第二讲 货币资金控制规范.docx
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第二讲货币资金控制规范
第一节 货币资金的特性
货币资金控制规范任何单位都要有。
它是运营的基本条件。
其流动性强,风险高。
货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金。
其中现金和银行存款最为重要。
货币资金是单位资产的重要组成部分,任何单位开展工作都必须持有货币资金,持有货币资金是一个单位运行的基本条件。
同时,货币资金又是流动性最强、控制风险最高的资产,大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金有关。
因此,必须加强对单位货币资金的管理和控制,建立健全货币资金内部控制制度,确保经营管理活动合法而有效。
在这一讲中主要介绍一般型企业对货币资金内部会计控制应该涉及哪些方面的内容
主要介绍货币资金的主要业务活动。
货币资金在这些业务活动过程中一般涉及到的凭证和记录。
一、货币资金主要的业务活动
(一)货币资金的主要业务活动
因此,货币资金它是一项资产。
货币资金收入的主要来源有:
一是通过销售产品,提供劳务而向客户收取,有的是提前预收的,有的是当期收取的,有的是客户后期支付的,这一来源是单位货币资金收入的主要部分;
二是通过发行、出售或转让有价证券、固定资产、无形资产等而向购买者收取的,或者因持有各种有价证券、银行存款等而定期获得的股息、利息等等,这种来源的资金收入通常不是经常发生的;
三是机关、事业单位根据有关规定收取的款项。
货币资金的收入有很多形式,如现金、银行转账等。
(二)货币资金的支出
货币资金支出的范围很广。
他涉及各种资产的购入、费用的开支、向投资者支付报酬和国家缴纳各种税金等等。
尤其是费用的开支,应当作为货币资金控制的重点。
(三)货币资金的盘点与对账
货币资金作为单位一项重要的资产应定期或不定期进行盘点与核对工作,库存现金进行盘点与核对,银行存款进行对账并调节余额。
二、货币资金的主要凭证和记录
在货币资金的业务活动中,主要涉及到的凭证主要是指的原始凭证。
记录指的是日记账、明细账等等。
尤其关注对于货币资金一般要设置的原始凭证有那些。
(一)凭证和记录的基本要求
对于货币资金所有的经济业务,都应该取得它的原始依据。
所以,这种基本证明对于货币资金来讲,它的凭证记录基本要求主要有五个方面:
1.各种收付业务都要有合法的、手续齐全的原始凭证作为依据。
2.各种收入的原始凭证一律要复写,双轨运行,从不同的渠道汇集到财会部门进行核对和核算。
3.各种支出都要根据原始凭证填制有关报销单据。
如:
根据出差的车票、住宿费收据填制差旅费报销单,根据购买办公用品等物品的发票填制物品报销单。
4.收付凭证要定期装订,派专人保管。
5.各种收付要及时、准确地记录。
(二)货币资金业务的主要凭证和记录
1.货币资金收入的凭证
与货币资金收入相关的凭证主要是发票和收款收据。
一般情况下,发票和收款收据均需经过财政和税务部门的批准和监制,其格式比较统一。
(1)发票
发票的内容一般应包括:
①单位的名称、地址、电话号码;
②购货人的名称;
③货物的名称、规格、计算单位、单价和货款总额的大写金额;
④编号及日期;
⑤经办人员签名盖章。
发票应由业务部门或财会部门按编号顺序使用,联数的多少根据单位实际需要决定一般应有三联:
发票联、记账联、存根联。
(2)收款收据
对于商品业务以外的货币资金收入,如各种税费、租金、押金、罚款、赔款以及其他性质未定而暂收的现金,应由有关部门或人员通知交款人直接到出纳部门交付,出纳部门在查明收款原因和应交数额,验收款项后应出具收款收据,收款收据的内容主要包括以下各项:
①单位的名称、地址、电话号码;
②交款人的名称和交款的事由;
③交款的金额,总计大写金额;
④收据的编号和日期;
⑤经办人员签名盖章。
收款收据应由收款人员按序号使用,至少应有收据款、记账款、存根联三联
2.货币资金支出的凭证
对于货币资金的支出凭证一定要明确。
支出对于一个企业来讲,控制的应当更为严格。
货币资金支出一般都能够取得外来的原始凭证。
