活动企划工作手册.docx
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活动企划工作手册.docx
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活动企划工作手册
工作指南
To活企
AUseful
WorkManual
1.Chap1--welcometoTJSU,welcometothefamily
--------page3
2.Chap2--Anbriefintroductiontothisfamily
--------page5
3.Chap3--Howtoholdasuccessfulactivity
---------page19
Chap1.
引言——写给每一个活企人
注:
当你拿到这本手册时,你就是一个活企人啦!
1.学生会是每个成员提供的一个大平台,你可以在这里培养能力,施展才华,尽情燃烧自己。
2.每一个进入权益的成员,首先就肯定了你们的能力,你们对于整个部门的发展都会起到一定的推动作用,so,不要吝惜你的才华,为权益作出你的贡献。
3.学生会是一个大家庭,权益更是团结有爱的集体,在这里,你可以收获友情、基情、甚至爱情,学会与周围人沟通,处内沟通便于工作的顺利进行,部内沟通会让你在权益更有归属感,会内沟通会更加激发你工作的热情……
4.学会改变。
活企出于工作需要,对于处内成员的要求是:
思维活跃,对活动有自己的想法,一定的创新能力和独立思考能力,敢于表达自己的想法,勤劳踏实,执行力,责任感,合作与沟通能力。
不可能人人都如此全面,你们每个人都是某几个方面特别突出,这就需要去改变,内向的人学会说出你的想法,我行我素的人学会去合作,这样我们活企处才能更上一个台阶。
5.学会请教与听取。
工作时你会遇到各种各样的问题,仔细思考后,首先脑海中要有自己的解决方式,但这时,你要去请教下你的直接负责人,问一下你的解决方法是否合理,他们会告诉你今后这种问题应该如何解决。
这样既培养了独立思考的能力,有学会了如何解决。
6.学会服从。
要服从你的直接负责人对你的安排,听从指挥,有问题及时沟通。
7.学会合作与反馈。
在工作中,经常会有两个人作为活动负责人来负责一个活动,合作与反馈尤为重要。
所有你们做出的决定必须是两个人经过讨论之后做出的,并且及时反馈给你们的直接负责人,活动计划中的任何变动也都要及时的通知给小组中的每一个成员,让每个人熟知整个活动是如何运作的。
除此之外,两位负责人还要充分调动小组成员,发挥每个人的作用,分工明确,沟通流畅,去做好每一个活动。
8.学会选择。
可能你会身兼多职,处于多个学生组织或社团,也许你会协调得当,一旦出现冲突,需要选择时,那就选择你的真爱吧。
9.虽然前面写的比较严肃,会让你有一种错觉,以为活企都是怪蜀黍怪阿姨,但是,事实是……活企是一堆奇葩的存在,不要特别惧怕你的顶头上司,他们也就是比你大一点的学长学姐,职位只是代号,他们也许在工作时比较严肃认真,但工作之余就会暴露他们的本性,所以,工作时要服从他们的安排,讨论时热火朝天的讨论,工作之余我们就开开心心玩耍!
10.如果你工作之外的生活或者学习方面遇到什么问题,都可以和这些学长学姐交流,他们除了是你的工作伙伴,更是你的朋友,你的问题他们都会热心帮助你滴!
11.咳咳,上述也许会有疏漏,欢迎来补充哦~
注意事项
——重中之重【处内规定】
1.收到负责人的飞信,一定要回复,保证消息的传达。
不回者,有惩罚!
2.开会(无论是全部门的大会,还是处内的小会)迟到者要请奶茶哦!
