第十二章物业管理档案管理.docx
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第十二章物业管理档案管理
第十二章物业管理档案管理
第一节物业管理档案的概念与分类
1、简述档案的定义?
答:
档案是历史的原始记录。
此定义包括两层含义:
一是经过归档保存的原始记录及其载体;二是该原始记录的信息内容。
如施工图纸,在工程竣工验收之前,它是正在使用的文件,既非原始资料,也非档案;在工程竣工验收后,经过归档保存后的施工图纸,以及所记载的实际内容就是该项目的历史原始记录,即档案。
2、简述物业管理档案的内容?
答:
物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件,业主(或物业使用人)的权属资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等、
3、简述物业管理档案的分类方法?
答:
物业管理常用的分类方法有以下几种:
(1)年度分类法;
(2)组织机构分类法;
(3)事件分类法;
4、物业档案的存放?
答:
为了方便检索利用,归档整理后的案卷需要按分类方法存放。
首先,归档应当有专门的档案室;
其次,要选择文件架和文件柜;
确定了案卷存放的工具和分类方法之后,就可以根据分类方法对存放工具进行编目。
第二节物业管理档案的收集与整理
1、物业承接查验其物业管理档案收集的范围?
答:
物业承接查验期的档案收集范围较为明确,主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案,档案收集的索取对象较单一,主要是建设单位。
物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备权属、技术和验收文件,一般称为物业基础资料档案。
2、简述物业入住其物业管理档案收集的方式和程序?
答:
在组织接待业主、物业使用人入住期间,应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作:
(1)设立档案资料收集整理工作小组,由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理;
(2)专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。
权属资料一般包括:
房屋产权证、购房合同复印件等。
个人资料一般包括:
身份证和户口本复印件、联系电话等。
上述资料均应核对原件,并已核对原件后的复印件作为档案资料保存。
档案资料收集后,应及时整理并归档。
2、简述日常物业管理期档案的收集范围?
答:
日常物业管理期档案主要包括:
物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。
(1)物业运行记录档案的收集范围包括:
建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。
(2)物业维修维护记录档案的收集范围包括:
建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。
(3)物业服务记录档案的收集范围包括:
小区及公用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装饰装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。
第三节物业管理档案的检索利用与保存
1、简述物业管理档案通常有那两大类型?
答:
物业管理档案通常有纸介质和电子媒体两大类。
2、简述常用的纸介质档案的检索与利用?
答:
纸介质档案检索工具种类很多,物业管理档案管理常用的有:
目录、簿(bu)式索引、指南、卡片式检索工具等。
3、简述纸介质档案的常用检索工具的编制方法?
答:
(1)分类卡片目录;
(2)专题卡片目录;
(3)主题卡片目录;
(4)名称索引。
4、简述纸介质档案提供利用的方式?
答:
(1)档案检索的步骤和方式
一般是分析应用需求,明确检索范围或根据索引的指引,查找到需要的档案文件。
(2)档案提供利用的方式
一般采用档案实阅读、外借、制作副本或向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等提供档案整理的应用。
6、简述电子媒体档案的检索与利用?
答:
电子媒体档案检索一般分为两类,一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料,这类资料一般是以数字形式存贮的;另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料,既有以模拟形式存贮于录像磁带中,也有以数字形式存贮与磁盘中。
这类形式存贮的录像磁带的档案存放与纸介质档案的存放相似。
各类软件的检索查询设计各不相同,并无统一的检索查询形式。
6、简述物业管理档案保存的注意事项?
答:
(1)物业承接查验期和入住期收集整理的资料属于物业基础资料档案,是物业管理档案中最重要和基础性的档案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案,在分析房屋本体安全、设备运行状况和事故分析中有时起十分关键性的作用,因此这类档案的真实性和保存期限应有明确的规定,一般不能低于设备的使用年限2倍。
(3)各类小设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大,这部分档案的保存期限较短。
这类档案应有一个销毁的管理方案和程序,以腾出空间,避免档案室空间比无谓占用。
7、简述档案安全管理(包括档案本身安全管理和档案信息安全管理)?
