建筑企业管理体系程序文件 精品Word格式.docx
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2范围:
与质量、计量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件的控制。
3术语:
参照本公司管理手册中的术语解释。
4职责
4.1最高管理者
a批准管理手册和三级文件的发布和更改;
b批准公司其他管理规章、制度及支持性文件的发布和更改。
4.2管理者代表
a审核管理手册;
b批准程序文件的发布和更改。
4.3技术质量部
a负责组织管理手册、程序文件及三级文件的编制与更改;
b负责管理手册、程序文件及三级文件的发放与管理;
c负责电脑应用软件的控制。
4.4经理办公室
负责其他支持性管理文件和外来文件的归档、发放、更改和管理。
4.5其他有关部门
a负责本部门有关程序文件和管理制度的编写与更改;
b识别、分发并控制相关方提供的文件。
4.6区域/专业公司技术质量部门
负责国家现行标准、规范、规程、图集、地方性法规和行业标准等文件的购买、发放和使用管理。
5工作流程
5.1文件分级
5.1.1与管理体系有关的文件包括:
a管理手册、程序文件及支持性文件;
b工程技术文件和资料;
c相关方提供文件;
d相关法律、法规;
e作业指导文件、记录等;
f有关规章制度及与管理体系有关的其它文件。
5.1.2管理体系文件结构图:
管理手册 (一级文件)
通用程序、
共用程序、专用程序 (二级文件)
管理制度、工作标准、标准、
规范、法律法规、记录及其它资料 (三级文件)
5.1.2文件的形式可以是印刷文件、电子文件等。
5.2文件的编号
CCEF/□/□XX-XXXX
文件批准年号
文件顺序号
“T”通用程序文件:
指质量、计量、环境、职业健康安全管理体系通用的程序文件
“ZJG”质量、计量共用程序文件
“HAG”环境、职业健康安全管理体系共用的程序文件
“Z”质量管理体系程序文件
“H”环境管理体系程序文件
“A”职业健康安全管理体系程序文件
“QA”管理手册
“QSP”程序文件
中建**局**公司
5.3文件的编写、批准和发布
5.3.1管理手册由技术质量部组织人员编写,经管理者代表审核、最高管理者批准后发布。
5.3.2程序文件由技术质量部组织有关职能部门编写,经管理者代表批准后发布。
5.3.3三级文件由技术质量部组织有关职能部门编写,经相关部门分管领导审核、最高管理者批准发布。
5.3.5公司其他与管理体系有关的规章制度及支持性文件,由相关职能部门编制,经分管领导审核后,由经理办公室统一编号、发布。
必要时应经最高管理者批准。
5.4文件的发放
5.4.1公司管理手册、程序文件及三级文件的发放和管理工作分两级控制,统一编号后由公司技术质量部发放至公司领导、各职能部门、区域/专业公司,再由区域/专业公司有关部门发放至区域/专业公司领导、职能部门及经理部,并遵循谁发放谁管理的原则。
发放时应做好“文件发放记录”(J-01)。
如因项目增加等原因需增印管理手册、程序文件及三级文件时,由区域/专业公司相关部门从公司网站()上,内部信息交流平台下载,编号并加盖受控章后下发。
5.4.2公司其他与管理体系有关的规章制度及支持性文件,由相关职能部门组织发放,并做好“文件发放记录”(J-01)。
5.4.3对管理体系有效运行起重要作用的各个场所均应得到受控版本,需要时可向业主及有关单位提供非受控版本。
5.5文件的更改
5.5.1法律法规和相关要求发生重大变化或公司体制发生变化时,公司各职能部门应适时对与本部门有关文件的有效性进行评审,需修订或更改时,向技术质量部提交“文件更改申请”(J-02),经批准后由原编制部门修改。
文件的更改采用划改和换版方式。
5.5.2管理手册和三级文件的更改必须由最高管理者审批,程序文件的更改必须由管理者代表审批。
技术质量部组织更改的实施,并将更改通知、更改件、“文件更改记录”(J-03)发放至公司领导、公司各职能部门,将更改通知发放至区域公司技术质量部门。
区域/专业公司技术质量部门从公司网站()下载更改件、更改记录并发放至所辖范围内所有受控版本文件持有者,做好发放记录,各单位负责销毁所辖范围内的作废文件。
5.6文件管理
5.6.1公司各部门/单位应随时识别本单位的受控文件,建立“受控文件清单”(J-04),并及时更新。
5.6.2所有管理体系文件不准私自外借。
人员调动前,所在单位或部门负责将文件收回,并办理文件交接手续。
5.6.3工程技术文件和资料的管理
工程技术文件和资料的控制按《技术管理制度》执行。
一般包括图纸、图纸会审记录、设计变更单、施工组织设计、作业指导书(技术交底)等。
5.6.4相关方提供文件的管理
收到相关方提供文件的部门/单位需识别其适用性,并控制、分发,以确保有
关部门/单位/人员能够及时得到。
5.6.5相关法律、法规、规范、标准的控制,执行《法律法规获取识别控制程序》(CCEF/QSP/T05-2012)。
5.6.6批准销毁的文件由保管人负责销毁。
若仍有参考价值予以留存时,由保管人在文件的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。