如发票、收据、账单等。
如果发生在单位内部的支出,企业单位就应当设定出一些规定格式的支出凭证,作为支出的依据。
(1)借款单
借款单
日期:
┌────────┬────┬────┬────┬─────┬────┐
│ 借款人 │ │部 门│ │ 职 务 │ │
├────────┼────┴────┴────┴─────┴────┤
│借款事由(用途)│ │
├────────┼─────────────────────────┤
│ 现金借款金额 │ (大写) ¥ │
├────────┼─────────────────────────┤
│ 借用转账支票 │ 张 号码 │
├────────┼──────────────┬─────┬────┤
│ 部门主管意见 │ │ 经办人 │ │
├────────┼──────────────┴─────┴────┤
│ 领导审批 │ │
└────────┴─────────────────────────┘
有些货币资金支出业务,在未取得报销单据的情况下,需要先借用一定的现金和支
票,此时应用的凭证称为借款单。
借款单包括:
借款人、部门、职务、借款事由、现金借款金额、部门主管意见、经办
人、部门主观意见、领导审批等。
(2)请款单
请款单
┌────┬─────┬─────┬──────┐
│ 姓名 │ │ 部 门 │ │
├────┼─────┴─────┴──────┤
│ 用途 │ 大写:
小写¥ │
├────┼──────────────────┤
│支付方式│现金、现金支票、转账支票、汇票、其他│
├────┴─┬──────┬─────────┤
│部门签字:
│财务签字:
│单位负责人签字:
│
│ 年 月 日│ 年 月 日│ 年 月 日 │
└──────┴──────┴─────────┘
请款单一般用于单位已经确认负债的支付。
其流程为:
由当事人填写,单位负责人或者主管签字,财务部门办理付款。
本单位财务及当事
人各留一份。
主要内容包括:
姓名、部门、用途、金额、支付方式、部门签字、财务签字、单位
负责人签字等。
使用要点:
①用途如实填写;
②款项须经测算后填写;
③支付方式根据财务制度,并与财务主管协商后确定;
④根据审批权限有领导签字;
⑤本单以两联形式使用。
(3)差旅费报销单
差旅费报销单
┌────┬────┬─────┬─────┬─────┬──────┐
│ 借款 │ │ 借款 │ │ 清算 │ │
│ 日期 │ │ 金额 │ │ 金额 │ │
├────┼────┼─────┼─────┴─────┴──────┤
│ 姓名 │ │ 同行 │ │
│ │ │ 人员 │ │
├────┼────┴─────┴──────────────────┤
│出差起│ │
│止日期│ 自 年 月 日起至 年 月 日止 共 天 │
├────┼──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┤
│ 起点 │终点│出发│到达│机票│车船│市内│住宿│出差│其他│小计│
│ │ │时间│时间│费│费│交通│费│补助│ │ │
│ │ │ │ │ │ │费│ │ │ │ │
├────┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴──┴──┴──┴──┴──┴──┼──┴──┴──┴──┤
│合计金额(大写):
万 仟 佰 元 角 分 │核实金额(小写):
│
└──────────────────────┴───────────┘
领导审批:
部门主管:
财务审核:
报销人:
差旅费报销单一般列明报销部门、出差人的姓名、出差事由、出差地点以及差旅费
的预支数、核准实报数、应退或应补数等。
(4)费用报销凭单
费用报销凭单
年 月 日
┌────────┬────────┬────────┬────────┐
│ 报销部门 │ │ 报销人 │ │
├────────┴────────┴────────┴────────┤
│ 事由 │
│ │
│ 附件:
张 │
