办公文件制作规范范本.docx
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办公文件制作规范范本.docx
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办公文件制作规范范本
文件编号:
总经办-2012-001
编制部门:
总经办
湖南元拓实业集团有限公司
办公文件制作暂行规范
(2012年版)
2012年8月16日
一、文件制作格式
详见附件:
《各类规范性公文格式汇编》
二、文件编号规则
1、部门编号约定
序号
部门
部门简称
序号
部门
部门简称
1
财务中心
财务
11
信息部
信息
2
人力资源部
人事
12
功夫仔
餐饮
3
采购物流部
采购
13
技术部
技术
4
总经办
总经办
14
售后服务部
售后
5
策划部
策划
15
运营管理中心
运管
6
商学院
商学院
16
7
基金公司
基金
17
8
内贸部
内贸
18
9
外贸部
外贸
19
10
工会
工会
20
2、编号格式
公司级文件,具体是指以公司名义对外发出的各类正式公函,发布的各项管理制度、规定和通知等,编号统一由总经办负责统编。
部门级文件,具体是指以部门名义制作的各类请示、报告、意见、方案等文件,编号规定为:
部门简称—年度号—流水号(三位数)。
如:
财务-2012-001,意思是指财务中心提交的2012年第1份文件,流水号由部门按顺序编写。
合同类文件,具体是指由各部门根据职责与其他单位签署的各类合同、协议,编号规定为:
部门简称—(类别)合同--年度类—顺序号。
类别按:
采购、销售、租赁、工程等约定。
如:
内贸-(销售)合同-2012-001,是指内贸部负责签的2012年第1份销售合同。
注:
部门级文件由各部门负责按顺序统编,防止出现串号重号等情况。
各部门要明确部门内部文件资料管理责任人,负责文件资料的编号、存档管理等。
公司将以年度为单位,每年对档案资料及合同文件资料进行统一归档管理。
三、常用办公表格约定
详见附件:
《常用表单》
1、《文件处理单》用于各部门办理各类请示、报告及临时事项的审批,同时用于收到外部单位、行业协会、主管部门发来文件的处理。
其他表格则根据事项内容按相关表格要求填写。
2、《文件签发单》主要用于公司总经办、人力资源部及其他部门办理公司各项制度、规定、文件、通知、通报的签发。
3、其他相关表格待公司管理制度逐步修订完善后一并公布。
四、文件处理程序
各部门需要报请董事长、总经理签字审批的文件,统一按格式规范制作完善,包括按要求填写编号,提交部门负责人、主管领导及相关部门签署意见后,再提交至总经办统一办理签发意见。
五、其他
未尽事项,由总经办负责解释和增补完善。
附件:
1、《各类规范性公文格式汇编》
2、《常用表单》
湖南元拓实业集团有限公司
二O一二年八月十六日
文件编号:
编制部门:
关于XXX的函(请示、报告、方案等)
XXXXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(正文)。
湖南元拓实业集团有限公司
或:
XXXXX部
二O一一年月日
文件编号:
编制部门:
XXXX会议纪要
密级:
会议时间:
会议地点:
参会人员:
主持人:
记录人:
会议主题:
正文内容
时间
主送:
抄送:
文件编号:
编制部门:
湖南元拓实业集团有限公司
XXXX管理制度(规定、办法等)
(XXX年版)
XXXX年XX月XX日
文件处理单
承办部门
收交日期
文件名称
文件编号
拟办意见
阅者
签署
意见
领导
批示
意见
处理
结果
文件签发单
密级:
年月日
文件标题
(正文附后)
附件名称
拟稿部门
部门
负责人
拟稿人
校对
核稿
发文编号
存档
主送
抄送
会签人意见
签发
湖南元拓实业集团有限公司
合同申报审核表
文件编号:
申报部门
经办人
填表日期
合同相关基础资料
合同内容
对方名称
联系电话
合同金额
合同标的
营业执照
□有□无
合同种类
□购销□租赁□工程建设
□委托□承揽□技术
□行政□人事□其他
授权委托书
□有□无
合同期限
自年月日至年月日,共年/月
部门负责人审核意见(须注明要重点审核的问题):
签名:
分管领导审核意见:
□同意签订
□修改意见:
签名:
副总经理意见:
□同意签订
□修改意见:
签名:
总经理意见:
□同意签订
□修改意见:
签名:
董事长意见:
□可以核准用印
□修改意见:
签名:
授权签订人:
名片印制申请单
年月日
公司名称
公司地址
申请人
所属部门
职务
办公电话
手机号码
E—mail
部门审核
人力资源部审核
备注
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