word 使用常识.docx
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word 使用常识.docx
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word使用常识
Word 常用技巧,很实用!
文字符号输入类技巧
输入字库中没有的文字
在我们进行文字录入的过程中,经常会碰到一些怪字,不管使用什么输入法都无法输入,在正规的字库中根本找不到它们。
碰到这些字我们应该怎么样才能将其录入呢?
在此介绍两种比较常见的方法:
1、紧凑法
使用紧凑法比较适合左右结构或左中右结构的汉字,这类汉字的构成部分常常可以单个输入。
例如“妙”就可以拆分成“女”和“少”两部分,那么就在word里先分别输入这两部分,然后将它们选中,打开“格式”菜单下的“字体”命令,切换到“字符间距”标签,然后将“间距”设为“紧缩”,并设置一个合适的磅值,让这两个字都紧缩在一起,使其看上去像一个字,这样打印出来的文稿并没有任何区别。
2、造字法
如果不适合使用紧凑法,那么就可以直接来造字。
打开附件菜单中的“TrueType造字程序”,这时程序会要求选定一个代码,例如我们选择AAA1,确认之后即可进入编辑窗口。
你会发现编辑窗口与画图操作窗口比较相似,确实如此,这时我们就需要用鼠标在编辑区域划出要造的字,要绘划的时候尽可能接近原字形状。
绘制完毕,打开“编辑”菜单,选择“保存字符”命令。
操作完毕,我们切换到区位输入法,按下键盘上的AAA1即可输入我们所造的字了。
如果电脑上没有区位输入法,那么则需要再次打开“编辑”菜单,选择“输入法链接”命令,在弹出的窗口中设置一个位置文件名和位置,可以随便设。
设好后即会弹出输入法字根,在自己使用的输入法中输入自定义的编码,然后单击“注册”按钮即可。
将Word中数据转换成表格方法Word中文本与表格互相转换
Word中的自动断词功能
有的单词太长了,需设置自动断词,其方法:
在工具-语言-断字-自动断字,勾上。
你读我写小软件——边打字边朗读
是以汉语普通话为标准发音的实时校对朗读软件,可在用户进行文字输入的同时,将输入的
(1)汉字、
(2)英文字母、(3)数字(4)标点符号(5)功能键(6)网址(7)电子邮件地址(8)日期格式等信息朗读出来.一改从前进行汉字排版编辑时单调无味的哑巴式输入,清晰的语音输出在给人无穷趣味的同时,确保输入的准确无误.
下载地址:
Word字号大小快速调整
在Word中要改变字体的大小,一般的方法是先选中指定文字,然后通过“格式”工具栏中的“字号”来改变;也可以直接在“字号”中输入字号大小来改变,这种方法还可以突破5-72磅字号的限制。
更为快捷的方法是用组合键“Ctrl+Shift+”来进行调节,前者为减小字号,后者为增加字号。
使用这种方法可以实时看到所得到的字号的大小,比直接输入字号来调节要直观些。
Word中为文本加上划线
在用word进行日常的办公文档处理中,有时候需要在输入的文本的上面加上划线,可以用域来手动实现给文字加上画线。
首先按下“Ctrl+F9”组合键,在出现的域定义符“{}”中输入“EQxto(Y)”,(这里的“Y”代表你输入的文本,可以是文字和字母),最后按F9更新一下域代码即可。
复制与粘贴的技巧
从网上下载的资料,存到word里面,其中很多文字和图片都带有超链接。
快速刪掉超链接的简单办法:
1、按Ctrl+A全选,然后再按Ctrl+Shift+F9。
2、其实一个比较简单的办法是先贴在notepad里,然后再剪切复制进word。
3、如果所用为word2007版本,在复制之后,打开word2007,点“粘贴”按钮的下拉箭头,再点“选择性粘贴”即可。
不切换输入法输入小数点
在输入大量数据时,如果是用安装office时携带的五笔字型或拼音输入法,会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼(使用陈桥五笔不会出现这些问题,它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改为小数点)。
如使用Word工具中的“自动更正”可解决此问题。
方法为:
1、打开“工具”——“自动更正”——“自动更正”,
2、在“替换”中填上“。
。
”(2个句号);
3、在“替换为”中填上“.”(1个小数点);
4、点击“确定”;5、回到Word输入界面,在输入小数时,在整数后输入两个“。
”,再输入小数,那两个句号即变成了“.”。
这一方法会让你在输入小数点是多输入一个“。
”,不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。
按此办法进行后,你在Excel中用同样的输入方法,就可以快速输入数字中的小数点。
此法可用于文字材料中的序号更正、如将“1、”改“⒈”,年份中“零”的更正、如将“二00”改为“二○○”;公文年份中“括号”的更正、如将“(”“[”改为“〔”。
为常用符号指定快捷键
