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现在我们所用的书信,除公函外,分一般书信(私人之间的往来通信)和专用信(企事业单位之间的往来通信,其中包括个人和集体、上级和下级之间的往来通信)。
我们这里主
要介绍一般书信。
一般书信的写作格式可分为六个部分:
①称呼。
要单独成行,顶格书写,以表示尊敬和礼貌。
称呼之后加冒号,以示领起下文。
一般是平时口头怎么称呼,书面上就怎么写。
②问候。
单独成行,空两格写起。
长者多问候身体,其余则问候学习、工作、生日、节日等。
③正文。
这是信的主体部分,寄信人要向收信人回答、询问、叙述的内容都在这里表述。
正文要另起一行,空两格写起,转行时顶格。
根据内容可适当分段,主要内容有:
说明什么时间收到对方的来信,表示谢意;
或者询问对方情况表示关怀,总之,应先谈对方的事后谈自己的事情。
每一件事都要分段写,使眉目清楚,让对方一目了然;
回答对方的问题要有针对性,有的放矢。
可写有何希望,要求或再联系的事项。
④祝语。
可因人、因具体情况选用适当的词。
祝语的习惯写法有两种。
一是在正文写完之后紧接着写“此致”,转一行顶格或空两格再写“敬礼”。
二是不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”“安好”“健康”“平安”等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。
也可在正文结尾下另起一行写“祝你”“敬祝”,再空两格写上“安好”“健康”等。
⑤署名和日期。
在信写完后的右下方写上自己的姓名和写信的时间。
署名在上,时间在名字下一行右边。
⑥信封。
分横式和竖式两种。
横式信封自上而下的第一行写收信人邮编号码和详细地址。
中间一行写收信人姓名(字要写大一点)和姓名后面的“收’’或“启”等字样。
姓名和“收”“启”之间不要写与收信人的关系,一律写“同志’’或“先生”,因为此信是先给邮递员传递的。
最下一行是写信人的邮编号码、详细地址和姓名(多数只写姓),后面加一个“缄”或“寄”字。
竖式信封的顺序是从右至左。
(一)感谢信
感谢信属于专用书信。
专用书信除了感谢信外,还有表扬信、慰问信、推荐信、介绍信、证明信、咨询信、申请书、聘书、请柬、决心书、倡议书、建议书、挑战书等。
专用书信具有专门性和内容上的规定性,一种专用书信往往写一个方面的内容。
公开的专用书信大都用标题标明信件的性质。
以团体署名的专用书信,一般不加结束语与问候语。
感谢信是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。
感谢信不仅有感谢的意思,而且有表扬的意思。
这种信可以直接给对方或对方所在单位,也可以张贴在对方单位山或所在地的公共场所,还可以交给报纸刊登、电台广播、电视台播映。
感谢信的格式如下:
第一行的正中用较大的字体写上“感谢信”三个字。
如果写给个人,这三个字可以不写。
有的还在“感谢信”的前边加上一个定语,说明是因为什么事情、写给谁的感谢信。
第二行顶格写对方单位名称或个人姓名,姓名后面可以加适当的称呼,如“同志”“师傅”“先生”等,称呼后用冒号如果感谢对象比较多,可以把感谢对象放在正文中间提出。
第三行空两格起写正文。
这‘部分要写清楚对方在什么时间,什么地点,由于什么原因,做了什么好事,对自己或单位有什么支持和帮助,事情有什么好的结果和影响。
还要写清楚从中表现了对方哪些好思想。
好品德、好风格。
最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。
正文写好了,另起—行空两格(也可以紧接正文)写上“此致”,换一行顶格写上“敬礼”。
最后再换一行,在右半行署上单位名称或者个人姓名。
在署名的下边写上发信的日期。
写感谢信要注意下面几点:
1.叙述对方对自己或本单位的帮助,一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚,便于组织了解和群众学习。
2.信中要洋溢着感激之情。
在叙述事实的过程中,除了要突出对方的好思想和表示谢意外,行文要始终饱含着感情。
