企业文档管理.docx
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企业文档管理.docx
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企业文档管理
企业文档管理
目录
∙1 企业文档管理系统概述
∙2 企业文档管理的六大问题
∙3 易度企业文档管理解决方案
∙4 企业文档管理库
∙5 文档的安全和防护
∙6 文档在线查看预览
∙7 解决文档协作问题
∙8 提供强大快速的搜索功能
∙9 控制文档的发布
∙10 系统定制
∙11 集成和扩展
1 企业文档管理系统概述
易度文档管理系统是润普公司基于知识管理的理念,开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统,帮助企业进行文档的全生命周期管理。
系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术,支持文档的共享和审核协作管理,并提供强大的文档检索机制。
通过易度文档管理系统,企业可以高效、快捷地解决文档的存储、文档的安全防护、文档的查找、文档的协作、文档的在线查看及文档发布问题。
易度文档管理系统适合于任何体系、任何规模的企业组织。
2 企业文档管理的六大问题
2.1 文档缺乏集中管理
∙日积月累下来,企业文档的数量和容量都很庞大。
特别是知识型企业
∙所属部门、类型、格式、用途不同,管理方法不同
∙海量文档分散在不同部门,甚至个人手中,难于查找、控制
2.2 文档安全难以保障
∙文档分散存储,容易丢失
∙文档权限控制不明,容易泄密
∙纸质文档的抗灾难性差
2.3 文档版本管理混乱
∙文档版本繁多混乱,难以找到最新最正确的版本
∙文档历史版本无法丢失,造成知识流失
∙版本使用错误,而导致各种质量事故
2.4 查找缓慢,效率低下
∙每天需要花大量的时间去查找文档资料
∙人工方式和资料柜管理,查找非常缓慢
∙工作效率大为降低
2.5 文档无法有效协作共享
∙文档共享不方便,员工难以获取所需的资料
∙文档审核流程复杂,无法实现自动化管理
∙缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等)
2.6 知识管理举步维艰
∙员工离职,交接不全,带走了企业的知识(人才流失=知识流失)
∙企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围
∙知识沉淀、挖掘、清理,缺乏电子化工具
3 易度企业文档管理解决方案
针对上述问题,结合文档管理系统,易度提出了相应的解决方案
∙易度文档管理系统建立中心文档库,实现企业文档管理制度化;
∙采用“四层六级”的权限体系数据容灾存储,记录文档使用痕迹;
∙提供文档版本管理和发布流程控制,涵盖编写、审核、发布、更改等各环节;
∙提供毫秒级的全文搜索,可以多维度组合搜索,省时、高效;
∙以文档为中心的多人协作环境沟通更直接、更高效;
∙易度建立企业知识体系和脉络;通过多种沟通渠道,挖掘、传播隐性知识
4 企业文档管理库
通过简单可靠的存储方式,集中管理文档
4.1 简单存储
∙直接采用文件系统存放文件和元数据
∙文档的存取不依赖于任何数据库系统,不会因数据库系统的故障而导致数据丢失
∙文档的存取不依赖易度文档管理系统,即便易度系统出现故障,仍然可通过传统的途径管理文档库
4.2 集中(分区)存储
∙建立文档的集中式的存储,对文档进行有效的分类管理
∙分为个人区、公司文档区和网络共享区,分区进行文档分类管理
4.3 海量储存,无限扩容;自动备份
∙可以储存并管理海量的文档文件,并无限扩展空间容量
∙支持镜像备份,增量备份或差异备份等备份方式
4.4 RAID容错磁盘阵列
∙方便灵活配置扩展硬盘
∙方便和NAS磁盘设备结合
5 文档的安全和防护
5.1 严格的文档权限管理
∙支持授权委托管理,可单独针对各个文件夹指定文件夹管理员,文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限
∙支持成组授权,针对某个部门、某个岗位进行授权
∙支持负授权,禁止群组中的特定成员用户的权限
∙支持6级查看人权限,可单独对文档的查看、下载、打印、修改、删除等权限进行控制,严防泄密
∙支持权限继承,子文件夹自动继承上级授权,也可禁止上级授权
∙具备文档保密性控制功能,保护核心文档
5.2 完整的文档操作历史记录
∙可以记录文件或文件夹的操作历史,包括文件或文件夹的创建、编辑、版本、流程、打印等
∙所有删除文件都会自动进入回收站,通过操作历史的查询,可以还原已经删除的文档
∙同时也会记录系统的操作历史,便于系统管理员检查系统,避免出现问题
5.3 支持Https安全传输和病毒扫描防护
