应用文写作章节要点.docx
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应用文写作章节要点
一、《应用文写作》课程的教学目的及要求
1.适应新时期社会形势,培养学生的写作能力。
2.了解应用文(公文)的发展历史,使其更好地为现实服务。
3.努力学习文书(公文)语言,力求文书语言的准确、精炼、生动。
4.掌握各类文书的格式,能制作合乎规范的各类应用文。
二、应用文(公文)的发展历史
春秋战国→元明清→中华民国→中华人民共和国
三、应用文(以公文为主)的作用
1.法规和准绳作用 2.领导和指导作用 3.宣传教育作用 4.公务联系作用 5.凭证和记载作用
四、公文的特点
1.具有鲜明的政治性和政策性:
政策和策略是党的生命。
2.具有法定的权威性和行政的约束力:
是单位办事的准绳。
3.有特定的作者与体式:
写作要求规范、严格、严肃、严整。
五、公文的要素
1.公文的主题 2.公文的材料 3.公文的结构 4.公文的语言
六、公文的分类
1.按用途划分
有十二类十三种,称为国家行政公文文书
2.按行文方向划分有三类:
(1)下行文
(2)上行文 (3)平行文
3.按阅读范围划分有三类
①秘密公文:
秘密、机密、绝密统称为“三密”文件。
(又称密字级文件)
②内部公文:
非秘密公文,只在内部运行,需要注意保存的公文。
③周知性公文;需要向国内外宣布或在一定范围内公布的公文。
4.按缓急程度划分有两类
①紧急公文:
需要紧急送达和办理的公文。
②常规公文:
按常规送达和办理的公文。
第二章国家行政公文文书写作
第一节公告、通告的写作(以通告为主)
一、公告与通告二者间的异同 (见教材第95页)
二、公告的分类及写法
1.告知性公告向国内外宣布重要事项
2.规定性公告向国内外宣布法定事项
三、通告的分类及写法
1.分类
①告知性通告在一定范围内公布应当周知的事项。
②规定性通告在一定范围内公布应当遵守的规定。
2.写法
①告知性通告写法(见教材第100页)
a.标题:
※三项式标题 ※二项式标题 ※单项式标题
b.正文:
※原因、目的或依据 ※需要周知的事项
c.发文机关署名和成文日期
②规定性通告(从略)(见教材第102页)
(※标题;※编号;※正文;※发文机关印章和成文日期)
一、通知的用途和分类
1.通知的用途(主要有六条)
2.通知的分类(从用途上分类亦为六种)
a.知照性通知 b.指示性通知 c.转发性通知
d.批转性通知 e.印发性通知 f.任免性通知
二、通知的写作方法(以知照性通知为例)
1.标题一般采用三项式标题 2.主送机关(又叫受文机关)
3.正文 a.发通知的原因(缘由) b.知照的具体事项
c.结尾语用特此通知,特此告知等收束语
4.发文机关印章和成文日期
三、通知例文分析
1.国务院、中央军委关于调整拥军优属拥政爱民工作领导小组成员的通知。
(见教材第108页)
2.国务院关于成立国家行政学院的通知。
(见教材第109页)
第三节通报的写法
(见教材第120页)
一、通报的作用:
1.表彰先进 2.批评错误 3.传达重要精神或者情况
二、通报、通知、通告三者的区别(见教材第131页)
1.告知的范围不同 2.用途不同 3.告知的内容不同
三、通报写作要注意的事项
1.要抓住富有教育意义的典型材料。
2.要严肃认真,实事求是,切实做好调查研究。
3.应着眼于共性,使通报写得有分析,有见解。
4.应迅速及时,充分发挥通报的指导作用。
四、通报的种类
1.表彰通报 2.批评通报 3.情况通报
五、通报的写法
1.标题:
可采用三项式或两项式标题。
2.主送机关
3.正文
即通报具体事项
一般包括:
被通报的人和事
通报正文的写作要包括三部分
①写明通报的缘由
②要写明本机关的态度和处理的结果
③对通报事项进行分析,揭示问题的实质
4.发文机关印章和成文日期
六、例文分析
1.国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报。