这感情要真挚、热烈,使所有看到信的人都受到感染。
3.写表示谢意的话要得体,既要符合被感谢者的身分,也要符合感谢者的身分。
4.感谢信以说明事实为主,切勿不着边际地大发议论。
(二)表扬信
表扬信是对某些单位或个人的高尚风格和模范事迹表示颂扬的信件。
这种信件可以是领导机关、群众团体表扬其所属的某——单位以及某一个人的,也可以是群众之间的互相表扬。
表扬信一般用大红纸抄出,张贴在被表扬的单位、个人的所在地或者公共场所;
也可以在报纸发表、在电台广播,在授奖大会上宣读。
通过表扬好人好事,能够使受表扬者得到鼓舞,对其他人也起到教育作用。
表扬信的格式和写法勺感谢信基本相同。
不过,写表扬信还需要注意下面几点:
1.感谢信一般由当事者或当事者的所在单位以及亲属来写,而表扬信凡了解情况的人都能写。
2.表扬信结尾的写法有两种,如果是写给本人的,就写“值得学习”“深受感动”等方面内容;
如果是写给受表扬者的所在单位领导的,就可以提出建议,请在一定范围内宣传、表扬受表扬者的好作风和模范事迹。
3.正文中要突出受表扬者事迹中最有教育意义的方面。
4.叙述受表扬者的模范事迹一定要实事求是,赞扬的文字要掌握分寸,切忌堆砌溢美之辞,使人感到不可信,受表扬者也感到不快。
(三)倡议书
倡议书是集体或个人首先公开提出某种建议的专用书信。
提倡议的目的是:
发动群众、动员社会力量,共同完成某项任务,树立某种风尚,或开展某种公益活动。
倡议书可以张贴在公共场所,或刊登在报纸上,或通过电台广播,以求得响应。
倡议书的格式:
第一行正中用大号字写上“倡议”或“倡议书”,有时也可以不写。
第二行空两格起写正文(有的在第二行顶格写称呼)。
正文要写清提出倡议的背景和目的、倡议的内容和要求做到的事项。
正文后要写上倡议者的决心和希望.最后在右下方分两行写上发倡议的单位名称或个人(几个人)姓名,注明日期。
提出的倡议一定要理由充足.目的明确,内容要切实可行,并富有改革创新精神。
倡议书的语言要具有鼓动性,能够吸引人。
二、通知
通知是一种上级对下级,组织对所属成员传达信息或布置工作常用的应用文。
同级单位之间有什么事情需要互相告诉,有什么活动需要请有关方面参加,也可以发通知。
通知一般写法:
1.第一行中间写“通知”两字,也可根据情况写“紧急通知”、“补充通知”“重要通知”等。
2.通知对象的名称,一般写在正文内容的前头,顶格写,下加冒号。
也可先写正文内容,然后另起一行空两格写“此致”,再起一行顶格写被通知者的称呼,就在标题下面另起一行空两格写通知内容。
内容较多的可条写。
4.发出单位和时间分两行写在正文末尾的右下方。
单位名称在上行,日期在下行。
有的还要加盖公章。
示例一
通知
校男生篮球队定于5月下午4时在大操场集训,希全体队员准时出席。
体育教研组
10月4日
三、启事
启事是一种公告性的应用文。
单位或个人,凡有事情要作公开说明以求大家协助的,都可以写成启事公布出来,或者登在报刊上。
启事的写法,一般是:
首行正中写启事的名称,如“寻物启事”“招领启事”“征文启事”等;
然后另起一行空两格写启事的内容;
末尾右下方分两行写启事者的姓名或单位名称和启事的日期。
启事的内容要考虑周到,一般要写得具体明确。
内容多的还应分项逐条的清楚。
但是,有的启事,如招领启事,由于目的是要失主来认领物件,而又要防止被别人冒领,所以有些内容,如物件的数量、特征等就不应该写得具体明确,而应在失主认领时当面核对;
但联系的地点、办法等,要写清楚。
启事的语言要简明,切忌罗唆。
电报
汇款
一、汇款金额在用大写的汉字数字书写。
“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟”。
金额在紧接“人民币”三字书写,数字之间不留空隙。
写完金额后,紧接着写一个“整”字,如“贰佰陆拾元整”
二、收款人和汇款
应用文写作专项训练
写作
1为南海中学学生会拟一个召开主题晚会的通知。
要写清楚晚会的主题(自拟),开会时间、地点和参加对象。
2请以育英中学高一(5)班学生金石的名义,写一份加入该校"
雏燕"
文学社的申请书。
要求:
①格式正确。
②写明申请的理由,表明自己的态度。
③语言简洁明白,正文不超过120字。
