会议的组织与管理P113P117详解Word文档格式.docx
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光华公司正准备对本公司网络技术人员进行培训,他们从报纸上了解到青山市高等职业技术学院将举办网络工程在职培训班,但因报上刊登消息比较简单,他们想对一些具体情况进一步了解,比如该班何时招生、首批招收多少名额、有无入学考试、主要开设哪些课程、报考对象和条件要求、收费标准等。
请你问光华公司给青山市高等职业技术学写一份函(成文时间由考生自定)
光华公司关于开办网络工程师在职培训班有关事宜的函
青山市高等职业技术学院:
据报载(2013年6月12日《广州日报》A4版载),贵院将自今年起开办网络工程师在职培训班。
我公司准备派人参加培训,因报载消息比较简要,我们尚需要进一步了解有关的具体情况:
何时开始招生、首批招收多少人、有无入学考试、开设哪些课程、报考对象和条件如何、收费标准、学习时间、报名方式等,我公司急需进一步了解,以便选派合适人选参加培训。
特此函询,盼回复。
光华公司(印)
2013年6月20日
3、总公司为了奖励在新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员,以推动总公司科研工作的开展,总公司决定于下周二(3月31日)下午2:
00在总部二号楼报告厅召开2004年底一季度科技成果表彰会,请你草拟一份会议通知。
宏远公司关于召开科技成果表彰会的
通知
各分公司:
为了奖励新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员,推动总公司科研工作的开展。
兹定于下周二(3月31日)下午2:
00在总部二号楼报告厅召开2014年第一季度科技成果表彰会。
请各分公司研发部主任和总部部门主管以上人员准时到会。
特此通知。
宏远公司(印)
2014年3月28日
4、公司决定下周三(3月10日)上午8:
30在公司召开客户联谊会,请你拟写一份带回执的会议通知。
XX公司关于召开客户联谊会的通知
尊敬的XX客户:
为了感谢广大客户长期以来对我公司的支持,现定于2013年3月10日上午8:
30在我公司会议室召开客户联谊会,会期半天,中午设有宴请。
请您单位主管业务的领导和有关业务人员准时参加。
附件:
入场券3张、车位证1张。
XX公司行政部(印章)
2013年3月6日
回执
请于3月8日前将回执寄回本公司。
(地址:
XXX邮编:
22222222收件人:
XXX)
□我们准备派_____人准时参加会议;
□很抱歉,我们不能参加此会。
5、3月26日,以生产计算机通信产品为主的天图公司成立10周年纪念大会暨产品展销会将在深圳开幕。
该公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念,不断开发新型产品,在国内同行中具有很强的竞争力,并且与本公司宏远公司有着良好的合作关系,给予了我们多方面的帮助与支持。
请你代表本公司廖总经理草拟一封给天图的贺信。
贺信(标题)
天图公司:
(称呼——敬称)
值此贵公司成立10周年纪念大会暨产品展销会开幕之际,我谨代表宏远公司,向大会表示热烈的祝贺!
(开头问候语)
10年来,贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念,自力更生、艰苦创业,在计算机通信产品的研发领域连续取得重大突破,开发出了许多新型产品,培养了众多技术人才,在国内同行业中具备了很强的竞争力,为国人争得了荣誉。
相信此次纪念大会暨产品展销会将会为贵公司赢得更大的社会与经济效益。
(简述对方的先进事迹、取得了荣誉)
多年来,贵公司与我公司建立了良好的合作关系,在技术力量方面,贵公司给予我公司多方面的帮助和支持。
对此,我们表示衷心的感谢!
我们要努力学习贵公司锐意创新的精神,继续加强与贵公司的合作,不断提高产品质量,为使我公司产品达到同行先进水平而奋斗!
(双方的关系)
最后,祝贵公司成立10周年纪念大会暨产品展销会取得圆满成功!