答:
(1)档案安全管理。
档案保管应注意室内空气流通,经常采取防霉、防潮、防虫、防水防火、防盗等安全措施。
同时,制定一套切实可行的档案管理制度并加以严格执行,改善档案保存的条件,采取有效的档案修复技术,做大限度延长档案的寿命,保障档案的安全。
(2)档案信息安全。
①档案的安全包括档案本身不受到损坏与丢失和档案信息不被非法复制、查阅和传播及档案信息安全。
由于档案载体的不同,保障档案信息安全的方式也有不同。
但均应制定文件的密级体制,严格借阅、复制制度。
②纸介质档案的信息安全主要是对档案的查阅、外借、复制和销毁应制定详细的制度,设定权限。
对无权查阅、外借和复制的人员,管理人员不得私自给予查阅、外借和复制。
有权限的人员在查阅、外借时必须承担保管责任。
复制必须由档案管理人员进行,并须获得相应授权方可实行。
档案销毁时,应经上级批准,并在主管领导和部门主管的监督下采用适当的方式销毁。
③电子媒体档案主要是通过设立严格的多级权限机制和密码保管制度,严格进入检索系统、复制和下载的管理;对进入互联网的计算机应安装防火墙和杀毒软件,经常更新,防止黑客入侵和非法人员进人等方法保障电子档案的信息安全。
第四节物业服务企业信用档案
1、简述物业服务企业信用档案的概念?
答:
物业服务企业信用档案,是指利用计算机和网络信息手段,将物业服务企业及执(从)业人员的基本情况,经营业绩,经营中违规、违法劣(lie)迹及受到的处罚等按规定格式进行记录,并向社会公示、接受社会监督的信用信息管理系统。
2、简述建立物业服务企业信用档案系统的作用?
答:
通过计算机和网络信息技术的应用,建立客观公正的物业服务企业信用档案系统,为各级政府部门和社会公众监督物业服务企业及执(从)业人员市场行为提供依据,为社会公众查询企业和个人信用信息提供服务,为社会公众对物业管理领域违法违规行为的投诉提供途径。
目的是为了整顿和规范物业管理市场秩序,规范物业服务企业及执(从)业人员市场行为,增加物业服务企业及执(从)业人员的信用意识,提高行业诚信度和服务水平。
3、简述物业服务企业信用档案的建立范围?
答:
物业服务企业信用档案的建立范围是所有物业服务企业和物业管理师等执(从)业人员。
4、简述建立物业服务企业信用档案的目标?
答:
以物业管理电子政务系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础,形成覆盖物业管理行业所有企业及执(从)业人员的信用档案系统,并通过中国住宅与房地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。
5、简述物业服务企业信用档案建设的要求?
①各级物业管理部门提高认识,加强领导,积极组织、指导和推动物业服务企业信用档案系统的建设工作。
②扩大物业服务企业信用档案的覆盖面。
③保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。
④及时做好信用档案记录信息的更新工作。
⑤统一系统数据平台,保证信息传递畅通、资料共享。
⑥物业服务企业信用档案记录信息的报送、传递及有关事宜的联系。
主要采用电子邮件方式。
6、简述物业服务企业信用档案的记录内容?
答:
物业服务企业信用档案的记录内容主要包括企业及执(从)业人员的基本情况、业绩及良好行为记录、经营活动中的违法违规行为、服务质量问题及其他不良行为记录和公众投诉及处理情况等。
7、简述物业服务企业信用档案记录内容的采集?
答:
物业服务企业信用档案系统记录内容,主要通过政府部门、协会、物业服务企业、执(从)业人员、其他中介机构及社会公众等多种途径依法采集。
核准资质等级或通过年检的物业服务企业以及获准注册的物业管理师等执(从)业人员的信用档案记录内容及更新信息,可从其资质申报、年检、执业资格注册资料中采集。
除此以外的信用档案记录内容及更新信息,由行政主管部门和行业协会组织物业服务企业和执(从)业人员按时报送。
8、简述物业服务企业信用档案的投诉处理?
答:
投诉处理流程:
管理部门对收到的投诉信息进行登记、整理和分类,并根据投诉对象和投诉内容,分别提交有关部门进行核查,或转给被投诉企业处理。
根据核查结果和企业反馈情况,确定该宗投诉及其处理结果是否公示和计入该企业信用档案。
投诉信息转给被投诉企业后,被投诉企业应在15天内将处理意见反馈给信用档案管理部门,反馈意见应由当地物业管理行政主管部门签章。
无正当理由不按期反馈的,可作为不良记录记入企业或执(从)业人员的信用档案并进行公示。
第十二章物业管理档案管理
第一节物业管理档案的概念与分类
1、简述档案的定义?
2、简述物业管理的内容?
3、简述物业管理档案的分类方法?
4、物业档案的存放?
第二节物业管理档案的收集与整理
1、简述物业管理档案收集整理的内容?
2、简述物业承接查验期物业管理档案收集的特点?
3、物业承接查验其物业管理档案收集的范围?
4、简述物业入住期物业管理档案收集的特点?
