EXCEL和Word 技巧常识文档格式.docx
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EXCEL和Word 技巧常识文档格式.docx
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点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。
然后进行设置即可。
5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。
但是不是用页眉来完成?
在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;
可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即 可。
这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
6、在Excel中如何设置加权平均?
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
{ad}8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。
9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。
怎么做?
这个问题应该这样解决:
先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。
使用自定义方式重装了一遍中文office97,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办?
随便安装一个打印机驱动程序就可以了。
10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?
这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。
在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。
这样再打开Excel就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域?
使用F5键可以快速选取特定区域。
例如,要选取A2:
A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:
A1000。
12、如何快速返回选中区域?
按Ctr+BacksPae(即退格键)。
13、如何快速定位到单元格?
方法一:
按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。
方法二:
单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下Ctrl+*键可选定整个表格。
Ctfl+*选定的区域是这样决定的:
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
15.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格?
有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。
以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?
选定单元格区域,输入值,然后按Ctrl+Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
(一)Excel成绩处理多人协作经验谈
由于Excel强大的功能和简便的操作,现在不少学校在进行成绩处理时,都义无反顾地选择了它。
不过,对于一个规模较大的学校而言,录入每次考试各科成绩的工作量是相当大的。
以笔者所在学校为例,高中三个年级,每个年级都有20个左右的教学班,每班50余名学生,同时录入这么多学生的各科成绩可不是一个人或几个人力所能及的。
由于要录入大量的成绩数据,个别的“手误”是一定会存在的。
为了保证录入的原始成绩的准确性和真实性,我们采取了打印校对稿,班主任交叉校对的方式,这样可以最大限度地保证录入成绩的准确无误。
可是,有什么办法可以杜绝有人有意或无意更改我们成绩表中的一些重要内容(比如:
每班考试的优秀率、及格率,班级的积分)呢?
请看笔者的解决方法。
★工作表中单元格的保护
对于单元格的保护,我们可以分以下几个方面进行。
1.“隐藏”并“锁定”每张工作表含有“公式”的单元格
目的:
录入人员仅能看到各“公式”的运算结果,无法看到“公式”的真正内容,并且对这些单元格也无法进行编辑操作,以保证公式的安全及计算结果的可信度。
实现方法:
选中这些单元格,点击“格式→单元格”(或从右键菜单中选择“设置单元格格式”命令),出现对话框,选中其中的“隐藏”和“锁定”项。
2.“锁定”除科目成绩外的所有单元格
录入人员仅能录入相关科目的成绩,不能“插入”或“删除”行、列,不能改变其他单元格的内容,也不能设置单元格的格式(保证打印格式的统一)。
Excel在默认情况下,对工作表中的所有单元格都设为“锁定”状态。
为了在录入人员录入后可以进行相关操作,我们反而要解除这些单元格的“锁定”。
具体方法是取消对“锁定”项的选择。
释疑:
既然默认情况下所有单元格都是被“锁定”的,我们在正常情况下不就无法编辑表格了吗?