(结尾:
祝颂语)
宏远公司总经理
廖XX(署名时间)
2014年3月25日
6、请根据以下内容,编写一份公司“情况简报”
宏远公司总部今天上午召开了“提高警惕,防止反弹,一丝不苟落实各项措施”的电话会议。
会上王副总经理传达了市防治“非典”领导小组关于“加强各项措施落实,防止反弹”的工作会议精神。
公司总经理张爱国就如何贯彻会议精神作了讲话,内容有四点:
①要认真学习胡锦涛主席在北京防治非典工作会议上的重要讲话,树立长期作战的思想,防治麻痹、松懈的情绪。
②要狠抓各项措施的落实,消灭死角。
③公司下属单位有雇佣农民工的单位,要严格本着“三就地”的原则,妥善安置民工,不得以非典为由遣散、辞退民工。
④严格公司员工的出京和请假制度。
情况简报
第X期
宏远公司办公室编2003年5月25日
编者按:
5月20日宏远公司总部召开了“提高警惕,防止反弹,一线不苟地落实各项措施”的电话会议。
这是宏远公司在首都人民团结一心、抗击非典的关键时期召开的一次十分重要的会议。
本期《情况简报》转发了公司总经理张爱国的讲话要点。
望各单位接到《情况简报》后,立即着手贯彻落实。
提高警惕防止反弹认真落实防控非典的各项措施
宏远公司5月20日根据xxxxxxxxxxxxxx会议精神在总部召开了“提高警惕,防止反弹,一线不苟地落实各项措施”的电话会议。
公司总经理张爱国的重要讲话,内容有四点:
1、要认真学习胡锦涛主席在北京防止非典工作会议上的讲话,树立长期作战的思想,防止麻痹、松懈的思想。
2、要狠抓各项措施的落实,消灭死角。
3、公司下属单位有雇用农民的,要要严格本着“三就地”的原则,妥善安置民工,不得以非典为由遣散、辞退民工。
4、严格公司员工的出京和请假制度。
最后,再次强调,要把防控非典作为一件大事抓紧抓好,一丝不苟地落实各项措施,巩固成果,争取最后胜利。
(XX)
送:
XX办公室、XX办公室、公司各部
(共印21份)
7、XX县人民政府建设一高科技农业示范园,拟请XX农业大学主持该园区的设计规划。
请代拟一则函,并以收文单位的名义写一则复函。
XX县人民政府关于XX高科技示范园区设计规划的函
XX农业大学:
为了更好地推广科学种田,提高农作物的产量,我县人民政府准备建设一高科技农业示范园(附:
XX示范园区的相关资料),拟请贵校主持该园区的设计规划工作。
特此商洽,请函复。
附件:
xxxxxxx
XX县人民政府(印)
2013年3月2日
XX农业大学关于XX高科技农业示范园区设计规划的复函
XX县人民政府:
贵县<
<
关于XX高科技示范园区设计规划的函>
>
(X月X日)收悉。
关于贵县邀请我校主持高科技农业示范园区的设计规划一事,经我校党委研究决定,我们同意主持该项工作。
特此函复。
XX农业大学(印)
X年X月X日
8、将下列会议内容整理成一篇会议纪要。
杭州市创建国家卫生城市领导小组昨天召开卫生月动员大会。
副市长XX出席会议并讲了话。
会议确定了卫生月4月1日为卫生活动宣传日,4月份的第一周为居住环境整治周,第二、三周为单位卫生和环境卫生薄弱环节整治周。
会议要求各地区和系统精心组织卫生月活动,周密安排、落实,动员广大人民群众积极投入到环境整治活动中去。
各地区、各部门要强化管理,作好监督检查,对拖后腿的单位要严肃批评直至处罚。
要使市民切实感受到卫生活动月带来的好处。
有关单位的负责人在会上提出了各自活动的打算。
下城区政府提出,以整治住宅和环境卫生为重点,动员、发动每家每户,努力创造净化、美化的环境;
市教委表示将号召全市所有的大、中、小学生人人动手整治校园、居室内外环境;
市环卫局要求广大环卫职工规范作业,彻底清除垃圾。
市巡警总队提出,对卫生状况差的道路、路段进行集中整治,加大执法力度,确保道路环境整治;
市工商局要求各级工商部门以“规范市场秩序,整治市场环境”为主题,为市民营造舒适、美好的购物环境;
市建委提出,以整治工地卫生为重点,做到文明施工。
杭州市卫生月动员大会纪要
(2009年8月9日通过)
3月15日,我市创建国家卫生召开卫生动员大会。
会议由领导小组组长XX主持,各区政府、市教委、市环卫局、工商局、市建委等有关单位领导出席了会议,副市长XX、XX出席了会议,并作了重要讲话。
(会议概况:
时间、地点、参加人物、请假情况、列席人、主持人、记录人、议题等)
(正文:
将与会者的发言进行综合归纳,一个观点一个自然段)
会议确定4月份为卫生月,4月1日为卫生活动宣传日,4月份第一周为环境整治周。
第二、三周为单位卫生和环境卫生薄弱环节整治周。
会议要求各地区和系统要精心组织xxxxxxxxx中去。
为确保卫生月各项活动的开展,会上有关单位负责人提出了各自活动的打算。
下城区XXXXXXXXXXX做到文明施工。
会议号召各地区、各部门强化管理xxxxxxxx带来的效果。
9、将下列会议内容整理成一篇会议纪要。
XX市城南开发区管委会办公会议记录
时间:
20XX年4月8日上午
地点:
管委会会议室
主持人:
李XX(管委会主任)
出席者:
杨XX(管委会副主任)、周XX(管委会副主任管城建)、李XX(市建委副主任)、肖XX(市工商局副局长)、陈XX(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室宣传人员,街道居委会负责人
列席者:
管委会全体干部
记录:
邹XX(管委会办公室秘书)
讨论议题:
1、如何整顿城市市场秩序。
2、如何制止违章建筑、违章作业,维护市容市貌。
(会议概况)
杨主任报告城市现状:
我区过去在开发区党委领导下,各职能单位同心协力、齐抓共管,在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩,相应的城市市场秩序有一定进步,市容街道也较可观。
可近几个月来,市场秩序倒退了,街道上小商贩逐渐多起来,水果摊、菜担、小百货满街乱摆……一些建筑单位沿街违章搭棚。
乱堆放材料、搬运泥土撒落大街……这些情况严重地破坏了市容市貌,使大街变得又乱又脏,社会各界反应很强烈。
因此今天请大家来研究:
如何整治市场秩序?