5、简述物业入住其物业管理档案收集的方式和程序?
6、简述日常物业管理期档案的收集范围?
7、简述日常管理期物业管理档案的收集时间?
第三节物业管理档案的检索利用与保存
1、简述物业管理档案通常有那两大类型?
2、简述常用的纸介质档案的检索与利用?
3、简述纸介质档案的常用检索工具的编制方法?
4、简述纸介质档案提供利用的方式?
5、简述电子媒体档案的检索与利用?
6、简述物业管理档案保存的注意事项?
7、简述档案安全管理(包括档案本身安全管理和档案信息安全管理)?
第四节物业服务企业信用档案
1、简述物业服务企业信用档案的概念?
2、简述建立物业服务企业信用档案系统的作用?
3、简述物业服务企业信用档案的建立范围?
4、简述建立物业服务企业信用档案的目标?
5、简述物业服务企业信用档案建设的要求?
6、简述物业服务企业信用档案的记录内容?
7、简述物业服务企业信用档案记录内容的采集?
8、简述物业服务企业信用档案的投诉处理?
案例题
案例一
A物业服务企业组建不久就接管了一座较大的写字楼、公司根据实际情况,决定将设备的维修养护管理,包括设备的所有保养、正常磨损更换零件、应急抢修、正常小修均以大包的形式委托给专业的维修公司负责。
同时,A物业服务企业员工认为建立技术设备档案的任务也应由被委托方去做。
问题:
1、A物业服务企业这种想法对吗?
为什么?
2、上述技术档案保存期限为多长时间?
为什么?
3、请说明档案保存应注意的事项有哪些?
4、如果你是某物业公司的管理人员,分管档案管理工作,请说明物业服务企业信用档案的记录内容以及信用档案管理工作的目标和要求。
案例题
案例一
A物业服务企业组建不久就接管了一座较大的写字楼、公司根据实际情况,决定将设备的维修养护管理,包括设备的所有保养、正常磨损更换零件、应急抢修、正常小修均以大包的形式委托给专业的维修公司负责。
同时,A物业服务企业员工认为建立技术设备档案的任务也应由被委托方去做。
问题:
1、A物业服务企业这种想法对吗?
为什么?
答:
(1)A物业服务企业的这种想法不对。
(2)理由:
无论是把设备的维修养护工作委托给专业化的维修养护公司或设备生产厂家的售后维修养护公司管理,还是通过双方合作,或者是通过自己的专业技术人员进行管理,物业服务企业都要建立设备安全技术档案。
2、上述技术档案保存期限为多长时间?
为什么?
答:
(1)上述技术设备档案应永久保存。
(2)理由:
凡是记载和反应物业、大型或重要附属设施设备的物业管理活动的基本历史情况,队伍也维护和使用以及科学研究有长远研究研究参考价值的文件都应该无期限的永久保存。
3、请说明档案保存应注意的事项有哪些?
答:
档案保存应注意的事项包括:
(1)物业承接查验期和入住期收集整理的资料属于物业基础资料档案,是物业管理档案中最重要和基础性的档案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案,在分析房屋本体安全、设备运行状况和事故分析中有时起十分关键性的作用,因此这类档案的真实性和保存期限应有明确的规定,一般不能低于设备的使用年限2倍。
(3)各类小设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大,这部分档案的保存期限较短。
这类档案应有一个销毁的管理方案和程序,以腾出空间,避免档案室空间比无谓占用。
4、如果你是某物业公司的管理人员,分管档案管理工作,请说明物业服务企业信用档案的记录内容以及信用档案管理工作的目标和要求。
答:
(1)物业服务企业信用档案的记录内容包括:
物业服务企业信用档案的记录内容主要包括企业及执(从)业人员的基本情况、业绩及良好行为记录、经营活动中的违法违规行为、服务质量问题及其他不良行为记录和公众投诉及处理情况等。
(2)信用档案工作的目标是:
以物业管理电子政务系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础,形成覆盖物业管理行业所有企业及执(从)业人员的信用档案系统,并通过中国住宅与房地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。
(3)信用档案管理工作的要求:
①各级物业管理部门提高认识,加强领导,积极组织、指导和推动物业服务企业信用档案系统的建设工作。
②扩大物业服务企业信用档案的覆盖面。
③保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。
④及时做好信用档案记录信息的更新工作。
⑤统一系统数据平台,保证信息传递畅通、资料共享。
⑥物业服务企业信用档案记录信息的报送、传递及有关事宜的联系。
主要采用电子邮件方式。
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- 第十二章 物业管理档案管理 第十二 物业管理 档案 管理