但事实上并不是这样的啊。
其实,要想使单元格的“隐藏”和“锁定”真正生效,必须执行“工具→保护→保护工作表”命令。
这时会出现如图2所示的对话框,可以在其中设置“保护密码”。
如果您使用的是ExcelXP的话,它会比Excel2000有更多的设置选项。
若要实现上述的保护效果,我们在作好相关设置后,也要执行“保护工作表”命令。
★工作簿中工作表的保护
对于工作表的保护,我们分为以下几个方面进行。
1.将重要的工作表“藏”起来
在整个工作簿中,有一些极为重要的工作表,如“年级成绩汇总表”、“年级任课教师教学实绩统计表”等。
对于这些工作表,我们可以把它们悄悄地藏起来,成绩录入人员根本不会知道这些工作表的存在(即使知道,需有密码才可访问)。
切换到要隐藏的工作表,执行“格式→工作表→隐藏”命令。
也可一次隐藏多张工作表,只要同时选中多张工作表(配合Ctrl或Shift键),再执行上述命令即可。
2.录入成绩的工作表也要“保护”起来
在工作簿中,录入人员无法对当前工作表进行改名和移动位置的操作,也不能添加和删除工作表。
这样可以确保公式跨表引用时不出现找不到工作表的错误。
执行“工具→保护→保护工作簿”,出现如图3所示的对话框,选中“结构”选项,同时可以设置保护密码。
有了上述诸多“保护”措施,成绩统计人员就可以高枕无忧了。
每次处理成绩的时候,多请几个帮手,让他们“协作”录入成绩。
而您只需负责最后的合并和扫尾工作,好不轻松。
以上内容是“多人协作”用Excel工作表处理成绩的经验之谈,希望对您有所帮助。
一、Word:
公式编辑器亲密接触
“公式编辑器”概述
★简介
在Word中有个“公式编辑器”应用程序,但您可能不清楚它其实不是微软公司开发的,它是DesignScience公司的MathType“公式编辑器”特别版,是为Microsoft应用程序而定制的。
或许不是自己“亲生”的,这么好的东西微软竟没有将其列在Office安装的“首发阵容”里,用的时候还需要安装。
★安装
“公式编辑器”不是Office默认安装的组件,如果要使用它,重新安装Office至如图1所示步骤时,在“Office工具”中选择“公式编辑器”,从选项中选择“从本机运行”,继续进行安装就可以将“公式编辑器”安装成功了。
图1
★启动
单击“插入→对象”命令,打开“对象”对话框(如图2所示),在“对象类型”中找到“Microsoft公式3.0”,选定后,单击[确定]按钮,在文档中就插入了公式编辑窗口,此时文字与公式处于混排状态,如果您勾选了“显示为图标”前的复选框,在文档中插入的是“Microsoft公式3.0”的图标。
双击图标,可打开一个独立的“公式编辑器”程序窗口,此程序窗口与Word程序窗口是相互独立的,在编辑公式过程中若想编辑文字,直接切换到Word程序窗口进行编辑即可,不需关闭“公式编辑器”程序窗口,给编辑文档带来了很多方便。
在“公式编辑器”程序窗口中编辑完公式后,单击“文件→更新”命令,或者按F3键,文档中的公式即被更新,若直接关闭了“公式编辑器”程序窗口,也可完成更新操作。
图2
每次插入完一个公式,都要重新启动“公式编辑器”(是不是觉得有点麻烦?
),想不想在工具栏上给“公式编辑器”安个家——建立“公式编辑器”按钮呢?
跟我来吧:
单击菜单“工具→自定义”命令,在“自定义”对话框中的“命令”选项卡中选中“类别”下的“插入”项,然后在“命令”下找到“公式编辑器”,按下左键将它拖动到工具栏上放下即可。
以后只要单击这个按钮就可以启动“公式编辑器”了,方便多了吧!