3.要服从负责人对你的分工,有问题提前沟通协调改动。
4.如果你的工作出现什么纰漏,不要害怕,主动和负责人讲清,冷静解决之,莫害怕犯错。
5.活动中不可擅离职守,抑或把活动当游戏,时刻记住我们是工作人员,活动顺利与否与我们直接相关。
6.对于活动的经费不能大手大脚随意乱花,要秉承勤俭节约原则。
7.宣传时不要过分依赖传单,把钱过多花在传单上,多动脑想些新颖的宣传方式。
8.开会讨论时有想法一定要说出来,不要闷在心里,当一切细节都敲定后已经执行时,不要再有人七嘴八舌冒出自己的想法,干扰正常进程(提建议除外)
9.如果你对于学习和工作或者其他学生工作真的协调不过来而选择离开权益,一定要提前与负责人沟通,将手头工作做完或者顺利交接给别人后,方可离开,虽然我们不舍,但你意已决,我们尊重。
财务注意事项:
1,学生会办活动非常多,活企作为活动的主力军,免不了在筹备过程中用钱。
一般来说,当需要用钱的时候,需要我们先行垫付,随后凭发票报销,由于统筹安排造成报销周期相对较慢,所以一般款项不会即刻报销,请理解
2,所有报销原则上需要发票作为依据,发票要求:
机打发票(不得是定额发票或手填发票)
抬头:
同济大学
明细:
办公用品
注意:
此格式发票为唯一认可的报销依据
若遇特殊或紧急情况无法开发票或无法开具上述要求发票的,应事先征得部级同意方可报销
3,报销时应在发票基础上附一张手写明细,包括活动名称、款项、金额和姓名;
4,原则上每一笔款项支出都需处长同意或指示以避免浪费和超支
Chap2
活企FamilyTree
姓名
性别
专业
联系方式
邮箱
QQ号
备注
黄源诚
男
13机械
@
部长助理
王玥
女
12环境
@
副处长
豆朴茂
男
13经管
@
副处长
薛齐龙
男
13机械
@
钟文慧
女
13材料
@
朱衣纯
女
13设创
@
车昱萱
男
13交运
@
马旭东
男
13交运
@
楼铭炀
男
13机械
@
李明东
男
13机械
@
李明昊
男
13电气
@
李甜
女
13海洋
tian@
徐嘉莹
女
13国政
@
活企活动介绍
1,活动企划处的主要职责是策划活动、执行活动,这也意味着活企的工作周期与权益有着不同,相对于每周固定的权益工作,活动的策划到执行可能历时几个月,而在活动前期,频繁的开会、讨论、道具制作、踩场会大量占用每一个活企ERS的课余时间,而在活动之后,我们也能享受悠闲的休假期~
2,活动介绍:
A,秋季学期:
饮食文化节
饮食文化节是权益的两大传统活动之一,旨在以美食为线索为同济学子提供福利与享受,一般由开闭幕式与两个子活动构成:
附策划两例(以供模版使用)
开幕式策划样例:
一、活动目的及意义:
饮食是我们大学生活不可或缺的一部分,而今同济大学饮食文化节即将迎来她的第是一个生日。
开展饮食文化节对加强校园饮食文化建设,加快高校后勤改革发展,全面推动服务育人工作,全面提高大学生的综合素质,为学校评建创优工作跨向新的台阶,具有十分重要的意义。
校学生会权益部将通过开幕式、砌水果大赛、甜品厨房以及同济夜市暨饮食文化节闭幕式等一系列活动,让大家关注健康,关注饮食文化。
搭建校内外以及本校内生活沟通的桥梁,从而丰富同学课余文化生活,带给大家一个欢乐的十月!
二、活动相关信息
1、主题及名称:
第十一届饮食文化节“胃来食代”开幕式
2、活动时间:
2013年10月24日(周四)晚间
3、活动地点:
下沉式广场
4、主办单位:
同济大学学生会权益部
5、协办:
同济大学伙管会
6、赞助商:
统一
7、参加人员:
同济大学全体学生
三、大致形式:
开幕式以饮食文化为主题,不仅为大家免费提供美味的食物,并有C4,星空等同学带来各类精彩绝伦的节目表演,同时展开系列游戏、互动。
将带给同学们一个难忘的不眠之夜!
