配送部管理规定及操作流程.docx
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配送部管理规定及操作流程.docx
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配送部管理规定及操作流程
配
一、总则
1、目的-----------------------------------------------------2
2、适用范围-------------------------------------------------2
3、客户类别-------------------------------------------------2
二、部门组织架构及职责
1、部门组织架构---------------------------------------------2
2、岗位职责-------------------------------------------------2
三、配送部人员管理规定
1、目的-----------------------------------------------------7
2、内容-----------------------------------------------------7
四、配送车辆管理规定
1、目的-----------------------------------------------------11
2、范围-----------------------------------------------------11
3、内容-----------------------------------------------------11
五、配送部安全与违章管理规定
1、交通事故处理规定-----------------------------------------12
2、驾驶员因公违章处理规定-----------------------------------16
六、配送部费用管理规定
1、车辆费用管理标准----------------------------------------17
2、车辆加油操作管理标准------------------------------------17
3、燃油费使用的考核标准------------------------------------18
4、车辆保养维修管理标准------------------------------------18
七、配送部工作流程
1、配送流程图----------------------------------------------19
2、配送流程说明--------------------------------------------19
3、不同客户异常操作流程部分---------------------------------20
八、车俩维修与管理
1、目的-----------------------------------------------------23
2、维修部的功能--------------------------------------------23
3、适用范围------------------------------------------------23
4、车辆维修流程--------------------------------------------23
九、附件(车辆运行安全技术标准)------------------------------25
第一章总则
一、目的:
为了加强配送部的内部管理,使各项运作标准化、规范化、严谨化,保障公司经营正常进行,特制订以下流程规定。
二、适用范围:
本流程适用于配送部所有岗位以及所运作的现有客户和计划性客户,本流程将作为配送部各项操作的指引手册和新入职员工业务培训手册。
三、客户类别:
我司由于物流运输项目繁多,对所有客户划分为以下几类:
