流程管控工作计划交流版.docx
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流程管控工作计划交流版
2012年流程管控工作计划
编制人员:
陆涛
编制部门:
流程管理部
编制时间:
2012-01-11
目录
2012年流程管控工作计划1
一、前言3
二、基本策略:
3
(一)流程建设动员策略:
3
(二)流程建设工具策略:
3
(三)流程建设的组织策略4
三、管理方式:
4
(一)建设过程和文件存储电脑化4
(二)流程运行和应用自动化4
(三)流程查阅和流转网络化4
(四)定期备份,专人保存5
四、建设方式:
5
(一)集中建设5
(二)分步实施6
(三)持续优化6
五、流程培训和应用的方式:
6
(一)分散培训6
(二)集中引导8
(三)活动推动8
六、2012年流程建设工作时间表8
(一)流程管理基础工作时间安排8
(二)2012年流程建设跟进时间安排9
七、流程管理工作所需条件或预算9
(一)所需条件:
9
(二)费用预算9
一、前言
为进一步明确2012年流程建设管理工作的总体计划和相关安排,便于公司高层全面掌握流程建设进度、并根据形势的发展及时地指导流程建设工作,便于各部门、各岗位了解公司的流程建设和流程优化变更渠道、方式和要求,流程管理部在2011年年底编制的《流程管理方案》的基础上,根据公司高层领导的指示和对公司各部门实际情况的深入认识,制定本工作计划。
二、基本策略:
(一)流程建设动员策略:
行政命令与部门/岗位需要相结合,公司要求与激发员工主动性相结合。
流程建设,既是理顺公司各项业务运作规则、使组织各项事务作业有序,从而帮助各部门领导人从繁琐的日常协调工作中抬起头来,以更开阔的视角检视组织、部门和岗位的各项工作,找出影响组织业绩的关键核心流程并通过优化手段使其充分发挥积极作用、促进组织业务进入良性循环;同时,流程建设工作也可以帮助流程制订人员理清工作职责、明确工作方法和要求,掌握工作中的主动权。
基于上述认识,2012年公司流程建设工作不仅要发挥行政命令在组织工作中的积极作用,同时还要通过流程管理理念培训、流程建设知识交流等方式,充分调动和激发员工建设流程的主观能动性。
在动员方式方面,流程管理部门将采用以下几种方式进行发动:
1、利用腾讯通发布流程建设方面的广播消息、OA内部短信和内部邮件发布流程建设相关文件发布的消息;
2、充分利用跨部门月例会、一对一访谈和小组流程培训等形式,首先向流程管理委员会成员(各部门负责人)宣传流程管理思想、意义以及流程建设的方式方法等内容;
3、发挥流程管理委员会成员的力量,组织流程管理委员会成员向其所在部门进行流程管理知识和要求方面的培训与传播。
(二)流程建设工具策略:
借助OA等信息化手段,破除时空局限,提供便捷、高效的流程提交工具和流程会签审批模式。
(三)流程建设的组织策略
依靠并充分调动全体员工在流程建设和流程优化变更方面的主动性,以流程主管为流程管理工作具体事务执行人、以流程管理委员会主席为流程管理方案审批人和流程有效性裁定及发布人,在建立流程管理委员会的基础上,充分发挥流程管理委员会委员在流程适用性、可行性、全面性审核以及流程管理思想传播方面的积极作用,全员参与、群策群力,共同做好流程建设工作,使公司各项业务有序进行。
三、管理方式:
(一)建设过程和文件存储电脑化
1、流程管理部在OA系统管理人员的配合下,通过技术手段,将流程建设过程及该过程中所用的相关表单格式在OA系统内以工作流的方式予以固化。
建立统一的流程表现形式、统一的流程建设和优化变更反馈渠道、统一的接受和办理机制,把流程编制、形式审查、可行性和适用性论证、发布审批、存档使用等环节通过流程的新建发起、形式审查和会签审批、OA固化等形式予以模式化、程序化和标准化。
2、所有已建立的流程文件,由OA系统管理员(在条件成熟时可交由文控专员)在OA公共文件柜中建立名为“流程管理”的专门文件夹,实行文件存储电脑化。
(二)流程运行和应用自动化
流程管理部将对在技术和管理需求上具备条件的流程固化为OA工作流,通过对流程各个办理环节的恰当设置,利用OA工作流的智能选人功能来实现工作自动推送,实现“事找人”,从而使流流程运行和应用通过自动化来降低相关事项的办理难度,提高工作效率。
(三)流程查阅和流转网络化
流程文件统一存放在OA公共文件柜“流程管理”文件夹中,除指定的文控人员具有下载、打印、新建和删除权限外,其他人员一律只具有查阅权限。
由于OA系统采用B/S架构,所有的流程文件通过OA系统存放于OA服务器指定文件夹中,便于公司内有需要使用相应流程或作业指引的员工,在借助网络与网页浏览器的情况下,不需要额外安装其它应用程序即可不受时空的限制方便快捷的查阅到权限范围内自己可以查阅的流程文件。
