集装箱物流行业综合办公系统Word格式文档下载.docx
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6、业务办公16
六、服务承诺17
1、系统培训17
2、系统维护17
一、信息化发展趋势
1、Internet迅速普及
自从网景公司推出Web浏览器Netscape以来,注册的Web站点便开始以几何级数上升,Internet的用户数量也随之暴增。
到现在为止,可以毫不夸张的说,Internet已经逐步渗入生活的每一个角落。
Internet的普及给企业带来机会的同时,也带来了严峻的挑战。
如何正确的面对这场信息化革命也成为了企业必须认真思考的话题。
毫无疑问,加强企事业单位内部的信息化建设,诸如增加在信息化基础设施中的投资,加强对软件系统的实施应用,都必将促进企事业单位整体信息水平的大幅度提高,为更好的适应互联网社会打下坚实的基础。
2、飞速发展的电子协作
现代社会已经不再是一个个人英雄主义的时代,在现代管理概念里,“团队建设”已经成为管理的一个基本任务,团对建设的核心首先是加强团对中人与人之间的相互协作。
随着计算机应用的普及,电子协作的强大功效正日益凸现,而建立一个有效的内部通讯系统,该通信系统为单位内部各岗位上的工作人员提供有效的交流手段,则构成了电子协作系统的基础。
电子协作主要有如下功能:
●提高本企业的创新能力,巩固并加强其在同行业间的优势。
●帮助优化或改找企业内部和外部的工作流传,提高整体工作的有效性和效率
●形成企业的整体快速响应能力,应付各种可能的变化和事件
●帮助企业内部更合理的分配资源,降低内部的运营成本
3、从知识“遭遇”到知识管理
Internet的在普及的同时,我们也迎来了一个知识爆炸的时代,大量的信息向我们涌来,包括内部的和外部的各种信息。
众多的信息丰富了我们知识,拓宽了我们的眼界,也增加了我们的选择机会。
然而在享受信息爆炸带来的优势的同时,我们又不得不面对与之相伴而来的另一个问题:
垃圾信息。
我们可以假定,所有的信息都是有某种用途的,但并非所有的信息对我们每个特定的人在某种环境下都是有价值的。
如何将有价值的信息从相对我们来说是垃圾的信息中区分开来,成为我们不得不面对的令人头痛的问题。
传统方式是通过某种方式去寻找对我们有价值的信息,然后吸收成为我们的知识,也就是说,我们要“恰恰”碰到这个信息,否则我们的努力就是白费。
基于这种考虑,现在越来越多的企业和个人开始采用“知识管理”这种方式来对信息进行处理。
“知识管理”,简单的说,就是设法让信息“自动”去寻找相应人员。
通过信息的自主行动,用户不仅大大提高了工作效率,同时也大大减轻了工作强度,在一定程度就是减少了开支,增加了收入。
二、Domino在办公系统中的优势
Domino作为企事业单位Intranet建设的首选平台,有其本身固有的强大优势:
1、从人与机器的对话到人与人之间的对话——群件
Domino/Notes诞生同时也产生了一个专有名词来表示这种崭新的模式:
群件(groupware)。
现在,Domino/Notes已成为事实的业界群件标准。
在传统的应用型计算机软件系统中,通常是大量的信息存储在一台或几台服务器上,然后各使用者通过某种客户端来对存放在服务器上的数据进行操作。
在这个过程中,每个用户是通过与服务器计算机打交道来完成信息的传送,更直接的,与人打交道的是机器。
Domino/Notes的出现改变了这个现象,它通过将电子邮件和中央服务器处理程序的完美结合使与人打交道的对象由计算机转变为一个个现实的人。
Domino/Notes在不丧失中央服务器模式固有优势的情况下加强了事务处理的个性化,从而使系统以一种更为人性化的方式呈现在广大用户面前。
2、强大的文挡管理功能
作为唯一的大型文档数据库,Domino/Notes在进行文档管理方面具有无与伦比的优势。
Domino数据库的基本元素是文档,而用户通过视图对文档进行浏览。
因为Domino文档数据库的基本元素就是文档本身,而文档可以同时包含结构化和非结构化的信息,所以Domino能够存储和管理类似文档这样的结构化和非结构化的信息。
