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论当代秘书女性化的利与弊
论当代秘书女性化的利与弊
1引言
随着外资企业的涌入,我国从事秘书职业的女性也在不断增长,出现了秘书女性化的局面。
1(1秘书女性化的外部原因
据《美国百科全书》介绍:
20世纪60年代中期受雇担任文员,速记等秘书工作的女性有200万人,占同期社会上从业女性的2%。
在80年代日本对高中女生一次择业调查显示,有22.3%的女生选择秘书职业。
1995年香港政府机构担任秘书的女性有1874人,占秘书总数的98%。
而我国秘书增多则是近几年的事情。
90年代后我国报考大专院校秘书专业的女生逐年增加,近两年数据显示报考中专和职高的比例,女生占
[1]绝对优势。
再加上秘书工作是一种受人尊重的职业,有着优越的工作条件和不菲的待遇,自然成为众多女性追求的职业目标。
1.2秘书女性化的内部原因
秘书女性化的内部原因跟女性的性格有关。
女性细心有耐力,适合处理具体繁琐条理性强的秘书事务工作;直觉敏锐、观察细微,往往能捕捉到一些男性不易感觉的信息,这在接待、电话、会务等工作中很有益处。
2秘书女性化的利与弊
2.1秘书的角色定位
2.1.1秘书的多重角色
秘书工作的指导思想是为领导服务,也就是说秘书是相对于领导而存在的。
秘书在社会活动中扮演了一套角色系统,但在特定的时间、场合和条件下,可以转化为主导、支配地位。
所以秘书角色具有多重性,既有配角的一面又有主角的一面。
而配角是核心,是秘书的基本角色。
秘书角色可以变被动为主动,从一般的处理事务转向研究问题、提出建议,为领导决策提供依据。
但是,秘书发挥主观能动性,决不意味着以领导自居,颐指气使,这必然会干扰领导的正常工作。
因此,必须充分认识秘书的角色内
[2]涵,进一步摆正自身位置,加强秘书的职业道德修养,真正演好秘书这一复杂角色。
2.1.2秘书的具体角色
有人曾用4M来描述过秘书角色,likeamother,likeamanager,likeamaid,like
[3]amodel。
像母亲一样照顾好上司。
秘书工作细致繁琐,很多时候不是光处理好工作上的事就完了,上司有些生活上的琐事也要帮忙处理。
像管理者一样管理好上司的日常时间和工作。
秘书负责掌管从办文办会到总务生活安排以及每一项决策的形成和贯彻等许许多多机关日常事务工作,必须做出时间安排,提供有关资料,发出通知;参加讨论时,要作好记录,当决策形成后,不仅有拟稿、修改、定稿和打印下发等工作,而且还要及时了解所下发执行的决定、决议是否切实可行,与实际情况有没有脱节的情况。
如果发现执行单位拖延不办,就要通过发文、打电话等形式催办,或到单位查问,找出症结,限期办理。
秘书这些看似琐碎繁杂的工作,却能使领导者从事物工作中解脱出来,提高了工作效率,因为领导因限于时间和精力,不能一一处理,往往委托秘书办理。
秘书也只有掌管了事务性工作,其作用才真正得以发挥。
像女仆一样随传随到。
搞卫生端茶倒水不说,只要领导有什么吩咐,一个电话就要过去。
复印、打印、传真、通知开会、收发文件等等,总之是随叫随到,片刻不能耽误。
衣着举止像模特一样得体。
秘书的形象很重要,这不仅关乎着其本身,也代表了公司的形象,所以女秘书衣着举
[2,3]止一定要得体。
2.2秘书女性化的利
2.2.1女性的心思缜密、细致、周到,适合处理繁琐的日常事务
办公室工作细、碎、多、杂,必须不厌其烦,耐心细致。
秘书工作由很多小事构成,如会议通知、记录、后勤服务、接待等,这些工作看似简单,但稍有不慎就会引起麻烦,因此必须小心谨慎。
秘书工作主要是协助领导处理日常事务,其中包括很多突发性或偶然性的事务。
有时事会很多,但不能因为这样就慌了手脚,丢三落四,否则就会前功尽弃。
办公室事务繁琐,要分清主次、轻重、缓急,摸清领导意图,否则干活就南辕北辙,吃力不讨好。
老板每天的主要活动都是由秘书安排的,对一些贸然来访的客人,秘书都要根据具体情况进行过滤,真正有必要的才请老板见。
而不得罪人又是秘书的信条,有的时候就
要学会编故事,委婉的打发客人。
能干的秘书善于领会老板的意图,在谈判中老板的一个眼神一个手势就能心领神会,配合默契,使客户就范。
有句古话:
商场如战场,表面上灯红酒绿,觥筹交错,实际上机关算尽,竞争激烈。
在这样的活动中,秘书就要求保持冷静的头脑,看透对方的用意,给老板提供决策参考的意见。
案例:
微软的女秘书露宝
露宝,是一位42岁的已婚女性,还是4个孩子的母亲。
露宝刚去微软的时候,盖茨才21岁,她没有去怀疑他的能力,而是站在一个母亲的角度想着这么个年轻的董事长办实业,遇到的困难恐怕会很多吧?