├────────┬─────────────────┬────────┤
│报销金额(大写)│ │(小写) │
├────────┼────────┬────────┼────────┤
│领导审批:
│部门领导审批:
│财务审核:
│签收人:
│
└────────┴────────┴────────┴────────┘
单位经营活动中总要发生一些日常费用,如水电费、电话费、办公费等,对于此类
费用可涉及一种费用报销凭单作为原始报销单据的封面。
费用报销凭单主要包括:
报销部门、报销人、事由、报销金额、领导审批、部门领
导审批、财务审核、签收人等。
3.货币资金清查和核对的凭证
(1)现金盘点表
库存现金盘点表请参照讲义。
盘点是对库存现金进行控制的重点手段。
(2)银行存款余额调节表
银行存款余额调节表
开户银行:
银行账号:
┌──────────────────┬─────────────────┐
│ 银行对账单上的存款余额(袋) │ 单位银行存款账账面余额(借) │
├────┬────┬───┬────┼────────┬────────┤
│ 金额 │ 日期 │凭证号│ 摘要 │ 金额 │ 银行记账日期 │
├────┼────┼───┼────┼────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├────┼────┼───┼────┼────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├────┴────┴───┴────┼────────┴────────┤
│减:
单位贷方未达账(小计) │减:
单位银行对账单借方未达账(小计)│
├────┬────┬───┬────┼────────┬────────┤
│ 金额 │ 日期 │凭证号│ 摘要 │ 金额 │ 银行记账日期 │
├────┼────┼───┼────┼────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├────┼────┼───┼────┼────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├────┴────┴───┴────┼────────┴────────┤
│调整后余额:
│调整后余额:
│
└──────────────────┴─────────────────┘
当单位收到银行对账单时,就应编制银行存款余额调节表,说明单位的银行存款账户余额与银行对账单不符的原因。
同时编制银行存款余额调节表有助于发现单位或银行记录现金交易时所发生的错误。
以上介绍的是货币资金业务的特性。
主要凭证、记录等。
其中账簿记录中,如银行存款一般都有支票,支票备查簿。
现金银行存款有日记账。
(3)货币资金变动情况日报表
货币资金变动情况日报表格请参照讲义。
企业一般可以设立一个货币资金变动情况日报表。
其中日报表可以反映出货币资金当日的变动情况。
货币资金的日常报告应全面反映各项货币资金的增减变动及结存情况,同时应尽可能详细地披露货币资金的来源渠道和用途。
货币资金变动情况日报表的格式是按照天来计算的。
包括:
昨天账面余额、本日增加金额、其中:
营业收入、融资收入、账款收回、投资收回、其他收进、本日减少金额其中:
营业支出、归还贷款、归还账款、投资支出、本日账面余额、未记账增加、未记账的减少、本日实际余额。
因此,日报表中现金和银行存款可以单独报出。
但是,货币资金、整个现金银行存款、以及其他货币资金共同构成企业的货币资金项目。
因此,分开可以看的更加细致。
为了加强对单位货币自己的内部控制和管理,保证货币资金的安全,各单位应当根据国家有关法律法规和内部会计控制规范,结合部门或系统的货币资金内部控制规范,建立核实本单位业务特点和管理要求的货币资金内部控制制度,并组织实施。
单位负责人对本单位货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金安全完整负责。
第二节 岗位分工与授权批准
一、货币资金控制的岗位分工