∙可使用apache的安全传输https的功能,采用网上银行相同的技术,实现文件的安全传输
∙系统可支持ClamAV作为病毒扫描引擎
∙上传文件,均会进行病毒扫描,如果发现病毒,会通知管理员进行处理
6 文档在线查看预览
6.1 在线查看办公文档
∙系统支持Office2003、Office2007、WPS、PDF等办公文档的在线预览和全屏预览
∙系统可自动生成PDF,同时保存原文件和PDF文件,并提供下载
6.2 在线查看AutoCAD图纸
∙无需任何插件,AutoCAD图纸可以直接在线预览
6.3 在线查看2D/3D图纸
∙使用IE浏览器,并安装eDrawing,可实现在线查看3D图纸
6.4 在线播放流媒体
∙系统支持各种格式的流媒体(音频、视频)在线播放
6.5 在线预览图片
∙可以缩略图预览,支持相册式播放
6.6 在线查看压缩包
∙无需安装插件,系统支持在线查看压缩包里的文件文档
6.7 创建快捷方式
∙可在其它目录或文件夹中创建一个快捷访问图标,类似电脑的桌面快捷方式
∙免去文件产生过多副本,节省空间
∙原文件与快捷方式文件的修改是同步的
6.8 关联文档
∙文档之间可以相互关联,快速查看更多相关文档
∙可以将关联和文档定义为附件关系
7 解决文档协作问题
7.1 在线编写文档
∙无需安装程序,可在系统中直接创建html、txt、rst文档
∙可直接在线修改此类文档,提供锁定保护
7.2 在线修改文档
∙只需要安装易度的外部编辑器插件就可以在线修改文档
∙文档修改时自动加锁,防止多人同时修改的情况
∙保存后,文档会自动上传至服务器中,并覆盖原文档或创建新版本
7.3 提供强大、易用的版本管理
∙文档一旦定版,后续的修改,将自动保存为新版本
∙版本版次自动维护,上传新版本的时候,系统自动推荐一个版本版次。
用户也可以手动进行调整
∙提供版本差异比较,所有可以在线预览的文档,均可支持在线版本差异比较
∙提供文档历史版本的下载
7.4 提供文档评注和订阅功能,帮助企业员工协同共享文档
∙可关注文档,或者将文档分享给其他用户
∙可直接发表评注,表达观点,动态订阅相关的文档
∙可在评注当中添加上附件,令其更加直观
∙支持三种通知方式:
系统消息通知、电子邮件通知和手机短信通知
8 提供强大快速的搜索功能
8.1 支持全文检索,多组合的高级搜索功能
∙可根据文件正文内容信息精确搜索到相关文档
∙支持全文检检索的类型:
.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rst
∙可根据文档的标题、正文内容、文档标签、创建人、创建时间、修改时间、文档编号、关键字、格式、状态等进行搜索。
8.2 通过标签组进行搜索
∙可管理、多层次、多维度的标签分类机制
∙可通过标签组快速查找到相关的文档,一个文档可添加多个标签
8.3 提供收藏夹功能
∙收藏一些常用的、关注的文档,并通过文档标签功能进行个人知识管理
∙可以通过收藏夹方便快捷地进行文件查找和定位
9 控制文档的发布
9.1 受控文件夹,保证文档发布正确
通过受控文件夹,将文件夹设置为受控状态,可保证一般查看人无权查看到未发布的内容,只可以查看到已发布或已失效的文件保证文档发布的正确性
9.2 设置文档状态
∙配备简单的文档审核流程:
草稿—>待审—>发布,发布状态的文档不能再作修改
∙文档还具备保密状态
9.3 文档编号和时效控制
∙根据规则,文档可以自动编号
∙发布的文档可以调整生效和失效的时间
∙超过这个时间段后,文档标题后会自动显示“已失效”标识
10 系统定制
10.1 自定义流程
系统自带常用的审批、借阅等文档流程。
也可按需自定义流程包括表单、流程、阶段等,支持脚本开发和流程图形化绘制
10.2 自定义扩展属性
可以自定义文档的扩展属性,完整描述文档,一份文档可以支持多组扩展属性;另外,扩展属性也可以用于搜索
10.3 自定义规则
规则,就是当发生某个事件时,文件夹或文件自动执行某些操作,如自动添加扩展属性,自动进行OCR识别
10.4 自定义显示列
可以自定义文件夹或文件的查看显示方式,如缩略图查看、内容列表等;也可以调整文件的显示信息,如显示文档负责人、大小等
11 集成和扩展
11.1 与扫描仪集成
与扫描仪紧密集成,可把纸介质文件直接扫描至系统中。
拥有文字OCR识别和自动分拣功能,扫描后可批量合并成(双层)PDF文档
11.2 批量上传和下载
提供web文件夹的访问方式,支持批量上传和下载,拖放等
11.3 定制部署栏目
自由部署多个文件库、公告等内置应用,更有数十种扩展应用自由选择
11.4 提供一个全开放平台
开放全套API,自带开发平台,自由按需定制扩展,并提供一组集成API,可方便OA等其他系统集成
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