负责业务档案的保存;
(四)与本级计划财务部联合检查所辖机构有价单证的管理情况(远程出单点除外);
(五)协同本级财务部门监督单证销毁;
(六)向保监会派出机构报备车险监制单证使用样本,包括:
印刷样本、向中国保监会申请变更样本备案的全部材料及中国保监会派出机构需要的其它内容。
二级机构业务管理部设置专职或兼职单证管理员(岗)。
第十六条二级机构销售管理部的管理职责
二级机构不设销售管理部或销售管理部与业务管理部合并的由业务管理部承担以下职责。
(一)负责审核本级远程出单点单证领用数量并由部门负责人在《出库单》上签字确认;
(二)监督远程出单点单证管理情况,配合计划财务部对所辖远程出单点的单证使用情况进行检查;
(三)负责将辖内远程出单点的开设和关闭信息及时通知本级计划财务部;
(四)监督三级及下级机构销售管理部(岗)对远程出单点单证的管理情况;
第十七条二级机构综合管理部职责
(一)与印刷厂结算自印有价单证印刷费用;
(二)协同二级机构计划财务部监督单证销毁;
(三)负责遗失单证的登报遗失工作(三级机构遗失单证可由其本级综合管理部负责);
(四)负责组织自印有价单证的印刷。
第十八条三级及以下机构计划财务部(财务岗)管理职责
(一)负责空白有价单证的入库、保管及下发出库,并及时进行相应的系统操作;
(二)负责定期对库存空白单证进行清理、盘点,保证台帐、系统库存清单、实际库存三者的一致性;
(三)负责核对有价单证销号清单与实物销号情况是否相符,处理单证使用部门有价单证的回销工作;
(四)负责上报单证管理系统需求及使用中发现的问题;
(五)三级机构计划财务部负责在当地地税局购买保险业专用发票,在系统中领用并下发到下级机构,负责保费发票存根的整理归档工作并按照当地税务部门要求回销保险业专用发票;
(六)负责向本级机构有价单证协管部门进行有价单证管理制度的宣导。
第十九条三级及以下机构业务管理部管理职责
(一)负责本机构有价单证格式特殊需求的上报;
(二)负责审核本级单证使用部门单证领用数量,并由部门负责人在《出库单》上签字确认;
(三)清分、整理及装订已用有价单证的业务档案并保存;
(四)与本级计划财务部联合检查所辖机构有价单证的管理情况;
(五)每月实地检查本级机构远程出单点有价单证的使用情况。
第四章单证管理人员的任用与变更
第二十条单证管理员应具备一定电脑操作技能,工作认真,责任心强;
尽量减少人员流动,以保证工作的连贯性。
第二十一条单证管理员、出单内勤变更时,应上报总公司计划财务部、信息技术部,进行系统权限的变更。
单证管理员交接应由本级财务部负责人监督交接;
出单内勤变更,由本级机构财务部单证管理员监督单证的清点与移交。
第二十二条单证管理员和出单内勤变更时的交接内容
(一)单证管理员交接内容包括:
核对空白有价单证实物、手工账簿及系统数据,保证账证、账账相符;
移交单证管理相关文件、报表及电子文档、《出库单》等。
(二)出单内勤交接包括:
各类空白及已用单证实物,在系统中将单证调整至交接人名下。
交接清单要明晰、具体,以明确责任。
第五章有价单证的设计
第二十三条新用有价单证由总公司车险部、财产险部、销售管理部(意健)统一设计,二级机构不得自行设计单证格式。
第二十四条总公司车险部、财产险部、销售管理部(意健)负责统一变更有价单证格式,并在格式变更后书面通知总公司人事行政管理部、总公司计划财务部,并将变更明细以联系函的形式发送二级机构业管部、计财部。
第二十五条有价单证版式新用及变更流程如下图:
第二十六条二级机构如因业务需要对单证格式有特殊要求,由二级机构业务管理部向总公司各产品线部门提出书面申请,并提供样本,经总公司相关部门进行统一修改。