同时,由于流程文件采用集中存放的管理模式,如果需要更新,则相关管理人员只需要进行一次更新操作,即可确保所有人通过该渠道获得的文件均为最新的有效版本。
(四)定期备份,专人保存
随着公司日常管理业务的运作对OA依赖程度的提高,OA系统本身以及依赖OA运行的相关业务流程的安全性也日益显得重要。
基于多方面的考虑,我们将对OA系统采用三重备份机制。
第一重备份机制是通过OA系统的数据库管理工具对OA数据进行定期自动备份,备份频率为每天,备份时间为每天凌晨2时30分,同时为有效利用OA服务器的磁盘资源,定期自动备份的数据文件保留30天。
第二重备份机制是每次在OA中执行涉及到诸如对既有流程报表进行修改等有可能影响到过往数据库业务数据准确性的操作行为前,均人工手动对OA系统数据库进行热备份,热备份的保存时间与定期自动备份时间相同。
第三重备份机制是每月由OA系统管理员定期手工备份OA数据库及附件文件,备份文件刻录为DVD光盘,注明备份时间、备份文件覆盖范围后交董事会秘书处存档。
手工备份时间为每月月初的第一个工作日的13时30分,备份频率为每月一次,备份前应通过OA系统管理工具暂停OA系统的各项服务,待备份完成后再重新启动OA系统的各项服务。
四、建设方式:
(一)集中建设
1、各部门拟定的流程清单,由各拟定部门根据流程清单中计划的时间,分别编制、并由流程的编写责任人通过OA工作流中的流程建设申请表提交公司流程管理部门集中管理;
2、流程管理部依据各部门拟定的流程建设计划,汇总生成公司2012年度流程建设进度跟踪表,并依据既定时间节点跟进相关流程拟定情况,拟定完成的评判标准以通过OA工作流“流程建设申请表”将相关内容提交时间进行评判;
3、流程管理部每月定期公布当月流程文件化完成情况跟踪表,并向绩效主管通报,以便于绩效主管依据相关人员的MBO考核统计。
(二)分步实施
2012年流程建设工作依据流程重要性和急迫性的不同,在流程文件化、流程OA固化方面实行分步建设、分步实施的策略。
具体来说,则是在2012年初至2012年10月31日,重点完成各部门负责人有年初罗列出来的共计201个流程或作业指导书。
流程管理部在此期间将做好流程建设平台的搭建和流程建设规范的编制与发布推广、流程拟定完成情况的跟踪、统计和通报工作,并及时的对完成初步拟定工作的流程进行形式审查,为流程编制人员提供必要的支持,促使流程建设工作的顺利进行。
对于完成流程拟定的,实行建设一批、审定一批,审定一批、固化一批的策略。
(三)持续优化
建立持续优化机制,把既有流程的优化和暂未明确流程而需要建立流程的工作流程化,促进流程体系和流程覆盖范围的不断完善。
1、建立“流程建设申请表”和“流程优化变更申请表”两种管理建议收集和反馈渠道,营造流程持续优化和创新的机制。
流程管理部门在OA工作流内设置流程建设申请表和流程优化变更申请流程两种渠道,鼓励任意员工均可以就公司工作改进提出自己的设想和建议。
2、鼓励“群策群力”,增强企业的创新机制和运营活力
两个或以上跨职能或不同级别的经理和员工,可以就企业或部门中存在的待改善问题提出建议,并将建议通过OA工作流中的“流程建设申请表”或“流程优化变更申请表”提交给建议涉及部门和岗位的主要负责人进行会签审批。
参与会签审批的人对这些建议做出“行”或“不行”的决策,并最终由流程管理委员会主席根据会签决议授权给提出建议的人,让他们实施那些被批准的建议,之后,定期检查实施进度,以保证确实能够得到结果。
五、流程培训和应用的方式:
(一)分散培训
1、流程内容的培训
流程管理部针对流程的培训建立两个时间节点,一个是员工入职时,另一个是在流程建立发布或OA变更时。
(1)新入职员工的流程内容培训
加强新入职员工的流程意识培训,明确告知员工在遇到问题时可以在OA公共文件柜的流程文件栏目中获得相应的解决方法和途径,在新员工入职之初即帮助其树立“有问题,找OA”的观念。
(2)新建立和优化变更流程的培训
鼓励和提倡涉及流程的相关岗位和人员通过自学的方式完成新建立和优化变更流程的培训,在必要时由流程管理部门组织集中培训。
流程管理部门针对流程的IT固化环节制定具体的作业指引,在流程文件OA固化的同时,通过OA系统自动向全体员工发送短信提醒的方式,提醒相关同事流程库内有文件更新或发布,便于相关部门和相关岗位自主学习。
(3)流程分类存档、以及通过OA等信息化手段实现流转流程工作内容按岗位定向推送两种模式,便于岗位人员快速了解自己的工作内容,掌握快捷学习工作方法的途径并用以指导和开展工作。
A、从各部门提交的第一期流程建设计划来看,公司2012年计划建设的各类流程数量达到201个,如果不加以分类的话,在需要使用时要在同一个文件夹里实现快速定位并阅读将是一件不轻松的事情。