关心盖茨在办公室的起居饮食,成了露宝日常工作的一项内容,这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖,减少了远离家庭而带来的种种不适感。
盖茨也像对母亲一样对侍他的这位雇员,压根就没考虑过再聘别人。
为了谈生意,盖茨经常到外地出差。
微软公司所在的双园中央大厦距离亚帕克基机场只有几分钟的车程,为了使工作尽可能满负荷,他往往在办公室处理事情到最后的时刻才驾驶着保时捷轿车飞速前往机场。
他沿途经常超车,甚至闯红灯的事也时有发生。
他急急忙忙把轿车驶进停车场放好,然后让露宝事后到机场取回,等他进入机场跑到飞机下边的时候,地勤人员已经开始收拾登机扶梯了。
因为超速驾驶,他收到过法庭的不少传票这种事情多了,露宝不免对盖茨担心,请求盖茨提前15分钟去机场。
每逢盖茨要出差,她都亲自督促,盖茨对露宝的执著与认真表示无奈。
露宝对公司里的每项工作都有一份很深的感情。
很自然,她成了微软公司的后勤总管。
每天早上9点左右,清洁工就进入微软公司的办公室进行清理工作。
有一天,一位软件工程师突然从办公室里嚎着冲出来,板起脸孔看着露宝,问她是不是把他的程序扔掉了,露宝莫明其妙地问:
“没看见什么程序呀!
”经过露宝仔仔细询问,方知是清洁工误把这位软件工程师放在电脑旁写在废纸上的一叠程序当作垃圾给扔了。
自从这件事后,露宝定了制度:
在微软公司的办公室里.清洁工只能清除垃圾桶里的东西,其他地方的东西一律不准移动。
可是问题又来了,程序设计师把喝完饮料的空罐随手扔在电脑旁边或桌子的一角,清洁工也不敢去碰,过不多久,办公室里的空罐堆积如山。
露宝又得向清洁工解释,哪些东西是有用的,不可以碰;哪些东西是垃圾,应该清除。
露宝成了公司的灵魂,给公司带来了凝聚力,盖茨和其他员工对露宝有很强的信赖心理。
盖茨从露宝那里得到了支持与信赖,露宝则从盖茨那里得到了尊重与成功。
2.2.2女性的社交能力要强于男性,而社交能力是秘书人员必须具备的素质之一
对于秘书来说,有被人求的时候,也有求人的时候,而且求人的时候还很多。
领导要的资料,需要各部门提供素材;紧急事物需要各部门配合处理。
想要工作事半功倍,百事不求人是不可能的。
要做好秘书工作,不仅要得到领导的信任,还要各部门同事的信任,所以沟通就显得非常重要。
秘书必须要知道自己的位置,做到宽容,以诚相待。
同事之间能帮的忙要尽量帮,使自己的桥梁更通畅一些。
秘书要学会与各种人打交道,不能跟自己关系好的多多关照,不喜欢的人就加以排斥,这样对自己百害而无一利。
一切要以大局为重,万万不可根据自己的喜好去处理人际关系。
秘书要具备良好的沟通协调能力。
一方面要了解领导的思维方式、工作方法,以便及时准确的传达领导的指示,另一方面要做好与同事及各部门之间的沟通,以便更好的给领导汇报工作。
2.2.3女性的心态要比男性好
男性受到批评可能会比较冲动,而女性心态会比男性好一点,会虚心接受他人的正确批评,将批评作为一种警示,对工作自查。
有则改之,无则加勉。
在各科室与公司领导之间,秘书就像是一座桥梁。
因为桥梁的宽度是有限的,偶尔也会出现拥挤堵塞现象。
很多人不了解秘书部门的工作,文件批不下来就朝秘书部门发火。
当然,也有人知道这并不是秘书部门的责任,但是他们又不好直接朝领导发火,所以只好把秘书部门当做出气筒。
这一点男性往往是没有办法接受的,
作为领导的参谋和助手,秘书人员仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的,还必须具有较强的心理素质。
秘书工作压力很大,时刻围着领导转,即使是休息的时间也无法高枕无忧。
对领导必须是随叫随到,稍有不慎还会挨批评。
2.2.4女性比男性更具有语言优势
女性一般语言表达能力较强,而且声音甜美,充满了感情色彩,能给人留下美好的印象,更能体现企业的形象。
男性喜欢发号施令,常用命令式口气,既不和善也不温良;而女性说话较含蓄,在表达反对意见时也多用委婉的方式,不会过于尖锐。