(见教材第125页,从略)
2.××市化工总公司关于表彰王××奋力灭火的通报
××市化工总公司关于表彰王××奋力灭火的通报
×化安字[19××]×号
各分公司、各厂:
7月22日上午8时35分,××化工厂一成品车间后处理工段油气管道突然爆炸,当班的胶罐,当班的胶罐岗位操作工××被气流推倒,头部、右臂及大腿几处受伤,鞋子也被甩掉。
王××迅即爬起来,顾不得找鞋子和察看自己的伤势,踩着玻璃碎片,来回奔走,在烈火中先后关闭了喷胶阀、油气分层罐手阀、蒸气总阀。
接着又抓起干粉灭火器奋力灭火。
他先后用了十个灭火器,把颗粒泵、混胶罐等处的火扑灭。
王××在身体多处负伤,火势凶猛的危急情况下,不顾个人安危,果断处理,对防止火势蔓延,制止事故扩大,减少损失,做出突出贡献。
为此,总公司研究决定:
一、将王××奋力灭火的事迹通报全公司,予以表彰
二、给王××灭火奖金1000元,以资鼓励。
希望总公司各单位职工向王××学习,发扬见义勇为,不怕牺牲的崇高精神,为搞好各项工作做出更大的贡献。
××市化工总公司
×年×月×日
第四节报告的写法
(见教材第132页)
一、报告的作用
1.向上级领导汇报工作 2.向上级部门反映情况
3.向上级机关提出意见或者建议(以上三种均属主动型)
4.答复上级机关的询问(领导询问,下级答复,属被动型)
二、报告的种类
1.工作报告:
汇报工作的报告 2.情况报告:
反映情况的报告
3.呈转报告:
提出意见或者建议请求批转有关机关办理执行的报告
4.答复报告:
回答上级机关的询问的报告
三、报告的写法(以工作报告为例说明)
1.标题(标题前可有“眉首”)两项式标题或三项式标题。
2.主送机关(即直接上级机关)
3.正文部分
①前言 ②工作情况和成绩 ③工作经验 ④存在问题
⑤今后打算 ⑥结尾
4.发文机关印章和成文日期
四、报告写作的要求
1.突出重点 2.要点面结合 3.专题报告,要一事一报
4.要直陈其事 5.要抓准时机
五、例文分析
关于发现变相货币的报告(见教材第143页)
关于发现变相货币的报告
×××字[1979]××号
市分行:
最近,我们发现我区××中学用“介绍信”向中国百货公司×商店(以下简称“中×店”)购买商品,现将情况报告如下:
今年2月,××中学决定用校办工厂结余资金购买生活用品发给教职工。
原拟统一购买,后应教职工要求,改为自行选购。
该校与中百×店商妥,将现款1020元一次付给该店,然后由教职工凭校方介绍信到该店选购商品。
××中学共开出介绍信204张,约定每张作价5元。
信上写有编号、姓名和“凭信向中百××店选购商品”、“二月十二、十三两天有效”等字样,没有写金额。
介绍信已在教职工购齐商品后销毁,故未见到实样。
中国××银行19××年×月×日发出的《×××》第×条第×款规定:
“禁止使用变相货币,不准以任何票券代替人民币在市场流通。
”我们认为××中学印发的这种“介绍信”,虽未写明金额,但实质上属于变相货币,用它来购买商品,违反了上述规定。
我们已先后向××中学、中百×店指出这种做法的性质和危害,两个单位的有关人员都承认了错误,并表示从中吸取教训,保证今后不再违反。
中国××银行××市××区办事处
一九××年×月×日
第五节请示的写法
(见教材第144页)
一、请示的用处:
1.请求上级机关指示 2.请求上级机关批准
二、请示的种类
1.政策性请示(又叫请解性请示)请求上级机关指示
2.事务性请示又可分为两小类:
请求上级机关批准
①审批性请示请求上级机关审核批准的请示。
②需求性请示请求上级主管部门解决人、财、物等的请示。
三、使用请示行文的范围
四、写作请示要注意的问题
1.应一文一事 2.不能多头主送 3.平行或不相隶属机关之间,一般不用请示
五、请示的写法
1.标题二项式或三项式标题
2.主送机关请示的主送机关只能写一个,即直接上级机关
3.正文部分
①请示缘由(即提出问题)
②请示事项(具体提出请求,即阐明主张)
③结语(请求批复,使用惯用语收束)
4.落单位名称款,写明发文时间,加盖公章。
第六节报告与请示的例文分析