DC配送(如百佳运输项目);经销商配送(如蒙牛运输项目);点对点配送(如雀巢、省冷、蔬果上门提货等运输业务);回程配送(如带回头货);KA卖场(包括总仓)配送(如勤强等);配送部其他任务(如担当行政司机角色等)。
第二章部门组织架构及职责
一、部门组织架构
二、各岗位职责
(一)配送经理
1、全面主持物流部门日常工作,贯彻执行公司下达的经营指标和管理目标;根据公司计划,制定部门的各项指标分解、标准和业务流程,并根据实际提出修改意见;
2、密切保持与公司的良好协作关系,提前了解各项重大任务的操作细节,以作好物流的准备与善后工作;
3、密切保持与各客户的联系,经常向客户征询意见,了解情况,及时反馈,对重点客户的物流服务水平进行检讨,并结合公司情况,提出整改意见,努力达到或者超越客户要求;
4、组织、主持部门工作例会,传达公司精神、布置日常工作;
5、每月审阅部门员工出勤(车)情况;制定评估标准,对员工进行定期评估,以作奖罚的依据。
6、监督、指导物流部相关人员的工作情况,对工作中出现的各种问题及时解决或者汇报,提出工作改进意见;
7、负责每月对部门人员进行绩效评估,对违纪行为进行指正与处罚;
8、负责对配送过程中的突发事件进行处理;
9、制定、组织和实施本部门内部相应的培训与开发方案,及时对下属绩效考评结果作出适当反馈,制定下属绩效持续改进方案并帮助下属改进绩效水平;
10、和其他部门进行密切沟通,对部门的运营成本以及人工成本进行分析,加强对自有车辆和外请车辆的管控,调研维修保养价格以及市场运价,严格控制物流成本支出,保持营收占比合理性;
11、关注有业务往来的城市交通管制信息,了解相关交通法规,合理优化配送网络,达到配送能力最大利用化;
12、建立健全车辆档案,了解车辆(冷机)季审、年审、年票、保险、保养等情况。
13、建立健全部门日常管理制度,不断完善部门岗位职责、工作流程及考评办法。
14、完成公司安排的其它工作;
(二)、配送部主管
1、协助部门经理管理配送部门日常工作,贯彻执行公司下达的经营指标和管理目标。
2、与其他部门人员协调、沟通并按公司要求对其进行监督管理。
3、筹划和控制配送部的具体工作。
4、确保公司各项规章制度在配送部贯彻落实。
5、负责审阅部门员工出勤(车)情况;制定评估标准,对员工进行定期评估,以作奖罚的依据。
6、负责审订和修改配送部的工作规程和管理制度。
7、检查和审核配送部员工的工作进度和工作绩效。
8、负责对配送过程中的突发事件进行处理;
9、根据公司配送程序的规定,对配送部相关单据进行审核。
10、和其他部门进行密切沟通,对部门的运营成本以及人工成本进行分析,加强对自有车辆和外请车辆的管控,调研维修保养价格以及市场运价,严格控制配送成本支出,保持营收占比合理性;
11、关注有业务往来的城市交通管制信息,了解相关交通法规,合理优化配送网络,达到配送能力最大利用化;
12、建立健全车辆档案,清楚车辆(冷机)季审、年审、年票、保险、保养等情况并及时办理。
13、建立健全部门日常管理制度,不断完善部门岗位职责、工作流程及考评办法。
14、负责配送部车辆设备操作和业务流程的培训工作。
15、完成领导安排的其他临时工作任务。
(三)调度
1、协助部门经理处理部门日常工作;
2、协助部门经理建立、健全配送部日常管理制度,不断完善部门岗位职责、工作流程及考评办法;
3、熟悉车辆的各项性能与各相关城市的路线,合理安排司机和送货员的日常工作,对配送网络进行整合和优化,达到车辆最大利用率。
4、熟悉配送的相关操作,处理送货人员与客户之间的异常情况,并有针对性的进行汇报;
5、满足相关部门的工作要求,保持物流服务水平最大化;密切协助客户掌握对其所有产品的物流数据;
6、根据实际送货数量,来评估司机、送货员的完成率以及工作效率,并审核其劳动量的合理性,及时作出调整;
7、监督和核对车辆的行程登记,了解相关道路的收费标准,并对车辆产生的燃油费、过路(桥)费等进行核对和初审;
8、掌握车辆的行进状态,加强对送货环节的管控,确保按时按量完成配送任务;
9、协助部门经理组织各种部门集体活动,加强团队建设,调动部门全体员工的积极性;