④书写工整。
3自强中学初二(3)班的同学们为帮助贫困山区的孩子上学,集体捐款198.3元,由班长李刚代表全班到邮局汇款。
需按要求填空:
①汇款金额(大写)_______________________________
②汇款人简短附言(写出汇款目的或汇款心愿等,语言要得体,不超过20个字)__________________________________________________________________
4按要求写一份电报。
太原市春苗小学10岁学生吴昊7月5日要从太原乘19次火车到北京姐姐家,她买到6车厢8号卧铺票。
出发前,吴昊父亲向北京发了一份电报,让吴昊姐姐接站。
请写出这份电报的正文,做到文字简明,字数限在12个之内。
电文:
5"
十·
一"
快到了,育英中学决定在全校发起一次"
歌颂祖国"
的征文活动,请你以该校学生会的名义写一份《"
征文启事》。
要写清楚这次征文活动的目的、要求、做法,格式行款要正确,字数在150左右。
6请你代育英中学初二
(一)班全体同学写一份倡议书。
内容是倡议全校同学在暑假里开展读一本英雄人物传记,看一部革命历史题材影片,学唱一首好歌,写一篇心得体会文章的活动。
7根据以下材料,以许磊家长许华发的名义给外国语学校写一封感谢信。
据4月28日《南京日报》报道:
南京外国语学校学生许磊不久前被确诊患了白血病,急需治疗费20多万元,许磊家长焦急万分。
得知这一消息以后,外国语学校从领导到广大师生纷纷主动捐款,连一些外籍教师也慷慨解囊。
近日,在《爱的奉献》歌曲中,外国语学校的领导将全校捐资3万元交给了许磊的家长许华发。
许华发万分感激。
①写明对方帮助的原因、事实及意义。
②语言要符合双方的身份,感情要真诚,表达谢意的行为要切实可行。
③格式要正确,文字要精练,正文不少于200字。
8根据以下材料,请你以孙正秋大娘的名义,给洪涛所在单位写一封表扬信。
孙正秋大娘一人独过,年迈体衰。
望园里煤店洪涛自88年以来,每年早早将冬天取暖用的煤和生火劈柴送到孙大娘家,帮助孙大娘安好炉子、烟筒。
①注意叙述清楚表扬的对象所做的好事及其效果。
②行款格式要正确,行文要简洁。
③语言要热情亲切,符合写信人的身份。
④正文不超过200字。
9根据以下材料,请你给羊盛老师的父母写一封慰问信。
1994年4月22日,海南省儋州市那大第七小学代课教师羊盛老师为抢救不慎落水的学生,不顾自己不识水性,毅然跳入水中,奋力救起落水学生,壮烈地献出了年仅26岁的年轻生命。
羊盛从小就立志当一名人民教师。
他因病而高考落榜后,不久便来到父亲任校长的那大第七小学,先任校警,后任代课教师。
他一边工作,一边刻苦自学,终于考入海南教育学院函授班。
取得大专文凭后,他仍然在那大第七小学任代课教师。
在全校教师中,他的工作负担是最重的。
但他从不叫苦叫累,从不多要报酬。
他几次谢绝了朋友介绍的月薪1000-1500元的高薪聘请,却留在了月薪只有150元的小学代课教师的岗位上。
他不仅经常牺牲休息时间给学生补课,不索取分文回报,反而还多次用自己微薄的收入资助学生。
由于羊盛老师热爱教育事业,热爱学生,他担任班主任的 四
(1)班由昔日的落后班一跃成为全校班风最好的班,各方面都在全校或全年级名列前茅。
为了表彰羊盛老师舍己救人的英雄壮举,中共海南省委决定追认他为中国共产党党员,省人民政府决定追认他为革命烈士,共青团海南省委追认他为"
优秀共青团员"
。
一个"
学英雄羊盛,树文明新风"
的热潮正在琼州大地掀起。
①慰问信要符合书信的格式。
②文中除羊盛及其所在学校外,其他的姓名和校名一律用"
×
"
代替。
③字数700字左右。
10结合自己的学习实际,制定一份"
中考复习计划"
①行款格式要符合计划要求。
②要写明制定计划的目的意义、具体内容、实施的方法与步骤等。
③字数在500字左右。
11以育英中学初三
(1)班班委会的名义,订立一份"
初三
(1)班卫生公约"
①格式要正确,语言要简明。
②正文要条文化。
③字数在250字以内修改
12根据文后的问题,修改下面的"
寻物启事"
寻物启事
本人是供销社会计,于5月15日骑车经过农科大学教援楼附近时,不小心丢失皮包一只。
有拾到者请交给本人,我愿意负出重金表示感谢。
敬礼!