一、请示与报告两种文种的异同点
1.行文目的不同 2.行文时间不同 3.行文要求不同
4.行文内容结构不同
二、报告例文分析(包括行文结构,公文语言及公文惯用语等)
三、请示例文分析(分析的要求同上)说明
例文包括两方面,一个是教材上的,一个是课外任选的。
1.《××市第二商业局关于增设地下消火栓需要资金的请示》
2.《关于自筹资金建职工宿舍楼的请示》(见教材第146页)
例文:
××市第二商业局关于增设地下消火栓需要资金的请示
××字[1981]×号
省商业厅:
××市食品公司×××冷库,系地区分配性重点仓库,厂区建筑面积1.2万平方米(其中冷库0.9万平方米,蛋库0.3万平方米),贮存物资近×千吨,价值×××万元。
多年来厂区防火设施比较简陋,除简易防火工具外,仅有消火栓1处,因年久修,水压低,达不到喷射要求,一旦发生事故后果不可设想,虽然省市防火部门多次检查,提出建议,但因缺少资金一直没有按重点库区建设。
为确保库存区安全生产,做到常备无患,急需修建地下防火栓4处(饲养场1处,肉联厂、冷库之间2处,蛋禽厂、蛋库之间1处),需要拨款4.4万元(计划附后)
妥否,请审查批示。
××市第二商业局
一九八一年十一月十八日
例文
关于自筹资金建职工宿舍楼的请示
××字[1987]×号
区政府:
我处拟自筹资金、自行安排地皮,建一栋3门6层××××平方米的职工宿舍楼。
理由和办法如下:
1.我处下属××个基层单位,有职工××××人,多年来,我处从未为职工建过一间住宅,职工的住房十分困难。
现有无房职工××户,严重拥挤的(老少三代或大儿大女住一间10平方米以下的房屋)有××户,大龄青年(28-35岁)已登记等房结婚的有××人,4-6口住一间10-15平方米房屋的职工有××人,住房问题已经严重影响了职工的工作积极性和身体健康,到了非下决心解决不可的地步。
2.1984年以来,我处每年都如数完成上交利税任务,每年积累建房基金××万元,现已积累×××万元,用这笔钱足够建一栋宿舍楼。
3.关于建楼的地皮,我们准备将菜园副食二店撤销,在二店的地皮上建宿舍楼,经测量,不需要搬迁一户居民,也不会妨碍邻户采光,拆除二店,附近居民购买副食,东边到一店,西边到三店,相距都不过800米,不会影响居民生活。
建成这栋××××平方米宿舍楼后,预计可以解决×××名职工的住房问题,我处职工住房难将大大得到缓解。
××市××区副食管理处
一九八七年十月十二日
第七节批复的制作
(见教材第150页)
一、批复的用途
是上级机关答复下级机关请示事项时所使用的公文。
属下行文。
二、批复写作要注意的问题
1.要及时批复 2.要摸清情况再批复意见
3.态度要明确,意见要清楚,条理要清楚
4.如果不同意来文的请求,要注意批复的语言不要生硬,注意措辞委婉
三、批复的写法
写批复时要把握三个主要特点:
第一针对性 第二结论性 第三指示性
具体格式如下
1.标题:
采用二项式或三项式标题
2.主送机关
3.正文部分(批复引语、批复内容、结束语)
4.结尾部分:
写上日期,并加盖公章
四、批复例文介绍
《民政部关于广东省撤消河源市郊区设立新河县问题的批复》(见教材第152页)
五、批复的写作
第八节函的制作
(见教材第154页)
一、函的用途
1.商洽工作 2.询问情况或征询意见 3.答复问题
4.互通情况 5.向有关主管部门请求批准,要求对方复函
二、函的分类
1.去函(又叫来函)为了商洽工作、询问事项、提出要求,主动给对方机关发去的函件。
2.复函(又叫答函)被动地答复对方机关相应的商洽和询问。
三、写作函时要注意的事项
1.一函一事 2.中心明确 3.用语得体
四、函的写作方法
1.标题:
采用二项式标题或三项式标题
2.主送机关:
只能写一个主送机关,即请求给予答复或批准的机关
3.正文部分
①请求批准的事项,要说明原因或理由 ②商洽、询问、答复的事项
③希望和要求 ④结束语:
请求复函
4.结尾部分:
日期加盖公章
五、函的相关例文与分析
1.《北京市林业局关于将红叶斋列为旅游定点商店的函》
北京市林业局