由于采用了文档模型,Domino/Notes向用户提供了大量有用的管理非结构化信息的工具:
●格式文本/多媒体Domino/Notes的对象库是一个理想的商业信息容器,可以用于高效的存储、传播、分配和管理这类信息:
如表格、格式化文本、图形、音频等。
●全文搜索Domino/Notes内置了全文搜索引擎,允许用户按自己设置的条件对文档进行索引和查找。
Domino/Notes将符合条件的全部文档按相关次序或用户预设的次序显示出来。
●版本控制Domino/Notes可以根据不同用户对同一个文档所作的不同修改而产生相应的不同版本的文件。
这种功能可以适合各类工作组的需要。
●文档链接Domino/Notes是一个基于超文本的系统,所以Notes文档中可以包含一个指向任一文档的连接,后者可以位于任何一个Domino数据库甚至Web上。
3、完善的安全机制
在Domino中主要有四级安全措施:
验证、存取控制、字段级加密和电子签名。
验证保证了某一拥护身份被可靠认定的手段,Notes中验证是双向验证,服务器在验证用户身份的同时,用户也将对服务器进行验证。
存取控制规定了什么人可以以什么样的方式一访问何种资源。
ACL控制列表对服务器、数据库、数据库内的文档以及文档的字段进行了严格的控制。
字段级加密采用了编码技术使得部分用户无法正确理解改文档相应字段的意义,加密在邮件级、网络级、字段级和数据库级进行。
电子签名可以保障用户收到的邮件确实为邮件上的作者所发,这种机制也保证了邮件在传输过程中没有被篡改。
4、高度的集成性
Domino不同于许多其他类型的服务器,他集成了许多中服务在整个系统中。
Domino不仅仅是一个应用服务器,他同时也可以作为HTTPWeb服务器、一般的邮件服务器、POP和SMTP邮件服务器、NNTP服务器等多种应用服务器的集合。
这种集成性保证了各个系统之间高度统一性,同时也可以使系统在进行扩展时一般不再需要购买其他专用的软件。
5、可扩展性
为了方便与其他系统的衔接,Lotus开发了许多功能来保证其扩展性,与关系数据库的工具包括Domino内置的LS:
DO接口、DECS服务以及单独的LEI(原NotesPump)、ESB,Domino支持如DCOM、CORBA、XML等多种业界标准,Lotus提供NotesSQL使用户可以利用ODBC来对Domino数据库进行访问。
总之,Lotus提供的多种工具和支持的各种标准可以使用户方便的与其他系统进行集成。
6、方便快捷的开发环境
Domino数据库开发工具DominoDesigner可以使用户方便的进行系统开发,Designer支持多种语言进行开发,比较常用的是LotusScript和公式语言两种,其他的如Java、Javascript、HTML、CSS也可以直接应用到Domino中来。
用户也可以通过其他各种工具,如:
C、C++、VB等对系统进行开发。
三、办公系统特点
1、技术实现上采用Web方式
Internet技术现在已普及到企业应用的方方面面,其应用环境已经成熟,并且由于其灵活的处理方式和未来电子商务的美好前景,所以我们在这套办公自动化系统中采用了基于Web的开发方式。
由于Web应用的特点,使本系统以一个更加完整的面貌显示在用户的面前,在使用时,用户日常处理的工作主要在首页上完成,首页上包含了需要用户处理的所有本系统产生任务和开始新工作的入口。
而其他部分则主要让用户完成信息检索和查询的功能。
这样使系统对用户展现一个比较清晰的结构,方便了用户的操作和使用。
Web在进行数据传输时大多数传递的是有关Web格式的文本信息,这就使得网络传输的流量比较低,使需要通过拨号或以Internet方式进行办公室时可以获得相对较为快捷的响应速度。
对异地办公的支持明显加强。
2、流程的灵活性与规范化严格统一
由于企业的工作过程并不总是遵循固定的程序,并且电脑也不可能完全处理例外情况,为了使系统能够应付各种情况,所以本系统在默认情况下是按造固定流程运作,但对于管理该流程的人来讲,则可以随时根据需要改变该流程的流向。
