在建工程技术资料档案管理系统操作手册文档格式.docx
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附图2:
3.1案卷录入操作说明
方法一逐条录入法
1)先选择【档案案卷库】,点击【添加目录】按钮,进入如下界面,详见附图3。
再参照案卷各著录项填写说明填写此案卷的各著录项,带红色星号的为必填字段,如未填写将不能保存;
带下拉框的为参考数据字典,这些著录项的数据直接从下拉框中选择,下拉框中数据在“数据字典管理”中维护;
带箭头按钮的为参考组织机构或者参考实体分类,这些著录项的数据点击按钮进行选择。
附图3:
2)各著录项填写完毕,点击【保存】按钮,即实现了一个案卷的录入。
如要修改条目,先选中要修改的条目,点击【修改目录】按钮,进入修改目录页面。
点击【查看目录】按钮,可以直接查看该条目所有著录项目信息。
【删除目录】按钮是在选择需要删除的档案条目后删除条目到数据回收站。
方法二模板导入法
1)先选择【档案案卷库】,再点击【目录数据管理】下的【数据导出】
进入如下界面,详见附图4。
选择【导出excel文件】,点击【提交】,将文件“基建档案案卷模版(预归档)档案库报表”
保存在电脑上。
附图4:
2)在导出的excel基建档案案卷模版(预归档)档案库报表按要求填写单位工程的案卷各著录项数据。
注意:
1、要删除基建档案案卷模版(预归档)档案库报表excel表格中的第一行标题。
2、填写完的数据必须设置为文本的格式(单元格左上角有个三角)
。
3)数据填写完毕,回到档案管理系统。
点击【目录数据管理】下的【数据导入(excel)】,进入如下界面,详见附图5。
点击【浏览】按钮,将填好数据的基建档案案卷模版(预归档)档案库报表导入。
点击【提交】按钮,这时在界面上选择【请选源库】,再点击【自动对应】按钮,核对源档案库与目标档案库的各著录项是否一致。
一致后,点击【导入】按钮,这时显示【导入成功】界面,案卷就导入完毕。
附图5:
3.2卷内录入操作说明
1)先选中某个案卷条目,点击【卷内文件】,选择【添加目录】,参照卷内各著录项填写说明填写卷内文件各著录项。
录完之后点击【保存】按钮,即实现了卷内目录的录入。
接着要开始挂接条目所对应的正文、附件、审批表单等等相关文件,选中录完的卷内目录条目,点击原文的图标
,进入原文管理界面点【添加】,进入如下界面,详见附图6。
点击【浏览】按钮,插入原文,填写【题名】,选择文件的类型,最后点击【上传】按钮。
若上传原文是多个,点击【继续上传】按钮。
其中题名可以不填写,软件可以自动以上传文件的重命名为题名。
附图6:
2)故在此强调一下:
重命名一定要填写规范,完整,要写明具体部位、文件类别。
例如:
食堂工程轻钢骨架活动罩面板顶棚技术交底。
上传完毕,点击【文本抽取】,最后【保存】,详见附图7、8。
其中的查看目录、修改目录、删除目录命令同案卷使用方法相同。
附图7:
附图8:
1)先点击【卷内文件库】,再点【目录数据管理】下的【数据导出】,选择【导出excel文件】,点击【提交】,将文件“基建档案案卷模版(卷内)(预归档)档案库报表”保存在电脑上。
2)在导出的excel基建档案案卷模版(卷内)(预归档)档案库报表按要求填写案卷的卷内文件数据。
注意事项跟填写案卷信息相同。
3)数据填写完毕,选中卷内文件所对应的案卷,点击【卷内文件】,点击【目录数据管理】下的【数据导入(excel)】,将录好数据的基建档案案卷模版(卷内)(预归档)档案库报表导入。
点击【提交】,这时在界面上选择【源文件库】,再点击【自动对应】,点击【导入】,页面显示【导入成功】。
详见附图9:
附图9:
4)按照卷内逐条录入法中的原文挂接的方法挂接原文。
5)同样的方法把其他案卷的卷内文件依次导入。
导入时要注意卷内文件与案卷的对应关系。