比如,公司要解聘一些员工,若让女秘书去讲,通常会用同情的语气,这样就不会引起大的矛盾。
所以,女秘书是软性调节剂。
2.2.5女秘书权力欲没有男秘书强
有些男秘书为了取得权力有时会不择手段,不惜牺牲身边人的利益。
相反女性对权力看得较淡,对利益的要求也不是很强烈,喜欢助人为乐,这极有利于团队工作的开展。
案例:
李真
据报道,“河北第一秘”、“二书记”李真,既是“政治暴发户”又是“经济暴发户”。
他只有中专学历,但28岁就当上省领导秘书,在7年间跃升至正厅级领导干部,与此同时,他迅速蜕变堕落为巨贪。
李真被“双规”时年仅38岁,先后收受贿赂、贵重物品等1051.09万元;他经常在公众场合极力炫耀他与中央领导的所谓“特殊关系”;在他的办公室里,挂着一排拼造的他与多位中央领导的合影;他幻想着自己将来要当“封疆大吏”。
他总把自己放在一个“至高无上”的位置,经常对许多市县和厅局级领导干部说,“我这回跟你谈了半个小时,可是高看你了。
”他过生日的时候,多位市委书记、厅局长亲自或派人前来送礼,其中原石家庄市市长张二辰曾向他行贿3.5万元人民币和1万港元。
他曾对一个老板说,“你在商界需要权力支持,我在官场也需要经济支持,我支持你赚钱,你支持我从政,我官越做越大,你钱也越赚越多”;他在省政府办公厅工作时,对一位秘书长心怀不满,曾露骨地对这位秘书长说,“你当秘书长,还不是我一句话”。
李真在北京专为情人购买了豪华住宅姘居,他还曾在汽车里与一个女人鬼混,被派出所抓住。
领导干部这样评价他:
作风一贯霸道,飞扬跋扈,在机关中口碑很不好;他多年来跟着省领导当秘书,没有学会对自身的严格要求,却学会了“摆谱”训人,俨然是“二书记”。
2.3秘书女性化的弊
2.3.1女秘书自信心不如男秘书强
心理学家布劳克等人通过对学生考试后估计分数的心理分析发现,女生的自我评估往往低于男生。
这种性别差异在学龄前就十分明显。
一项以4岁儿童为测试对象的实验发现,小女孩对自己成绩的期望明显低于男孩子。
这种性别差异会延续至成人的工作中。
我们常常发现,男秘书惯于主导职场环境,一有机会便很自然地推荐自己。
接受领导交办的任务时大都充满信心,相信自己能做好。
这种心理暗示可以使他们把工作做得更出色。
女秘书比男秘书显得胆小、怯懦、多虑。
早期的有关研究证明,女孩子比男孩子容易出现恐惧情绪。
男性在恐惧时会报告自己并不恐惧,女性常在自己并不恐惧时却报告自己恐惧。
女性通过报告自己恐惧获得社会宠爱,男性通过报告自己不恐惧获得社会对其坚强性格的赞扬和认同。
女秘书容易情绪化。
女性多是感性的,较容易被情绪左右。
相对而言,男秘书往往不拘小节,对小事不会耿耿于怀,不会过于计较得失,在处理事务时较少情绪化。
女秘书更容易产生从众心理。
这与女性独立性相对较弱有关。
因而女秘书常常不敢进谏,凡事按部就班随大流,对领导的指示不愿提出异议。
男秘书则喜欢打破常规,敢于提出不同见解,能为领导决策提供更广阔的思路。
2.3.2女秘书容易成为绯闻的热点源
时下,“美女傍大款,经理配小蜜”已经成为一种社会风尚。
女秘书,尤其是那些颇有姿色的女秘书,在与上司交往的过程中,很容易成为绯闻的热点源。
这无疑会给女秘书工作的开展带来一定的困扰。
案例:
老板因“家庭风波”炒了女秘书
24岁的李小姐,是位漂亮能干的杭州姑娘,大学本科毕业后在一家国营企业找到了工作。
干了一年后,因不能忍受国营企业的低收入和论资排辈,跳槽到一家中外合资企业当上了推销员由于按销售额提成,这位颇有心计的姑娘,充分表现出一种令人心动的“嗲劲”,每月能挣到5000余元,相当于原工资的两倍。
但她并没有满足,总在不断地寻找着机会。
一次,厂里要招聘一位女秘书,她毛遂自荐,向老板介绍了自己成功的推销术,张老板很赏识她的才华,就把她调到自己身边当了一名秘书。
李小姐得到了老板的重用,更是充分地施展自己各方面的才华。
有一次美国一家公司来华洽谈业务,同时有三家企业来都想争得携手合作的机会。
张老板焦急万分,想着各种方案。