关于将红叶斋列为旅游定点商店的函
京林经贸[1992]77号
市旅游局:
我局所属西山林场,为进一步贯彻“开放、搞活”和“以林为主,多种经营”的方针,根据北京市“八五”期间重点发展旅游业的要求,自去年以来,自筹资金在小西山东北旺林区兴建了百望山森林公园,开了红叶斋商店,今年9月26日,百望山森林公园将正式开园,届时,红叶斋商店也开始正式营业,为中外游客服务。
红叶斋商店地处百望山森林公园范围,距颐和园北宫门两公里,门前有三条公共线路通过,是北京西部往返八达岭和十三陵的必经之路。
该商店主要经营各种玉器,瓷器、字画、文房四宝及各种旅游工艺品。
目前,该商店建成120平方米的古建店堂一座和大、小停车场两处及接待外宾厕所一个。
西山林场百望山森林公园的开发与颐和园、香山、碧云寺、卧佛寺等旅游景点南北连成一体,游客来源充足。
鉴于上述情况,特申请将红叶斋商店定为旅游定点商店。
北京市林业局
一九九二年×月×日
2.《杭州市人民政府办公厅关于杭州人文景观有关问题给省政协办公厅的复函》
(见教材第157页)
第九节会议纪要的编写制作
一、会议纪要的用途
1.会议纪要用于记载和保证会议情况和议定事项
会议纪要属于公文种类,具有法定效力和规范体式。
应把其与一般的会议纪要(如有些学术会议,或专家学者召开的会议,也有会议记录的称谓,但其不具备法律效力)区分开。
2.会议纪要用于有关行政机关(即党、政、军)领导人参加的办公或重要专题工作会议
二、会议纪要的分类和写法
1.会议纪要有两种
①办公会议纪要
指各级领导研究决定日常工作事项的办公会议(例会)形成的纪要
②重要专题会议纪要
由领导机关召开的研究某个方面或某一专题工作的形势、任务、方针、政策和措施等重要问题的会议纪要
2.会议纪要的写法
①办公会议纪要的写法
例文分析
××市××区人民政府办公会议纪要
时间:
1983年1月3日下午
地点:
212会议室
主持人:
×××同志
出席者:
(略)
列席者:
(略)
会议研究决定事项如下:
一、×××同志传达了市加快发展奶牛、改善牛奶供应会议精神和我区集体发展奶牛的安排。
会议同意1983年首先在×××、××、×××三个公社发展奶牛700至1000头,其他有条件的公社可以逐步发展。
各有关部门要积极支持,提供方便。
粮食部门要协同公社落实好饲料供应问题。
二、×××同志汇报了我区山前四个公社土地详查结果。
会议同意由区划办公室将详查结果报市。
三、×××同志传达了市人防工作会议的精神,汇报了我区1982年人防工作的情况和1983年的工作安排。
会议同意人防办公室的工作安排,决定召开业务会议进行部署。
会议强调,1983年我区人防工作要本着加强维护、平战结合的原则,在保证人防工事安全的前提下,充分加以利用,发挥作用。
a.文头部分
b.标题:
一般由会议名称和“纪要”二字组成
c.办公会议纪要不用写主送机关
d.正文部分:
由两部分组成
※会议情况,如会议时间、地点、主持人、出席人、列席人。
写会议纪要情况,可用分列式,也可用连贯式。
※议定事项
e.会议纪要正文之后不加盖公章,不署名,不写成文日期
②重要专题会议纪要写法
例文分析
全国政府系统公文处理工作座谈会纪要(见教材第162页)
1989年1月25日至27日,国务院办公厅在北京召开了全国政府系统公文处理工作座谈会。
一、充分认识公文在政府工作中的地位和作用××××××××××××××××××××
二、在治理、整顿中进一步改进公文处理工作××××××××××××××××××××
三、在提高公文质量上多下功夫××××××××××××××××××××
国务院办公厅
一九八九年一月二十七日
a.标题
一律由会议名称和“纪要”二字组成
b.正文部分
由三部分构成
会议情况
会议精神
会议号召
三、会议纪要写作的注意事项
1.要实事求是,真实准确地反映会议情况、精神和议定的事项
2.抓住写作的关键,突出会议的主题和要点
3.纪要行文要眉目分明,表达明确而有条理
第三章事务文书的制作
第一节简报的撰写
(见教材第247页)
一、简报的含义(概念)作用及种类
