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1.
对积存实体档案进行有序整理,包括分类、编号、装盒、排序、上架等。
2.
以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。
(三)
第三阶段:
2018、05、02~2018、05、16完成)
档案目录、数据录入,档案数字化。
通过该阶段的工作,可以形成比较完善的档案管理系统,能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。
第四阶段:
2018、05、17~2018、05、31完成)
规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。
此外,在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容,使公司的档案管理不断完善,四个阶段相辅相成,加快公司档案管理的规范化、信息化进程。
二、
工作措施
(一)硬件设施的建设以及主要设备(详见附表1和2)
1.建议档案室规划在公司的二楼或三楼。
因为一楼湿气比较重,不利于档案的长期存放。
档案室的面积要根据公司部门和档案的数量来确定,数量大则面积相应大一些。
2.档案室一般划分为三个区域:
档案存放区、档案整理区、档案借阅区。
3.档案室的主要设备:
档案柜或密集架、档案盒、空调、灭火器、电脑、档案整理台、办公桌、椅子等。
(二)做好资料的收集、整理工作
1、整理公司应该归档的现有档案,按时间、部门、做粗略分类,并做好记录工作。
2、收集各部门存档的各类档案,做好档案的移交工作。
(三)各类档案的归档入库工作。
做好资料的收集工作后,对各类档案进行鉴定、归类、整理入库。
(四)编制档案目录索引,搞好档案软件录入工作。
将编制历年文书档案目录并逐一录入微机,以便于微机查阅。
(五)建立和完善档案建设的各类制度及簿册。
制定完善档案规范化建设管理的基本制度,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。
(六)加强各部门间协作配合,规范的完成档案的移交工作
三、
实施步骤
(一)
完善档案室建立工作硬件设置。
(二)
制定档案室建立工作的实施方案,按计划逐步进行,各个环节要明确工作人员,
由各部门指定人员负责其部门的文件整理归档移交工作。
对所收集档案有序进行规范整理入库,编制索引目录。
(四)建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册,以便于档案的日常管理。
至此,我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理办法以及规范的建立流程共同构成了我公司的档案管理体系,在实践中将不断完善,使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。
附表1:
(档案室设备设施一览表)
序号
设备名称
推荐使用
使用范围
说明
1
直列式档案密集架和档案柜
根据库房容积来购置
库房
防火、防尘。
2
空调
据实际选用
库房、办公、阅览
防潮、防高温、防有害气体。
3
双层
窗帘
内层:
普通窗帘布
防光、防高温。
外层:
防紫外线窗帘布
4
铁门、铁窗
防火、防盗、防有害生物(鼠等)。
5
干粉灭火器
库房、办公、阅览、
防火,库房内不能使用水剂灭火器,公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。
6
温湿
度计
双金属片式温湿度计
两种之一
最好不要使用毛发温湿度计,因为不太准确,且使用年限短。
干湿球温湿度计
7
防
虫
药
天然芳香中草药
防霉驱杀虫药
四种交替
轮流使用
多种交替轮流使用,防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。
抗霉杀虫片
天然防蛀剂
中药防蛀防霉剂
8
计算机
办公
9
移动硬盘(500G以上)
用于备份档案数据(目录条目、电子文件)。
10
复印机
可与综合部合用,不须单独配置。
11
照相机
12
自动号码机
打页码、件号用
13
8位号码印
填盖档案盒背脊年度、备考表日期用
14
黑色印油、红色印油及印台
15
平边切刀
用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。
16
自动
手钻
电动手钻
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。
日立牌比较静音且质量好。
钻咀(3.5㎜、4㎜)
17
多用插座拖线(3M)
用于电钻使用时电线不够长时使用。
18
大铁夹(20个)
用于装订时夹牢固定纸张。
19
白色棉线(股扎或线球)
及穿针
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。
用棉质,不用尼龙。
20
木砧板(直径约30㎝)
用于电钻钻孔时作垫板。
21
装订机
订书机
普通
厚层
22
不锈钢
订书钉
6㎜
用于装订的档案、档案目录、汇编等。
归档文件必须用不锈钢订书钉。
13㎜
17㎜
23
起钉机
24
美工刀(界纸刀)及刀片
25
直尺
26
剪刀
27
胶水
28
双面胶(1-4㎝)
贴标签等用。
29
透明胶
30
档号章(1套)
31
档案目录柜(全玻璃移门柜850W×
420D×
1880H)㎜
办公、阅览
用于存放档案目录
32
办公台及椅子
档案员档案办公及借阅时阅览用。
33
电脑台及椅子
档案员档案办公用。
34
打印机
档案员档案办公、打印档案目录等用。
35
档案整理工作台及椅子
(约2.4M×
1.2M)
档案员整理档案用。
36
储物柜
用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖线、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。
附表2:
(档案室设备设施参考图案及名称)
参考图案
设备设施名称
备注
直列式档案密集架
分有轨道和无轨道的;
一组二柜或二柜以上的。
毛发指针式温湿度计
天然芳香中草药防霉驱杀虫药
黑色印油
红色印油
印台
自动手钻
大铁夹(200个)
白色棉线(股扎或线球)及穿针
木砧板
直径约30㎝
不锈钢订书钉
装订机订书机
档案目录柜
(全玻璃移门柜850W×
十五门储物柜
(950W×
1880H)mm
牛皮纸档案盒
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