二、创建模板修改Excel常用默认设置
在Excel2003中可以保存的默认设置相当少,只有“工具→选项”中的小部分设置可以被保存下来,对于最常用的页眉页脚、打印页边距、单元格格式设置等等就无能为力了。
其实修改一下Excel的默认模板同样可以将它们保存为默认设置,不过和Word不一样的是,Excel本来并没有设置默认模板,我们得自己动手帮它建两个。
一、创建默认工作簿模板
1.打开Excel2003,把三个工作表分别重命名为:
工作表
(1)、工作表
(2)、工作表(3)。
2.按住Ctrl键逐一单击工作表标签,选中这三个工作表,按我们的需要进行页面设置、修改“工具→选项”中的项目以及各单元格的格式等等,还可以录制一些常用的宏。
在此按Ctrl键全选是为了对三个工作表做相同设置,当然你也可以对三个工作表逐一进行不同的设置。
注意:
请不要在表格中随便输入文字,这些内容将会直接出现在以后新建的工作簿中。
3.点击“文件→另存为”,在“保存类型”中选择“模板(*.xlt)”,输入模板的文件名为book.xlt,“保存位置”则选择“C:
ProgramFilesMicrosoftOfficeOffice11XLStart”。
这是默认安装时的位置,如果你不是按默认路径安装,请做相应修改。
现在再重新打开Excel,你会发现新建的工作簿已经保存了我们在book.xlt中做的全部修改设置,当然你可以随时修改book.xlt文件中的设置来改变默认设置。
此外,在设置默认工作簿后,“工具→选项”中的“新工作簿内的工作表数”设置将会失效,你只能通过修改book.xlt中的工作表个数来改变。
{ad}二、创建默认工作表模板
经过上面设置后新建的工作簿确实已保存了我们的设置,但是当我们单击“插入→工作表”的时候,新插入的工作表却还是保持最原始的未设置状态,我们还得再设置一个默认的工作表模板才行。
新建一个工作簿,删除工作表
(2)、(3),只保留下工作表
(1)。
同样另存为“模板(*.xlt)”类型,保存在“C:
ProgramFilesMicrosoftOfficeOffice11XLStart”中,不过模板的文件名则改为sheet.xlt。
现在再插入工作表,它的格式设置就和我们的设置一样了。
在此如果你在sheet.xlt中保留了两张工作表,则选择插入工作表时就会一次插入两张,以此类推。
以后如果需要修改插入新工作表的设置,只要对sheet.xlt进行修改并保存就OK了。
该方法不仅可以把页面设置、自定义工具栏、宏、超链接和窗体上的ActiveX控件等默认设置彻底改变,甚至连打印区域设置、单元格格式设置、数据有效性设置、工作表和行列的隐藏保护乃至工作表中输入的文字、公式、图片、背景等等都可以直接作为默认设置保存下来。
只要用该方法我们完全可以按自己的使用习惯定制出一套适合自己使用的Excel。
自定义的工具栏必须在保存前将它附加到book.xlt模板上才能使用。
右击工具栏选择“自定义”,在“工具栏”选项卡中单击“附加”按钮,在“自定义工具栏”列表中选中要附加的工具栏,单击“复制”按钮即可。
三、windowsxp怎样开机就打开小键盘
很多人WINDOWS
XP登陆界面输入密码时,都要使用数字键盘,可是很多时候下都会出现小键盘灯不亮情况,非要每次都按一下才行,是不是很麻烦呢?
下面就把全面的解决方法告诉大家。
方法一.
进入桌面后什么也别做,按亮Num
Lock灯,再关闭系统,再重启
试试
另外如果系统有密码的话,在登陆到输入用户名和密码时,不要输入,先按亮Num
Lock灯,再点击关闭系统,然后再重启。
(强烈建议该方法率先尝试)。
方法二.
打开注册表编辑器,找到HKEY_USERS.DEFAULTControlPanelKeyboard,将它下面的InitialKeyboardIndicators的键值改为“2”,退出注册表编辑器,重新启动计算机,你就会发现数字小键盘的灯不再熄灭了。
方法三.
仅需要对config.sys文件动点小手术即可达到此目的。
设置方法如下:
1.单击“开始”菜单中的“运行”命令,然后在“打开”框中键入“sysedit”,按下回车键,打开“系统配置编辑程序”窗口。
2.单击“Config.sys”标题栏,将它切换为当前编辑窗口,然后在编辑区中键入“NumLock=ON”这一行命令。
3.保存修改并关闭“系统配置编辑程序”窗口。
方法四,首先在BIOS中把NumLock项设为Enable,然后在BIOS中将PnPWithOS项亦设为Enable即可。
不过注销用户时NumLock小键盘锁是关闭的,要手工打开。
四、WinXP的六大忌讳
微软正式XP发布以后,估计装这个系统的人不少了。
XP的技巧文章也开始多了起来,但是使用XP要小心下面谈到的“忌讳”,不注意的话,轻则会让你的系统不稳定或是麻烦多多,重则可能会让你的硬件损坏!
