南大之星档案管理软件使用具体说明.docx
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南大之星档案管理软件使用具体说明.docx
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南大之星档案管理软件使用具体说明
南大之星档案管理软件使用具体说明
(一)用户登录
在IE地址栏输入网址:
http:
//210.38.121.51,按要求输入用户名及密码后点击登录即可进入档案管理系统。
界面如下:
(二)用户密码修改
各级用户在首次登录系统后,应首先更改自己的默认密码。
在登录系统后,点击菜单栏里的“系统设置”,然后点击“用户管理”图标,点击左边要修改密码的用户,出现界面如下图,点击“修改密码”按钮,出现修改密码对话框,在“管理员密码”中输入旧密码,在“新密码”“确认新密码”中输入新的密码后点击下面的“修改密码”按钮即可(备注:
各用户均可修改自已的密码,本部门管理员可以修改本部门其他普通用户的密码,方法是在“管理员密码”中输入管理员密码,其它方法同上)。
(三)创建新用户
各单位如果有多人共同负责档案,可由本部门档案管理员创建新的用户满足不同人使用。
创建新用户流程如下:
1、档案管理员进入系统后点击上方“系统设置”,然后点击“用户管理”图标,再点击左上方“添加新用户”按钮,出现如下界面,
其中上半段为基本信息,下半段为用户权限部分,现分别说明如下:
用户账号:
一般由英文字母和数字组成,建议用部门字母代码加数字。
登录密码:
可自由定,一般为6-8个字符。
用户姓名:
可输入用户的真实中文姓名。
库房管理员:
这个选项被选中,则该用户可以看到本部门下所有档案表,也具有借阅管理的权限,可以进行档案实体的借阅操作和借阅信息管理。
创建用户:
具有该权限的用户可以创建新用户,这个权限只有部门管理员才有。
全文、图像、媒体、打印管理:
这四个选项分别控制用户是否有全文、图像、录像录音、打印档案的权限。
用户级别:
选普通用户
涉密级别:
选“内部”
将以上信息填完后点击“添加”按钮即完成用户的创建。
(四)信息录入
1、案卷的录入
各级用户进入档案管理系统后点击未分类档案,进入相关类别(普教生、成教生进入“二级学院学籍(普教成教)”,研究生进入“研究生学籍”,留学生、中英班合作班学生进入“国际交流中心”,学报编辑部进入“学报”,党委宣传部进入“声像档案(未分类)”),点击左上角“添加案卷”,出现界面如下图(以普教为例):
以上界面须录入的基本项目有:
一级目录:
部门(或类另)
二级目录:
年度
三级目录:
一般不填
实体分类号:
档案号(一级目录+二级目录,字母注意用大写)
案卷/盒号:
填案卷号
保管期限:
均填永久
密级:
均填内部
正题名:
即所录入的内容
附注:
有特殊情况时可在此作说明,字数不宜过多,其信息在卷内目录中的备注项中体现。
无特殊情况时可不填
第一责任者:
填档案的形成部门
页数:
指本案卷的总页数
文件起止时间:
指形成本案卷的最早时间和最晚时间
归档单位:
填归档部门
输入员:
填写具体录入档案的人员姓名
录入后案卷各界面如下:
界面1:
点击“添加”,系统提示“添加案卷、文件完成”,点击“确定”按钮,本次案卷输入完成,系统自动进入下一案卷的输入界面。
(在录入下一案卷时,有些信息系统会自动保留上一案卷内容,只需在要更改的栏目里做相应修改即可。
)若案卷添加完毕,则点击“关闭”按钮即可。
2、卷内文件的录入
案卷录入结束后,关闭案卷录入界面,点击案卷正上方的“添加文件”按钮,出现“添加文件”信息录入窗口,其中一级目录、二级目录、三级目录会自动保留案卷内容(也可点击左上角“添加文件”按钮,此按钮不保留案卷内容,故一般不建议用)。
界面如下(以计算机科学学院普教生为例),其中“文件案卷号及件号”中第一个1代表案卷号,后面0001则代表该份文件在案卷中的位置。
各单位在输入卷内文件时,需录入的项目基本与案卷一致,现按部门分别说明如下:
(1)各系各部门可按下图格式输入卷内文件:
输入完成后点击“添加”,系统提示“添加案卷、文件完成”,点击“确定”按钮,本次卷内文件输入完成,系统自动进入下一文件的输入界面,同样系统会自动保留上一卷内文件内容,只需更改“正题名”“附注”、“页数”等内容即可,见下图