通过在word2010文档中为常用符号指定快捷键,用户能够通过键盘直接输入常用符号。
这里所说的快捷键是指Ctrl或Alt与一个或多个字母、符号的组合键。
在Word2010中为常用符号指定快捷键的步骤如下所述:
第1步,打开Word2010文档窗口,切换到“插入”功能区。
在“符号”分组中单击“符号”按钮,并单击“其它符号”选项,
第2步,打开“符号”对话框,选中准备指定快捷键的符号(例如→号),并单击“快捷键”按钮。
第3步,在打开的“自定义键盘”对话框中,将光标定位到“请按新快捷键”编辑框中。
然后在按住Ctrl或Alt键的同时按下一个或多个字母或符号(例如Ctrl+Z),并依次单击“指定”→“关闭”按钮。
第4步,返回“符号”对话框,继续为其它符号设置快捷键。
设置完毕单击“取消”按钮关闭“符号”对话框。
编辑类技巧
在Word中进行一键粘贴
在Word中,我们经常做的命令就是复制和粘贴。
其实在Word中可以实现一键粘贴,这个按键是我们不太常用的Insert(插入)键。
在Word的主界面“工具”中选择“选项”,然后进入“编辑”菜单,在“用INS键粘贴”选项前打上钩,之后点击“确定”按钮退出。
这样以后在Word中使用INS一个键就可以进行粘贴了,是不是感觉比以前方便了很多?
快速删除英文单词
在几乎所有的文字处理软件中,要删除插入点前的英文单词,可以按住Ctrl键,再按下Backspace键。
如果要删除插入点后的单词,可以按住Ctrl键,再按下Delete键。
该种删除方法,对中文中的词组同样有效。
Word文档编辑功能全部锁死的应急处理
有时我们使用Word会遇到只能查看而编辑功能全部锁死的Word文档,当需要更改时,用传统的复制粘贴到新文件的方法,必然会引起文件格式的走样,其实这时我们新建一个文件,使用文件菜单下的插入命令,将这一锁定的文件插入当前新文档中,就可以在样式不更改的情况下进行修改了。
Word中快速交换段落位置
在Word文档编辑中,经常遇到需要将文档的前后两段的位置进行交换,通常情况下可以用“复制”和“粘贴”来达到目的,也可以先选中需要交换的文本后按住Shift键拖动鼠标进行移动。
其实也可以这样来操作:
先选中需要交换的文本,然后按住“Shift+Alt”组合键,配合键盘上的上下方向键进行上下移动就可快速交换文本段落的位置。
在一个含有大量图片的文档中,如须对图片进行浏览或编辑,快速定位图片对象就显得非常重要了。
通常情况下,我们会采用拖动滚动条或滑动鼠标滚轮的方式来查找并定位图片。
这显然不是一种快捷的方法。
其实,我们可以打开所需文档,在垂直滚动条上单击“选择浏览对象”图标(位于两个双向箭头图标中间带圆点的图标),在弹出的窗口中单击“按图形浏览”选项即可。
这样,通过单击垂直滚动条上的两个双向箭头图标就可以快速定位图片对象。
想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?
选中要删除的单元格区域,然后按下“Ctrl+-(减号)”组合键,在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。
使用Word的“减少一页”功能巧缩篇幅
我们在进行word文档编辑的时候,经常会遇到这样的情况:
文档最后一页只有一两行甚至几个字,却要占用一整页。
多费一张纸是小事,那寥寥几行占据一页显得版面也不好看。
与其费劲地去斟酌该删除哪些字句,不如灵活地使用Word的“减少一页”功能。
选择“打印预览”,在工具栏(“打印预览”的工具栏)中点击“减少一页”图标,再点击“关闭”。
那超出整页的几行就被“安排”了,而且原来的段落不变。
该功能虽然可以对多页进行缩减页面的操作,但那样会因为字体过小而难以阅读。
所以,该方法特别适用于刚好超出数行的单页文档,如信件、海报、备忘录等。
建立和修改目录
建立目录
1、光标置于拟建目录处;
2、插入——引用——索引和目录——单击对话框中“目录”;
3、选择目录格式如“正式”;
4、通过复选框“显示页码”;
5、在“显示层次”文本框中,选择或输入王码电脑公司软件中心个数字,以决定目录表的范围;
6、从“制表符前导字符”列表框中选择目录名和页码间的连字符,默认符号是“……”;
7、从“预览”窗中可随时观察到变化的结果;
8、单击确定,返回文档区,目录即建成;
9、如在文档中插入新文档需增加目录时,要点插入,重建目录。
修改目录
1、光标置于已建目录的任意处;
2、按更新快捷键F9,目录部分结构变灰,显示“更新目录”对话框;
3、选择“更新整个目录”或“只更新页码”,确定;
4、在更新过程中,Word询问是否替换,选择“是”。
审阅
巧用WORD“审阅”功能探索上司的秘密巧用word2007“审阅”功能探索上司的秘密,呵,一听这题目,大家一定很好奇吧。
竟然能用WORD2007来探索您上司的秘密,嘿,不懂了吧。
下面看看officeBA是如何做的。
很多上班的经常要使用WORD2007编辑文档吧,编辑好了是不是要经常给一层一层上级审阅呢?