申请流程如下图所示:
第二十七条总公司人事行政管理部保存所有有价单证印刷模板。
第二十八条单证印刷流水号的编码规则
(一)各类保单、批单的编码规则
印刷流水号为:
年份(2位)+机构(4位)+流水号(9位),每年首次印刷单证,流水号重新从1开始,共计15位。
系统录入流水号同印刷流水号。
(二)内置型及便携式交强险标志编码规则
机构代码(4位)+6位流水号,共计10位。
系统录入流水号为:
年份(2位)+补零(3位)+印刷流水号(10位),共计15位。
(三)《保险业专用发票》由各二级机构在当地地税局购买,以天津地区为例:
印刷流水号为8位。
年份(2位)+机构(4位)+补零(1位)+印刷流水号(8位),共计15位
(四)车险监制单证在第一次使用前或变更印刷流水号时,总公司车险部应以书面形式告知中国保监会后使用。
(五)单证印刷流水号(发票除外)由总公司计划财务部统一编制,不允许随意变更。
第六章总公司统一印制有价单证
第二十九条二级机构计划财务部单证管理员将《有价单证需求计划表》(附表一)通过OA系统《单证需求记录审批流程(分公司用,新)》流程发至总公司计划财务部(OA系统操作见附件二,新开设机构如暂时没有OA系统,通过传真方式上报《有价单证需求计划表》)。
(一)二级机构计划财务部单证管理员按季度统计本机构单证使用情况,每年前三季度的最后一个月的15日之前上报下一季度的单证印刷需求,每年10月15日前上报下年度第一季度的单证印刷需求。
(二)如有临时需求,应至少提前20天通过OA上报需求申请,否则公司不能保证供应。
第三十条各机构应根据业务情况适量上报各类有价单证印刷需求数量,尤其是控制交强险保险标志(包括内置型及便携型)印刷需求数量,以避免出现上年保险标志次年作废造成浪费等情况。
第三十一条总公司计划财务部汇总填制《有价单证印刷清单》(附表二),由总公司财务负责人提交签报,总公司各相关产品线部门会签审核印刷数量,总公司相关领导审批后,交总公司人事行政管理部通知印刷厂印刷。
第三十二条依据《有价单证印刷清单》,印刷厂将单证发往各二级机构。
二级机构收到单证后应对单证的印刷质量、数量进行验收、核对,经办人登记《有价单证(含卡式)印刷及验货收货台账》(附表三,以下简称“单证收货台帐”)。
第三十三条有价单证申请及印刷流程如下图所示:
第三十四条人事行政管理部通知印刷厂根据《有价单证印刷清单》于季度末20日之前汇总《有价单证印刷费用清单》(附表四,以下简称“印刷费用清单”)至总公司计划财务部,总公司计划财务部单证管理员通过OA将《印刷费用清单》发至各二级机构单证管理员根据《单证收货台帐》及实际收货情况核对有价单证印刷清单和印刷费用,核对无误后由总公司计划财务部单证管理员编制《有价单证印刷费用结算清单》(附表五,以下简称“结算清单”)并发至人事行政管理部向印刷厂索取发票。
第三十五条总公司计划财务部根据《结算清单》、印刷费用签报和发票复印件支付印刷费用并从分公司上划资金,各分公司根据资金往来进行账务处理,有价单证印刷费用结算流程如下图:
第三十六条二级机构计划财务部单证管理员在验货收货后填写《单证收货台帐》并于二个工作日内,准确、完整地在系统中进行单证的新增入库处理,同时登记《空白有价单证库存管理登记簿》(附表六)。
第三十七条《保险业专用发票》由二级机构(或三级机构)计划财务部单证管理员在当地税务局购买并由二级机构计划财务部单证管理员在系统中进行新增入库和下发出库等操作。
三级机构将《保险业专用发票》购买收据(注明发票数量及印刷流水号)传真至二级机构计划财务部单证管理员处。