如何治理违章建筑、违章作业、维护市容……
讨论发言(按发言顺序记录):
肖XX:
个体商贩不按规定到制定市场经营,管理不得力、处理不坚决,我们有责任。
这件事我们坚决抓落实:
重新宣传市场有关规定,坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全面出动抓,也希望街道居委会配合,具体行动方案我们在考虑。
罗XX(工商局市管科科长):
市场是到了非整不可的地步了,我们的方针、办法都有了,过去实行过,都是行之有效的,现在的问题是要有人抓,敢于抓到实处……只要大家齐心协力,问题是能够解决的。
秦XX(居委会主任):
整顿市场纪律我们居委会也有责任,我们一定发动群众配合好,制止乱摆摊、乱叫卖的现象。
李XX(建委副主任):
去年上半年创建文明卫生城市时,市府出了个7号文件,其中规定施工单位不能乱摆战场,工棚、工场不得临街设置,更不准侵占人行道;
沿街面施工要有安全防护措施……今年有的施工单位不顾市府文件,在人行道上搭工棚、堆器材。
这些违章作业严重地影响了街道整齐、美观,也影响了行人安全。
基建取出的泥土,拖斗车装得过多,外运时沿街散落,到处有泥沙,破坏了街道整洁。
希望管委会召集施工单位开一次会,重申市府7号文件,要求他们限期改正,否则按文件规定惩处,态度要明确、坚决。
陈XX:
对犯规者一是教育,二是3处罚。
“不教而杀谓之虐”,我们先宣传教育,如果施工单位仍我行我素不执行,那时按文件坚决处理,他们也就无话可说。
周XX:
城市管理我们都有文件、有办法,现在是贵在执行,职能部门是主力军,着重抓,其他部门配合抓。
居委会把居民特别是“执勤老人”(退休职工)都发动起来,按7号文件办事,我们市区就会文明、清洁、面貌改观……
(会议的发言情况)
与会人员经过充分谈论、协商,一致决定:
1、由工商局牵头,居委会和其他部门配合,第一周要宣传、第二周行动,监督实施,做到坐商归店、摊贩归点,农贸归市,彻底改变杂乱状况。
2、由管委会牵头,城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查。
然后召开一次施工单位会议,对违章建筑、建筑工场限期改正。
一个月内改变面貌,过时不改者,坚决照章处理。
(会议的结论)
散会。
主持人:
(签名)
记录人:
20XX年4月8日
XX市城南开发区管委会办公会议纪要
(X年X月X日通过)
2011年4月8日上午,在管委会会议室召开了办公会议。
会议由管委会主任李xx主持,出席会议的有管委会副主任杨xx、主管城建的副主任周xx、市建委副主任李xx、市工商局副局长王xx、市建委城建科科长陈xx。
市建委、工商局有关科室宣传人员和街道居委会负责人也出席了会议。
管委会全体干部列席了会议,达成了一致意见。
会上,管委会副主任做了重要讲话,他首先肯定了开发区各职能部门在创建文明卫生城市方面取得的成绩,提出了存在的问题,希望与会人员群策群力,共商研究对策。
会议就当前开发区市场秩序和违章建筑等存在问题开展了热烈讨论。
认为主要有以下问题:
一是个体商贩乱设摊位,乱叫卖现象严重;
二是违章建筑严重,安全措施不到位;
三是监管不力,各项措施没得到很好落实。
会议就下一阶段如何整顿市场秩序,制止违章建筑、违章作业,维护市容达成了以下意见:
一、由工商局牵头xxxxxxxxx状况;
二、由管委会牵头xxxxxxxx处理;
10、3月26日,以生产计算机通信产品为主的天图公司成立10周年纪念大会暨产品展销会将在深圳开幕。
该公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念,不断开发新型产品,在国内同行业中具有很强的竞争力,并且与本公司宏远公司有着良好的合作关系,给予了我们多方面的帮助与支持。
★二、秘书工作实务题(答案)
(一)会议的组织与管理
1.某公司准备召开一次重要的临时会议,该公司的总经理让秘书陈红向公司的各主管部门发送此次会议的通知。
陈红没有向各级主管发送通知,她想反正是内部会议,只要在公司的墙报上贴一张通知就可以了。
请指出陈红张贴会议通知的做法存在着什么样的错误,以及可能造成什么样的后果?