为此,流程管理部门在OA系统管理员的协助下在OA文控中心建立专门的“流程管理”文件夹,并在其下设“财务类”、“营销财务类”、“人事类”、“人事绩效类”、“营销人事类”、“市场类”、“企划类”、“工程类”、“研发设计类”、“生产类”、“采购类”、“品管类”、“流程管理类”、“IT信息化类”等二级文件夹,分类存放相关流程,以便于相关人员快速查找阅读学习。
B、流程管理部将在形式审查阶段对流程固化为OA工作流的可行性进行论证,对于应用和技术条件满足OA工作流固化的流程,将采用OA工作流的方式予以固化并实现工作自动推送,实现“事找人”。
同时,在2012年6-9月份,流程管理部将通过数据透视表等工具,对每一个流程与每一个部门(在岗位设置总表明确并固化的情况下可以延伸到岗位)的关联建立直观的结构表现形式,为部门、岗位全面认识相关工作并通过有效的渠道主动学习和掌握相关工作的要求、方法奠定基础。
2、采用OA工作流固化流程的应用培训
(1)流程管理部门针对流程管控的全过程每一个环节,建立具体详实的作业指引;
(2)对涉及OA工作流的基础操作方法,由流程管理部编撰应用视频教学资料,存入在OA公共文件柜基础技能学习文件夹,供新入职员工等有需要的同事学习使用;
(二)集中引导
本处所指的集中有两个概念:
一是指在一定的时间段内集中相关人员,二是指在一定的时间段内集中相关流程培训内容。
1、在必要时,由流程编制部门与流程管理部共同召集有需要的同事进行OA工作流应用知识集中培训。
2、在新员工入职时,督促人事行政部和用人部门对新员工所在岗位涉及到的流程的流向、意义、操作方式方法等进行批量集中培训。
(三)活动推动
在流程建设工作步入正轨之后、各个部门已经初步完成各自提交的流程清单中计划的流程建设任务、各部门负责人对公司流程建设的思路、方法较为熟悉之时,可以在月例会期间,留出专门的流程优化时间,组织开展“流程找茬子活动”,鼓励与会人员寻找现有流程的覆盖盲点和既有流程不尽合理的地方,与会人员当场评估其提议是否属实、是否可行,对通过评估的建议坚持“谁提出、谁实施”的原则,由相关提议人提出初步的解决方案。
必要时可配置人力和资金在小范围内试点、并根据试行效果进行筛选,剩下的可扩大实施范围,并可角逐年度管理奥林匹克大赛。
让提出建议的项目团队汇报自己为企业创造的价值、节省的成本。
在这个过程中传播优秀的经验、发现和锻炼公司的经营管理人才。
相关比赛开展方案可根据活动进展情况另行制订。
六、2012年流程建设工作时间表
(一)流程管理基础工作时间安排
序
工作事项
责任人
完成时间
完成现状
1
编制并提交《流程建设控制程序》;
陆涛
2011-12-27
已完成
2
在OA内设置工作流,依据《流程建设控制程序》的规定固化《流程建设申请表》;
孙晓虎
2011-12-28
已完成
3
编制并提交《流程优化变更控制程序》;
陆涛
2011-12-29
已完成
4
在OA内设置工作流,依据《流程优化变更控制程序》的规定固化《流程优化变更申请表》;
孙晓虎
2011-12-30-
已完成
5
编制并提交流程建设和流程优化变更的系列工作作业指导书;
陆涛
2012-1-10
已完成
6
在OA内发布流程建设和流程优化变更的系列工作作业指导书;
孙晓虎
2012-1-12
已完成
7
通过腾讯通广播消息、OA内部邮件直送两种方式,正式提示公司所有OA用户相关操作方法的查阅目录,并于即日起按流程规定通过OA提交自己在流程清单中计划的流程建设任务;
陆涛
2012-1-12
已完成
8
流程管理方案和工具应用知识培训
陆涛
2012-2-7至2012-2-15
9
通过OA工作流按各自制定的流程清单上的安排编写并提交各自的流程建设任务。
各部门各岗位流程建设责任人
即日起至2012年10月31日
(二)2012年流程建设跟进时间安排
详见附件:
七、流程管理工作所需条件或预算
(一)所需条件:
1、OA系统运行稳定,OA服务器配备的磁盘资源剩余空间至少在80G以上(最好保证OA服务器独立配备),足以支持大容量文件存储与并发访问的要求。
同时,为了便于OA系统数据库及相关附件文件的备份,最好能将OA服务器设置在公司总部。
2、随着OA应用的深入和广泛,为了便于更多的员工,尤其是对于计算机网络系统了解不多的员工能更方便的访问OA,建议为OA系统设置“”二级域名,界时将可以通过内部IP、公网IP和二级域名三种方式访问和使用OA系统,满足不同对象的不同使用需求。
3、公司配备DVD刻录机一台,DVD刻录碟片若干,以满足OA系统备份数据刻录保存的硬件需求。
(二)费用预算
序
项目
单价(元)
数量(片/台)
金额(元)
1
数据库文件备份用DVD记录机
300
1
300
2
数据库文件备份用DVD刻录碟
3
100
300
3
合计
600
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