10、对工作中出现的各种问题及时解决和汇报,提出工作改进意见。
11、完成公司安排的其它工作;
(四)、车队长
1、协助部门经理处理部门日常工作;
2、协助部门经理建立、健全配送部日常管理制度,不断完善部门岗位职责、工作流程及考评办法;
3、负责运输车辆以及配送人员的日常管理;对司机和送货员定期进行安全教育及日常考核;
4、不断提高司机及送货员服务素质,检查、督促驾驶员、送货员按工作程序和标准实施工作,确保公司规定得以实行,对违章行为进行指正与处罚;
5、负责运输车辆的年审、季审、年票、税费、保险费等费用的缴纳及其它运营手续的办理;
6、监督检查车辆的技术性能和卫生、维修、保养状况,对相关维修保养情况进行统计,并予以核对和初审;
7、负责驾驶员的招聘考核以及事故处理、保险索赔等;
8、每天检查各类管理反馈表,对部门员工的工作表现、纪律实行监管,对违纪行为进行处罚;保证公司、部门各项规章制度和服务质量标准得到执行;有目的地进行士气激励,保证部门工作的正常运行;
9、协助部门经理组织各种部门集体活动,加强团队建设,调动部门全体员工的积极性;
10、对工作中出现的各种问题及时解决和汇报,提出工作改进意见。
11、完成公司安排的其他工作;
(五)、配送文员
1、依据调度的《外派车辆登记表》进行每天车况登、统计;
2、负责送货单、验收单的回收、核对、整理工作;
3、负责部门办公用品的申报、分发和登记;
4、负责部门相关往来文件的整理、统计和存档;
5、负责部门的日常考勤、出车登、统计工作;
6、负责配送单据与财务部的交接工作;
7、负责与客户进行单据交接以及运费的初步核算;
8、负责燃油、里程的统计以及配送人员相关报销的登记转交;
9、完成上级领导安排的临时性工作事务;
(六)、司机
1.严格遵守公司的各项规章制度,树立全心全意为客户服务的工作思想和安全、快捷、准确、高效的工作作风;
2.按要求穿戴工服,搞好个人仪容、卫生,自觉维护公司及自身形象;
3.负责做好每天出车前、收车后的例行检查,如实按要求填写《外派车辆登记表》;
4.负责配送中的行车安全,遇紧急情况要立即报告上级领导,并积极展开自救;
5.负责协助送货员按线路要求装车,认真执行“先进后出”的原则,并督促仓库出货人员的出货效率和送货员的装车效率;
6.负责做好车辆的日常维护和保养,对车况进行监控以及成本核算,如有异常,如实汇报
7.负责定期整理车内物品,对车厢进行清洗消毒,确保车内车外整洁干净;
8.按要求准时参加公司和部门组织的各种会议、培训和其它集体活动;
9、熟悉相关配送线路和收货要求,以及车辆、冷机的状况,按要求路线进行驾驶。
10、完成公司安排的其他任务;
(七)、送货员
1.严格遵守公司的各项规章制度,树立全心全意为客户服务的工作思想和安全、快捷、准确、高效的工作作风;
2.按要求穿戴工服,搞好个人仪容、卫生,自觉维护公司及自身形象;
3.密切配合驾驶员的工作,确保送货车辆安全、洁净;
4.负责准备每天出货、装车前的物品,包括送货单据、卡板、拉车等;
5.按“先进后出”的原则协同驾驶员共同装车,结合送货单据核对货物品种和数量;
6.正确掌握所运送商品的装车技巧与保存要求,避免空间浪费与物质损耗。
7.掌握各送货商场收货程序、收货时间、入货品种、收货联系人等信息,处理并保持好与各商场之间的良好合作关系;
8.负责把各商场所定货品准确、安全的送到指定地点;
9.认真核对并保证相关业务单位送货单据准确、真实无误;
10.负责办理因各种原因引起的退货并及时回仓;
11.按要求准时参加公司和部门组织的各种会议、培训和其它集体活动。
12.完整公司安排的其他工作。
(八)、修理工
1.按派工单项目或现场要求进行维修作业,不得漏项。
2.严格执行汽车维护工艺规范和修理技术标准进行维修作业。
3.修理过程中严格执行自检、互检和专职检验为内容的“三检制“进行。
4.在就车维修作业时,如发现安全关键部位存在隐患或故障,应及时向领导报告,不得擅自处理。
5.严格按照各工位工序安全操作规程进行作业,杜绝事故发生。
6.节约用料,随用随领,更换配件以旧换新。
