全家便利物流管理手册.docx
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全家便利物流管理手册
物
流
管
理
作
业
手
册
主管单位
商品部
檔
名
C-1-1
第一页
物流管理手册
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
1、(常温)进货篇……………………………2
2、(常温)发货篇……………………………4
3、(常温)退货篇……………………………7
4、(巧克力)进货篇……………………………9
5、(巧克力)保存篇……………………………11
6、(巧克力)发货篇……………………………12
7、(巧克力)退货篇……………………………14
8、(低温)进货篇……………………………16
9、(低温)发货篇……………………………18
10、(低温)退货篇……………………………20
主管单位
商品部
檔
名
C-1-1
第二页
物流管理手册
(常温物流)进货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
一:
入库预定情报
✧FM:
每日17:
00将供货商进货资料传给物流中心。
(D日=厂商进货指定日)
✧物流中心打印进货指定日为D日的供货商订货单并按厂商别整理。
同时整理送货指定日为D-1日的未送达厂商订货单,为D日的补进货做准备。
二:
进货
✧进货时间:
周一至周六9:
00~16:
00
✧让送货人员到收货窗口,检查送货人员是否带有FM制式的订货传真单
有——检查订货传真单上预定交货日
预定交货日为D日或D-1日:
给他订货单、指示到收货处下货、验收
预定交货日不符的:
拒收
没——联络FM物流担当可否收货
✧让送货人把商品下在栈板或手推车上
1)同一商品放在同一个栈板上
2)如果同一商品不同制造日期、须按制造日期分开摆放
✧按照订货传真单和订货单内容,双方(送货人、收货人)当场验收货品,内容如下:
1)商品品名、规格与订货单上品名、规格比对
品名、规格与订货单上所列不符的货品,物流中心收货人员拒收。
2)商品条形码与订货传真单上商品条形码比对
商品条形码与订货传真单上商品条形码不符的,物流中心收货人员拒收。
3)检查货品的品质(破损,污染情况)
品质不良(破损,污染严重)的货品,物流中心收货人员拒收。
4)检查货品的生产日期
国产品、进口品分别根据相应商品允收标准验收[标准参阅附件1]。
不符合标准的,物流中心收货人员拒收
5)开一箱确认货品数量
a:
箱子里、小包装里货品的个数与订货单上基本订购单位数(A)比对
b:
箱子、小包装件数与订货单上订购倍数(B)比对
正确——收货人员将“实际收货数量”填写于[验收数栏]
货品少——与送货人员当场确认后将“实际收货数量”填写于[验收数栏]
货品多——退回过多货品将“实际收货数量”填写于[验收数栏]
注:
[验收数栏]若发生修改双方人员须在[验收数栏]旁签全名
✧所进货品验收完毕,送货司机在订货单[送货司机栏]签全名,物流收货人员在订货单[收货人栏]签全名并盖物流验收章
物流中心留存订货单FM总部联(第一联)、物流中心联(第三联),返还厂商联(第二联)
主管单位
商品部
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名
C-1-1
第三页
物流管理手册
(常温物流)进货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
三:
进货后处理
✧1.收货结束前1个小时、物流中心须将当日未送达厂商明细以书面形式告知FM物流担当。
当日未送达厂商明细[格式参阅附件2]
2.物流担当告知相关采购并询问厂商,当天到不到货?