单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
(一)货币资金控制的不相容职务
对单位货币资金业务相关部门及岗位的设置应遵循不相容职务相互分离的原则,具体地讲,包括一下几个方面的要求:
1.出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
2.单位不得由一人办理货币资金的全过程。
3.单位办理货币资金业务,应当配备合格的人员,并根据单位具体情况进行岗位轮换。
4.货币资金收付及保管只能有经授权的出纳人员负责处理,其他职员不得接触未经支付的货币资金。
5.规模较大的单位,出纳人员每天应将收支现金数登记现金出纳备查簿。
现金日记账与现金总账应由其他人员登记。
规模较小的单位,可用现金日记账代替现金出纳簿,由出纳登记,但现在总账的登记工作须由其他职员担任。
6.负责应收款明细账的人员不能同时负责货币资金收入账的工作;负责应付账款的人员不能同时负责货币资金支出账的工作。
7.保管支票簿的职员不能同时负责现金支出账和银行存款账。
8.核对银行对账单和银行存款余额的人员应与负责银行存款账、现金账、应收账款、应付账款的人员分离。
9.货币资金支出的审批人应同出纳员、支票保管员和记账员分离。
(二)货币资金控制的相关部门的设置及分工
1.多部门控制
要由经办部门和财务部门分管货币资金收入业务的不同环节,使各种收入都能全面迅速地集中到财会部门。
如销售收入是货币资金的主要部分,销售部门负责销售业务的合同签订、发货、填制销售发票等工作;财会部门负责销售业务的收款、记账等工作。
要有经办部门、归口管理部门、财会部门分管货币资金支出业务的不同环节,使各种支出合理、合法,发挥最大的效用。
经办部门指直接用款单位,归口管理部门指在实行指标分级归口管理责任制中的归口部门。
如办公费指标应有行政部门负责控制,则支用办公费的科室是经办部门,行政部门是办公费的归口管理部门,财会部门则负责审核付款和记账工作。
2.财会部门的管理权限
(1)财会部门是单位货币资金进行管理和对外办理收付的机构。
财会部门对货币资金实行计划管理,对其收支进行综合平衡,编制计划,严格控制,确保单位业务活动所需资金及时筹措和合理使用。
(2)财会部门根据各职能部门提供的货币收支计划,进行综合平衡、按年、季、月编制详细的资金收支计划,经领导批准后,严格按计划执行。
(3)财会部门有权拒绝支付计划外资金。
特殊情况须经单位领导批准,办理追加计划手续,财会部门视其当世财力资金状况,予以安排支付。
(4)财会部门应在年、季、月度终了编制货币资金收支计划执行情况表,检查计划执行情况,找出偏离计划的原因,分析资金使用状况,强化资金管理。
(5)财会部门认真做好货币资金收支日常管理。
3.各职能部门的管理权限
(1)供应部门负责执行材料物资采购支出指标和多余材料物资销售处理指标,并有效控制存货、预付账款的资金占用水平。
(2)设备部门负责执行水、电、气和设备、备品配件采购支出指标,并有效控制库存设备、备品备件、预付账款的资金占用水平。
(3)销售部门负责执行产品销售收入指标,并有效控制存货、应收账款的资金占用水平。
(4)生产部门(包括车间)负责执行制造费用及其他有关费用指标,并有效控制在产品、自制半成品资金占用水平。
(5)劳资部门负责执行工资支出指标、离退休统筹费用指标。
(三)货币资金控制的岗位责任制
为了保证货币资金业务的有效执行,单位针对货币资金业务设置相应的工作岗位,并明确其岗位职责,一般情况下的岗位设置为:
现金出纳岗位、银行出纳岗位、银行对账岗位、复核岗位、会计主管岗位。
1.现金出纳岗位
一般情况下,单位财会部门应设置专职的现金出纳,主要职责如下:
(1)严格执行《会计法》及其他财经法规的规定,出纳人员不得监管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。
(2)严格遵守国家县级能管理制度,库存现金不超过银行核定限额,无白条抵库不坐支、挪用现金。
(3)依据审核人员签署的记账凭证办理现金收付,发现差错应立即通知审核人员更改,不得自行更改。
现金收、付后要在收、付款凭证上加盖"现金收讫"或者"现金付讫"戳记并签章。