7.管理好修理现场,做到零部件按规定摆设整齐有序,现场环境卫生清洁。
8.尽量满足用户提出的工期要求,必要时自觉安排加班加点。
9.完成好上级交办的各项临时性工作。
第三章配送部人员管理规定
一、目的
为了规范车队人员招聘流程,让车队员工了解自身工作岗位职责,知道我们应该做什么,不应该做什么以及为什么要做/不能做;为了规范司机的驾驶操作,提高司机的驾驶技能,保障司机的人身与财产安全;减少车辆的负面磨损,提高车辆利用率,增加车辆的经济效益,延长车辆的使用寿命。
二、内容
(一)、岗位细则
1、新招聘司机随从指定师傅跟车学习(3-5天)根据车队以及新司机实际情况而定,所有新入职司机必须通过驾驶测试,并且熟悉线路、配送签单以及熟悉相关规章制度才能正式上岗参与营运驾驶,司机上岗以后按照公司需求进行车辆、区域安排。
2、请严格遵守公司各项规章制度,在出车提货配送方面,一切行动必须服从调度员的安排、在车辆日常管理方面听从车队长安排,确保车辆能够顺利正常驾驶以及按时按量配送到位。
(如不按规定服从工作安排,暗拒出车暗批或拒听电话的,第一次处罚100元,第二次处罚300元,第三次作出开除的处理,公司将与其解除劳动合同。
)
3、为了防止路线不熟对您造成的油耗上升、违章等负面影响与损失,出车请按照公司规定线路行驶,以确保及时、安全到达指定地点。
4、在运作过程中,司机应该无条件为客户提供良好的服务(包括一切力所能及且不影响司机正常工作的装卸货等),塑造您和车队在客户、公司心目中的良好形象,提升公司的形象。
5、请驾驶员在出车前认真实行7检:
一检转向器,二检制动、手刹,三检喇叭、灯光电路,四检轮胎气压、螺丝紧固,五检机油、燃油、水,六检随车工具以及冷机的正常性能,七检随车证件、油卡;保证良好车况,从而减少因出车前检查不到位发生的途中坏车,甚至事故。
6、为了避免因维修不及时将小问题拖成大故障增加了配件费用,以及因维修不及时造成的车辆晚发影响时效,交班人员应向车队长交待车辆运行中出现的异常情况,对存在问题/故障的车辆及时报修。
7、司机要时刻保持头脑清醒,精力充沛,确保行驶安全,文明驾车,安全礼让,不开“英雄车”、“赌气车”,做到宁停“三分”,不抢“一秒”。
8、严禁无证驾车、严禁驾驶员擅自换车,严禁酒后驾驶、严禁将车交与他人驾驶、严禁未经过跟车培训的新司机驾车。
9、为了防止货物被盗对公司造成经济损失,司机在行车时必须确保车门已关好并已上锁,车辆在外停放必须在视线范围之内,并要关好车门上锁。
10、为了您的家庭幸福和行车安全,司机上下班时间严禁聚众赌博。
11、为了您和他人的人身安全,司机在驾驶时不得与人闲谈、发短信、打电话或饮食;疲劳或患有妨碍行车安全的疾病,不能驾驶行车。
12、请您主动遵守交通规则和有关规定,驾驶车辆必须证、照齐全,不准驾驶与证件不符的车辆,发现证件不全立即报告调度,以消除不必要的违章罚款,以及由此造成的送货不及时。
13、司机出车在外临时购买配件(含轮胎、机油、补胎等)必须电话告知车队长,并附有电话号码和证明人签字,否则不予报销。
14、为了加快报销时效,报销路桥费、停车费的单据请您务必按行车的时间顺序粘贴,并在备注栏写上车牌号以及在票据背面注明所送地点名称,否则请重新按要求填写、粘贴后报销。
15、为了保证公司对车辆利用情况的正确判断与决策,请车队全体司机养成良好的行车记录习惯(做到每一次出发、到达都准确记录相应的时间、里程),必须如实填写行驶记录表。
(二)、驾驶员操作规范
1、司机上车必须系好安全带,以减少不必要的违章;缓解潜在事故可能对您造成的伤害。
2、车辆启动时,用怠速预热2至3分钟,严禁加大油门或轰空油门,以降低机械磨损,延长车辆使用寿命。
3、为了您的人身安全,不驾驶机件失灵的车辆,车辆发动后应检查各种仪表、转向机构、制动器、灯光等是否灵敏可靠,并确认周围无障碍物后,方可起步。
4、请不要超档操作,起动时用一档起步。
根据档位情况控制油门的大小,按发动机的负荷选择适当的档位;严禁拖档行驶,以避免造成车辆机件严重磨损,以及油耗超标的负面影响。
5、不要因小失大,下坡时请不要熄火或放空档滑行,为了省点油而增加安全隐患是不明智的!