3.物流担当在16:
00回复物流中心
注:
若物流担当事先知道厂商会迟到时,需先联络物流中心等待收货
✧进货确认输入:
照订货单上验收数把进货实数输入计算机,如有未送达厂商订货单,
送货指定日为D-1日:
打零(ZERO)确定,然后盖个“未送达”或“报废”印在订货单上
送货指定日为D日:
做整理等待厂商D+1日补送
✧D日(17:
00),把当天进货确定资料(电子文件)传给FM总部
✧D日(17:
00),把当天未送货供货商明细及短缺送货明细以(电子挡)传给物流担当
供货商送货准时率统计表[格式参阅附件3]
✧D日(17:
00),把送货指定日为D-1的订货单报废统计表传给物流担当
订货单报废统计表[格式参阅附件4]
✧整理订货单[总公司联]——按单据编号顺序填写签收回单登记表(序号,订单编号,厂商名称,张数)(一式两联)。
签收回单登记表[格式参阅附件5]
✧D日,物流中心把整理好的订货单总公司联和签收回单登记表(一联)随同物流配送车送到FM石门店
✧D+1日FM总部核对D日物流中心传过来的资料内容和D+1日石门店回送的单据。
✧如有资料和单据之间差异,FMD+1日发调查委托书给物流中心,确认在物流中心留下的物流联。
发现打错误,物流中心照正确的[物流联]数量修正输入。
D+1日下午(17:
00),修正后资料和进货确定资料一起传给FM总部,且将回复后之调查委托书送给FM总部。
主管单位
商品部
檔
名
C-1-1
第四页
物流管理手册
(常温物流)发货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
发货资料
✧FM:
D-1日9:
00AM,FM门店出货资料传给物流中心。
(D日=门店进货指定日)
二:
配送
✧出发前,配送员确认携带的东西
1)发货单
2)配送明细书[格式见附件6]
3)紧急联系表[格式见附件7]
4)移动电话
5)考勤卡
✧按指定的到店时间到店,(允许前后波动30分钟)。
如预测迟到(30)分钟以上,
在出车前得知延迟:
由物流中心根据紧急联络网及时通知FM物流担当,然后物流担当向店铺说明迟到事由及预计到店时间。
在配送中得知延迟:
由配送司机马上通知店铺当班人员说明迟到事由及预计可到店时间。
✧安全用车,遵守交通规则
三:
下货
✧把配送车停在店铺指定的下货位置,基本在正门倒车,倒车时需注意客人和店铺招牌。
如有顾客的车辆或自行车,问店长停在哪里
✧入店时,明明朗朗地打招呼“您好,常温货到了”
把考勤卡交给门店收货人,请他到考勤钟上敲打到店时间,然后开始下货
✧配送人员把商品搬入店内后,下在指定的固定位置
✧下货作业中,钥匙不留在车上且进入店内的时候须将将后门关上
四:
进货验收
✧双方按照配送明细书上记载的自然箱和物流箱的箱数,与实际配送到店的物流箱和自然箱的箱数进行比对,不当场对点货品明细。
正确:
进入下一步验收
不正确:
门店收货人修改配送明细书“自然箱栏“或“物流箱栏“数字,配送人员在门店收货人修改处旁签全名。
✧检查自然箱外包装、物流箱内的货品,是否污损、破损
污,破损----门店人员当场开立修正单并退回该商品,由门店人员及司机确认后签名。
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商品部
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C-1-1
第五页
物流管理手册
(常温物流)发货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
✧所有箱数检查完毕,送货员在发货单[送货司机栏]上签全名。
请门店人员在发货单[收货人栏]上签全名并盖门店验收章。
✧配送员回收进货指定日为D-1日门店开的修正单
进货指定日为D-1日以前之门店开的修正单,配送员拒收
修正单上货号,品名,欠货数,验货数,原交货单号未如实填写的,配送员拒收
✧配送员在修正单[送货司机栏]上签全名。
请门店人员在修正单[开票人栏]上签全名并盖门店验收章
✧确认发货单,修正单张数和门店退回的污损品由配送员填入配送明细书
✧配送员带回发货单和修正单的[物流联]、[FM总部联],发货单和修正单的[门店联]留存门店
五、事后验收
✧门店人员根据发货单上商品明细与自然箱,物流箱内商品逐个对点
✧若发现商品品项或数量差异(包括进货当时所发现有缺少的物流箱或自然箱商品),门店人员开立修正单,在修正单上填上品名、短少数量、售价、合计,注明原因并签名。
✧在下次配送物流到店时,将填写好的修正单交于配送员