6相关文件
《技术管理制度》、《法律法规获取识别控制程序》(CCEF/QSP/T05-2012)。
7记录
7.1文件发放记录(J-01)。
7.2文件更改记录(J-02)
7.3文件更改记录(J-03)
7.4受控文件清单(J-04)
记录控制程序
CCEF/QSP/T02-2012
1目的:
对与管理体系有关的记录进行有效控制和管理,以保证提供管理体系有效运行的客观证据,为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。
本程序适用于与质量、计量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的管理,包括来自供方的记录。
4.1技术质量部负责管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。
4.2各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录,并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
5.1记录的控制范围与分类
5.1.1记录的控制范围包括:
管理体系文件中规定提供的记录,以及在管理体系运行中形成的其他记录(包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等)。
也包括来自相关方的记录。
5.1.2记录的分类包括:
各项管理记录、各项检测、操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等原始记录。
5.2记录的填写
5.2.1填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别,填写人员签名时必须签全名,记录不得用铅笔填写。
5.2.2记录的内容要完整、齐全,提供的数据资料要准确,语言要简练。
收集和保存的记录应尽量使用原始件(包括记录表格本身规定的复写件),顾客提供的记录可使用复印件。
5.2.3各项管理记录和各种报告要及时填写,各项检测、操作记录,监视和测量记录应随时整理,不得后补、伪造。
5.2.5记录一经填写完成,原则上不允许任何部门或个人涂改,以确保其原始性、可追溯性和证明作用,并为制定纠正/预防措施提供依据。
如系笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录上采用“划改”形式进行更改,但应保留原有记录的可识别性。
凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。
5.2.6管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录,由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写;
应由分包方生成的记录,由项目部相应责任人员及时收集。
5.3记录的标识
5.3.1有编号设置的记录应按下列规则统一编号整理:
顺序号—年度(如001─2012)。
5.3.2与管理体系有关的活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等,在其包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信息。
5.4记录的保存、保护
5.4.1所有与管理体系文件有关的记录由公司、区域/专业公司、经理部三级实施管理,各层次部门和人员应保管的记录参照“记录管理目录”(见附录)。
5.4.2下列记录应由公司或区域/专业公司档案室归档保存:
a项目工程技术资料;
b管理评审记录及有关决议;
c内部审核报告;
d第三方审核的有关资料;
e其它需要归档保存的记录。
5.4.3记录应存放在通风、干燥、安全且便于查找的地方。
5.4.4记录应保存的期限参照《记录管理目录》。
(见附录)
5.5记录的借阅/查阅
借阅/查阅记录必须经记录管理部门(单位)负责人同意后,方可借阅/查阅。
与记录内容无直接关系的人员,无权借阅/查阅。
5.6记录的处理
5.6.1记录保存期满后,保管人请示本部门(单位)负责人,由本部门(单位)负责人做出处理决定。
5.6.2批准销毁的记录由保管人负责销毁。
若仍有参考价值予以留存时,由保管人在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。
《文件控制程序》、其他相关文件。
相关记录
8附录
《记录管理目录》
附录:
表1:
记录管理目录
序号
记录名称
保存期限
责任部门或人员
备注
公司
区域/专业公司
经理部
1
文件发放记录
3年
各部门
主任工程师
2
文件更改申请表
3
文件更改记录
文件持有人
4
受控文件清单
5
管理评审实施计划
技术质量部
6
管理评审报告
5年
7
管理评审记录
8
会议签到记录表
9
法律、法规清单
长期
10
法律、法规获取渠道一览表
11
法律法规适用性评价表
12
年度人力资源需求计划