四、活动前期筹备
9.16之前
确定节目,组织预审
9.25之前
场地申请(开幕式,砌水果、甜品)
9.28;10.5
预审节目
9.25之前
与后勤集团及伙管会联系,磋商可能的帮助
9.25之前
各活动各游戏负责人确定所需道具(分可制作与采购);道具组开始制作,采购组开始采购
9.28之前
开幕式宣传日志、海报(传单)就位;PPT初稿
9.25之前
专人预订音响、灯光;奖券(入场券)
10.11之前
开幕式互动游戏道具就位,准备试玩
10.21--10.24
开幕式宣传,发放入场券,赞助商宣传
10.22--10.23
开幕式准备会,具体人员分工(整部)会场布置
10.24
饮食文化节开幕式
五、宣传计划
Ø宣传品
1.宣传日志
2.徽章(500个)
3.入场券(数目待定)
4.海报、喷绘、传单
5,宣传状态每日更新
Ø宣传方式:
1、网络宣传:
人人网,微博发布宣传日志;
同济百事通,微同济,校园广播宣传。
2、现场宣传:
10月21日至24日,学苑和樱花大道南大道路口;
【说明】1、所需宣传品:
海报、展板、传单、徽章、入场券(上有编号,可抽奖)
2、方式:
先期发传单,送徽章,(可考虑通过与赞助商结合的问答形式赢得入场券);后期通过转发状态获得入场券及徽章
六、开幕式流程:
1、星空乐队开场,为饮食文化节开幕式起暖场效果,带动气氛;
2、由主持人(一男一女)宣布饮食文化节正式开幕,致开场词
3、主持人同时宣布由后勤厨师为在场观众制作美食(不使用明火)
4、游戏一
规则:
1.请上8名观众,分为A/B两组,每组选出一个代表吃食物2.搬两个桌子放在舞台两侧,桌上放上同等的食物,代表站在桌子后。
其他队员在脚上系上4个气球站在舞台中间3.第一轮主持人喊开始后A组代表开始吃食物,期间B组可以攻击A组队员脚上的气球,A组代表吃完后攻击停止4.第二轮换B组吃东西,A组攻击B组5.脚上剩的气球多的组胜利
说明:
获胜组需加赛一轮饮食文化知识问答,通过问答者可获得超级大奖,未通过则获得次优奖品
5、第一轮抽奖:
抽中者进行饮食文化知识问答,通过问答者可获得超级大奖由主持人现场颁发礼品;(礼品由赞助商提供)
6、星空歌手康奇唱歌
7、游戏二:
互动游戏-----大胃王
8、第二轮抽奖:
抽中者进行饮食文化知识问答,通过问答者可获得超级大奖由主持人现场颁发礼品;(礼品由赞助商提供)
9、C4街舞;
10、汉服与传统美食展示
由汉服社为现场观众表演汉服T台秀(与古典音乐等结合,背景PPT可播放“舌尖上的中国”图片,配乐可考虑邀请民乐团),之后汉服社表演者手捧中式传统美食登台,进入互动环节,抽取观众上台互动,说出面前传统美食的全部食材,答案由汉服社表演者给出,答对者获得奖品
11、十大歌手高心宇演唱;魔术表演
12、游戏三
规则:
1.请上6人,2人一组,设置舞台一侧为起点,另一侧为终点,终点布置3张桌子,每张桌子后面有一个负责计时的工作人员,中间位置用线拉开做成栏杆2.以甲乙为例,甲站在起点,乙在栏杆前。
主持人宣布开始后,工作人员开始计时,甲在起点转10圈后走向乙,抱起乙钻过栏杆(不能把绳弄变形),然后两人走向终点,吃同一根拇指饼干,用盘子接住余下部分,工作人员按下暂停,若不超过2cm,则暂停时为比赛用时,若不成功要重吃一根,时间要加入总用时。
3.最后总用时短的组胜利
说明:
获胜组需加赛一轮饮食文化知识问答,通过问答者可获得超级大奖,未通过则获得次优奖品
13、吉他协会乐队演奏
14、主持人宣布开幕式结束,邀请观众参与饮食文化后续的活动
【说明】主持人注意调动气氛,与观众多互动;现场注意保护电源,中控注意协调与及时反应;食品发放注意有序