某某经理看过了,不满意的地方给你修改一下,交给某某高层再看看,又有不满意了,那高层再改改……直到最后完成定稿。
那么你想知道不同上司修改了哪里吗?
想知道各层官员的思考角度吗?
那么我们就利用好WORD2007的“审阅”功能视图,依次点击“比较/比较”,然后在弹出对话框里分别载入修改前后的文档,点击“确定”按钮后就能比较出修改的位置了。
哈。
是不是很简单呢。
格式类技巧
格式与格式转换
Word文档快速变为PPT许多场合我们需要把在Word中编辑好的文档制作成PPT演示文稿,用复制、粘贴的方法就显得有些麻烦了,特别是对于很长的Word文档更是如此。
这里有更为简便的办法可以做到:
依次单击“文件→发送到→MicrosoftOfficePowerPoint”即可,最后再在PPT中对发送过来的文档进行适当的排版,这种方法十分快捷。
Word文档转为PPT演示文档的两种方法
许多人都习惯在PowerPoint环境中制作幻灯片。
如果你手头有一个现成的Word文稿讲义,就能变成PowerPoint演示文稿,而不用打开PowerPoint重新输入文字。
因为Word和PowerPoint两个软件早为你考虑周到了,只需几下简单的操作,你的一篇Word文档即可轻松转换为PowerPoint演示文稿。
其转换方法有二:
1、导入Word文档先在Word的大纲视图下,创建一个Word大纲文件,存盘;然后打开PowerPoint程序,单击菜单栏上的“插入”,选“幻灯片(从大纲)”,在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word大纲文档,单击[插入],这样,Word大纲文档就变成了PowerPoint演示文稿。
二者的对应关系是:
Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题,Word大纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文,Word大纲文档的三级标题变为PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容,其余依次类推。
这种转换方法要求在Word大纲视图下编辑文档,对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便,那么可使用下面的转换方法。
2、直接创建演示文稿如果在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章,想把它们制成幻灯片,就可以在Word中应用“样式”和快捷键来直接创建演示文稿。
先解释一下什么是样式:
样式是Word中早就有的功能,只不过我们很少用到它,使用样式功能可以使文档的创建和管理易如反掌。
样式工具栏就在操作界面的左上端,通常都写着“正文”两个字。
点击右侧的向下箭头,会出现“标题1、标题2、标题3……正文”等内容。
您还可以按住“Shift”键的同时点击向下箭头,看看会出现什么情况?
请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中,然后选择“标题1”,其他也依次类推。
然后在菜单栏上选择“工具/自定义”,再在弹出的对话框中选“命令”选项卡,从左窗口中选“所有命令”,从右窗口中找到“PresentIt”命令。
用鼠标左键按住并拖动“PresentIt”至Word的菜单栏或工具栏均可。
用此快捷键可直接调用PowerPoint程序,并把当前的Word文档直接转换为PowerPoint演示文稿,以大纲视图显示。
点击“PresentIt”后你会发现,用标题1样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片。
如果你没给Word文档定义样式,点击[PresentIt]后,PowerPoint会把文档的每一段落作为一张幻灯片,是不是很简单啊?
