论文撰写格式及编排技巧Word文档格式.docx
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论文撰写格式及编排技巧Word文档格式.docx
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樣式為論文編排所必須,尤其用於目錄之建立。
故必須先將論文之章、節、表、圖、附錄等(以上為必須)標題建立樣式,另建議壹、一等標題亦應建立其樣式,以提高篇排效率。
建立樣式的方法極為簡單,以下以章為例,說明建立樣式之步驟。
步驟1:
將「第一章緒論」,選取後更改字型為中黑體、20pt、置中對齊。
中黑體,20pt
步驟2:
選取「第一章緒論」/格式/樣式/新增。
步驟3:
在樣式名稱欄輸入章(名稱自定)/確定/套用。
以上即完成章樣式之建立。
節、表、圖、附錄、壹、一…等,依上列三個步驟分別建立其樣式。
二、樣式之套用
章、節、壹、表、圖、附錄等樣式只要各建立一個,完成後即可用下列二種方法之一,套用到其他章、節、壹、表、圖、附錄等。
以下以節為例,說明樣式套用之方法。
方法1:
利用「格式」工具列之樣式。
方法2:
一般工具列之複製格式鈕
1.按下格式工具列之樣式鈕,會顯示已建好之樣式。
2.第一節做好樣式後,此處會出現節。
3.如要套用節之樣式,按方法1操作。
貳、目錄之建立與更新
一、建立目錄的優點
1.頁碼可自動改變:
文件經增、刪,頁數改變後,目錄之頁碼隨之改變。
2.目錄與內容同步:
目錄係自動抓取文件之內容,如章、節、表、圖及附錄等,這些標題內容如有變更,目錄能跟著變,不會出錯。
3.易於尋找目標:
滑鼠指向目錄某一標題即自動跳至該目錄標題之內容。
4.易於校對:
圖號、表號是否有順號、重複或跳號,一目了然,避免漏失。
5.美觀整齊:
建立之目錄,其階層、前置字元及頁碼均能自動對齊。
二、建立目錄的先決條件
文件內欲建成目錄之章、節、表、圖及附錄等,必須先做成「樣式」。
三、建立目錄的方法
本所論文需做三種目錄:
(需分別依序建立)
1.文件目錄(章、節及附錄等目錄)
2.表目錄
3.圖目錄
以下分別說明其建立之步驟:
(一)文件目錄(本所論文名為目次)之建立
鍵入目次二字並套用成章之樣式,游標停在欲建立目錄的位置(目次之下二行)。
注意:
1.如果文件內尚未建立任何一種目錄(包括表目錄或圖目錄),繼續執行步驟2。
2如果文件內已經建有任何一種目錄(包括表目錄或圖目錄),則在執行步驟2之前,最好先選取欲建立之目錄,再執行步驟2。
選取目錄的方法參考步驟6不可不知之一(第5頁);
可能發生之情況參考不可不知之二(第6頁)。
插入/索引及目錄/目錄/選項。
將「目錄層次」內之原有之1、2、3等全部刪除。
步驟4:
重新輸入目錄層次之代號,例:
章→1;
附錄→2;
節→2;
壹→3等。
步驟5:
確定/確定,即自動產生如下圖之目錄。
以上5個步驟即完成目錄之製作,接著需對目錄做一些段落的調整。
步驟6:
目錄完成後須設定其行高為1.5倍。
1.選取目錄:
選取目錄的方法如下圖「不可不知之一」所示。
2.游標在目錄內按右鍵出現快取功能表/段落,設定為1.5倍行高。
步驟7:
如果目次、圖目錄或表目錄之標題太長,可利用快取功能表/段落之右邊縮排及凸排予以適當編排以增加其美觀,如下圖所示。
不可不知之二:
建立目錄可能出現下列情況,其回應方法
建立目錄時,若非第一次建立目錄(亦即文件內已有目錄,包括表目錄或圖目錄),則在執行步驟5後,可能出現以下畫面,茲說明回應方法。
(二)表目錄之建立
鍵入表目錄三字並設成章之樣式,游標停在欲建立表目錄的位置。
插入/索引及目錄/圖表目錄。
按選項/圖表來源選擇樣式:
表/確定/確定。
按上述步驟7,調整表目錄其段落之行距與對齊等。
(三)圖目錄之建立
圖目錄之建立方法同表目錄之建立,惟圖表來源選擇樣式為圖。
四、更新目錄的方法
文件的內容被更動後,會影響目錄的內容,例如章、節、圖、表等之標題有變更;
或頁數有增刪,頁碼變更時,需適時做目錄的更新。
先選取目錄成反白,按滑鼠右鍵顯示快取功能表,選擇更新功能變數。
出現更新目錄,選擇要更新的項目,按確定即可。
視需要選擇只更新頁碼或更新整個目錄。
若更新整個目錄,其段落格式有改變時,將其段落如行距改回即可。
參、建立頁首或頁尾
一、台北科大技職所碩士論文頁首(頁眉)、頁尾之內容
頁首:
第一行顯示論文名稱,第二行顯示章名、參考文獻及附錄之名稱。
頁尾:
需顯示頁碼。
規定頁碼格式為:
i、ii……及1、2……。
二、Word建立頁首或頁尾的規則
當您建立頁首或頁尾時,Word便會自動在整份文件內使用相同的頁首或頁尾,除非整份文件有一節以上(有分節)。
若要在文件的某部分內建立不同的頁首或頁尾,請把文件分成數個節(即插入分節符號),然後切斷目前此一節和前一節之頁首或頁尾的連續性。
三、插入分節符號的步驟
插入分節符號主要是要將整份論文分成數個節,以便於在製作頁首頁尾時能符合本所論文規範。
表一為台北科大技職所論文各部分內容之頁首、頁尾與節之規劃表
按一下您想要插入分節符號的位置。
在[插入]功能表上,按一下[分隔設定]指令。
「分節符號類型」選自下頁起
視需要在適當的位置(參考表一粗線部分),插入分節符號後出現以下畫面:
表一台北科大技職所論文各部分內容之頁首、頁尾與節之規劃表
部分
論文內容
頁尾
頁首
節之
規劃
同前
格式化頁碼
頁碼格式
備註
1
誌謝
不顯示頁碼
不顯示
節1
節1不插入頁碼
2
中文摘要
i
節2
不同前
起始頁碼i
假設有1頁
3
Abstract
ii~iii
假設有2頁
4
iv~v
假設有2頁,目次應有的內容請參考p13
5
表目錄
vi~viii
假設有3頁
6
圖目錄
ix
7
第一章緒論~論文最後之附錄
1~220
第1行:
論文名稱
第2行:
章、參考文獻及附錄之名稱
節3
起始頁碼1
假設最後一頁為220
整篇論文共3節
上表中,粗線為二者之間插入分節符號,即在中文摘要開始處及第一章開始處分別插入分節符號,亦即,誌謝為第1節;
中文摘要~圖目錄為第2節;
第一章~作者簡介為第3節。
四、編輯常用之快速鍵及功能
Ctrl+C
:
複製
Ctrl+Home
游標跳到第一頁
Ctrl+V
貼上
Ctrl+End
游標跳到最後一頁
Ctrl+X
剪下
Shift+Enter
強迫分行
Ctrl+A
全選
Ctrl+F
尋找
Ctrl+S
儲存
Ctrl+H
取代
Ctrl+G
到(可到頁、節等)
五、頁首及頁尾工具列畫面之簡介
上列頁首及頁尾工具列按鈕操作順序由右至左較不易出錯。
至於各節之頁首及頁尾是否要相同,此部分不太容易瞭解,請參考如下之說明。
(一)建立此節的新頁首或頁尾
