特殊载体档案整理Word文件下载.docx
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(一)照片档案整理依据:
2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
(二)照片档案的分类
照片档案分为传统照片档案和数码照片档案,传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
(三)照片档案的作用
1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
(四)照片档案存在的问题
收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全,其中尤其是收集不全的问题特别突出。
(五)照片档案的收集范围:
1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
(六)照片档案的收集归档
1、归档时间:
随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
2、归档要求:
照片、说明二者齐全;
照片影像相符;
注意画面形象;
反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档;
具有保存价值的照片要定期归。
(七)照片档案的整理原则
应遵循有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管、有利于提供利用的原则。
(八)照片档案整理步骤:
照片分类、照片排列、照片编号照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。
1、照片分类:
照片的分类有两种方法:
保管期限-专题-年度;
保管期限-年度-专题。
2、照片排列:
按照片拍摄时间先后顺序排列。
3、照片编号:
照片编号采取两段式
照片册号——张号
如:
14—5表示第14本照片册中的第5张照片
4、照片装册:
照片册由297㎜×
210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。
照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。
5、编写文字说明:
照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。
总说明主要包括六要素:
事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
它是具体反映这组照片的说明。
分说明是指每一张照片的说明,其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。
①事由:
指照片影像所反映事件、事件的情由;
②时间:
指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间;
③地点:
指被拍摄物所在具体地点;
④人物:
指照片影像上主要人物的姓名,身份以及在照片中的位置;
⑤背景:
指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景;
⑥摄影者:
指照片的拍摄单位和拍摄人;
⑦参见号:
即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。
⑧对组联号的特别说明:
对反映一个事件或一次活动的,两张以上的照片,需在小卡片左上角编制组联号,组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。
如册内只有一组照片,其他均为散片时,只需对这组照片编号。
注意:
组联号不宜越册。
6、编制卷内目录
卷内目录是对每张照片编制目录,其要求是:
要先编制每组照片的目录(总说明),再在每组照片目录下面编制每张照片的目录(分说明)。
包括:
照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。
7、填写照片册内容:
包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。
8、编制照片档案案卷目录:
照片档案案卷目录的项目包括:
①案卷号:
照片册的号码;
②题名:
照片册的案卷标题(总说明汇总);
③起止年月:
照片形成的起止时间;
④照片张数:
照片的数量;
⑤保管期限:
照片的保管年限;
⑥备注:
著录各项目中需要解释和补充说明的事项;
二、数码照片(光盘)档案整理
数码照片档案整理的步骤包括:
数码照片分类、数码照片排列、数码照片编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、
光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录。
1、数码照片分类:
采用保管期限--年度--组的分类方法。
此种方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。
尤其值得注意的是每个文件夹都要命名。
2、数码照片排列:
①建立“数码照片档案文件夹”,在此基础上建立“年度文件夹”,再在“年度文件夹”内建立“组文件夹”,按时间排列,最后在“组文件夹”内排列每一张数码照片。
②数码照片排列:
2005-3清源集团争创名牌产品工作会(“组文件夹”内排列每一张数码照片)
③数码照片编号:
采用三段式进行编号:
年度—组号—顺序号(张号)
组号:
指同一年度内组文件夹的流水号
张号:
指组内每张照片的流水号
每组文件夹里的数码照片都从“1”开始编号
④编写文字说明:
文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数码照片的分说明。
⑤编制数码照片档案目录:
数码照片是以“张”为单位编制目录。
在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件,对一个年度内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目,并以年度命名。
注意:
每一个年度文件夹内都要编制目录。
⑥刻录光盘:
刻录要求:
数码照片应定期刻录成光盘保管。
⑦光盘编号:
全宗号---综合档案室时给的编号;
目录号---代表一个特定门类的档案;
顺序号---数码照片在存储光盘中按形成年度编制的流水号(可以多年存放一张光盘,不跨年)。
光盘编号标注在数码照片光盘档案登记表中。
⑧填写光盘标签
光盘刻录完成后,应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表。
⑨光盘校验
光盘刻录完成后要进行校验,校验内容包括:
数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。
校验是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。
⑩编制光盘目录
编制光盘目录包括:
光盘号(全宗号--目录号--盘号)、光盘题名(单位名称、年度和数码照片三部分组成)、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等。
3、照片档案的保管
照片档案库房(档案室)应符合隔热、防潮、防火、防尘、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物等要求。
应使用规范的照片档案装具。
底片、照片应保存在能密闭的专门柜架(最好存放防磁柜)中;
光盘档案需要定期检查,发现问题及时解决,必要时进行数据迁移。
三、实物归档的整理方法
实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架,使之有序化的过程。
归档实物的整理单位。
一般以每件实物为一件。
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
(一)整理要求一是归档实物应齐全完整。
凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。
二是每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
(二)整理方法
1、鉴定。
一是根据本单位的归档范围,对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档。
二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。
其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2、分类
归档实物应在其全宗—实物类别内,按照年度或类别——年度进行分类。
归档实物数量较少(每年少于30件)的立档单位可不进行分类。
同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
⑴按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。
采用公元纪年标识,如“2006”。
⑵按类别分类
将归档实物按问题进行分类。
归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。
荣誉类包括:
证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;
纪念品(礼品)类包括:
纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等;
印信类包括:
本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
3、排列
根据分类方案,每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。
格式主要有如下几种:
格式①:
全宗号—实物—件号。
格式②:
全宗号—实物—年度—件号。
格式③:
全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位(每年少于30件)可选择格式①或②;
实物档案较多的单位可选择格式③。
4、编号
根据排列方式,编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号,即编制归档章。
这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印,而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好,整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章(见图1),再编制归档章项目。
平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底座。
归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
如下图:
(全宗号)S(年度)(类别)
(件号)(参见号)
长×
宽=55×
16mm
全宗号:
同文书档案
实物档案代号:
用第一个汉语拼音字母标识,即“S”。
年度:
填写实物形成或获得的年度。
类别:
荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。
件号:
归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内,按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
参见号:
指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
5、编制实物档案目录
实物档案归档目录包括件号、题名(文字说明)、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
目录用纸A4型
图2:
实物档案归档目录
件号题名材质型制年度类别参见号备注
(文字说明)
?
?
件号:
见归档章
题名(文字说明):
综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
材质:
实物的制成材料。
型制:
实物的外形,长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm
年度、类别、参见号:
备注:
注释实物档案除题名外需说明的情况。
6、编制目录封面
实物档案目录应编制目录封面,并可以将历年的目录装入归档文件目录夹,方便查阅统计。
封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。
(三)保管
实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。
存放实物档案的库房和框架应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色,确保实物档案完好无损。
易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。
有条件的单位应建立实物档案库房,作为专门保管实物档案的场所。
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