第七章二级机构自印有价单证
第三十八条未经总公司授权,二级机构不可自印有价单证。
(一)当地保监局对单证印刷有监印要求的非车险类有价单证,二级机构可以向总公司申请自印。
(二)管理流程
1.自印申请:
二级机构计划财务部将自印单证申请通过OA系统《分公司单证需求申报审批流程》上报至总公司计划财务部,经总公司财产险部、销售管理部(意健)、信息技术部及人事行政管理部会签,如属于新增单证类型,应由总公司产品线确认单证格式并由总公司信息技术部确定险种代码及在系统中设置单证类型。
2.签报内容:
(1)自印单证式样;
(2)印刷报价;
(3)保单销售区域;
(4)每季度拟印刷份数,年度拟印刷份数;
(5)是否需要系统打印保单。
3.单证印刷:
总公司计划财务部编制自印有价单证印刷流水号交二级机构计划财务部,由二级机构综合管理部联系印刷厂印刷。
4.重新申请:
如二级机构自印有价单证数量超过签报中报备的数量需重新上报审批。
5.样本报备:
二级机构自印有价单证印刷样本报备总公司计划财务部、人事行政管理部及各产品线,如有需系统打印的自印单证,应向总公司信息技术部提供样本设置打印模板。
(三)自印有价单证流程如下图所示:
第八章空白有价单证的领用
第三十九条有价单证发放遵循“前次不清,本次不领,限额控制”的原则,并区分领用对象进行管理,单证领用对象分为系统内单证领用和远程出单点单证领用。
第四十条系统内单证领用部门包括下级机构库和本级出单内勤。
(一)下级机构库是指二级及下级机构计划财务部设有的独立的单证库。
三级及下级机构计划财务部单证管理员领用单证,需持本机构负责人签批的《出库单》(附表七)到上级机构计划财务部单证管理员处领取,并在《空白有价单证库存管理登记簿》上签收,向下级机构库发放单证由各级单证管理员进行实物交接,不得由他人代办。
(二)各级机构出单内勤凭业务管理部门负责人签批的《出库单》到本级机构计划财务部单证管理员处领取单证,并在《空白有价单证库存管理登记簿》上签字,原则上不允许其他人员代领。
第四十一条远程出单点空白有价单证的领用
远程出单机构领用单证,需持本级销售管理部负责人签批的《出库单》及《代理人单证领用回销登记簿》(附表八)由指定销售人员到本级计划财务部单证管理员(岗)处领取,不允许代理人直接领取。
领用单证的远程出单机构必须符合《渤海财产保险股份有限公司保险代理机构远程出单管理规定》(渤财销〔2006〕11号)的要求。
远程出单机构联系人(公司正式销售人员)凭远程出单授权书中列明的有价单证种类及数量领用有价单证。
严禁向无授权的、存在超期应收保费、超期未回销单证的代理人或代理机构发放单证。
各级销售管理部建立本级机构远程出单点档案,档案内容包括:
远程出单机构名称、出单地址、出单员、联系电话、领用单证种类及每次领用数量。
第四十二条加盖有保单专用章或发票专用章的有价单证原则上不能通过邮递方式发放到分支机构及远程出单点。
若由于特殊原因需要邮寄单证,应选择信誉好、规模大并与本机构达成邮递协议的快递公司,邮寄前应将有价单证封存,接收部门收货后应立即核对实物,核对后将签字后的包裹单和收货清单传真至发货部门。
第九章有价单证的使用及销号
第四十三条有价单证必须按印刷流水号由小到大顺序发放和使用,不允许出现跳号、空号,有价单证必须各联次一次套写或打印。
手写保单及发票应使用蓝、黑色签字笔或钢笔填写。
第四十四条除定额保单外,各类有价单证均要求系统出单,单证打印后系统自动作销号处理,出单人员应将保单、发票业务留存联、投保单等资料按顺序整理,同时填写《有价单证销号表》(附表九)、《批单销号表》(附表十)及《发票使用销号表》(附表十一)。