一、忌虚拟光驱
现在多数虚拟光驱在XP里是不稳定的,容易引起XP的死机,因为虚拟光驱不同于一般的软件:
它通过特殊的机制,在“设备管理器”中骗过Windows,让Windows以为增加了物理的光驱,XP只设计了还原硬件的驱动,没想到要“还原/删除”硬件本身。
因为XP是为NTFS和网络特别优化的,而大多数虚拟光驱是在FAT32环境下开发的,目前和XP兼容良好的虚拟光驱软件较少,大家一定要装的话,就得忍受几次死机的折磨来慢慢尝试哪个稳定了,搞不好XP可能会崩溃。
特别要提醒您的是,即使你找到了稳定的虚拟光驱软件,如果虚拟了4个以上的物理光驱,就可能会触发XP的激活检验机制,要求你再次激活XP——因为微软认为你换了四个硬件很可能是换了机器了,所以,建议你还是别装虚拟光驱的好。
真要用虚拟光驱的话,最好上多操作系统,用里面的98来装比较好。
看来只有等编写虚拟光驱软件的开发者写出既能稳定运行又不导致要激活的新版本,大家才能真正顺利地使用虚拟光驱了。
二、忌无效的日期
XP还有个和激活检验配套的日期检验机制。
如果你的主板CMOS电池掉电了,或是误操作或使用其他限制日期的软件,导致日期变成了1999年这样的无效日期(99年还没开发XP),那么XP就会在初始化图形界面后的“欢迎使用”字样处锁定系统,而且无任何提示和选项,除了鼠标能动外就像死机一样。
如果你没留意是日期的影响,无论用什么操作都是无法修复XP的,笔者就因此吃过亏重装XP,后来才发现真正的原因——所以一定要小心你启动XP的日期,进入XP后,再更改日期是可以的。
三、忌外猫的电源没打开
XP是为ISDN和宽带网等设计优化的,对于MODEM来说就不是那么“照顾”了。
很多猫在XP里没有适当的驱动,只能用FOR2000或NT的驱动来代替,而且常常出现拨号的异常问题。
特别是很多外猫,如果在启动XP的时候没有打开MODEM的电源,进入图形界面后再打开XP就会找不到硬件,需要你再次在设备管理器中刷新扫描硬件或是重新启动XP,很麻烦——有的人不知道缘由,没有重新启动XP,而是不断下载不同版本的程序更新、还原驱动可能导致整个系统崩溃,所以用外猫的朋友们请留意了:
进入XP前记得打开你的MODEM电源。
四、忌安全知识不足的新手打开默认共享和远程协助
XP因为是实现微软.NET战略的一部分,默认是打开很多网络功能的。
比如共享你的驱动器、通过网络远程协助解决Windows操作问题等等。
这些网络功能对于懂行的人可能是很方便,但对于网络安全知识不太够的初级用户,却有一定的危险,因为共享驱动器和允许远程协助是需要打开你电脑的端口、并开放一定的权限,尽管XP有自带的防火墙,但如果遇到编写巧妙的病毒或不怀好意的黑客,这些服务也可能会让你遭受数据损失或是泄密的危险。
一般不太熟悉网络安全知识的人如果不需要上局域网的话,建议关闭共享和远程协助功能(需要在管理工具中关闭服务器服务)。
五、忌装好XP后又安装Windows9X在同一分区
XP是用NT架构开发的,但默认放置文件的目录却不是WINNT,在你安装XP的分区上也是命名为Windows目录。
如果你在装好了XP后,又在同一分区安装一个Windows98,不仅可能会破坏多操作系统的启动菜单,而且还可能因为98的安装程序覆盖了文件破坏XP系统,因为9X默认安装路径也是Windows。
所以建议你还是每一个操作系统独立占一个分区好,而且注意先装低版本的视窗,再安装XP,以免又要用安装程序修复多重启动菜单。
六、忌在支持ACPI不好的机器上用XP的待机或休眠
支持ACPI不好的机器上,主要是电源和主板的问题,此时如果使用休眠或待机的功能,恢复以后声卡可能发声会不正常,带有很大扑哧扑哧的杂音;