而且根据电喷车的新设计原理,高速(50公里/小时以上)空档滑行时反而更费油。
6、在坡道上被迫熄火停车,应拉紧手制动器,下坡挂倒档,上披挂前进档,并将前后轮楔牢,以防止车辆滑坡出事故。
7、为了您的人身安全,重车下坡和转弯应减速慢行,以避免惯性太大导致刹车不及和离心力过大而发生事故;下坡应提前换档,请不要中途换档。
由于下坡助力的作用,使变速器的主、从动齿轮的转速差急剧增大,难以换入档位,易发生事故。
8、不在车辆停放时开启空调,从而降低车辆百公里油耗。
9、严禁司机与配送人员在工作的时候,讲谎话(堵车,收货时间长等等),其实是在工作的时候做其它的事情,违者当天解雇与罚款处理。
10、日常工作中发现车辆或者冷机有异常情况,第一时间要马上与上级领导报告。
11、出车在外的时候,如车辆有任何异常情况需要维修或者是保养的时候,没有得到上级领导的电话批准的时候,就私自将车辆开去维修的话,维修的费用不可以报销,并且要将当事人罚款处理。
12、驾驶证到期、遗失或是马上要过期的情况,要与上级领导协商安排时间去更换,如当事人没有发现或者没有提出来的话,出现被交警一切处罚由当事人自己负责,公司并根据事情的轻重来处理当事人。
13、一切的人员严禁在驾驶室内外或者是车厢的内外写字,绘画等等不干净的异常事情,违者当天解雇当事人并且根据事情的轻重来处罚处理。
14、公司车辆的配件(收音机,制冷显示器,随车工具等等)一切公司的财产都不可以拿与偷,违者要当天解雇与根据事情的轻重情节来罚款处理。
15、车辆的装置电池能量是有限(禁止冷机,行车,雨刮,收音机,大灯,空调一起使用),为了车辆与冷机的运转正常,任何时间不可以开热空调,规定的使用冷空调的时间是在6月初至9月底的白天正常天气下使用,晚上一切时间不可以使用空调,违者按照情节的轻重罚款与处理。
16、有退货的情况,要带回仓库,与仓库的当班人员交接清楚,如是仓库的人员没有签名确认的情况,一切的损失是当事人自己负责,公司要根据事情的轻重来对当事人罚款与处理。
(三)、行为规范与奖罚规定
1、依据车队司机每月安全、事故、运作等实际情况,享受相应的安全奖励,具体奖励方案根据绩效考核文件执行;
2、为了保证公司时效,以卓越的运作服务经营、服务客户;车队员工必须一切行动听指挥,按排班时间到岗,超过10分钟不到岗的,按违纪条例中“无正当理由不接受、不按时按质完成领导安排的职责内工作任务”来处理;部门有紧急任务时,超过20分钟不到岗的按“工作急需,不服从临时紧急任务”的条例处理;
3、为了让调度实时掌握车辆运作状况,从而合理派车,优化线路,提高车辆利用率;司机出发、到达,在路上出现堵车等必须立即报告调度,手机必须保持24小时畅通,未经调度同意,私自改变行车线路,所产生的多余路桥费和交通罚款由司机自己承担。
4、司机上班交接时,车辆证件、货物要交接清楚;当班司机必须检查车辆是否有备胎、车身有无损坏,工具是否齐全,车辆是否有故障;对于车辆附件有缺失、车辆有故障的,由上一班当班司机承担责任并补齐缺失附件;
5、司机在公司以及客户处装车时,一定要对单装货,做到无单不准装车,避免有货无单等现象,并注意有没有货物破损或行包破坏现象(如有可以拒绝上车或要求仓库以及客户注明破损情况),并由双方签名认可(当事人、司机以及送货员要对货物的缺失负责);到达后交给目的地相关人员,并由对方确认无误签字认可。
6、司机外出接货时要清点好件数装车,确认无误后给对方开单或签名认可,如发现货物有损必须要求对方开具货物破损证明。