李小姐却不动声色,盘算着较量的每步棋。
她频频进攻,利用一切机会和美商老板周旋。
洽谈中,她又说得一口流利的英语,举手投足间风姿绰约。
经过5天的竞争洽谈,李小姐的出色公关,使美商老板欣然和张老板的公司签了约。
张老板十分器重人才,看到李小姐各方面的才能使企业如鱼得水,每每上酒店、歌舞厅、夜总会,都带着李小姐去“风光”,她为他增添了无限光彩。
然而,好景不长,一次偶然的机会,张老板喝醉了酒,抱住李小姐,李小姐把张老板扶上车,正好被张老板夫人撞见。
回到家中,夫人不问青红皂白就要张老板辞退李小姐,张老板拼命解释,但夫人就是不依。
夫人先是在家里闹,后又去公司里闹,直闹得天昏地暗、鸡犬不宁。
张老板是个十分重夫妻感情的人,一家子过得很和睦,为了不使十几年的家庭破裂,他不得不将李小姐炒了“鱿鱼”。
有了这一次“家庭风波”,张老板再也不敢用女秘书了。
“有时出席各种社交活动,看看别的女秘书都很漂亮,也曾萌发过找个女秘书的念头,但那只是刹那间的,我何必再去自寻烦恼呢,”张老板似乎心有余悸地说。
3建议
3.1秘书工作的特殊性
秘书既有日常的、程序性较强的例行工作,又有临时的、突发的非例行工作;既有机要性工作,又有非机要性工作;既有操作简易的工作,又有操作复杂的工作。
门类众多、内容复杂,既要使用脑力,又要花费体力。
除去“上传”、“下达”外,还要做好各种服务工作,有时还要具体到领导的一些私人小事上。
在工作性质与时间上来说,是没有任何松懈的时刻。
秘书工作的本质属性是辅助性,她的工作就是帮助上司营造一个良好的决策环境,促使其完成既定的任务,实现其预定的目标。
所以说,从属性、服务性、辅助性就是对秘书工作性质的最好概括。
繁、杂、忙、累四个字就是秘书工作特点的最适当形容。
正是这一复杂的工作特点,对秘书的品格就有了特殊的要求。
3.2秘书人员应具备的良好品格
性格是指表现在人对现实的态度和相应的行为方式中的比较稳定的具有核心意义的个性心理特征。
它主要体现在对自己对别人、对事物的态度和所采取的言行方式上。
秘书工作的特殊性,对秘书人员的性格要求也不同,秘书人员只有具备开朗、坚强、敏捷、幽默、合作的品格才能适应繁杂工作的需要。
女性秘书尤为重要。
3.2.1豁达开朗
由于秘书人员的特殊工作,常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。
在工作中要学会处理复杂的人际关系,减少与领导、同事及群众之间的矛盾、厉害冲突;在处理日常事物时,要学会减少误解和争端。
因此,作为一名秘书人员必须具备豁达、开朗的性格,既要坚持原则又要具备宽容、忍耐的态度、乐于助人这样的品格。
豁达、开朗还能给人以快乐,给人以勇气,团结同事共同工作,从而提高整体的工作效率。
3.2.2意志坚强
秘书工作是一项看似文职录入的简单工作,而实际是一项繁琐的复杂劳动。
秘书既要有坚忍不拔、百折不挠的毅力,又要克服各种复杂、繁琐的事务。
秘书要学会承
受压力并学会缓解压力,因为每天不仅要面对来自领导、基层和外界的种种压力,同时也直面来自家庭方面的种种压力。
秘书还要学会严于自律,克服自身的缺点和不足,成为一个意志坚强的人,从而无形中缓解来自各方面的压力。
3.2.3思维敏捷
女性秘书的思维没有男性秘书敏捷。
秘书每天要面对很多来自公司方面的业务资料,甚至还是未曾接触的新领域,这就要求秘书要有敏捷的思维,从容而迅速应对各种新挑战。
把沟通和协调作为自己工作流程的主线,在坚持原则的前提下,又能很敏捷地应对各种挑战。
遇到突发事件或是复杂的场景也是我们秘书必须上的必修课。
突发事件由于突然发生,是人们措手不及的事情,这更能彰显出是否能成为一个合格秘书的考核条件。
可以说,现代秘书工作既要有很强的适应能力,又要有敏捷应变突变事件的能力,而那种墨守陈规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应时代的需要了。
3.2.4幽默
幽默是女性秘书最缺乏的品格。