关于发放会议通知:
答:
1、公司常规的例会:
可以用墙报式的,写在布告板上即可,起提醒作用;
2、重要会议,不管是临时的还是紧急、突发的,都要用正式的会议通知,秘书必须通知到本人,并由本人确认。
3、陈秘书的做法会让出差在外地的主管无法知道,导致缺席,以至于影响会议的成功召开,不妥。
2.某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会,秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料。
由于会议文件资料很多,且会议事务繁忙,因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹,将所有资料放入文件夹。
请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处?
假如有三个主管在会前回复说有事不能参加会议,那么你认为秘书小丽需要为这三个主管准备会议文件资料吗?
为什么?
1、会议文件的分发:
首先整理归类所有的文件资料,按照顺序(议程)装入专用的会议文件袋,而不是杂乱地装进文件袋,这样会导致主管面对一大堆材料不知如何找到想看的材料的现象而影响会议的进度。
2、秘书小丽的正确做法:
为这三位可能来不了的主管也准备会议文件资料,以防正式开会时三位主管突然赶回来,造成主管因没有文件无法发言,故:
秘书在准备文件时一定要留有余的。
3.某公司准备召开为期两天的新产品推广会,邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。
秘书小华负责安排接站报到工作,但因为他缺乏一定的经验,致使部分与会人员没能找到接站处,影响了按时报到,因而损害了公司的良好形象。
请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。
1、事先就了解与会人员的名单、单位、抵达的时间及飞机/火车的班次/车次,将其列出表,并在代表来之前就得到会议代表的确认。
2、安排足够多的车辆与接站人员,明确分工,分头赴车站/机场迎接代表。
3、如果需要,应该在车站/机场设置接待处。
4、在报到处的周围设立引导牌或标识牌,标明报到的具体位置。
5、接待人员将预先准备好的文件袋发给报到的与会人员。
4.某公司在礼堂召开表彰奖励大会,当会议进行到颁奖程序时,没有同时播放音乐。
秘书小张马上示意音响师播放音乐,音响师情急出错,竟播出了一曲情意绵绵的情歌“月亮代表我的心”,哄得会场哄堂大笑。
会后,总经理把小张批评了一顿,并决定扣发当月的奖金。
小张气愤去找音响师算帐。
结果音响师根本不买帐,说他根本不知道会议有什么议程。
请你指出小张的错误出在什么地方,,并提出改正建议。
1、秘书应将会议的议程表事先通知所有的相关服务人员,在这个案例中,音响师没有得到小张的通知,导致在会议颁奖时放错音乐、闹出笑话。
2、小张正确的做法:
事先召集所有的相关人员开会,让他们知道会议的议程,并要求他们各自按照议程准备。
3、重点强调:
会议的议程一旦定了下来,不能随意更改,所有的人员应该熟知议程,严格按议程进行准备。
5.某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新开发的产品洽谈会。
秘书王欣负责安排与会人员的返程工作,王欣想先解决容易预定的近地与会人员的车票,再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定,而且她认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧铺票就行了。
结果,部分客户因不能及时拿到返程的车票、机票,而对该公司十分不满,使得洽谈会的工作效果大打折扣。
(1)请找出并纠正王欣在安排与会人员返程工作中的失误。
(2)假如你是王欣,你将如何安排与会人员的返程工作?