✧商品若属品质问题则填写不良品单,保留问题商品交予担当带回商品部相应采购处理。
六:
出货事后处理
✧拣货完毕,每日17:
00以前把当天拣货的实际数量输入计算机
✧每日17:
00,当天出库资料传给FM总部
✧配送完毕后,物流中心管理人员确认实际到店时间和设定的到店时间的差异。
误差30分钟以上者,应追查原因、改善。
✧核对收回发货单、修正单与配送明细书所填写的发货单,修正单数量,确认未回收单据。
如有单据未回收时,马上跟门店联系,确认单据是否遗留在门店,隔天配送时收回(没有原件时,店铺联复印两份)
✧D日17:
00,把D日,D-1日出货修正资料和D日入、出库资料一起传给FM总部。
将D日凌晨所回收的发货单、修正单,依店号、单据编号顺序,填写于签收回单登记表(序号,订单编号,张数)(一式两联)[格式参阅附件5]
主管单位
商品部
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C-1-1
第六页
物流管理手册
(常温物流)发货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
✧D日当夜,物流中心把整理好的发货单、修正单总公司联和签收回单登记表(一联)随同物流配送车送到FM石门店
✧D+1日FM总部核对D日物流中心传过来的资料内容和D+1日石门店回送的单据。
✧如有资料和单据之间差异,FM总部D+1日发调查委托书给物流中心,确认物流中心留存的物流联所载内容。
如发现属输入错误,物流中心应按照正确的数量修正输入。
D+1日17:
00,修正输入结果和进货确定资料一起传给FM总部,且将已查明回复的调查委托书送交FM总部。
主管单位
商品部
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C-1-1
第七页
物流管理手册
(常温物流)退货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
一:
退货处理
1、门店发货退回
(1):
门店验货时当场发现不良品(货品破包,凹罐,过允收期,商品本身质量问题)
✧门店人员直接开修正单退物流,在修正单上写明不良品货号,品名,数量,原因
✧物流配送员确认后签字。
✧门店人员在修正单上签字,盖门店验收章
✧物流配送员留修正单[物流联,FM总部联],修正单[门店联]留存门店
(2):
门店上架时发现不良品
✧联络营业担当通知商品部处理
(3):
下架品
✧FM总部用通报形式把退货明细告知门店,门店整理退货商品等待退货指定日(D日)
✧D-2日FM总部将门店退货资料电子档案发给物流中心,由物流中心打印退货单
✧D-1日物流中心配送时将退货单交于门店人员
✧D-1日门店人员整理退货,将退货数量填写于退货单[退货数栏]
✧D日到店配送时,物流配送员根据退货实际数量与门店人员所填写数量比对
无差异时:
配送员按退货实际数量填写于退货单[验收数]栏
有差异时:
1、配送员和门店人员当场重新对点,确认实际退货数量
2、配送员将双方最终确认退货数量填写退货单[验收数]栏
3、门店人员修改退货单[退货数]栏并签全名
✧所退货商品全部验收完毕后,配送员在退货单[送货司机]栏上签全名,并请门店人员在退货单[开票人栏]上签全名并盖门店验收章
✧配送员带回退货单[物流联]、[FM总部联],退货单[门店联]留存门店
✧配送员回物流中心后,配送管理人或库内作业负责人再次确认退货单内容和实际货物无误后在退货单[收货人栏]签全名
✧退货商品放在退货暂存区,退货单输入计算机(与不良品库存一起加算)
✧D日17:
00把当天退货资料传给FM总部
✧整理退货单总公司联——按单据编号顺序填写签收回单登记表(序号,订单编号,,张数)(一式两联)
✧D日当夜物流中心把整理好的退货单[总公司联]和签收回单登记表(一联)随同物流配送车送到FM石门店。
✧D+1日FM总部核对D日物流中心传过来的资料内容和D+1日石门店回送的单据。
主管单位
商品部
檔
名
C-1-1
第八页
物流管理手册
(常温物流)退货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
✧如有资料和单据之间差异,FM总部D+1日发调查委托书给物流中心,确认物流中心留存的物流联内容。
如发现属输入错误,物流中心照正确的数量修正输入。
D+1日17:
00,将修正输入结果和进货确定资料一起传给FM总部,且将已查明回复的调查委托书和D+1日单据一起送交FM总部。
2、厂商进货退出