1.简报的含义
简报是向上级机关反映情况和问题以及总结经验的简短的报告材料。
①简报主要为上行文,在上报的同时,可以看内容的需要,有选择地发给有关平行单位或是下达,作为交流和沟通情况之用。
②简报虽不排斥较长篇幅的,但一般都比较简短,故称之为简报。
③简报虽不排斥定期的或阶段性的,但迅速、及时为其基本要求
④简报虽以反映情况为主,但也应注意及时反映问题和总结经验
⑤简报内容兼及重大情况,紧急情况和一般情况、但以重大及紧急的为主
2.简报的作用:
①沟通情况 ②反映问题 ③总结经验
3.简报的种类
①工作简报
反映本地区、本系统、本部门日常工作情况的简报包括经常性的全面工作和专门工作。
这种简报以定期的居多,也有不定期的。
如《地震动态简报》《治安情况简报》《市场动态简报》《公安简讯》等
②专题简报(又叫中心工作简报)
是为某项工作编发的临时性简报,此项工作完成后即停发。
这类简报以不定期为主。
因为这类工作往往带有突击性和紧迫性。
如征兵工作,招生工作,人口普查工作,毕业分配工作等。
③动态简报
a.反映社会动态的简报保密性强
b.反映本系统、本部门动态的简报
④会议简报一些大型会议(或重要会议)秘书处所编发的反映会议情况的简报。
二、简报的格式
以会议简报为例,说明其写作格式。
各类简报的格式较为一致,主要分为报头、正文、报尾三部分
1.报头
在简报第一页的上方,约占全页的三分之一的位置。
此部分有六个项目
①简报名称 ②期数 ③编发单位
④印发日期 ⑤保密要求 ⑥编号
2.报文(即正文部分)
包括五个项目:
①目录 ②标题 ③编者按 ④正文 ⑤署名
3.报尾
位于简报末页下端,由两个项目组成
①发送范围 ②印制份数
下面用两页的文件纸表示一份简报的首页和尾页,绘一格式图加以说明。
机密 编号0007
×××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××××××××。
(主体部分)
××会议简报
第八期
×××××编制 2003年3月1日
××××××××××××××××××
××××××××××。
(结尾部分)
目录
1、×××××××××××××××××(标题一)
2、×××××××××××××××××××××××(标题二)
×××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××。
编者按:
××××××××。
(开头部分)
×××××××××××××××××××××××××××××××××
抄报:
×××,×××,×××,××
抄送:
×××,×××,××,××
抄发:
×××,×××,××,××
印刷份数
三、会议简报正文的写作方法
写好报文部分是关键,教材上以工作简报为例,讲了写作要求(P254~262),自己去细看。
以下以会议简报为例,具体讲一下报文的写法及要求。
会议简报的正文,主要有四种写法
A.摘要式
刊载发言的摘录,或介绍大会、小组会上发言的概要,让与会者了解各人的发言内容。
B.概括式
只是概括地介绍发言内容或大会,小组会讨论的情况,让与会者了解其概貌。
C.重点式
只介绍一个或几个人的发言或某个小组的发言。
D.综合式
可以编写未出席者的书面发言、贺信、上级指示,也可以刊登会议的花絮、轶事等。
四、撰写简报要注意的问题:
1、要真实,实事求是地撰写简报,这是简报制作的基本要求,真实是简报的生命。
2、要有新闻性、启发性和简要性,要做到精、准、快、短。
3、语言上要求朴实、精练、平直。
第二节计划的制作
(见教材第183页)
一、计划的含义
1.关于计划的概念
是指对本机关一定时期内的工作和活动加以预想性部署安排,以指导工作的事务性公务文书。
计划不能独立向外机关行文。
2.与计划性质相同的文书名称的介绍
①安排:
预定在短期内要做的事情。
②打算:
准备在近期内要做的事情,而对指标或措施等考虑得不
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