会议的服务——关于订购与会人员的返程票:
秘书在为与会人员预定车票、机票时,正确的做法是:
1、代表到达时,与代表们取得联系,对代表们的返程时间、车次/航班事先登记;
2、优先解决远程的、交通线路繁忙的、车次少的代表的返程票;
3、其次再解决近程的、交通线路不繁忙的;
4、王秘书所犯的错误是:
自以为是,没有了解客户的具体要求,以为只要订到硬卧就行了,在解决订票问题时,顺序也反了。
6.公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议,主要内容是上半年工作总结;
部署下半年的销售任务;
销售部人员的调整;
销售部介绍上半年销售工作经验;
宣读公司销售人员的招聘方案。
请你为本次会议设计一份会议议程表,并用文字说明会议议程表的设计方法。
会议议程
标题:
XXXX公司销售工作会议议程
会议时间:
7月5日上午9:
00
会议地点:
公司二楼会议室
1、主持人宣读本次会议议程;
2、说明到会情况(应到XX人,实到XX人,请假、缺席情况。
)
3、听取上半年工作总结(报告);
4、销售部负责人介绍经验;
5、公布销售部人员的招聘方案;
6、部署下半年的销售工作任务;
8、主持人宣布散会。
会议议程表的正确设计法:
1、参考本单位的有关章程、规定,看有否特别的要求,同时了解本公司对各种事务处理上的习惯顺序;
2、议程表的第一项:
一律是由主持人宣读本次会议的议程;
3、安排议程时的原则之一:
将同类性质的事物集中安排在一起;
4、具有保密性的议程往后安排,一般在议程的靠后项;
7.2007年3月20日某公司将召开科技成果研讨会,会议内容包括:
上午9:
00——10:
30在二楼会议室听报告,10:
30——12:
00观看科技成果演示,12:
00——13:
00公司餐厅用餐,下午13:
30——15:
00专家专题讲座,15:
00——17:
00现场观摩科技成果的应用,17:
30——18:
30用晚餐,20:
00——21:
30联谊活动。
请你设计一份会议日程安排表,并说明日程表的要求及与议程表的联系与区别。
会议日程表
1、会议日程表的制定
XXXX公司科技成果研讨会日程表
日期
时间
内容
地点
主持人
参加人
备注
3月20日
9:
00~10:
30
主报告
二楼大会议室
全体人员
10:
30~12:
科技成果演示
三楼会议室
自由参加
12:
00~13:
午餐
公司餐厅
13:
30~15:
专家讲座
15:
00~17:
现场观摩
17:
30~18:
晚餐
18:
30——20:
20:
00~21:
联谊活动
公司多功能娱乐厅
2、会议日程表的制定注意事项:
一般采用简短的文字说明或表格形式,将会议时间固定在每天的上午、下午、晚上三个时间段。
并将会以的议题具体化,注意要写的具体详细明确。
3、议程表与日程表的联系与区别
(1)功能不同:
议程是对议题的细化,是会议内容的具体体现,并按以序号标识出来;
而日程表则是会议议程在具体时间、地点的安排;
(2)正确顺序:
议题——议程——日程,议程一旦确定,不能随便变动,而日程是可以根据具体情况作出更改的;
(3)议程与日程必须吻合;
(4)会议议程、会议日程表确定后,一定要由领导认可确定,才能正式确定,在开会时严格按照议程、日程的规定执行。
主持人就是议程的执行者。
8.天地实业总公司要召开2007年公司年会,会期是2007年12月22日,与会人员是总公司与分公司部门经理以上的管理人员,共计58人。
会议要讨论通过2007年的决算报告和2008年的预算报告,并研究2008年公司总体发展战略和公司新的销售策略,请你为此次会议拟写一个筹备方案。
天地公司2007年年会筹备方案(要点)
天地实业总公司董事会:
根据总公司董事会2007年X月X日会议决议精神,为了使我公司2008年的工作跨上
一个新台阶,适应我国加入WTO之后新的发展形势,公司研究决定,于2007年12月22日至25日,在总公司天地大厦会议厅召开2007年公司年会。
现将筹备方案报告如下:
1、会议目的:
总结2007年公司的全面工作,讨论并通过2007年公司决算报告和2008年公司预算报告,研究在新的历史条件下,公司发展的总体发展战略:
研究如何适应新的市场竞争形势,改变营销策略。
2、参加会议人员:
公司管理层、各分公司部门经理以上管理人员。
3、会议议程:
(附件1)
4、会议日程:
(附件2)
4、会议形式:
集中开会、小组讨论结合;
5、会议筹备及人员分工情况:
(具体分工见附件3)
分会务组、接待组、秘书组、宣传组、保卫组等。
6、会议经费预算
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- 特殊限制:
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