公文写作授课辅导提纲Word格式.docx
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这里我强调一下我今天所讲的公文都是主要是针对我们公司内部的公文所以可能与大家平时在大学课堂学到的东西有一定的区别。
第一、公文的定义、作用、种类
(一)公文的定义公文其实是公务文书的简称。
它有广义和狭义之分。
广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。
狭义的公文则专指党政机关、企事业单位等实施领导、处理公务中形成的具有特定效力和规范体系的文书。
这说明公文式非常重要的他代表是一个单位或者部门甚至是公司的形象文稿中不能带有太多的个人色彩和情感的语言文字出现因为公文本身带有一定的限制性作用。
(二)公文的作用从大的方面是指挥策令、行文规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载;
从小处说他是一个单位、一个部门综合水平或个人综合素质的反映。
我们写出去的公文不仅代表单位或公司而且还代表你个人一个素质所以大家在平时的公文写作时要注意。
(三)公文的种类20__年4月16日中央办公厅和国务院办公厅颁布了《党政机关机关公文处理工作条例》规定公文分为15种即决议、决定、命令(令)、公告、公报、通告、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、议案、会议纪要。
按照行文样式分可分上行文、下行文、平行文三种对于我们华东公司内部来这三种行文样式用的是最多的。
上行文主要分请示、报告两种下行文主要分通知、批复;
平行文主要是函。
二、拟制公文需要注意的问题
(一)标题问题公文标题通常由发文机关(可神略)、事由和文种三个要素组成要做到准确、简洁、齐全和美观用2号小标宋体一般不超过20字。
标题准确是指事由部分对公文内容的概括要准确文种使用也要准确;
简洁是指要尽可能简要概括出公文的基本内容;
齐全是指尽可能地载明发文机关名称、事由和文种三个要素一般不宜随意省略;
美观是指要在文面上将拟制出的标题加以排列设置使之清晰整洁醒目匀称给人以美感。
标题中一般不出现标点符号一下情况除外:
1.出现缩略语以及具有特定含义词语时用引号。
如“五四”、“3.15”等;
2.某一部分需要注释或说明时用括号。
如工资制度改革方案(试行)3.并列词语之间用的停顿用顿号。
关于给___、___责任任免的通知
(二)文字问题1.语言要准确严谨、简洁明快。
2.使用单位名称要规范。
若使用简称正文出现第一次时要做好约定(以下简称_____)。
目前我们华东公司的
家分子公司都有比较规范的简称在公司内部发文时可以直接使用。
比如:
3.年份不能简写有数字一律用阿拉伯数字。
4.文号引用要规范有序先引标题后引文号。
年份用六角括号。
《关于》_____通知》。
5.与正文空一行再写附件。
附件:
1.__________2.__________6.所用公文都不应报领导个人。
一文一事。
(三)格式问题公文一般由文头、紧急程度、秘密等级、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等要素组成。
1.份号:
是指公文印制份数的顺序号指将同一文稿印制若干份时对每份文件的顺序编号。
份号只在涉密公文中使用目的是便于管理防止遗失或泄密。
2.缓急:
根据紧急程度紧急公文应当分别标注“加急”、“特急”字样平件无需注明。
如需标注紧急程度一般用3号黑体字顶格编排在公文版心左上角。
3.密级:
除无需标明密级的文件外应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”和保密期限。
如需标注密级和保密期限一般用3号黑体字顶格编排在公文版心左上角第二行保密期限中的数字用阿拉伯数字标准。
4.会签:
若文件内容与公司内部其他单位职责或业务有关则需送相关单位会签。
相关部门在此栏签署会签意见。
5.主送、抄送:
★内部发文应使用简称对外发文则使用全称。
★抄送单位一般写政府主管部门、集团公司、股份公司领导或者需要知晓该文件的单位。
★★书写主送、抄送时应先写外部单位后写内部单位先写级别高的单位后写级别低的单位。
主送单位一般使用3号仿宋体字;
抄送单位一般用4号仿宋体字。
如:
中国外运长航集团、华东公司各部室、各分、子公司、合资公司(四)排版问题1.公文用纸。
现在公文用纸统一为A4型每面排22行每行排28个字。
2.公文的页边与版心尺寸。
使用A4型纸时公文用纸天头(也就是我们常说的上白边)为37mm公文用纸订口(左边白)为28mm下白边为35mm右白边为26mm版心尺寸为156mm_225mm(不含页码)。
3.排版规格。
标题一般用二号小标宋体字标识位于红色反线下空一行分一行或者多行居中排布;
回行时做到词意完整排列对称间距恰当。
正文部分一般用3号仿宋体正文的位置编排于主送机关名称下一行每个自然段左空两个字回行顶格。
正文最多可设四层小标题;
其序号第一层用“一、”、“二、”、“三、”、……第二层用“
(一)”、“
(二)”、“(三)”……第三层用“1.”、“2.”、“3.”……第四层用“
(1)”、“
(2)”、“(3)”……分别按顺序编排;
第一层用黑体字第二层用楷体字第三层和第四层用仿宋字。
4.附件。