而对于特别情况,例如从各部门上报的文件必须经过部门经理的审核则采用固定的处理模式。
这样就使得在规范化的同时又不使其灵活性。
本系统最大特色之一是需要由专人负责每一个流程的运作,使得系统作为管理制度的一种延伸而不是完全由系统来僵化的进行管理
3、严密的权限控制
慧智OA是建立在Lotus公司著名的群件产品Domino/Notes基础上的,该系统充分利用了Domino/Notes完善的安全机制,使得系统各个层次的控制都非常严密。
从对用户的身份进行认证,对每一个文档拥有的权限,到每一个字段的权限都进行了严密的设定,从而避免用户读其不应该读到的文档,编辑不应该由其进行编辑的文档。
由于权限设置比较复杂,所以用户在进行权限设定时要格外小心,比如送总经理文件进行签发,结果却没有给其编辑该文件的权限。
这种情况在系统刚开始使用时比较容易发生,但随着对系统使用的深入,用户对权限的设定将会越来越得心应手。
4、方便使用,易于维护
本系统是建立在多年自动化开发的经验积累之上的,因此考虑了许多有利于用户使用的因素,比如在系统中大多数情况下只有一个按钮供用户进行操作,而对于经常进行审批的人员来讲,系统还有自动记忆的功能,这样在下次输入相同内容是可以直接进行选择,从而避免了重复劳动。
由于手误在很多情况下在所难免,所以我们特别设置了由系统管理员进行管理的修改文档所有内容的功能。
同时对于各种对于服务器级权限的设定采用了比较统一的管理方式。
由于系统本身的复杂性,对系统的各种权限进行维护相对来讲是一个较为复杂的过程。
这些问题在系统实施过程中现场进行指导解决。
四、系统整体架构
作为港口码头行业的大多数企业,拥有众多的员工,其办公系统的实现方式必然与一般小型企业有许多不同的地方。
管理上主要表现在规范更加严格,对一些事情处理更加细腻,而系统设计上则除了给整个公司使用的一般通用性较强的内容外,由于公司内部部门内部人数众多,必然产生一些部门特有的内容,也就是一些与公司特点结合比较紧密、专业性比较强的内容。
因此,系统在整体上将由两部分构成:
通用办公和专业办公。
通用办公函盖整个公司,而专业办公则由个专业部门使用。
针对港口码头企业用户来讲,系统整体结构图如下:
综合办公系统
专业办公
通用办公
业务办公
机械管理
人事
电子邮件
静态内容
动态内容
我们在下一章中对各部分进行详细介绍。
五、功能模块介绍
1、电子邮件
电子邮件是Domino最原始而且最为强大的功能之一。
电子邮件在使用上界面友好,操作简便。
另外,通过将公司内部的邮件和Internet上的邮件无缝的融合在一起,可以使用户快速的对各种信息进行反映。
邮件在本系统中是用户使用的核心。
用户与系统和外界的交流大部分将通过邮件来完成。
2、静态内容
静态内容主要包括:
会务安排、用车申请、人员动态、公告、督办、图书管理、常用资料、日程安排、个人信息、文档大全、讨论组和帮助。
◆会务安排:
该模块主要处理公司会议通知和重大事务安排,并可对不同得人员设置权限。
数据填写完毕后,首页上“会务安排”部分将显示当天会议和重大事务信息,单击首页上一周会议计划,系统将以表格形式显示从即日起七天的会议。
◆用车申请:
该模块对公司内部车辆使用进行管理,首先由定车人填写定车单,填写完毕后交给审批人进行审批,审批结束送给车辆调配人员进行车辆调度和定车信息发布,并根据情况发布相应人员动态。
用车申请通过后将在出车日期将该信息发布到首页的“用车”上。
◆人员动态:
该模块的主要目的是为了确认公司每一个人当天外出的行踪,方便其他人员获取该员工出勤信息。
该模块内容填写完毕后将在当天在首页上显示于“人员动态”上。
◆公告:
公告完成类似于公告牌、通知等一类需要通知大家的内容,公告可以设置发布日期和结束日期,在该时间段内,该公告将在首页上“公司公告”部分显示出来,如果在生成公告时重要等级还选择了“重要”,则系统将以粗体在首页上进行显示。
◆督办:
督办类似于“催办”,主要为了督促相应人员完成某一特定的工作,该督办信息可以发布到“公共信息”和“个人信息”上,发布到“公共信息”上则所有人都可以看到该督办,一般不建议发布到“公共信息”上。