以后你尽可以在你习惯的Word下编排文章,然后轻松地转为PowerPoint演示文稿。
当然,你也可以把任何以前的Word文档或你找来的文章转换为你需要的PowerPoint演示文稿。
文稿转换好了以后,剩下的修饰想必你肯定自己会料理了。
Word也能实现“条件格式”
我们知道,Excel提供了一个非常实用的“条件格式”功能,可以为某些符合特定条件的单元格设置特殊的格式,但遗憾的是Word中却并未提供这一功能。
对于尚未完成的文档,操作起来并不困难,但如果是已经编辑完成的文档,可能就不是那么简单的事情了。
下面就教大家具体的实现方法。
解决任务的思路是借助“查找和替换”来间接实现条件格式功能,操作步骤如下:
第1步:
调出“查找和替换”对话框
这里要说明的是,我们从“格式”菜单下是找不到设置条件格式相关选项的,Word毕竟与Excel有所不同。
正确的步骤是从“编辑”菜单的格式菜单下选择“查找”或“替换”命令,这两条命令都可以打开“查找和替换”对话框,前者是默认显示“查找”标签页,后者是默认显示“替换”标签页,操作更方便一些。
第2步:
设置条件
如果整篇文档中只有很少的几个英文单词,那么设置起来并不复杂,最多手工设置后通过“格式刷”的功能复制一下就可以了。
但现在我们的目的是为文档中的所有英文内容设置特定的格式,而且文档中的英文内容非常繁复,手工操作显然并不现实。
仍旧按照常规的方法进行操作,首先将光标定位在“查找内容”框,然后在“特殊字符”下拉菜单中选择“任意字母”,也可以手工输入“^$”。
接下来,将光标定位在“替换为”框,然后在“格式”下拉菜单中选择“字体”或其他选项进行设置,例如笔者在这里将所有英文内容的格式设置为ArialUnicodeMS字体、大小11磅、不加粗、不倾斜、字体颜色为蓝色,目的是为了便于与中文内容区别开来。
第3步:
确认替换
完成上述设置后,单击“全部替换”按钮即可将文档中的所有英文内容设置为特定的格式,现在看起来就清晰多了。
当然,如果你不满意,可以重新打开“查找和替换”对话框进行设置,这里就不再多介绍,感兴趣的朋友不妨自行试验。
小提示:
使用通配符实现“条件格式”
上述功能我们还可以使用通配符来实现,在“查找内容”框中输入“[a-z,A-Z]”,这行代码的含义是查找所有英文字符,“a-z”表示所有小写的英文字符,“A-Z”表示所有大写的英文字符,“替换为”仍旧按照前面的格式进行设置,但关键是要将搜索选项中的“使用通配符”复选框选中,最后单击“全部替换”按钮即可完成。
去掉分页符
怎么把Word文档里已经有的分页符去掉?
先在工具–>选项–>视图–>格式标记,选中全部,然后就能够看到分页符,delete就ok了。
巧用“替换”功能,删除Word文档多余的空行
有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件),一行一行的删除费时费力,这时我们可用“替换”功能来轻松解决,主要方法:
1、点击“开始——替换”;
2、把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“更多”按钮,在出现的下拉选项框中的“段落标记(P)”两次,在输入框中会显示“^P^P”;
3、将光标放在“替换为”输入框中,选择“特殊字符”插入一个“段落标记(P)”(一个“^P”);
4、按下“全部替换”按钮。
这样多余的空行就会被删除。
如果发现还有一些空行去不掉,可再重复一下即可。
如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格,可在查找中的“^P”加个空格,再加上“^P”,替换为“^P”,那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了。
批量删除Word文档中的软回车符号
有时候我们从网页上复制一些文章到word中时,往往会带有好多向下箭头的符号,这就是软回车符号(Word中软回车是同时按住shift+enter得来的),这些软回车占用了Word很多的空间,如果手动一个一个删实在太麻烦了,怎样才能快速批量删除这些软回车符号呢?