✧返品区内的商品,依据厂商别整理,同一商品放在同一个箱子或袋子里,等待供货商退货
✧D-1日17:
00,FM总部将D日厂商退货资料传给物流中心,由物流中心打印退货单
✧D日物流中心收货人员整理退货,将退货数量填写于退货单[退货数栏]
✧D日供货商送货时,由厂商送货人员根据退货实际数量与物流收货人员所填写数量比对
无差异时:
厂商送货人员按退货实际数量填写退货单[验收数]栏
有差异时:
1、厂商送货人员和物流收货人员当场重新对点,确认实际退货数量
2、厂商送货人员将双方最终确认退货数量填写退货单[验收数]栏
3、物流收货人员修改退货单[退货数]栏并签全名
✧所退货品全部验收完毕后,厂商送货人员在退货单[收货人栏]上签全名。
物流收货人员在退货单[开票人栏]上签全名并盖物流验收章
✧物流收货人员留存退货单[物流联]、[总部联],退货单[厂商联]交于送货人员
✧退货单输入计算机(不良品库存减算)
✧D日17:
00把当天厂商退货资料传给FM总部
✧整理退货单总公司联——按单据编号顺序填写签收回单登记表(序号,订单编号,厂商名称,张数)(一式两联)
✧D+1日物流中心把整理好的退货单总公司联和签收回单登记表(一联)随同物流配送车送到FM石门店。
✧如有资料和单据之间差异,FM总部D+1日发调查委托书给物流中心,确认物流中心留存的物流联内容。
如发现属输入错误,物流中心照正确的数量修正输入。
D+1日17:
00,将修正输入结果和退货确定资料一起传给FM总部,且将已查明回复的调查委托书送交FM总部。
二:
核对库存
FM每日17:
00接收物流中心所传过来的库存资料,并于次日早上与FM库存更新后的库存数核对,如有发现差异,FM打印差异表,向物流中心询问原因(有可能其中一方调整库存)
主管单位
商品部
檔
名
C-1-2
第九页
物流管理手册
(巧克力商品)进货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
一:
入库预定情报
✧FM:
每日17:
00将供货商进货资料传给物流中心。
(D日=厂商进货指定日)
✧物流中心打印进货指定日为D日的供货商订货单并按厂商别整理。
同时整理送货指定日为D-1日的未送达厂商订货单,为D日的补进货做准备。
二:
进货----同时实行验货温度管理(25℃)
✧进货时间:
周一至周六09:
00~16:
00
✧让送货人员到收货窗口,检查送货人员是否带有FM制式的订货传真单
有——检查订货传真单上预定交货日
预定交货日为D日或D-1日:
给他订货单、指示到收货处下货、验收
预定交货日不符的:
拒收
没——联络FM物流担当可否收货
✧送货人员打开后车门时,收货人员立即测量车箱内温度记录于进货温度确认表存查。
✧巧克力商品开箱用红外线测温仪抽验1-2个商品,并记录于进货温度确认表存查。
进货温度确认表[格式见附件8]
商品表面温度大于25℃时:
立即联络物流担当确认处理方式
若巧克力商品有软化、湿粘、渗漏等类似状况:
当场拒收。
✧按照订货传真单和订货单内容,双方(送货人、收货人)当场验收货品,内容如下:
1)商品品名、规格与订货单上品名、规格比对
品名、规格与订货单上所列不符的货品,物流中心收货人员拒收。
2)商品条形码与订货传真单上商品条形码比对
商品条形码与订货传真单上商品条形码不符的,物流中心收货人员拒收。
3)检查货品的生产日期
国产品、进口品分别根据相应商品允收标准验收[标准参见附件1]。
不符合标准的物流中心收货人员拒收
4)开一箱确认货品数量
a:
箱子里、小包装里货品的个数与订货单上基本订购单位数(A)比对
b:
箱子、小包装件数与订货单上订购倍数(B)比对
正确——收货人员将“实际收货数量”填写于订货单[验收数栏]
货品少——与送货人员当场确认后将“实际收货数量”填写于订货单[验收数栏]
货品多——退回过多货品将“实际收货数量”填写于订货单[验收数栏]
注:
[验收数栏]若发生修改双方人员须在[验收数栏]旁签全名
✧所进货品验收完毕,送货司机在订货单[送货司机栏]签全名,收货人在订货单[收货人栏]签全名、盖物流验收章
物流中心留存订货单FM总部联(第一联)、物流中心联(第三联),返还厂商联(第二联)
主管单位
商品部
檔
名
C-1-2
第十页
物流管理手册
(巧克力商品)进货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
三:
进货后处理
✧1.收货结束前1个小时、物流中心须将当日未送达厂商明细以书面形式告知FM物流担当。
当日未送达厂商明细[格式参阅附件2]
2.物流担当告知相关采购并询问厂商,当天到不到货?