七、任务分配(前期准备过程)
1、策划组:
了解总体流程,暖场、音乐以及游戏、知识竞答的整体设计与控制;
2、宣传组:
负责前期与宣传处联系,督促海报、传单、徽章、入场券的设计及制作,9月28日完成日志,10.21起宣传周负责状态的编写与更新;与宣传一起完成开幕式PPT的制作
3、道具组:
负责游戏道具制作(需要购买的材料与采购组联系),,
4、采购组:
与各个组负责人联系,负责所需材料的购买;
【说明】活动现场工作人员的具体分工于活动开始一次例会(或准备会)制定。
八、采购清单及预算
项目
价格
音响
800
道具制作(游戏道具)
500
传单
400
巨型海报、横幅
700
徽章、入场券
300
演出费用(给社团、演员)
1000
现场食物
由赞助商提供
两份大礼包
由赞助商提供
现场灯光
后勤集团解决
可变通预算
300
总计
4000
九、后期事宜
1、主持人宣布本次活动结束,然后播放结束音乐;
1、活动结束后工作人员清理场地;
2、参与活动成员内部对此次晚会的各项工作进行全面细致的总结。
十、困难预测及注意事项
1、活动因露天而受天气影响较大,如遇阴雨天气,定活动时间需要查询天气预报,并做好应急预案,准备好公益伞;
2、经费不足;
3、停电或音响设备问题;
4、参与活动的人数过多,现场拥挤,排队等候过久;
所以应该控制奖券数量,多增加领取食物的摊点,加强现场纪律的维持。
5、各节目尽量围绕饮食文化节主题展开,但要确保形式和风格的新颖,保证节目质量,增强表演的吸引力。
子活动策划案例:
1活动目的
本活动是面向全体在校生开展,由同济大学学生会权益保障与生活福利部主办。
活动旨在提供给同学们享受水果美味和健康,了解健康饮食之道的机会。
同时,激发同学积极性和创造力的,丰富其课余时间,让其度过一个缤纷多彩的大学生活,同时体会学习之余的快乐。
2活动流程
前期安排:
报名人数控制在十五组(每组三人),事先分成五个队;水果、刀具等及时准备就位;桌椅,果盘的摆放,观众担任大众评审
1·主持人致开场词同时介绍比赛规则
规则:
每组三人一同比赛砌水果,定时5分钟,让选手用所发的水果在所发的容器上开始砌叠,堆砌的方法由选手自己决定,除时间外没有其他限制。
比赛所用的水果有组织者提供,在正式堆砌之前,进行赛前游戏以决定所获得的水果多少、种类。
(赛前游戏规则:
每组一位代表上台,进行以水果为主题的饮食文化知识问答,根据答题情况排名,确定每组可获得的水果种类、数目,以示区分度)
在比赛进行的同时,可以让现场观众参观并投票支持某一队,猜对获胜组的最后有奖品赠送;然后进行小游戏,让选手比赛的同时观众也不枯燥,参与赢奖品。
(三轮游戏详见本部分下方补充,每轮比赛一个游戏,为游戏123)
2·第一队进行砌水果比赛(约20分钟)
·游戏环节1:
一站到底
游戏说明:
规则与电视节目《一站到底》类似,从现场观众中挑选十名观众(具体数目也可以再议)围中间的舞台站成一圈,主持人依次问一道与水果有关的问题,答上即可进入下一轮,没有答对则被淘汰,最后的三名可获得不同的奖品。
考虑到游戏让游戏可以进行的时间长一点,我们的题库的题的难度有做到有梯度,可以先从简单题开始逐渐增加难度,同时每位选手有两次免答权。
同时工作人员准备下一轮比赛所用道具,评委对第一队作品进行打分。
3·第二队进行砌水果比赛(约20分钟)
·游戏环节2:
水果我最大
游戏说明:
现场选出五名观众,先让每位选手含一片柠檬片,之后将水果切成块浸在酸奶中,把选手眼睛蒙住,让每个选手品尝,之后能说出一共有几种水果即可获得小奖品。
我们会准备六种水果,但每一份中只会放入三种水果让选手猜。