第四十五条手工出单的定额保险单必须在7个工作日内补录系统,录入系统的各项资料应与手工签发的定额保险单内容一致。
第四十六条对遗失的保单、批单及发票正本,原则上不得重新开具(交强险除外),只能在原保单、批单及发票业务留存联复印件上加盖保单专用章或财务专用章(发票专用章)。
同时被保险人应提供遗失证明并加盖有效印鉴,遗失证明需注明保单号及遗失单证流水号。
如被保险人为个人应由本人签字并附身份证复印件。
由代理人办理需提供被保险人签章或签字的委托证明。
第四十七条已生效的交强险保险单、保险标志发生损毁或者遗失时,交强险单证或保险标志所有人可向公司申请补办。
公司应在收到补办申请及报失认定证明后的5个工作日内完成对被保险人申请的审核,并补发相应的强制保险保险单或保险标志。
出单人员应通过业务系统对原保单或保险标志进行重新打印,重打后的保单或保险标志在系统中状态显示“重打”,遗失的原保单或保险标志在系统中状态显示“报失”,通过保单号可以查询遗失及重打后的保单或保险标志的印刷流水号。
第四十八条作废单证必须联次齐全,每联加盖作废章。
联次不全者,若正本留存、副本不全,同“作废未完全回收”处理;
若正本缺失,视同“遗失”。
第四十九条由同一付款人统一付款投保同一险种填开多张保单时,可合并开具一张《保险业专用发票》。
开具发票时,在“保险单号”栏列明所有保单号或多张连续保单的起止号码,打印空间不足时,可在“附注”栏继续列明。
付款人或承保险种不同时,不得合并开具一张《专用发票》。
如有客户需要不同险种合并开具一张《专用发票》,出示税务局文件(《关于规范保险业专用发票有关问题的通知》国税发〔2001〕79号)(附件一)予以解释。
第五十条二级机构计划财务部单证管理员每月在单证系统中打印《有价单证使用月报表》,并存档备查。
第十章有价单证的回销及整理归档
第五十一条出单内勤使用单证的回销期为60天,远程出单点使用单证回销期为30天。
第五十二条单证使用部门必须在单证回销期内协同本级计划财务部单证管理员(四级机构单证使用部门回销至三级机构计划财务部)进行回销操作,包括实物核查、系统上缴和重新下发。
计划财务部单证管理员在远程出单点《代理人单证领用回销登记簿》上进行签收。
第五十三条二级机构计划财务部单证管理员应每周从报表分析系统查询《超期未回销单证报表》,督促领用单位做好单证回销工作。
若远程出单机构出单地点离公司较远,不便收回,销售人员需核实单证目前安全状况,并填写《超回销期单证管理单》(附表十二)经领用机构(人)签章,部门负责人签批后,在系统中回收,重新下发。
对于超过回销期后一个月未能回销的单证,需查明原因,填写《超期未回销单证清单》(附表十三),由部门经理签字确认,存档备查,并于2个工作日内将扫描件发至总公司计划财务部。
第五十四条各单证使用部门回销单证时将《有价单证销号表》、《批单销号表》、《发票销号表》及发票存根联交至本级业务管理和计划财务部单证管理员处存档。
第五十五条有价单证使用后每五十份按印刷流水号由小到大顺序装订,并附封皮和《有价单证销号表》。
每笔业务的保单、发票业务留存联,投保单及其附表必须齐全,按发票、保单、投保单及其附表顺序整理,装订采取“三孔一线”装订法,不得使用订书机。
发票存根联使用原子夹装订。
第五十六条归档单证要求按险种、印刷流水号专柜存放,码放整齐,分类清楚,便于查找。
第十一章有价单证销毁、遗失和档案的保管