7、外接的货拉回公司或拉去其它地方,一定要交接清楚,收货部门要在交接单上签名认可。
8、司机单独接货过程中,注意装车做到大不压小,重不压轻,木不压纸,对易碎品、不能倒置的物品应单独摆放,防止倾倒、破损的发生;对于因不按上述要求装车造成损失的,由当事司机承担全部损失。
9、冷藏、冷冻货装在同一辆车时,一定要把货物用胶帘进行隔离开,以免混合影响货品温度,避免客户拒收。
10、驾驶员在外违章扣证、扣车等,必须马上报告直接上级和调度;因驾驶员自身原因造成的违章罚款,由驾驶员自己承担。
11、车辆有故障当班司机要及时报修,并将车辆故障与异常部位、异常现象反馈给修理人员,避免故障拖到下一班影响出车时效。
12、为了保障公司财产不受侵害,不准偷油卖油,弄虚作假(油料、路桥费、配件费),鼓励大家踊跃举报,一经核实,给予举报人1000元奖励,被举报人应照价赔偿公司损失,并做开除处理,情节严重者移交公安部门。
13、为了提高车辆利用率,保证车辆良好的车况;相关管理人员必须及时报修车辆,并监督相关维修单位按时做好车辆维修,作好每台车的维修档案,定期对每台车进行正常维护保养,控制所购配件的成本费用和质量,并做好所购配件的记录。
14、为了消除因为车辆年审、季审、车辆违章、事故与保险理赔等处理不及时对公司造成扣车、罚款等损失的,驾驶员应提前知会车队长或者调度。
15、车队员工每周必须参加一次例会,以了解最新文件规定与注意事项,无故不参加例会按旷工处理。
16、为了保证公司车辆与财产安全,严禁私自用车,一经发现由当事司机按照车队外租车标准付费。
17、司机与配送人员要非常严重的看待送货回单,如发现司机或者是配送人员没有把回单拿回来的情况,要重罚处理。
18、配送完成回来交接回单的时候,要对面交接清楚,不可以出现把回单自己放回一边或者是交接给不是相应的人员,如发现这种情况,要重罚处理。
19、为了消除额外的潜在事故纠纷,严禁私自带人上车。
20、对于因公搭便车办理公司事务人员,经车队相关管理人员同意后,司机必须无条件搭载。
21、违反其它条例按相关制度执行。
第四章配送车辆管理规定
一、目的
规范用车、修车等流程,建立车辆档案,便于管理者了解车辆使用情况,制定更加合理有效的车辆运营模式。
二、范围:
本公司所有车辆。
三、内容
1、新购车相关手续办理
由车队长负责到指定保险公司购买交强险、到辖区国税局交购置税、辖区车管所上牌、辖区运管所办理营运证,车辆即可投入正常营运工作;以及继续负责车辆后期的年审/季审;
2、车辆磨合期
新购车辆在最初5000公里左右称为磨合期,这个时期的汽车要特别小心。
一是这个时期要安排优秀司机来开,二是要低速50-60公里/小时(最好以低于该车型经济车速3/4的速度行驶,以免烧机油现象发生),三是要安排路况好的路线;请各车队负责人跟踪监督。
3、车辆5S
包括车辆的外表与车厢内部的卫生;车厢外表与广告就是公司的形象,车型内部卫生就涉及到货物的污染;要求司机勤洗车、并保持车厢内部清洁,由车队长定期检查相关清洗、消毒记录,并监督实施。
4、随车工具管理
新车买来后都会有个工具箱,里面配有常用的修理工具,要求当班司机出车前清点好,车队管理人员不定期检查;发现少了,由当班司机进行购买补充。
5、车辆维修管理
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