幽默对人际交往大有好处,它会使你显得更容易接触,和你接触很快乐,别人可以平视你而非仰视。
通俗一点就是和你接触不累。
同事幽默可以化解人际矛盾。
秘书工作内容繁杂,压力很大,而具有幽默感的秘书,则能从容化解困境,超越挫折,获得良好的心境,保证工作的顺利进行。
幽默可以让你更理性的处理问题,烦恼、痛苦、忧虑、紧张会影响你的思维,让你不能全面的分析问题,而幽默恰恰可以化解这些负性因素。
秘书在日常社交中要善于运用幽默,消除沟通过程中陌生和紧张气氛。
因此,秘书应该具有幽默的性格。
3.2.5合作
能不断与人为善,形成和谐的人际关系。
秘书应有合作的品格,宽容待人,合作,
助人为乐,要学会处理琐碎细节事宜,在合作中求得共赢。
3.3秘书自身要扬长避短,提高素质
对女秘书而言,应做到以下几点:
第一,培养独立性和创造性。
在日常工作中,女秘书要有意识的克服依赖性,培养独立自主的思维品格,要勤于思考并在观察中发现和提出新问题;还要注意创造性思维的培养,提高多角度思考的能力。
同时,要多参加一些野外拓展活动,培养过人的胆量。
第二,培养保密意识。
要时刻注意自己的言行,该保密处要严格保守秘密。
第三,语言行为得体。
语言要文明、得当,切忌粗俗、浅薄;态度要谦和、诚挚,切忌孤傲、虚浮;举止要端庄、文雅,切忌拉拉扯扯、打打闹闹;服
饰要庄重、得体,切忌奇异、袒露。
第四,锻炼心理承受能力。
女秘书要时刻保持平和的心态,不能被情绪所左右。
一个有心理障碍的人、一个喜怒无常的人是做不好秘书工作的。
3.4树立十种意识
3.4.1学习意识
知识就是力量,企业秘书的成功离不开知识的积累,而知识的积累主要靠学习。
作为一个合格的企业秘书,应该像扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。
要向领导学习,学习领导同志的领导艺术和工作能力。
向群众和同事学习,学习他们的好经验、好做法、好思想、好作风。
3.4.2(效率意识
树立强烈的时效观念,培养雷厉风行的办事作风,是企业秘书工作的基本要求,也是企业发展形势的需要。
秘书人员办理任何事情,都要思维敏捷、雷厉风行,加快工作节奏,按照工作程序办文、办会、办事,特别要注重时效。
要抢时间、赶速度,争取以最快的速度和最好的质量办好每一件事。
3.4.3严谨意识
秘书工作无小事,秘书人员必须时时事事处处坚持认真、认真、再认真,细致、细致、再细致的原则,面对千头万绪的工作,要分清轻重缓急,理清思路,不漏办、不误办、不错办,高质量地处理和起草每份文件,高效率地办好每件事情。
特别是对领导交办的事项,要认真细致地去办理,并做到事事有回音,件件有着落。
切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。
3.4.4形象意识
秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现,更体现了所服务的机关和单位的形象。
特别是生产经营企业的秘书,经常与基层单位、外销客户打交道,代表机关和企业的形象,更要加强自身修养,内强素质,外树形象,洁身端行,勤政为公。
3.4.5全局意识
企业秘书工作无论大小事,事事关系全局,无论是参与行政管理,搞好服务,还是提供后勤保障,都必须心系全局,善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情,集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题,自觉地服从服务于企业工作的大局。
结论
秘书女性化有利有弊,但无疑是利大于弊。
又要处理得当,女秘书可以给领导创造很多价值。
女性秘书在职场中要去男性秘书职场补自身之短,充分发挥自身优点,做一个职场达人。
通过这个课题的研究,我更好的了解了秘书职业,为以后步入职场打下了坚实的理论基础。
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