新能源汽车技术中心产品技术文件管理规定.docx
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新能源汽车技术中心产品技术文件管理规定.docx
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新能源汽车技术中心产品技术文件管理规定
产品技术文件管理规定
(试行)
一、目的
为规范和加强汽车研究院技术文件的编制、审批、存档、发放等流程,保证技术文件和资料的完整性、准确性和有效性,对产品技术文件实施有效的管理,特制定本规定。
二、适用范围
本制度适用于公司所有技术文件和资料的管理。
三、术语和定义
1.归档技术文件:
公司的产品图样、企业标准、技术标准/规范等设计开发过程中输出的各类技术文件及项目交付的各类文件,还包括受控的外来技术文件、图纸等。
归档的技术文件目录见《档案管理办法》。
2.项目过程文件:
指项目开发过程中因同步工作开展的需要,跨部门发放的但还未正式审签的文件,如设计部门与各专业部门交流的数据文件,开发计划,过程BOM等。
3.查阅文件:
指国家标准、行业标准、政策法规、书籍杂志等技术参考类文件。
技术文件和资料可为纸介质文档、电子文档、磁介质文档和其他形式文档。
四、引用文件
无
五、职责
1.汽车研究院
1.1汽车研究院各部门负责产品图样、企业标准、技术标准/规范、设计BOM、管理流程、产品开发过程评审报告、工艺卡、检验报告等文件的编制、审核、变更及维护,保证各类技术文件的完整性、准确性和有效性。
1.2档案管理科负责对已签批的技术文件进行发放、存档管理,并做好发放、回收记录。
1.3项目管理科负责项目过程性文件及会议评审、纪要等管理类文件的发放、管理,并做好发放记录。
2.质量部、采购管理部、生产制造部
采购、质量、生产等相关业务部门负责对已发布技术文件的接收、保存和执行,确保产品实现过程与技术文件的一致性,对技术文件应用过程中的异常文件及时提出反馈。
3.文件编审批职责
3.1图纸的审签职责
设计:
设计/工艺工程师严格按照公司有关标准和节点要求出图并自审,设计工程师应熟悉专业相关的标准法规,对设计基准、材料选用、技术要求、零部件结构、强度、标准化、通用化、机械制图、形位公差等的正确性、合理性,以及可靠性、安全性、经济性负设计责任。
校对:
主管工程师按节点对图样进行全面校核,设计是否合理,数据是否正确,符合法规要求,表达是否清晰,尺寸、公差配合、粗糙度、技术要求等是否正确,是否有漏项。
发现其中错误或不妥之处,有权提出修改建议,由设计者进行修改。
审核:
部门负责人对图纸进行全面审核,审核设计的正确性、合理性、可靠性、安全性、经济性,零部件间相互配合或连接尺寸的协调性,图样的完整性、统一性,有权指正或修改其不足和错误,或退回设计者改进。
会签:
图样内容涉及其他部门时,需要相关部门对设计的可行性进行检核。
如工艺性审查,主要是从设计是否符合工艺性等方面进行审查,如果有不满足工艺要求的,工艺审查人员可提出工艺性更改意见。
标准化:
主要审查图样中的标准号是否正确,图纸的模板及格式、字体、标注方式等是否符合要求标准化要求等。
有权要求设计者进行标准化修改。
批准:
由院长签署,对产品总体设计的正确性、性能的先进性、结构的合理性、是否符合企业产品标准进行审核,有权指正设计和各级审签人员的工作缺陷,责任部门领导组织改进、补充完善。
3.2其他设计文件、技术管理类文件的审签职责
编制:
编制文件,并对文件的内容在正确性、完整性、与相关设计图样及技术文件的一致性方面负责。
校对:
科长在文件内容的正确性、完整性、统一性方面进行校对,有权指出错误或不足,要求文件编制者进行修改。
审核:
部门负责人审核文件内容的可行性、正确性,审核是否存在“原则性错误和方案性错误”,审核与其他文件的一致性,有权指正或修改其不足和错误,或退回编制者改正。
会签:
相关部门负责人进行会签,检查文件内容的可行性。
标准化:
标准法规科检查文件格式、文件名称、编号是否符合标准化要求,文件中的标准是否是现行有效的、最新的标准,有权要求其按标准化要求进行改正。
批准:
研究院院长对文件的整体性、方案性和结论性内容负责,并有权指出错误和不足,责成部门负责人组织进行纠正、修改和完善。
另有规定的除外。
注:
重要文件,如:
产品目标、《可行性分析报告》、《技术经济分析报告》、《产品立项报告》、造型报告等需经总经理批准。
3.3工艺文件的审签职责
编制:
编制者对工艺方案的正确性、合理性、适用性、工艺路线、设备及工艺装备的选用、工艺关键件和质量控制点的确定等的正确性、合理性、对生产的指导性负责。
校对:
科长/主管工程师校对工艺文件的可行性、正确性和安全性。
审核:
部门负责人审核工艺文件的可行性、正确性、协调性及与其他文件的统一性。
会签:
相关部门负责人对工艺文件的可行性、合理性、与生产条件的符合性、可操作性、使用是否存在安全、环境污染等方面的问题进行会签。
标准化:
主要审查工艺文件是否齐全,文件名称、文件编号是否正确,文件模板是否符合要求等。
批准:
院长对工艺设计的方案性、全局性、结论性文件内容负责,对文件能否执行给予批准。
六、业务/管理标准、流程
技术类文件必须经过严格的审签流程签批后方可发放执行,以确保技术文件是正确的、完整的、有效的,未经批准的文件视为无效文件。
需跨部门发放的项目过程性文件可暂不走书面审签,但发放前应经部门负责人审核,审核后由项目管理科作为统一出口对外发放。
项目过程性文件的最终版(需要归档的及项目交付物)应经过严格的审签流程,审签后由档案管理科正式发放并归档。
1.技术文件的编制
研究院各设计专业部负责产品图样、设计文件、技术要求(标准)及技术协议等文件的编制。
工艺部负责各类工艺类文件的编制。
技术管理部负责组织企业标准类、技术管理类等文件的编制、汇编及管理。
技术文件和图纸的格式及要求执行《产品图样、技术文件标准化要求》及《二维图模板》、《三维图模板》。
2.技术文件的编号
技术文件的编号执行《技术文件编号规则》。
3.技术文件的审批
归档的技术文件应按本文件第四、(三)项规定的职责、权限在编制、核对、审核、会签、标准化、批准栏内依次传递审签,文件审签完成后方可正式发放。
签字时应用中性笔或碳素笔,不得盖章。
设计公司正式交付到我公司的文件,应按照设计公司的文件格式进行编审批。
审批完成后的文件交付至项目负责人,项目负责人组织按照我公司《文件评审记录》的格式对交付物进行评审会签、确认。
4.技术文件的发布、接收和存档
4.1技术文件的发放和接收
文件编制部门将审签后的技术文件签字版与电子版发至档案管理科,由档案管理科统一归口发放,文件的发放范围见应覆盖所有相关部门,并确保各相关部门得到文件的适用版本(可编辑、不可编辑),档案管理科做好发放记录。
一般技术文件以PDF版本发放。
项目过程性文件由项目管理科统一归口发放,并进行记录。
文件接收部门应指定专人负责技术文件的接收和管理,做好“文件接收登记表”。
文件接收部门应做到文件保存完整,便于查询,并做好文件的保密工作。
更新发放的技术文件,接收部门文件管理人员应及时更新,并记录,同时负责5日内将换回的纸质旧版文件交回档案管理科。
数据冻结后需发给采购管理部、质量部等研究院外部门的二维或三维电子版数据,由档案管理科以部门邮箱的形式统一归口发放。
如需发给公司外单位,由档案管理科采用上述形式发至公司内对接部门,由对接部门归口发放给外单位。
公司内对接部门应严格遵守公司的保密管理制度,对数据做好加密管理。
4.2技术文件的归档
档案管理科按项目或文件类别进行归档及数据维护,并做好记录。
研究院存档的技术文件目录见《档案管理制度》,归档的技术文件应完整、签批手续齐全。
5.技术文件和资料的日常管理
档案室应保持室内清洁通风,防止档案资料发生霉变、虫咬、失窃等情况发生。
档案管理科档案管理工程师应切实履行文件的保管职责,做到产品技术文件、图纸、数模应始终处于受控状态,保证技术文件和资料的完好、整洁。
因长期使用导致图样、技术文件、工艺文件字迹不清、文件破损严重或数模光盘损坏而影响正常使用的,文件使用部门应到文件管理部门办理更换手续,填写“技术文件和资料补发申请表”,经本部门负责人及文件发放部门负责人批准后办理更换手续,交回破损文件,补发新文件。
如果文件丢失,需补发技术文件时,文件使用人应填写“技术文件和资料补发申请表”,并在申请表上做出文件丢失说明,经本部门和发文部门负责人审核后到档案管理科办理补发手续。
数模由研究院院长批准后方可办理。
文件发放人员在发放登记中作好记录。
并对责任人给予考核。
6.技术文件的安全管理
研究院各部门工程师与公司签订保密协议,并严格遵守公司保密协议。
研究院二维及三维数据等技术文件实施加密管理,部门负责人拥有本部门的解密权限。