(4)每日终了,库存现金须与现金日记账余额核对相符。
如发生差错,应及时报告领导,积极查找原因;在未找出错误时,属长款的应先作挂账处理,属于短款应由个人赔偿。
(5)根据已经办理完毕的收、付款记账凭证,按照《会计人员工作规范》规定,按记账凭证顺序号逐笔登记现金日记账,当日结出额和余额。
(6)妥善保管好现金和各种有价证券,确保其安全与完整。
如有短缺或损坏要负赔偿责任。
(7)严格保守保险柜密码的秘密。
保管好银柜钥匙,不得任意转交他人,下班后不准存放在办公桌内。
(8)严格遵守保密制度,未经领导批准,不得对外提供任何会计信息。
(9)完成领导交办的其他工作
2.银行出纳岗位
(1)熟悉掌握银行结算制度和结算方法,熟练填写各类银行结算凭证。
(2)复核审批手续,对付款业务需复核是否已按管理权限履行审批手续。
(3)依据审核人员签署的记账凭证或收付凭单办理银行收付。
(4)按时办理银行收、付款凭证,认真逐项查验(日期、单位名称、账号、用途金额大小写是否相符等等),并及时通知有关单位或个人。
有承付期限的,必须在承付期限内办理承付或者拒付手续。
(5)票据管理,及时购买转账、现金支票以及其他结算凭证,保证工作需要。
填写错的或过期作废的票据,及时收回注销,并保存待查。
经特殊批准签发的空白转账支票,要在支票上注明签发的日期及使用限额,并负责催收报账。
(6)随时掌握银行存款余额,不准签发"空头"支票。
(7)每日终了,根据已办理完毕的收、付款凭证,按照《会计人员工作规范》规定,按照顺序号逐笔登记银行日记账(不得用铅笔书写),每日结出余额。
(8)对账、结账。
银行存款日记账必须做到日清月结,月末按规定日期编制"银行存款余额调节表",使账面余额与对账单上余额调节相符。
对于未达账项,要及时查询,向财会负责人说明查询结果,经财会负责人审核后方可将"银行存款余额调节表"报银行。
(9)妥善保管财务印章印鉴。
(10)不得利用银行账户为外单位或者个人套取现金,银行账户不得外借、转让、出租。
(11)负责及时将转账、汇兑结算业务的回单整理并装入记账凭证并做好有关会计凭证的整理装订工作。
(12)严格遵守保密制度。
未经领导批准,不得对外提供任何会计信息。
(13)完成领导交办的其他工作。
3.银行对账岗位责任制
(1)在条件许可的条件下,银行日记账记账人员应和银行存款余额调节表的编制人员分设;
(2)银行余额调节岗位可由稽核人员或不经办银行存款业务的会计人员来担任;
(3)银行对账人员应每月一次分别开户行和账号编制银行存款余额调节表,将单位账面余额与银行账面余额核对相符,对于未达账项应在审查其日后入账的基础上,落实其真实性,对于调节不符款项应及时查找原因。
4.复核岗位责任制
(1)遵守会计法,熟悉国家有关财务的法律、法规和单位各项经费开支标准、开支范围和管理办法。
(2)精通会计科目的核算内容,正确运用会计科目。
(3)复核记账凭证,检查会计科目、项目使用是否正确,项目是否超支,原始凭证是合法,签字手续是否符合管理权限规定,补助标准是否准确,抽查原始凭证金额是否与记账凭证一致。
发现不合法或不规范的会计凭证及时反馈给相关人员,督促其纠正。
(4)对于复核没有问题的记账凭证,在记账凭证上签章,并在财务软件中复核通过。
(5)在复核过程中发现的问题,要及时采取口头或书面的形式向领导汇报,并提出解决问题的建议。
(6)了解预算及资金收支情况,对单位的资金计划及其执行情况做到有所了解。
(7)耐心细致地解答有关人员提出的疑问,做到有理有据,依法处理。
5.会计主管岗位责任制
(1)具体组织领导本单位的财务会计工作,指定单位财务管理制度并付诸实施;
(2)正确贯彻《会计法》,严格执行国家的财经政策、法规、规章和会计制度;
(3)组织编制单位收支预算,组织实施经批复的单位收支预算,统筹安排各项资金,保障单位正确运转的资金需要;
(4)实施会计凭证的统筹管理,拟定会计凭证的合理传递程序和时限要求,并组织实施;
(5)保证单位的各项收入和支出全部纳入单位预算,统一核算,统一管理,统筹安排使用,保证应缴税款
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