人力资源部
13
员工()季、年度考核表
14
职工培训需求计划表
15
“十一大员”人员花名册
16
“三小员”人员花名册
17
特种作业人员花名册
安全员(工期内)
18
年度内审计划
职能部门
19
内部审核现场记录表
20
内部审核不合格/不符合项报告
21
管理体系内部审核报告
22
纠正措施记录
23
预防措施记录
技术部门
24
工程整改通知单
工期内
下达部门
接收、下达人员
25
不合格品(项)及处理记录
质量部门
质检员
26
不合格物资处理记录
材料员
27
不合格测量设备处理记录
计量员
28
应急准备清单
安全员、环保员
29
安全生产情况汇总表
安全管理部
工程部门
30
安全生产情况月报表
31
环境与职业健康安全监测记录
32
事故(事件)调查报告
33
职工伤亡事故情况月报表
34
施工组织设计会签、审批记录
归档
35
技术复核记录
保修期满
36
会议记录表
表2:
37
试(检)验/检测单位评价表
38
分项工程样板及样板间(户、层)验收记录
39
环境因素清单
环保员
40
环境因素登记及评价表
41
重要环境因素清单
安全管理部发布
环保员更新
42
建筑施工场界噪声测量记录
43
环保检查记录
44
固体废物处理统计表
45
危险源辨识评价表
安全员
46
危险源清单
47
第三方审核有关文件和记录
48
设备需用计划表
机械管理员
49
现场设备使用台帐
50
现场设备三定台帐
51
设备维修保养台帐
52
供货方评价表
53
合格供货方名册
材料管理部
54
材料需用/采购计划
55
材料采购合同评审表
五年
工程部门/合约部门
56
物资进场验证记录
57
材料验收单
58
领料单
59
业主供料丢失损坏报告单
60
招标文件评审记录表
市场部
市场部门
61
投标书会签表
62
业主合同评审记录表
63
合同更改评审记录表
64
工程劳务分包商评价表
项目管理部
65
工程劳务分包合同会签审批表
合约部
合约部门
66
工程劳务分包商履历表
67
合格分包商清单
68
工程回访记录表
69
工程维修记录
表3:
区域公司
项目工程技术资料
档案室
技术质量部门
图纸会审记录
主管工程师
设计变更记录
施工组织设计
开工报告
技术交底
主管工程师/工长
施工日记
工长
合格证、试(检)验报告
施工试验记录
试验员
施工记录
隐蔽工程验收记录
基础、结构验收记录
采暖、卫生与煤气工程
专业工长
电气安装工程
通风与空调工程
电梯安装工程
工程质量检验评定
竣工验收资料
竣工图
表4:
记录管理目录(J-03)
测量设备管理记录
计量器具台帐
检测设备历史记录卡
计量器具周检计划
至少3个周期
非校准状态、检验结果评定表
计量器具送检通知单
计量器具送检登记表
计量器具发放记录
计量器具分类管理目录
能源抄表记录
年度计量器具周检计划
测量设备检定证书、测试报告
3个周期
测量仪器、设备使用说明书
仪器报废
管理评审程序
CCEF/QSP/T03-2012
通过定期对管理体系进行有效评审,确保其持续的适宜性、充分性和有效性,不断完善管理体系,保持企业持续发展。
适用于本公司质量、计量、环境和职业健康安全管理体系的评审。
管理评审:
由最高管理者就管理方针和目标,对管理体系的现状和适应性进行的正式评价。
4.1最高管理者:
主持管理评审会议;
审定管理评审实施计划。
4.2管理者代表:
负责向最高管理者报告管理体系的运行情况,提出改进意见;
审核管理评审实施计划;
准备管理评审所需的资料;
组织相关单位/部门制订纠正和预防措施,负责评审后的跟踪检查和报告工作。
4.3技术质量部:
编制管理评审实施计划,收集、汇总管理评审所需要的资料,落实评审中提出的纠正和预防措施的实施工作。
4.4公司相关部门、区域/专业公司经理:
负责准备并提供与本单位/部门有关的评审文件、资料,制订和实施评审中提出的与本单位/部门有关的纠正和预防措施。
5.1管理评审计划
5.1.1公司每12个月进行一次管理评审。
5.1.2当外部环境或管理体系发生重大变化时,出现严重的质量问题、安全事故、环境污染事故或有重大质量投诉时,最高管理者可随时决定进行评审。
5.1.3管理评审采取会议的形式,可与公司年度工作会合并召开,也可单独进行。
5.1.4 技术质量部于每次管理评审前1个月编制“管理评审实施计划”(J-05),报管理者代表审核、最高管理者批准后,下发参加管理评审的有关单位/部门。
计划应表明评审的时间、地点、内容、参加评审的单位/部门、需要准备的资料等。
各相关单位/部门要按照计划的要求做好评审资料的准备工作。
5.2管理评审输入
各单位/部门根据管理评审实施计划的要求,向技术质量部提交评审所需的资料,由技术质量部汇总提交最高管理者作为管理评审输入。
管理评审输入一般包括:
a各单位/部门管理体系运行情况总结,存在的困难及需要公司协调解决的问题;
b内部、外部审核情况;
c可能影响管理体系的变化,包括组织内部、外部环境的变化;
d内部职工和相关方的投诉和建议,业主满意度的测量结果;
e管理体系的质量目标、计量目标、环境目标、
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