3.物流担当在16:
00回复物流中心
注:
若物流担当事先知道厂商会迟到时,需先联络物流中心等待收货
✧进货确认输入:
照订货单上验收数把进货实数输入计算机,如有未送达厂商订货单,
送货指定日为D-1日:
打零(ZERO)确定,然后盖个“未送达”或“报废”印在订货单上
送货指定日为D日:
做整理等待厂商D+1日补送
✧D日17:
00,把当天进货确定资料(电子文件)传给FM总部
✧D日17:
00,把当天未送货供货商明细及短缺送货明细以(电子挡)传给物流担当。
供货商送货准时率统计表[格式参阅附件3]
✧D日17:
00,把送货指定日为D-1的订货单报废统计表传给物流担当。
订货单报废统计表[格式参阅附件4]
✧整理订货单[总公司联]——按单据编号顺序填写签收回单登记表(序号,订单编号,厂商名称,张数)(一式两联)。
签收回单登记表[格式参阅附件5]
✧D日,物流中心把整理好的订货单总公司联和签收回单登记表(一联)随同物流配送车送到FM石门店
✧D+1日FM总部核对D日物流中心传过来的资料内容和D+1日石门店回送的单据。
✧如有资料和单据之间差异,FM总部D+1日发调查委托书给物流中心,确认物流中心留存的物流联内容。
如发现属输入错误,物流中心照正确的数量修正输入。
D+1日17:
00,将修正输入结果和退货确定资料一起传给FM总部,且将已查明回复的调查委托书送交FM总部。
主管单位
商品部
檔
名
C-1-2
第十一页
物流管理手册
(巧克力商品)保存篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
一、库存理货─同时实行库内温度管理(25℃)
✧使用设备:
冷气空调机、冷冻柜、保温箱、保冷剂
✧作业地点:
恒温室
✧作业方式:
∙室内温度必须全日保持在25℃以下,相对湿度则需维持在65%-75%。
∙每日观测室内温度,并记录于温度管理表〈附件4〉。
∙出货商品需放置于保温箱内,每个保温箱内放三个保冷剂。
∙按照每天的气温,加减保冷剂的使用量。
∙回收使用之保冷剂,必须置入冷冻柜重新蓄冷。
∙回收使用之保温箱,必须确认清洁无污损后才能使用。
∙下架、退货的巧克力商品,均须比照正常品模式,放置于巧克力室,直到厂商回收止。
二、配送(装车)─配合库内温度管理同时实施
✧
使用设备:
保温箱、保冷剂
✧
作业地点:
配送车
✧
作业方式:
∙
装车的时候,把保温箱放在货品中间的高度。
(避免大气温度、道路地面热气及车底盘机件热传导的影响)
∙下架、退货的巧克力商品,均须比照正常品模式,放入保温箱及保冷剂,运回物流中心。
主管单位
商品部
檔
名
C-1-2
第十二页
物流管理手册
(巧克力商品)发货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
一:
发货资料
✧FM:
D-1日09:
00,FM门店出货资料传给物流中心。
(D日=门店进货指定日)
二:
配送
✧出发前,配送员确认携带的东西
3)发货单
4)配送明细书[格式见附件6]
3)紧急联系表[格式见附件7]
4)移动电话
5)考勤卡
✧按指定的到店时间到店,(允许前后波动30分钟)。
如预测迟到30分钟以上,
在出车前得知延迟:
由物流中心根据紧急联系及时通知FM物流担当,然后物流担当向店铺说明迟到事由及预计到店时间。
在配送中得知延迟:
由配送司机马上通知店铺当班人员说明迟到事由及预计可到店时间。
✧安全用车,遵守交通规则
三:
下货
✧把配送车停在店铺指定的下货位置,基本在正门倒车,倒车时需注意客人和店铺招牌。
如有顾客的车辆或自行车,问店长停在哪里
✧入店时,明明朗朗地打招呼“您好,常温货到了”
把考勤卡交给门店收货人,请他到考勤钟上敲打到店时间,然后开始下货
✧配送人员把商品搬入店内后,下在指定的固定位置
✧下货作业中,钥匙不留在车上且进入店内的时候须将将后门关上
四:
验收
✧按照发货单内容,双方(送货司机、门店人员)当场验收货品:
打开保温箱察看保温箱中货品有没有软化、湿粘、渗漏等类似状况,
有上述状况时——当场开立修正单将该商品退回,门店人员在修正单欠货数栏内填写所退货商品数量。
检查货品的生产日期
国产品、进口品根据门店允收标准验收(有效期限:
国产品2/3、进口品1/2以上),
不符合标准时——开立修正单将该商品退回,门店人员在修正单欠货数栏内填写所退货商品数量。
主管单位
商品部
檔
名
C-1-2
第十三页
物流管理手册
(巧克力商品)发货篇
制定生效日
2003.6
最新修订
2004.6
确认货品数量
保温箱内货品个数与发货单上验收数比对
货品少——让门店收货人员在修正单欠货数栏内填写欠货数量
货品多——退回过多货品
✧所有商品验收完毕,配送人员在发货单[送货司机栏]上签全名,门店人员在发货单[收货人栏]上签全名并盖门店验收章。
✧配送人员在修正单[送货司机栏]上签全名,门店人员在修正单[开票人栏]上签全名并盖门店验收章。
✧确认发货单,修正单张数和门店退回的不良品数,由配送人员分别填入配送明细书。
✧配送人员带回发货单、修正单[物流联]及[FM总部联],[门店联]留存门店。
五:
出货事后处理
✧拣货完毕,每日17:
00以前把当天拣货的实际数量输入计算机
✧每日17:
00,当天出库资料传给FM总部
✧配送完毕后,物流中心管理人员确认实际到店时间和设定的到店时间的差异。
误差30分钟以上者,应追查原因、改善。
✧核对收回发货单、修正单与配送明细书所填写的
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