输入完成后点击“添加”,系统提示“添加案卷、文件完成”,点击“确定”按钮,本次卷内文件输入完成,系统自动进入下一文件的输入界面,同样系统会自动保留上一卷内文件内容,只需更改“正题名”“附注”、“页数”即可。
党委宣传部在输入完卷内目录后须将与卷内目录对应的相片上传至档案系统。
方法如下:
在完成卷内目录录入后界面如下图:
点击卷内目录的“图像”,出现以下界面:
点击“选择文件1”右边的“浏览”按钮,将对应相片内容的电子版照片所在位置,然后打开即可,在“选择文件1”下面的“图像名称”可对此张相片进行命名或说明,点击上面的“上传”按钮,图像上传成功。
如果一个卷内文件对应有多张相片,可继续点击“选择文件2”右边的“浏览”按钮,方法同上。
相片上传后如下图
如果需要对所传相片的名称作更改或删除,只需点击上图的“名称”、“删除”按钮即可。
需要注意的是,除党委宣传部外的其他部门,如果对应的卷内目录有电子版文件(如学生学籍表及历年成绩表有电子版文件),可在对应的卷内目录上传该电子文件,方法如下:
点击要上传文件对应的卷内目录的“全文”按钮,出现如下界面后点击“浏览”按钮,选择该份文件的电子版所在的位置,然后打开,填写文件题名(如XXX历年成绩表),在“上传方式”中选择“上传整个文件”,点击“上传”按钮即可。
如果一个卷内目录有多个学生,可继续点点击“浏览”按钮上传文件。
3、案卷目录及卷内文件目录的修改
用户在录完目录后,如果发现录入有错误时,可将鼠标移至有错那行的“编辑”项目,光标下出现“编辑文件、案卷”字样,点击鼠标出现案卷(卷内文件)原来的录入窗口,将有错误的信息改正过来后点击“保存”即可。
如果发现录入目录有重复需删除多余目录时,只须将鼠标移至要删除那行的“删除”项目,光标下出现“删除该记录”字样,点击鼠标,出现“此操作将您所选择的案卷(文件)放到文件回收站里,是否继续”提示框,点击“确定”按钮即可删除该记录。
在各用户尚未将档案实体移至档案室时,用户可对自己所录入的目录作修改或删除,一旦实体移交档案室由档案工作人员确认签收后用户就只有查询功能而无修改和删除功能了。
因此,各单位在将档案实体移交档案室前须检查所有的录入无误后(特别是学生姓名要录准确),再将案卷目录与卷内目录打印出来连同实体移交至相关职能部门,再由职能部门统一交至综合档案室验收。
4、档案查阅
各门录入案卷及卷内文件目录后,如需要可对自己所录内容作查询,查询方法分为“综合查询”与“表内查询”。
(1)综合查询的方法如下:
登录系统后,点击上面菜单栏的“综合查询”,出现如下界面,可在“查询档案”中的“请输入查询条件”中输入要查询的内容后点击“开始”按钮即可,也可在“组合查询”中按“题名”“文号”等进行查询。
(2)表内查询的方法如下:
登录系统后,点击所要查询的档案类别,进入后点击窗口左侧上方“表内查询”左边的
后出现如右边的查询对话框,在“检索条件”对话框里输入要查询的内容,并在“查询方式”及“查询范围”下拉列表框里选择所需条件,点击“检索条对话框右侧的
,检索结果就会显示在屏幕右侧。
5、案卷目录及卷内文件目录打印
打印操作首先需要选择打印的范围,然后选择打印目录的模版,即打印出的样式。
现将案卷目录及卷内文件目录打印的方法说明如下:
(1)案卷目录的打印
点击案卷上方的“打印当前”按钮,出现如下界面
在“自定义打印目录”中选中“案卷目录(A4纵向)”其它按系统默认,然后点击界面中左下角的“打印预览”,出现如下界面
点击左上角“文件”下拉菜单,点击“打印”按钮即可将所预览的案卷目录打印出来。
(也可点击“文件”下拉菜单中的“打印预览”按钮,此按钮所预览到的格式即是要打印的真实情况,再点击左上角的“Print”按钮即可将目录打印出来)。
在用户的电脑上第一次点击“打印预览”时可能会提示安装系统的一个插件,点击“安装”就可以了。
(2)卷内文件目录的打印
点击案卷上方的“打印当前”按钮,出现打印界面(与上面案卷打印界面相同),在“自定义打印目录”中选中“卷内目录(A4纵向)”,在“打印设置选项”中的“案卷列表”的下拉菜单中选中要打印的案卷(其它项目可按系统默认),点击界面中左下角的“打印预览”,在预览界面点击左上角“文件”下拉菜单,点击“打印”按钮即可将所预览的卷内目录打印出来。
三、各部门档案归档流程
关于规范各学院、教辅等单位排序的通知
各单位:
根据学校近三年来有关文件及宣传资料,从我校现有理、工、经、管、文、教、法、史等8个学科门类的实际出发,结合教育部普通高等学校本科专业目录学科门类排序,现经学校领导研究,同意我校各学院、教辅等单位排序如下:
一、各学院排序
1.计算机科学学院
2.电子与信息学院
3.机电学院
4.自动化学院
5.教育技术与传播学院
6.经济与贸易学院
7.管理学院
8.会计学院
9.政法学院
10.文学院
11.外国语学院
12.美术学院
13.教育学院
14.民族学院
15.继续教育学院
16.国际教育学院
二、各公共教学部排序
1.社会科学部
2.大学英语部
3.体育部
三、各教辅单位排序
1.图书馆
2.广东工业实训中心
3.计算机网络中心
4.电教中心(与教育技术与传播学院合署)
5.师资培训中心
6.学报编辑部
二○○九年十一月二十四日
附件2:
广东技术师范学院声像载体材料档案二、三级类目代码简表
代码
二级类目
三级类目
11综合
12照片
11综合管理
12重要会议及重大活动
13教学、科研活动
14外事活动
15文艺、体育活动
16校园建设与资产管理
17成果、荣誉
18人物及纪念集体合影
19其他
A
13录音带
同上
V
14录像带
同上
L
15幻灯片
同上
RP
16磁盘
同上
F
17影视胶片
同上
M
18缩微胶片
同上
RG
19光盘
同上
附件3:
广东技术师范学院声像载体档案归档范围和保管期限表
SX12照片档案归档范围和保管期限表
SX1211综合管理
参照各大类档案综合管理类的归档范围和保管范围
SX1212重要会议及重大活动
序号
类目名称
保管期限
1
学校党代会、职代会(工会)、团代会、学生会照片。
永久
2
学校的各项工作会议(较重要的)照片
永久
3
学校召开的各类科研、学术年会和学生交流会(较重要的)照片。
永久
4
学校表彰先进、劳模报告会等照片。
永久
5
上级有关部门在学校召开的各类会议照片(较重要的)
永久
6
上级领导来院视察活动照片
永久
7
校庆活动照片
永久
8
学校节日纪念活动的照片
永久
9
兄弟院校来院参观(较重要的)照片
永久
10
学校建筑奠基、落成典礼照片。
永久
SX1213教学、科研活动
序号
类目名称
保管期限
1
学校召开的各类科研、学术会议和学生交流会(较重要的)照片。
永久
2
学校历届开学、毕业典礼、毕业答辩会议照片。
永久
3
上级领导来院视察、检查教学工作的照片。
永久
4
外单位来院参观、进行学术交流的照片。
永久
5
各类教学活动照片
永久
6
招生工作
永久
7
德育教育、政治思想工作。
永久
8
教学管理工作
永久
SX1214外事
序号
类目名称
保管期限
1
国际学术交流活动
永久
2
学校人员出访外国活动照片
永久
3
外国友人来访照片
永久
SX1215文艺、体育活动
序号
类目名称
保管期限
1
学校各类大型文艺活动照片
永久
2
校运会及各类大型体育活动(较重要的)照片
永久
SX1216校园建设与资产管理
序号
类目名称
保管期限
1
学校原貌照片
永久
2
校园风景照片
永久
3
学校各类建筑物照片
永久
4
学校各类重要资产设备照片
永久
SX1217成果、荣誉
序号
类目名称
保管期限
1
科研成果实物照片
永久
2
荣誉证书(较重要的)照片
永久
3
锦旗、奖品(较重要的)照片。
永久
SX1218人物及纪念性集体合影
序号
类目名称
保管期限
1
上级领导来院活动人物照片
永久
2
学校领导、教授的工作、生活照片。
永久
3
会议代表合影(较重要的)
永久
4
开学、毕业师生合影。
永久
5
领导人物合影、学校历届领导人照片。
永久
6
党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影。
永久
7
各类纪念性集体合影(较重要的)照片
永久
SX1219其他
序号
类目名称
保管期限
1
学校发生的重大事件、事故的照片。
永久
2
发生的非正常情况和现象的照片
永久
3
其他有重要保存价值的事件的照片
永久
备注:
1.录音带[SX13]、录像带[SX14]、光盘[SX19]以及其它声像载体的归档范围和保管期限参考照片档案的归档范围和保管期限表。
2.声像载体内容如无法考证形成年度,则归入整理年度编制年度号。
- 配套讲稿:
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