被督办人可以填写“督办结果”反馈给“督办人”。
◆图书管理:
该模块针对企业图书量在一万册以下的图书进行管理,超过一万册,则相应的结构将不适合,建议另起系统。
图书管理主要完成图书录入和借阅等功能。
图书录入后其他员工就可以通过图书管理模块进行借阅,填写“借阅单”后送给图书管理员进行借阅,图书管理员在该图书可以借阅后单击借阅单上的“同意借出”,系统自动通知借阅人前来取书。
借阅人将图书归还,则图书管理员可以再次借出该图书。
◆常用资料:
提供用户一种快捷获取常用资料的方式。
◆日程安排:
日程安排主要是给每个人安排自己日常的一些工作,该功能主要由平台软件提供。
◆个人信息:
个人信息主要是管理用户自己的一些信息,通过他可以更改自己进入系统的密码以及其他一些私人信息。
◆文档大全:
鉴于企业中存在大量的非结构化数据和文档不能或不需要进行单独的系统设计,我们特别设计了文档大全,文档大全主要任务是将一些例行性的文档和比较正式的资料进行统一存放,以提高检索效率和应用效率。
一般来讲,企业首先采用由每个人对文档进行自由分类,积累企业内部各种没有完全规范化的文件资料,当分类逐渐清晰时,则相应规定详细的文档目录和严格的各类文档管理办法,这时,企业对已有信息的检索和应用的水平就会有较为明显的提高。
◆讨论组:
本系统讨论组由专题讨论和自由讨论组成,专题讨论针对当前大家普遍关心的话题进行讨论,然后由其他人发表评论;
自由讨论没有任何约束,用户可以发表任何文件。
◆帮助:
为了使用户更好的使用本系统,我们在帮助中系统的介绍了本软件的操作过程和日常的一些使用技巧。
3、动态内容
动态部分主要包括:
收文系统、发文系统、内部报告、内部事务、合同审批、费用申请和自由流程。
◆收文系统:
收文系统对于一般企业来讲包括两部分:
行政收文和党委收文,由于不同企业行政和党委两部分的流程上差别有时会比较大,也为了系统结构清晰明了起见,我们将两者分开进行处理。
行政文和党委文流程在本系统中为:
首先由负责处理收文的相应人员填写有关来文的较要信息,填写完毕后进入流程处理程序,本系统中缺省由创建者负责整个流程的运作,一般来讲要经过办公室主任填写拟办意见、相关部门进行会签、公司领导填写领导批示、然后由相关办理部门和人员填写办理结果,最后进行归档。
◆发文系统:
发文系统同样分为行政法文和党委发文,当相比较收文而言,两者的发文区别较大,并且发文的复杂程度也较收文为高。
发文的复杂首先表现在技术结构上,其次在于管理层面上,如果没有一套行之有效管理办法,发文将淹没在巨大的不确定性中间。
行政发文的流程为:
首先发文部门相应人员拟文,然后交部门经理审批,部门经理审批完毕后送办公室主管发文人员流转该文,通常要经过核稿人员核稿、相关部门会签、然后由拟稿人进行修改并再次送部门经理审核、办公室主任进行审稿、主要领导进行签阅、公司总经理进行签发、送校对人员校对并进行归档。
行政发文每一次经过拟稿人都必须经由部门经理审批。
相比较而言,党委发文由于涉及人员相对较少,所于流程相对简单,并且也不是每一次拟稿人都要通过部门经理。
◆内部报告:
内部报告主要处理公司内部需要进行审批的一些例行性事务,相对于其他动态模块,内部报告的使用量相对较大。
内部报告的工作过程大致如下:
首先由负责该内部报告起草人员起草内部报告,然后送交部门经理,部门经理表示同意后送负责内部报告运转的管理人员,由该管理人员按公司的规章制度将该内部报告进行流转。
流转过程通常为:
首先办公室主任填写拟办意见,然后送相关部门填写相关部门意见,完毕后送给领导进行批示,最后由办理人员填写办理结果并在完毕后由管理人员进行归档。
内部报告有时会有很多个来回,比如公司领导对该内部报告有一些意见,在送给有关部门填写意见,办理完毕后有新的情况出现要领导再次同意等。
这些例外过程导致过程复杂,但报告结构相对比较简单。
◆内部事务:
由于港口码头行业公司各部门内部员工比较众多,所以存在一些类似于内部报告的文件,但又不属于内部报告。
为了便于以后对此类文件进行管理和维护,特别列出此模块。
