会议组织程序及要点.doc
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会议组织程序及要点.doc
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会议组织程序及要点
1、制定会议方案。
要根据会议主题和领导意图制定周密科学的会议方案,内容包括:
会议时间、地点、出席会议人员、会议日程、会务分组安排等。
2、起草审核会议通知。
一般会议通知内容包括:
会议名称、时间、地点、会期、参会会议人员、注意事项、主办单位、联系单位及电话灯。
3、落实与会人员,进行人员编组。
收集整理与会人员名单是会务工作的一个重要环节,要确保与会人员的姓名、性别、单位及职务准确无误。
4、安排人员座席。
应根据会议性质、与会人员职级及序次来排定座席。
(1)排序的一般原则:
①市级领导(依据《市级领导排序表》);②非市级领导的副县级领导;③市委各部办副职;④各乡镇街道党(工)委书记、乡(镇)长;⑤市直单位党政正职(依据《常用电话号码本》排序)。
(2)主席台原则上只安排市领导,市委全会要安排市委常委主席台就座,其他会议安排有讲话、颁奖、主持等任务的市级领导主席台就座。
(3)未在主席台就座的其他市级领导要安排在厅中靠前就座,依照市级领导排序排定座席,并设置座席卡。
5、布置会场。
应根据会议的性质和要求采取不同的会场形式,一般来说,大型的工作会议、总结表彰会议、代表大会等采用课桌式,设立主席台。
汇报会、交流会、联谊会、茶话会等可采用回字式。
6、搞好会场服务。
为了及时准确地掌握人员到会情况,要求认真组织与会人员签到,并及时向会议主持人报告应到和是到人数。
(1)工作人员应提前40分钟到达会场;
(2)会议报到应尽可能实行“一站式”服务、简化报到手续,减少等候时间。
(3)做好会议记录和相关服务工作。
7、做好会后善后、总结工作。
散会后要清理会场,回收会议文件资料,做好文件资料归档和会务总结工作。
总体要求:
◆会议方案要周密科学;
◆会前准备要细致全面;
◆会中服务要主动规范;
◆会中总结要总结提升。
四、会场布置
(一)大会主席台座次
↓
7
5
3
1
2
4
6
(人数成单)
↓
7
5
3
1
2
4
6
8
排序原则:
先定中位、后排左右
(二)检查汇报会座次
检查方
7
5
3
1
2
4
6
9
8
11
10
6
4
2
1
3
5
7
汇报方
13
11
9
8
10
12
14
汇报方
进门方向
←
⑥⑦
④⑤
②③
检查方①①(汇报方)
③②
⑤④
⑦⑥
(三)座谈会座次
7
5
3
1
2
4
6
9
8
11
10
13
12
15
14
17
16
19
18
25
23
21
20
22
24
26
(工作座谈会)
7
5
3
1
2
4
6
亲
属
代
表
亲
属
代
表
13
11
9
8
10
12
14
(纪念性座谈会)
注:
主席台人员视具体情况而定,会议主持人及发言的人员一般要安排在主席台。
(四)内部领导成员会议座次
①⑨
③②⒒⑦
⑤④⒔⑤
⑦⑥⒖③
⑨⑧⒕①
⒒⑩⒓④
⒓⑩⑥
⑧
(五)图形会议室座次
14
①
③②
⑤④
⑦⑥
⑨⑧
⑾⑩
⑿
13
16
15
18
17
20
19
22
21
26
24
23
25
27
(六)签字仪式的座次
背景板
客方出席签字仪式主要领导
主方出席签字仪式主要领导
客方
主方
签字台
3
2
1
入口
1
2
3
6
5
4
4
5
6
注:
签字双方主人在左边,客人在主人的右边。
双方其他人数一般对等,按主客左右排列。
A7
A5
A3
A1
A2
A4
A6
B6
B4
B2
B1
B3
B5
B7
正↑门
注:
A为上级领导或外宾席,B为主方席;A3与B3分别为客方和主方译员。
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