另外,因为待机和休眠都是要关闭硬盘的,但在对ACPI支持不好的系统里,关闭硬盘却没切断电源,甚至是硬盘的关闭也不完全,可能你离开数秒后硬盘又自动打开,这样磁头在短时间内还没复位就受到电流很大冲击,硬盘的寿命将受很大的影响。
建议你发现自己的XP系统待机或休眠功能有BUG的话,最好换个好电源或好的主板,你不打算更换的话,最好别用XP的待机和休眠功能。
五、突破XP自定义文件夹的个数限制
在WindowsXP可以针对每一个文件夹进行自定义设置,比如背景图片、文件显示方式等。
但是天长日久,你可能会发现某些文件夹不再显示自定义设置了,其实这是WindowsXP本身的一个限制。
在没有安装SP2的情况下,WindowsXP最多只能记住400个文件夹的自定义设置,在安装SP2之后就可以记忆5000个。
我们我们可以通过修改注册表让系统支持更多的自定义文件夹。
运行“Regedit”打开注册表编辑器,定位到HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsShellNoRoam。
如果你的系统已经安装了SP2,在右边就可以看到一个名为“BagMRUSize”的DWORD值,双击“BagMRUSize”,并将其值修改为需要的数值即可。
没有安装SP2的话这里就不会有这个DWORD值,我们可以自己创建一个,再按照上述操作。
提示:
“BagMRUSize”的数值默认使用的是十六进制,在修改数值的时候最好能选择使用“十进制”,以十进制的形式输入数据对我们来说更方便,更直观(如图)。
六、神不知鬼不觉地置换WindowsXP用户密码
WindowsXP启动脚本(startupscripts)是计算机在登录屏幕出现之前运行的批处理文件,它的功能类似于Windows9×
和DOS中的自动执行批处理文件autoexec.bat。
利用这个特性,可以编写一个批处理文件重新设置用户密码,并将神不知鬼不觉地置换WindowsXP用户密码它加入启动脚本中,这样就达到了目的。
以下是具体步骤(假设系统目录为C:
Windows)。
1.使用Windows98启动盘启动电脑。
编写一个能恢复密码的批处理文件a.bat,内容只需要一条“netuser”命令即可:
“Netuserrwd12345678”。
这条命令的意思是将用户rwd的密码设置为“12345678”(有关Net命令的用法,可参考Windows帮助)。
然后将文件a.bat保存到“C:
windowssystem32GroupPolicyMachineScriptsStartup”下。
2.编写一个启动/关机脚本配置文件scripts.ini,这个文件名是固定的,不能改变。
内容如下:
[Startup]0CmdLine=a.bat0Parameters=
3.将文件scripts.ini保存到“C:
winntsystem32GroupPolicyMachineScripts”下。
scripts.ini保存着计算机启动/关机脚本的设置数据,文件内容通常包含两个数据段:
[Startup]和[Shutdown]。
[Startup]数据段下是启动脚本配置,[Shutdown]数据段下是关机脚本配置。
每个脚本条目被分成脚本名和脚本参数两部分存储,脚本名保存在XCmdLine关键字下,参数保存在XParameters关键字下,这里的X表示从0开始的脚本序号,以区别多个脚本条目和标志各脚本条目的运行顺序。
4.取出Windows98启动盘,重新启动电脑,等待启动脚本运行。
启动脚本运行结束后用户rwd的密
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