内部事务单列主要是处于管理上的考虑,而不是系统必然单列部分。
◆合同审批、费用申请:
对于公司内部需要进行逐级审批的文件来讲,内部报告已经基本可行,但考虑到合同和费用的特殊性,因此进行特殊处理。
两种情况都对基本情况做比较详细的记录,对审批过程也进行了详细的分类,比如将财务部门和其他部门分开等。
◆自由流程:
该部分主要针对公司内部以上各种情况都难以处理的流程而设置,这类流程通常都带有很大的偶发因素。
可以采用事先定义好过程然后逐步进行,也可以由当前处理者自行决定下一操作者。
如果流程相对比较简单且仅需当前操作者了解,则直接通过邮件就可以实现类似的功能。
4、人事
对每个企业来讲,人事管理方式千差万别。
在本系统中,人事作为一个有机的组成部分而存在,但并不完成专业人力资源管理软件所完成的各种细节功能。
在本模块考虑主要实现一些重要、简便并且效用明显的应用。
基于这种考虑,我们在系统中主要实现以下功能:
●员工信息:
员工信息将与员工个人有关的一些录入到数据库中来,以备信息查找和进行简单统计备用。
另外,该部分会自动生成员工生日祝福和人事合同到期提醒功能。
生日祝福主要为了增加系统人性化的程度和起到一定激励作用。
●考勤:
考勤模块主要考虑实用,采用由专人填写考勤单并打印考勤表的方式进行。
5、机械管理
机械管理主要针对工程部的专业办公系统。
该部分主要包括机械故障报修和机械保养。
●机械故障报修:
该报修处理流程为首先当事故现场将机械故障通知到当班工程师时,由当班工程师填写故障报修单,并由相关维修工程师进行维修,维修完毕,当班工程师将该报修单上其他内容填写完毕并发送给维修主管,由维修主管确认后结束。
机械故障报修可以产生三种报表:
当班记录表、昼夜记录表和历史记录汇总。
●机械保养:
机械保养和日常办公中流程处理方式相似,首先由专人填写内部维修联系单,先后将该表单发送项目负责人和操作部门主管,在保养结束之后向部门经理发送信息。
该流程中中心发送可以在任何时间对流程进行控制。
6、业务办公
业务办公包括两部分:
提供给业务管理系统的一个接入点进行业务查询和业务数据维护记录。
●业务查询:
业务查询设计工作主要由港务公司完成,然后联入本系统,从而使两者保持一定的统一性。
●业务数据维护:
业务数据维护主要处理因系统或操作问题而需要对业务系统进行修改。
由于业务系统和各方面的利益涉及较为紧密,因此,业务系统修改需要严格控制。
业务数据修改流程为:
首先需要申请人填写申请表,然后送调查人进行情况调查,在调查完毕后送部门领导进行批阅,部门领导在同意进行数据修改后有数据库执行人员对数据库进行维护。
六、服务承诺
1、系统培训
系统培训主要包括:
安装、基本操作、系统维护以及基本开发技能。
培训对象按二个层次进行:
Ø
系统管理员及主要技术人员:
安装、基本操作、系统维护及基本开发技能培训;
其他系统操作人员:
基本操作培训
培训方式:
在开发过程中对系统管理员及主要技术人员进行安装、基本操作和基本开发技能培训;
系统启用前进行全面的系统维护培训,并对其他系统操作人员进行基本操作培训,培训时间为1-2天。
以上培训一般均免费,特殊长期培训不在此例。
2、系统维护
本系统维护主要包括以下几个方面:
●操作平台、系统软件的维护
维护将根据系统软件购买的规定,提供安装、测试、验收、现场技术支持、故障分析、性能调整、培训、版本升级以及文档资料等服务。
上海慧智计算机技术有限公司将根据供货合同的规定,负责现场技术支持,遇到不可解决的故障时及时联系、督促有关履行系统正常运行的责任。
●应用的维护
应用软件维护主要包括:
1、指导客户的系统管理员进行应用故障排除(免费);
2、通过远程登陆直接对系统进行维护(免费);
3、对于远程登陆不能解决的问题,我们将在24小时内到达客户现场进行维护(费用视具体情况而定);
4、根据客户需求对系统做适当的改动(原则上不另收费)。
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- 集装箱 物流 行业 综合 办公 系统