1、快速批量删除软回车
点击菜单栏中的“编辑”→“替换”,在“查找内容”里面输入^l,“替换为”里面不输入任何字符,然后点“全部替换”,就可以删除整个文档里面的软回车了。
2、把软回车替换成硬回车
上面的方法只是把所有的软回车都给删了,可是必要的段落换行还是需要的,所以下面介绍如何把软回车替换成硬回车。
点击菜单栏中的“编辑”→“替换”,在“查找内容”里面输入^l,“替换为”里面输入^p,然后点“全部替换”就OK了。
其实知道了软回车是^l,硬回车是^p,那么我们就可以灵活运用了。
比如我们经常会遇到一篇要打印的文档很长,中间有很多回车,如果遇到段与段之间有两个回车,我们就可以利用替换成一个回车。
这样就节省了很多空间。
删除Word中空格的办法:
1、清除多余的空格(点一下显示比例旁边的一个按钮即可显示,下同)
空格可以全部替换为空(去掉)
1)注意有两种空格,英文的小点和中文的方框将其复制,
2)然后编辑-查找,用Ctrl+V粘贴到查找后面
替换中的内容为空
3)“全部替换”
2、清除多余的回车键(即段落标记)
首先看一下规律,一个段落后有几个回车键以两个回车键为例,
1)编辑-查找,输入^p^p
2)点“替换”,输入^p
3)点“全部替换”
3、将人工换行符(即向下的箭头)变为段落标记
1)编辑-查找,输入^l
2)点“替换”,输入^p
3)点“全部替换”
4、修改段落格式
1)选中相应文字,格式-段落
2)特殊格式,首行缩进2字符
3)段前段后0行
4)设置适当的行距
5)将“如果...”前面的勾去掉
6)确定
其他的情况可结合上面的方法灵活处理。
表格类技巧
图片插入与编辑类技巧
排版类技巧
保存与文档保护类技巧
打印类技巧
工具与工具栏
页眉页脚的制作
键盘类技巧
Word中输注册商标符号
全角数字转半角宏录制
表格数据按小数点对齐
同时按3键隐藏文档内容
自动编号问题
自动图文集
自动更正
造字
Word与PPT转换方法
创建模板
PDF格式文件
rand函数Word中的奇怪问题
Word常用技巧:
1、去除默认的输入法:
打开选项窗口,点击其中的“编辑”选项卡,去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号,点击确定。
重新启
动Word后,就会发现微软拼音不会一起启动了。
word教程
2、翻译文字:
先要安装好字典库,连线上网,通过网上资源翻译。
选择准备翻译的文字,然后点选Word菜单栏“工具”→“信息检
索”;界面右边将出现“信息检索”版面。
在“搜索”栏选择“翻译”,再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪
国语言,结果马上就会显示出来。
要快速翻译下一个词,可以按住Alt键不放,然后点选生词。
3、快速显示文档中的图片:
如果一篇Word文档中有好多图片,打开后显示比较慢。
但我们打开文档时,快速点击“打印预览”按钮,图片就会立
刻清晰的显示出来,然后关闭打印预览窗口,所有插入的图片都会快速显示出来了。
4、给图片注解文字:
选定要添加说明的图片,单击鼠标右键,在快捷功能菜单中选“题注”,以打开题注窗口;然后在“标签”栏选择“公
式”、“表格”或“图表”;最后在“题注”栏输入注解文字,再点“确定”按钮结束。
此时,注解文字会自动显示在图片
下方。
注解文字可以随时更改,如改变字体大小,或者删除等等。
5、制作水印:
Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能,而且能够随意设置大小、位置等等。
在Word菜单栏点击“格
式”→“背景”→“水印”。
在“水印”对话框中选择“文字水印”,然后在“文字”栏选择合适的字句,或另外输入文字;
或在“水印”对话框中选择“图片水印”,然后找到要作为水印图案的图片。
最后按“确定”,水印就会出现在文字后面。
6、自动更正错误词组:
可以通过Word2003自动更正写错的词组。
比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”,依次点击“工具-自动更正选
项”菜单,在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项,在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”,然后在替换
为文本框中输入“为虎作伥”,点击确定。
这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候,Word就会自动更正为
“为虎作伥”。
用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中,让你的Word识别词组能力更
强、更智能化。
7、轻松统计文档字数:
打开Word文档,然后依次点击“工具-字数统计”菜单,就可以清楚的看到这篇文档的统计信息,也可以通过打开文
档属性窗口,接着选择“摘要”标签,然后点击“高级”按钮,这时也可以看到该文档的详细统计信息。
但是需要统计多篇文档的总字数,这样一篇篇的统计,也就太慢了,效率也很低。
可以先打开其中任意一篇文档,然后
依次点击“插入-文件”菜单,然后把其它文档全部插入进来,合并成一篇文档,然后再点击“字数统计”菜单项,就可以
轻松的查看所有文档的总字数了。
8、一版多页显示:
先按“预览打印”图标,或点击“文件”→“打印预览”,Word将处于“预览”模式;在工具栏上单击鼠标右键,选
择“常用”。
这时,Word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。
再在工具栏上右击鼠标,选择“自定义”,进入自定义
设置状态;现在,将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。
关闭“自定义”窗口,再关闭“预览”
模式;以后,点击Word“常用”工具栏上的“多页”按钮,就可以选择一页显示多少个版面了。
9、加载稿纸:
到微软网站上下载稿纸加载项,安装后在Word2003的“格式”菜单下就可以看到“稿纸设置”命令,选择后在设置对
话框“启用稿纸隔线”,然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等,确定
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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