3.3对于系统中其他命令简要说明如下:
1、组已有卷:
可以把一份文件追加到一份已有的案卷中,当组到已有卷时同时也需要考虑案卷信息的更新包括(文件件数、总页数等),对新添加的文件要生成卷内顺序号。
2、拆卷:
拆卷后案卷目录删除,可以对文件从新组卷。
3、清除档号:
把档号变为空。
4、归档:
要以案卷为单位进行归档。
5、卷内顺序号调整:
上移、下移改变文件的排列顺序。
6、移件:
把添加进来的文件移出,如果是已经组好的卷撤件后卷内顺序号要重新生成,案卷的总页数和文件件数也要跟着改变。
7、若是一个单位工程的竣工资料,单位工程名称、项目名称等著录项相同时,要修改时可以使用批量修改,鼠标指向【其他】点击【批量修改】,选择替换的类型,以【按内容替换】为例,选择【著录项】的类型,填写【要替换的值】、【替换为】,点击确定,即完成了批量修改,见附图10。
附图10:
4.1案卷各著录项填写说明
1、全宗号:
系统后台设置,不需填写。
2、档号:
归档时自动生成,不需填写。
3、案卷号:
从001至999按顺序编写(各单位工程间案卷号连续)。
4、项目名称:
应填写项目的全称。
5、项目编号:
必填项,公司人力资源部给每个项目都有一个编号,详见附件2《项目编号》。
对于以后新开项目,若在附件2中找不到项目编码的,及时与公司人力资源部联系。
6、单位工程名称:
必填项,单位工程名称与施工蓝图或经监理单位审批的验评范围表中明确的单位工程名称一致。
7、分类号:
必填项,选到最末级,如:
基本建设类--承建--工业建筑J.C.G,基本建设类--承建—民用建筑J.C.M。
8、分类名称:
和分类号对应。
9、案卷题名:
必填项,参照《建筑工程技术资料目录清单》中的案卷名称填写。
10、文件件数:
最后归档时统计该卷的文件总件数,和纸质文件数目对应。
11、责任者:
12、保管期限:
参照《建设工程文件归档整理规范》GBT50328—2001(永久、长期或短期)。
同一卷内有不同期限的文件,保管期限从长。
13、密级:
14、页数:
此案卷文件的总页数。
15、起止日期:
16、年度:
系统自带,一般是输入文件的时间。
17、立卷人:
应填写负责文件组卷的负责人。
18、卷内说明:
有需要说明的填写。
19、立卷日期:
系统自带,服务器日期。
20、检查人:
应由案卷质量审核人﹝项目工程师﹞签名。
21、部门:
22、项目负责人:
录入项目经理。
23、建设单位:
此项目的建设单位。
24、施工单位:
所在的项目部。
25、图纸张数:
此卷中所含图纸的总张数。
26、照片张数:
此卷中有的照片总张数。
27、盒号:
28、归档日期:
预归档阶段可不填,正式归档补录。
29、归档单位:
30、实体份数:
资料的套数。
31、存放位置:
32、备注:
可根据实际情况填写与本条目文件有关需要说明的信息。
4.2卷内各著录项填写说明
自动带有。
归档时自动生成,不用填写。
3、文件编号:
必填项,参照《建筑工程技术资料目录清单》的分类号+顺序号规则编号。
顺序号按照文件在案卷的先后顺序从01开始,例如:
公共卷第二部分“施工技术管理资料”中“图纸会审”的文件编号填写C2–02,因为此案卷的文件属于C2类,而图纸会审在此案卷第二位置故02。
4、分类号:
同案卷录入。
5、分类名称:
必填项,同案卷录入。
7、卷内顺序号:
用阿拉伯数字表示,应依次标注文件在卷内排列的顺序,各案卷之间序号不连续,每卷均从“001”编号。
8、题名:
必填项,参照《建筑工程技术资料目录清单》中的卷内名称填写。
9、成文日期:
此卷内文件最终形成日期,每次统计时更新日期。
10、页数:
此卷内文件的总页数。
11、页次:
应填写每份文件起始页号,最后一个文件填写起止页号。
13、部门:
14、年度:
15、文件标题:
等同于题名。
16、日期:
录入的最晚日期,每次录入数据更新时的日期。
17、文件类别:
基建类。
18、归档日期:
19、归档单位:
20、实体类型:
纸质、光盘等。
21、实体份数:
资料的套数。
22、存放位置:
23、负责人:
24、责任者:
25、备注:
对有关科技文件材料的特殊情况或其他事项的说明。
5档案录入人员设置及工程技术资料组卷、录入要求
5.1录入前要求各分公司项目部把使用档案管理系统的人员上报各分公司档案信息管理员,电力工程部、直属项目的上报公司档案信息管理员,以便后台设置好权限。
同时分公司档案信息管理员可为分公司的技术负责人、质检科长设置用户,电力工程部的上报电力工程部技术负责人及需要监督人员的名单到公司档案信息管理员,以便于后台增设用户。
5.2在建工程技术资料在档案管理系统中按单位工程实行分类管理,录入到盒目录级别,原文通过目录可查询到在项目部资料室的哪一个档案盒中即可。
《建设工程技术资料目录清单》(见附件1)中打“★”的资料挂接原文彩色扫描件。
5.3工程施工过程中,项目部应以《建筑工程技术资料目录清单》为基础编制项目部的工程技术资料清单。
在项目部档案管理系统录入时,应按照项目部的工程技术资料清单录入技术资料目录。
5.4技术资料组卷是以单位工程组卷,若只有一个单位工程就参照《建筑工程技术资料目录清单》一一录入;
5.5要求每月对资料份数进行统计,录入到案卷、卷内目录。
工程技术资料及时录入,与工程同步,内容完整,分类明确。
6建筑工程技术资料目录清单
6.1编制依据:
《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009
《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001
6.2目的:
1)可作为公司、分公司、项目部档案管理系统录入的参考依据之一。
2)可作为现场收集、整理纸质竣工资料的参考依据之一。
6.3《建筑工程技术资料目录清单》见附件1。
附件1:
建筑工程技术资料目录清单
第一部分:
施工管理资料C1类
1、工程概况表★
2、建设用地钉桩通知单(书)
3、建设工程施工许可证及其附件★
4、开工报告及报审表★
5、复工报告及报审表★
6、延期报告及报审表★
7、施工现场质量管理检查记录
8、企业资质证书、相关专业人员岗位证书及报审表
9、分包单位资质及报审表
10、主要专业工种操作上岗证书及报审表
11、建设工程质量事故调查、勘查记录
12、建设工程质量事故报告书
13、监理工程师通知、回复单
14、钢材使用跟踪台帐
15、水泥使用跟踪台帐
16、其他原材使用跟踪台账
第二部分:
施工技术资料C2类
1、施工组织设计及报审表
2、图纸会审记录
3、设计变更通知单
4、工程洽商记录(技术核定单)
5、施工图设计文件审查通知书及审查报告
6、质量策划或工程创优实施细则(工程结构、装饰装修(含安装)、其他)及报审表
7、施工技术标准目录清单及报审表
8、强条实施计划、培训记录、检查记录
9、质量验收项目划分表及报审表(电力工程有此项)
第三部分:
施工物资资料
一、建筑与结构施工物资资料C4类
1、钢材出厂质量证明文件、试验报告及见证取样单、报审表
2、水泥出厂质量证明文件、试验报告及见证取样单、报审表
3、砂试验报告及见证取样单、报审表
4、碎(卵)石试验报告及见证取样单、报审表
5、外加剂出厂质量证明文件、试验报告及见证取样单、报审表
6、预拌混凝土出厂质量证明文件
7、钢筋套筒出厂质量证明文件、检测报告
8、砖(砌块)出厂质量证明文件、试验报告及见证取样单、报审表
9、防水涂料出厂质量证明文件、试验报告及见证取样单、报审表
10、防水卷材出厂质量证明文件、试验报告及见证取样单、报审表
11、预应力筋出厂质量证明文件、复试报告及见证取样单、报审表