公文有附件的在正文末尾空一行标识附件说明用三号仿宋体字左空二字标识“附件”字样后标全角冒号和名称附件名称后不加标点符号附件名称回行时与附件名称第一字对齐。
如有多个附件应当使用阿拉伯数字编号(如“附件:
1.×
×
”)序号上下应当对齐。
5、署名。
署名用三号仿宋字标识。
单一机关制发的公文署名位于正文右下方成文日期在署名正下方适当位置标识。
印章上距正文一行之内下压成文日期。
6、成文日期。
用三号仿宋体字用阿拉伯数字标注全年、月、日(如2021年11月13日)。
三、讲一讲常用的几种公文写法及格式我感到我们华东公司日常工作中经常用的比较多的公文主要有请示、报告、通知、批复等4种。
下面。
我就与大家一起来学习这4种文种的定义、写作思路和基本机构以及注意事项。
(一)请示1.定义。
请示是下级机关、或职能部门就某项工作、某个问题或开展某项活动提出自己的意见或建议呈请上级机关和领导批准的一种上行公文。
切记是上行文不能对同级或者下级使用请示。
2.写作思路和基本结构。
(1)引语:
简要概括请示什么问题;
(2)主体:
为什么请示(主要包括基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性);
请求批准的具体事项。
(3)结束语。
“妥否请批示”或“妥否请示”3.注意事项:
1.要一事一请;
涉及其他职能部门的事项还需要会签;
2.概述内情主要内容涉及费用时必须写清金额及分摊情况。
关于___的请示
___(主送单位):
为了___(目的)根据___(依据我单位拟于)部委员会于___(意图主旨)。
现将有关事项和我们的意见汇报如下:
一、基本情况二、请示事项的重要性必要性可行性三、具体方案和请示的事项
妥否请批示。
___(单位名称)
____年_月_日
联系人及电话:
×
)
(二)报告1.定义。
是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。
回复上级机关的询问时用“报告”。
报告的缘由和目的;
(2)主体:
报告的具体内容注意要以反映情况为主;
(3)结束语:
专此报告/特此报告。
3.注意事项:
报告中不能夹带请示事项。
“请示”与“报告”刚才与大家交流了“请示”与“报告”基本写法那他们之间有何区别。
下面我与大家一起交流一下。
“请示”和“报告”虽然均属于上行文但使用时应把握好其主要区别:
一是行文功能不同。
“报告”主要是向上级单位汇报情况、反映问题;
“请示”主要是请求上级单位批准、指示和解决问题。
二是处理方式不同。
“报告”属阅件上级单位可只阅不回复;
“请示”属办件上级单位无论同意与否均应回复意见。
三是时间要求不同。
“请示”应在事前行文即事前请示;
“报告”一般是报告有关情况或办理结果在事前、事中、事后均可报告。
关于______的报告
______(主送单位):
根据___要求我司对____情况进行了认真研究现将有关情况报告如下:
一、(事情的过程、原因或者按时间表述事件的来龙去脉)二、(经过调查核实的情况或处理的依据、过程及结果)三、(下一步你采取的措施办法等)特此报告
_______(公司名称)
2021年11月13日(三)通知1.定义。
发布一般规章采取一般性行政措施人员任免、奖惩、转发上级机关单位办理或需要周知或共同执行的事项。
2.指示性通知写作的基本思路和基本结构。
通知缘由+根据+目的。
现就__问题通知如下:
部署工作、加强管理措施等;
(3)提出进一步要求;
(4)结束语:
特此通知。
3.开会性通知写作思路和基本结构。
召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位+现将有关事项同志如下:
写明会议内容、时间和地点(注意交代报到时间)、参会者需要准备的事项、写明联系人和联系方式。
模板
关于召开_______会议的通知
___(主送单位)(楷体)为了___(目的)根据___(依据)___单位决定于___年___月___日在___(地点)召开___会议。
现将有关事项通知如下:
一、会议内容:
二、参会人员:
三、会议时间、地点四、其他事项
(1)请与会人员持会议通知到___报到___(食宿费用安排)
(2)请将会议回执于于__年__月__日前传真至于__(会议主办方)(3)___(其他通知事项比如准备好交流发言材料)(4)联系方式:
联系人及电话特此通知
1.______
(四)批复1.定义:
答复下级公司、机构请求事项用“批复”。
2.写作思路和基本结构。
(批复的根据)收到什么请示?
根据什么规定?
经研究批复如下:
批复的具体内容。
(3)希望和要求。
特此批复。
3.注意事项。
(1)同意性批复无需说明理由对落实批复内容提一些原则性要求。
(2)不同意批复要阐述理由、原因。
(3)批复要抄送有关单位。
(五)函1.定义:
不相隶属单位之间相互商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批注等用“函”。
(将行文的原因和目的交代清楚)现函告(复)如下:
(2)函的具体问题或事项内容较多时应逐条说明。
请求有关部门批准的事项一般写“请予支持”或“请予核准”。
3.注意事项。
(语言平和形成商量问题、探讨工作、商洽事务的氛围。
由于水平所限以上汇报有许多不妥之处敬请批评指正。
谢谢大家!
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