第五十七条对因格式变动、险种停办和过期作废等原因,不再继续使用的空白有价单证由二级机构计划财务部收回,上报总公司批准,会同二级机构业务管理部及综合管理部共同监督销毁(详细可参见《渤海财产保险股份有限公司单证销毁细则》)。
第五十八条对遗失的空白单证应建立《空白有价单证遗失登记簿》(附表十四),记录单证流水号、发生时间、原因、责任人和登报遗失时间(见报日期)等。
丢失单证需在发现后五个工作日内将情况上报总公司计划财务部。
丢失单证需由二级机构在省级报纸上刊登遗失声明并保留报纸备查。
二级机构在遗失声明见报后两个工作日内将处理结果上报总公司计划财务部。
若整张单证遗失,必须声明保单全部联次遗失;
若部分联次遗失,必须将遗失的联次单独声明,不得将全部联次声明遗失。
第五十九条归档有价单证由承保部门保存三年后,上交二级机构档案室保管。
承保档案的保存期限一般为十年,房贷险、储金业务等保单根据保险期限保管。
第六十条严格借阅制度,保管人员建立单证档案借阅登记簿。
公司销售人员借阅单证档案,须经机构负责人签批,并由内勤人员陪同借阅;
监管部门借阅须履行登记手续;
单证档案一律不得借出公司,严禁涂改、圈划及拆封。
第十二章有价单证的保管和盘查
第六十一条各级机构计划财务部应设置专门的库房并配置安全性能好的文件柜存放各类有价单证,有价单证保管要做到防盗、防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬等。
出单内勤及远程出单点出单人员需妥善存放有价单证,不得散失在外。
第六十二条二级机构计划财务部制定详细的监督检查时间表,并严格按照时间表计划对辖内机构有价单证管理的工作进行定期、不定期的监督检查,及时纠正下级机构违规行为,视情节予以处罚,并将检查结果报送机构领导及总公司计划财务部。
第六十三条各级机构计划财务部应每月进行一次单证销号准确性的检查,核对单证系统状态与实物是否一致,包括销号状态、保单号、被保险人名称、保费等保单信息。
检查中发现存在销号错误的情况,由经办人员填写《错误销号单证清单》(附表十五),在系统内对单证销号情况进行更正,更正后由本级业务管理部负责人确认并签字,留纸质材料存档备查。
第六十四条二级机构计划财务部单证管理员于每月6号之前上报上一月的《有价单证管理月度分析报告》,于每年1月10号之前上报本机构《有价单证管理年度分析报告》。
第六十五条各二级机构计划财务部单证管理员应每月从报表分析系统中导出《基层机构有价单证使用情况月报表(单证报表)》,核实单证的入库、出库、回销、库存等数量,盘点库存有价单证,核对帐实,并将盘点结果填写《有价单证库存盘点表》(附表十六)于每月6号之前上报总公司计划财务部。
第十三章有价单证管理的监督与罚则
第六十六条总公司对二级及下级机构定期或不定期检查,对违反本办法规定,发生违规行为、造成单证管理责任事故的机构或个人,总公司将依据国家法律及公司有关规章制度,视情节及危害程度进行相应的处罚。
第六十七条对私自印制有价单证的行为,一经发现,将立即移交总公司合规部解决。
第六十八条发票专用章由计划财务部负责人或其授权人保管,保单专用章由业务管理部负责人或其授权人保管,原则上要求发票与发票专用章、有价单证与保单专用章不能由同一人员保管。
第六十九条遗失单证罚则
(一)空白单证遗失后应立即上报遗失说明,并在发现之日起五个工作日内在省(自治区、直辖市)级报刊上登报声明,登报费用由责任人承担。
(二)若员工造成单证遗失,应对相关责任人及其直接上级领导进行罚款处
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- 有价单证 管理办法 第四 修订