需要导出的数据或文件解密申请需明确解密原因,未备注原因的,各部门负责人不允许解密。
文件解密情况后台自动记录,信息系统科应定期导出、监督检查解密记录。
技术文件,尤其是数据文件,任何部门、个人不得擅自复制,不得以电子文档形式上传至网上或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝。
因工作需要必须复制或拷贝时,经办人应提出书面申请,经部门负责人签批后方可复制、拷贝。
信息系统科通过加密软件终端对U盘拷贝文件情况进行监管。
所有技术文件分类归档,定位放置,并将文件柜上锁。
设计部门应在技术协议、采购管理部应在商务协议中明确技术及数据保密要求和责任,确保发至供应商和设计公司的数据及文件的安全性。
7.技术文件的更改
技术文件和图样如有更改,更改内容较少时,文件编制工程师填写文件更改通知单,并严格按照文件审批流程进行审签,相关部门按更改通知单的内容及时进行更改;如文件更改内容较多,可直接发放换版文件,以保证文件的准确性、及时性和有效性。
文件使用部门按要求对文件及时更改和替换,并做好更改标识,具体执行《文件控制程序》。
8.技术文件的调阅
产品技术文件和资料属于公司的保密文件,文件管理人员应加强文件的保密意识,遵守公司的管理规定。
公司相关部门因工作需要需调阅相关技术文件时:
在档案管理科当场查阅的,填写“文件查阅登记表”,可直接查阅;需借调带出档案管理科的,应事先填写“文件的查阅申请表”,本部门负责人签字同意后,报文件管理部门负责人审核后调阅;重要文件(如数模等)的调阅应经研究院院长批准,档案管理员方可提供,并做好借阅记录,借阅记录必须注明归还日期。
借阅人员应遵守公司保密制度,及时归还借阅文件。
不按时归还的,对借阅部门进行通报,并给予相应的爱心捐助。
因协作关系需向外单位提供技术文件时,应由产品开发人员提出书面报告,由研究院院长批准,办理有关手续方可提供。
未经批准,各部门不得擅自提供技术文件。
9.技术文件的作废
作废的技术文件和资料、相关国家/行业标准等,由主管部门告知档案管理科下达作废通知,或在新文件中注明。
新文件发放时应同时收回作废文件。
如部门文件当时没收回,文件使用部门应在2日内将作废文件送回档案管理科。
档案管理科在作废文件上加盖“作废”章,并填写《文件销毁记录》,经文件主管部门负责人审核,院长批准后,集中销毁。
需作废保留的文件,由档案管理科加盖“作废保留”章。
七、激励机制
1.文件内容出现错误,给公司造成损失的,应视情况给予500—1000元爱心捐助,按编制30%,校对30%,审核20%,会签及标准化10%(如有相关内容),批准10%承担相应责任。
2.各部门未按《图样、技术文件标准化要求》及图样模板编制文件的,发现后应退回重新编制。
3.图样和技术文件未按审签流程进行审签就发放或未经档案管理科发放(项目过程性文件除外)并造成相应损失的,每次给予责任人爱心捐助500—1000元,部门负责人负1.2倍连带责任。
4.图样换发、作废后,使用部门5日内未按时将旧图交回档案管理科的,按20元/(天·张)对部门责任人爱心捐助。
5.文件使用部门及个人无故丢失文件或图纸,并未及时上报和补救,对部门责任人爱心捐助500—1000元。
5.1文件使用部门因丢失,申请补发文件或图纸时(图纸按折合A4幅面图样的数量)进行爱心捐助,丢失1份文件或每张A4幅面图样按50元/份对部门责任人爱心捐助。
5.2对丢失整套图样的,必须出具有部门负责人签字的书面说明,并给予责任人100元爱心捐助,部门负责人负1.2倍连带责任。
同时按公司相关规定追究责任者及部门负责人的责任。
6.生产现场或各使用部门仍在使用废旧图纸,给公司造成损失的,视情况对部门负责人爱心捐助500—1000元;造成重大损失的,执行公司相关规定。
7.私自拷贝技术文件发给公司以外人员的或私自将公司文件上传至网络的,对责任人爱心捐助200—1000元,部门负责人负1.2倍连带责任。
涉及公司技术机密的,给予开除处理,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。
八、附则
1.本规定自发布之日起实行。
2.本规定由技术管理部档案管理科负责解释。
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