春风供销社全体职工
5月16日
(1)它在格式上有两个毛病:
①__________②_________
(2)它在内容上有两个问题:
①__________②__________
(3)文中有两个错别字,在原文中圈出,并在旁边写上正确的字。
13下面的会议通知有四处错误,请一一指出。
通知
研究决定,本星期六下午第二节课后分年级召开各班学生代表会议,收集对各科教学的意见。
希各班派代表按时参加会议。
此致
教务处
3月1日
(1)格式方面的错误是:
①________②__________
(2)内容方面的错误是:
14下边是一份按书信格式写的申请书,其中行款格式有三处错误,文字表达有四处毛病,
请指出或改正。
申请书
敬爱的学校团委:
我通过团章的学习,团组织和团员同学的教育和帮助,认识到作为九十年代的青年,①必须争取积极加入到青年人自己的组织--中国共产主义青年团。
共青团是党领导下的先进青年的群众性组织,是党的可靠助手和后备军,②是培养青年学习共产主义理论,具有"
四有"
、"
五爱"
品质。
正是如此,我应该争取加入共青团。
我向你们申请,我要用实际行动争取及早加入共青团,③请一定批准。
如果我被批准了,我决心遵守团章,④执行团员义务,参加团的工作,做名副其实的共青团员,处处起模范作用,为"
四化"
贡献力量;
如果我一时未被批准,决不灰心,要接受考验,继续创造条件努力争取。
我写了一份自传,包括我的家庭成员情况,请审查。
敬礼!
育英中学初三
(2)班杨澜
(1)指出行款格式的三处错误:
①________;
②________;
③________。
(2)改正文字表达的四处毛病(文中已用横线标示):
①__________;
②_________;
③___________;
④__________。
15下面是×
县×
中学初中三年级全体同学于1996年3月15日向全县小朋友发出的一份关于保护益鸟的倡议书。
教师读后认为有五处与倡议书的格式不符,请找出来改正。
鸟是人类的好朋友。
在我国辽阔的土地上,有一支庞大的义务灭虫队伍,这就是常年守卫在森林、果园和田野之中的食虫鸟类。
它们为捕捉各种害虫而奔波,是一些称职的"
天兵天将"
,为保护庄稼和森林作出了很大的贡献。
目前,春回大地,正是百鸟做窝的季节。
喜鹊、燕子、啄木鸟和山雀等许多鸟都要在树上或屋檐下做窝、下蛋、孵小鸟。
为了保护益鸟,给它们创造一个安全生存的环境和气氛,维护自然生态平衡,我们向全县小朋友发出以下倡议:
一、不掏鸟窝,不摸鸟蛋,不捕捉益鸟。
二、多载树,多种草,为鸟类创造生活繁殖的良好环境。
三、向人们宣传保护益鸟的重要意义。
四、认真观察和研究鸟类的生活习性,学习保护益鸟的知识。
×
中学初三年级全体同学
修改意见:
①____________________
②____________________
③____________________
④____________________
⑤____________________
16下面一篇贺信有些不当之处,请在原文上改正(不要改变原意)。
贺信
亲爱的国家乒乓球队运动员们:
值此四十三届世界乒乓球锦标赛闭幕之际,获悉你们夺得了七个项目全部的冠军,非常荣幸。
你们为国争了光,特向你们致以热烈的祝贺。
希望你们再接再厉,取得更大成就。
谨致
×
省×
校×
级×
班学生×
17广播搞写作要求内容有针对性,同时要写得短小、得体、通俗、口语化。
下边是一篇广搞的头两段,其中有五处不得当(已用横线标出),请加以修改。
同学们,告诉大家一个敲击我们心扉①的好消息。
我校男子蓝球队今天上午在县中学生运动会男蓝决赛中,经过一个多小时的激烈比赛,以88∶85力克②了松柏中学代表队,取得了本届中学生男子蓝球锦标赛冠军。
今天上午,骄阳似火。
我校男蓝队员,发扬"
一不怕苦,二不怕死"
;
③的精神,打出了风格,打出了水平。
陈帆同学(高二5班)④沉着冷静,一人独得22分,为我队的胜利立下了丰功伟绩⑤
①_________;
②__________;
③_________;
④_________;
⑤___________;
18下面是一封感谢信,读后作题。
中学领导:
①我的女儿在去年的一次车祸中,失去了左腿,使她为残疾姑娘,②一年多来,老师和同学们无微不致的关心她,给她补课,替她交作业。
③尤其是班主任董老师给她送来的"
身残志坚"