12、预应力锚具、夹具和连接器出厂质量证明文件、复试报告及见证取样单、报审表
13、钢结构用钢材出厂质量证明文件、复试报告及见证取样单、报审表
14、钢结构用防火涂料出厂质量证明文件、复试报告及见证取样单、报审表
15、钢结构用焊接材料出厂质量证明文件、复试报告及见证取样单、报审表
16、钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告及见证取样单、出厂质量证明文件
17、钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告及见证取样单、出厂质量证明文件
18、轻集料出厂质量证明文件、复试报告、报审表
19、预制构件出厂质量证明文件、试验报告、报审表
20、装饰装修用门窗出厂质量证明文件、复试报告、报审表
21、装饰装修用人造板出厂质量证明文件、复试报告、报审表
22、装饰装修花岗石出厂质量证明文件、复试报告、报审表
23、装饰装修用安全玻璃出厂质量证明文件、复试报告、报审表
24、装饰装修用外墙面砖出厂质量证明文件、复试报告、报审表
25、幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶出厂质量证明文件、复试报告、报审表
26、节能材料出厂质量证明文件、复试报告及见证取样单、报审表
27、其它物资出厂合格证、质量保证书、检测报告和报关单或商检证
二、给排水与采暖材料、配件出厂合格证书及进场检(试)验报告C4类
1、材料、设备的相关产品合格证、金属材质证明书及进场检(试)验报告、报审表
2、主要设备、器具的安装使用说明书
3、进口的主要材料设备的商检证明文件
4、设备开箱检验记录
三、建筑电气材料、设备出厂合格证书及进场检(试)验报告C4类
1、材料、设备的相关检验报告、型式检测报告、3C强制性认证合格证书或3C标志及进场检(试)验报告及报审表
四、通风与空调材料、设备出厂合格证书及进场检(试)验报告C4类
1、材料、设备的相关产品合格证、性能检测报告及进场检(试)验报告、报审表
五、智能建筑材料、设备出厂合格证书和技术文件及进场检(试)验报告C4类
1、材料、设备的相关检验报告、型式检测报告、3C强制性认证合格证书或3C标志及进场检(试)验报告、报审表
六、涉及安全、卫生、环保等材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效文件C4类
第四部分:
地基与基础
一、地基与基础施工管理资料C1类
1、施工日志
二、地基与基础施工技术资料C2类
1、施工方案及报审表
2、危险性较大分部分项工程施工方案及报审表
3、作业指导书
4、技术交底记录
5、岩土工程勘察报告
三、地基与基础施工记录C6类
1、工程定位测量记录、测量放线复核记录
2、基槽验线记录
3、地基验槽记录
4、基坑支护水平位移监测记录
5、桩基、支护测量放线记录
6、地基钎探记录和钎探平面布点图
7、混凝土浇灌申请单
8、预拌混凝土运输单
9、混凝土开盘鉴定
10、混凝土浇筑记录
11、混凝土养护记录
12、大体积混凝土养护测温记录
13、同条件试块留置测温记录
14、混凝土拆模申请单
15、砌体工程施工记录
16、隐蔽工程验收记录
17、地基处理记录
18、灰土桩施工记录
19、混凝土灌注桩施工记录
20、扩底桩施工记录
21、重锤夯实试夯记录
22、重锤夯实施工记录
23、强夯施工记录
24、强夯施工汇总记录
25、土和灰土挤密桩桩孔施工记录
26、土和灰土挤密桩桩孔分填施工记录
27、振冲地基施工记录
28、单管旋喷施工记录
29、二重管旋喷施工记录
30、三重管旋喷施工记录
31、灌注桩成
32、灌注桩混凝土浇筑记
33、灌注桩施工记录汇总表
34、混凝土(钢)桩打桩施工记录
35、混凝土(钢)桩接头施工记录