在該節內按一下,檢視/頁首及頁尾,在工具列上,將[同前]關閉,插入頁碼。
(二)建立和前一個頁首或頁尾相同的頁首或頁尾
在該節內按一下,檢視/頁首及頁尾,在工具列上,將[同前]打開。
當頁首或頁尾與前一節的頁首或頁尾相同時,Word便會在頁首或頁尾區域的右上角顯示「同前」。
六、插入頁首及頁尾之步驟
(一)插入頁尾(頁碼)之步驟
第1節:
不插入頁碼。
第2節:
插入頁碼:
i、ii……。
將游標置於第2節〔最好利用Ctrl+G(到),選節後輸入2,按到〕。
檢視/頁首/頁尾/切換至頁尾/置中對齊。
左邊出現頁尾-節2-,「同前」若亮起來將其關閉,若已有頁碼,將其剪下。
按版面配置查看是否套用於此一節,若否,選此一節。
格式化頁碼/頁碼格式/數字格式:
i,ii,iii/設定起始頁碼選i/確定。
插入頁碼/將頁碼設為TimesNewRoman,12pt/關閉。
第3節:
1、2……
將游標置於第3節(利用Ctrl+G到)。
左邊出現頁尾-節3-,「同前」若亮起來將其關閉,若已有頁碼,將其剪下。
1,2,3/設定起始頁碼為1/確定。
(二)插入頁首(論文名稱、章之名稱)之步驟
第1、2節:
不插入頁首。
插入論文名稱及章、參考文獻及附錄(參考文獻、附錄須設成章之樣式)
將游標至於第3節(利用Ctrl+G到)。
檢視/頁首/頁尾/靠右對齊。
左邊出現頁首-節3-,「同前」若亮起來將其關閉,若已有頁首,將其刪除。
鍵入論文名稱,設定字型為標楷體10pt。
按Enter跳下一行。
自動抓各章之名稱當頁首:
(請參考以下之畫面)游標置於第二行,插入/功能變數/類別:
連結及參照,功能變數名稱選StyleRef/選項/樣式/章/加入功能變數/確定/確定。
設定字型為標楷體10pt。
選取此二行,設為1.5倍行高。
肆、不可不知的小技巧
1.如何在Abstract頁上,不出現任何中文字,而又能在建立的目錄中,能自動抓得「英文摘要」四個中文字樣?
技巧:
在Abstract頁最上面鍵入「英文摘要」四個中文字樣,將其設為章之樣式(章原為20pt,為了不佔太大的空行,可改回12pt),並利用格式/字型/色彩:
將自動改成白色。
2.參考文獻應按作者姓名筆畫由小而大排列,如何使其自動排列?
利用Word的表格排序功能,故建議參考文獻用無框線表格製作。
(1)游標置於表格內任一處。
(2)表格/排序/按筆畫遞增。
若目前已完成之參考文獻尚未使用表格製作,可利用文字轉表格的功能完成:
選取文字/表格/轉換/文字轉表格。
3.如何控制表格高度,使表格高度能配合頁面高度(一般為縮小高度以配合頁面)?
(1)大多採用:
表格/選取表格/格式/段落/將行距設為固定行高xxpt。
(2)如果每一列只有一行文字,可用表格/選取表格/表格內容/列/設定列高為x.xcm。
(3)配合字型改小。
4.除了目錄的製作可增進論文編寫之效率,建議常用下列技巧。
善用複製格式、到、尋找、取代、Ctrl+End、Ctrl+Home等編輯技巧。
5.如何避免Word畫圖時,圖形常亂跑,位置不易控制?
簡單的圖形應善用群組功能將各圖形變成一個圖形。
另因Word繪圖功能極弱,稍複雜的圖形製作,極力建議用Visio繪製後再複製到Word。
伍、台北科大技職所論文目次應有之內容
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 论文 撰写 格式 编排 技巧