的条幅,成了激励她奋斗的座右铭。
④老师和同学们关心残疾人,助人为乐的精神,是值得我们学习的。
⑤在大家的鼓励和帮助下,我的女儿战胜了伤残,如今已能挂着拐杖走路了;
她加倍努力地学习,成绩在班级名列前矛。
⑥我们全家向董老师和同学们表示衰心的感谢,并请学校领导给予表扬。
学生家长胡×
(1)改正文中的两个错别字:
________改为___________;
_______改为________。
(2)改正第①句的语病。
(在原句上作删改)
(3)信中第___________句应放在第___________句的前面,这样信的思路才顺畅。
(4)从感谢信的写作要求看,这封信存在的两个主要问题是:
①___________;
②__________
部分参考答案:
写作1--11题答案从略。
12
(1)①标题应放中间②"
此致敬礼"
多余
(2)①没说清如何交还②不应署单位名(3)"
援"
改"
授"
负"
付"
13
(1)①通知发布者和发布日期写在了一行②正文后滥用致敬语
(2)①地点不明②代表人数不明
14
(1)①"
敬爱的校团委"
没有顶格写②"
没有顶格写③申请人后面或下面一行没有写上申请日期
(2)①必须积极争取②是培养青年……具有"
品质的大学校③请批准④"
执行"
改为"
履行"
15①加写标题:
关于保护益鸟的倡仪书②开头顶格加写:
全县的小朋友正文后加写:
小朋友们,让我们行动起来,保护益鸟为四化出力④删去"
⑤在署名下面加写:
1996年3月15日
16共改正五处:
①"
七个项目全部"
全部七个项目"
②"
非常荣幸"
非常高兴"
③"
致以热烈的祝贺"
表示热烈的祝贺"
或"
致以崇高的敬礼"
④"
取得更大的成就"
取得更大的胜利"
(或"
成绩"
)⑤最后加年月日
17①激动人心②战胜(打败)③不怕累、不怕苦④高二年级五班陈帆同学⑤汗马功劳
18
(1)"
衰"
衷"
矛"
茅"
(2)删去"
使"
(3)⑤句放在④句前面(4)①"
此致"
要另起一行空两格写。
敬礼"
要顶格写②末行没写年月日
—、选择:
1、下列三种书信格式,正确的是:
()C
A
姐姐:
○○○○○○○
○(内容略)
周舟
2002年4月5日
B
○○○○○○○○○(内容略)
C
2.新潮服装店缺两名年轻的女营业员,准备拟一则“启事”,其标题应该是()B
A.“应聘启事”B.“招聘启事”C.“应招启事”D.“应证启事”
3.
(1)初三同学为迎接中考,整日忙于复习,因而体质下降。
班委会决冠让同学们利用课余时间,到户外开展体育锻炼以增强体质。
(2)华达公司为增减人才,发展教育多次以实际行动支持盲才学校力、教育。
(3)C市文化局举办庆元旦文艺晚会,需向广大群众报道这一消息。
根据以上材料,从不同角度写三篇应用文。
这三篇应用文应该用的体裁是:
()B
A.
(1)倡议书
(2)感谢信(3)通知B.
(1)通知
(2)感谢谢(3)海报
C.
(1)通知
(2)公开信(3)海报D。
(1)倡议书
(2)表扬信(3)海报
4、放暑假了,王芳买了8月2日21次峙快的车票,准备从北京到上海看望奶奶,
预计3日上午到达,要打电报让奶奶家的人去接。
她拟了四条电文,请选出最简
明最准确的一条:
()B
A.3日乘21次车抵沪接芳B.21次车3日抵沪接芳
C、2日21次车抵沪接芳D.2日21次特快离京抵沪纷接芳
二、应用文修改:
1、下面这份申请书格式上有两处错误,并有三个错别字,请找出来,在原文改正。
申请书
学生会文体部:
我校“小百灵合唱团”成立后,丰富了同学们的课余生活,也受到社会上的重视和好评。
我一向爱好唱歌,并有一定的音乐述养。
为此,我要求参加合唱团,为开展我校的文娱活动供献自己一份力量。
垦请批准。
1995年3月5日
(1)两处错误:
①
②
(2)三个错别字:
①②③
“申请书”应居中。
没有署名。
“休”改为“修”;
“供”改为“贡”;
“垦”改为“恳”。
2.阅读下面的表扬信,按要求回答问题。
表扬信
①XX中学校领导:
②贵校初三
(1)班高远同学助人为乐,非常值得表扬。
我的孩子方旭就读于贵校初三
(1)班,一个月前因患急性肺炎住进了医院。
这期间他耽误了不少功课,我们焦急万分。
正在这时,③高远同学主动来到我们家热心为方旭补课,整整二十天,每天晚上都是如此
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