36、混凝土(钢)桩打桩施工汇总表
37、地下工程防水效果检查记录
38、防水工程试水检查记
四、地基与基础施工试验记录及检测报告C5类
1、锚杆试验报告
2、地基承载力检验报告
3、桩基检测报告
4、土工击实试验报告及见证取样单
5、回填土试验报告及见证取样单
6、钢筋机械连接试验报告及见证取样单
7、钢筋焊接试验报告及见证取样单
8、砂浆配合比通知单
9、砂浆抗压强度试验报告及见证取样单
10、砌筑砂浆试块强度汇总、评定记录
11、混凝土配合比通知单
12、混凝土抗压强度试验报告(标养)及见证取样单
13、混凝土试块强度统计、评定记录(标养)
14、混凝土抗压强度试验报告(同条件养护)及见证取样单
15、混凝土试块强度统计、评定记录(同条件养护)
16、混凝土抗渗试验报告及见证取样单
17、砂、石、水泥放射性指标报告及见证取样单
18、混凝土碱总量计算书
五、地基与基础施工质量验收记录C7类
1、检验批质量验收记录及报验表
2、分项工程质量验收记录及报验表
3、分部(子分部)工程质量验收记录及报验表
4、结构(地基与基础)工程验收记录
第五部分:
主体结构
一、主体结构施工管理资料C1类
1、施工日记
二、主体结构施工技术资料C2类
2、危险性较大分部分项工程施工方案及报审表
3、结构实体检验用同条件养护试件留置方案及报审表
4、结构实体钢筋保护层厚度检验方案及报审表
5、作业指导书
6、技术交底记录
三、主体结构施工记录C5类
1、楼层平面放线记录
2、楼层标高抄测记录
3、混凝土浇灌申请单
4、预拌混凝土运输单
5、混凝土开盘鉴定
6、混凝土浇筑记录
7、混凝土养护记录
8、大体积混凝土养护测温记录
9、同条件试块留置测温记录
10、混凝土拆模申请单
11、砌体工程施工记录
12、构件吊装记录
13、焊接材料烘焙记录
14、交接检查记录
15、预应力筋张拉记录
16、有粘结预应力结构灌浆记录
17、钢结构施工记录
18、网架(索膜)施工记录
19、新材料、新工艺施工记录
20、隐蔽工程验收记录
21、建(构)筑物垂直度、标高、全高观测记录
22、抽气(风)道检查记录
23、建(构)筑物沉降观测记录
四、主体结构施工试验记录及检测报告C7类
1、钢筋机械连接试验报告及见证取样
2、钢筋焊接试验报告及见证取样单
3、砂浆配合比通知单
4、砂浆抗压强度试验报告及见证取样单
5、砌筑砂浆试块强度汇总、评定记录
6、混凝土配合比通知单
7、混凝土抗压强度试验报告(标养)及见证取样单
8、混凝土试块强度统计、评定记录(标养)
9、混凝土抗压强度试验报告(同条件养护)及见证取样单
10、混凝土试块强度统计、评定记录(同条件养护)
11、砂、石、水泥放射性指标报告及见证取样单
12、混凝土碱总量计算书
13、后置埋件抗拉拔试验报告及见证取样单
14、超声波探伤报告、探伤记录及见证取样单
15、钢构件射线探伤报告及见证取样单
16、磁粉探伤报告及见证取样单
17、高强度螺栓抗滑移系数检测报告及见证取样单
18、钢结构焊接工艺评定
19、网架节点承载力试验报告及见证取样单
20、钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告及见证取样单
21、烟囱筒壁施工实测记录
22、冷却水塔翻模施工筒壁实测记录
23、冷却水塔筒壁施工缝处理记录
24、冷却水塔筒壁堵孔记录
25、冷却水塔筒壁防腐施工记录
26、结构实体混凝土强度检验记录
27、结构实体钢筋保护层厚度检验记录
五、主体结构施工质量验收记录C6类
4、结构(主体)工程验收记录
第六部分:
建筑装饰装修
一、建筑装饰装修施工管理资料C1类
1、施工日记
二、建筑装饰装修施工技术资
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