让选手吃一片柠檬和将水果浸在酸奶中是为了是选手仅凭口感去猜水果而不是味道。
工作人员准备下一轮道具,评委进行打分。
道具:
五个纸盘,酸奶,六种水果(待定),叉子,纸巾,眼罩
4·第三轮进行砌水果比赛(约20分钟)
·游戏环节3:
一手一秤
游戏说明:
一共进行三轮,每轮五名选手。
每轮中各选手拿起同一个水果,之后根据拿起的感觉说出该水果的质量,与实际结果最接近的一位获胜。
考虑到如果现场测量水果质量的话需要一个秤为了减少道具预算,可以在购买水果的时候在卖家称量好。
道具:
三种不同水果各一个
5·进行大众点评,由现场观众选出最佳作品获得奖品
6·颁奖仪式:
颁发奖品,奖项分为:
最佳作品奖,最具高度奖
7·获奖选手发表获奖感言,主持人致结束词
3活动时间及地点
时间:
2013年10月31日晚间
地点:
经纬楼多功能厅
报名方式:
现场报名或者网络报名
4预算
B,春季学期:
女生节&二手市场
女生节旨在为同济女生提供服务,既有引导男生服务的心愿卡环节,也有各式各样的培训、游戏丰富女生的课余生活,一般由4个大小不一的活动组成;二手市场则旨在为将搬往嘉定的同学与即将离校的大四学长提供出售、转赠不便带走的精美生活用品、自行车、书籍的平台
附策划两例:
女生服务周:
【前言】春意盎然,新的学期迎来了女生节。
活动旨在让女生切实体会到权益保障与生活福利部带来的利益,为同学的大学生活添加色彩,丰富同学的知识,增加修养,为同学提供交流的平台,在温暖的春天增添暖意。
一、活动目的及意义
女生节是每年春天新学期必不可少的活动,开幕式在于拉开女生节的序幕,让同学们感受到温暖,并且给女生们带来切实的利益,也为男女生交流搭建了平台。
二、活动相关信息
1、主题及名称:
女生节服务周
2、活动时间:
2014年3月10日至3月14日中午
3、活动地点:
南大道近信息馆路口处
4、主办单位:
同济大学学生会权益保障与生活福利部
5、协办:
赞助商待定
6、参加人员:
同济大学全体学生
三、活动内容
1.心愿卡:
心愿卡在活动时向女生进行发放,并且现场挂在心愿绳上。
心愿卡由可折叠纸做成,纸外面写心愿,内部写联系方式并用双面胶将彩纸折叠粘贴,以免联系方式泄露。
由工作人员发放给参与者彩纸,参与者可以把她的心愿,昵称以及联系方式写到贴纸上并串在用线做成的许愿墙上,有服务意愿的男生可以将其取下并提供服务。
(注:
女生心愿卡发放时需提醒女生接受帮助时注意自身安全。
)
2.女生我做主:
女生服务周最后一日将设定为“女生我做主”日,一改前几日的女生写心愿卡男生帮帮忙的形式,这一天将由男生写有能为女生做什么的卡片串起放置在南大道,由女生主动去揭。
男生卡片将区别女生卡片不同的颜色,于宣传期与前几日分发,截止最后一日前晚9:
00收起。
此活动旨在把更多的权力交给女生,让女生有机会去选择自己需要什么样的服务。
3.巧手蜕变:
(在线环节)
这个活动旨在教女生生活方面的小技能,在网络上就可以得到相应知识,方便易学,让女生的生活更丰富多彩。
共设计三个主题,分别为:
潮流发型,创意围巾和另类鞋带。
每个主题分别在权益公共平台上发表日志,并定时更新,相应的内容分别是是:
发型做法、围巾新系法和穿鞋带的方法以及图解。
四、活动前期准备
1.宣传海报、传单、横幅的制作印刷
联系宣传处宣传品提前做好,及时印刷、制作。
于服务周前全部到位。
2.道具制作与用品准备
道具
心愿卡,四小活动细则板,信箱(宣传期全部制作完毕)
其他用品
心愿绳(10m),笔(10支),展板x块(待定),纸盒,彩色卡纸若干,剪刀,双面胶,彩带,打孔机,水粉颜料等
工作人员
道具组与采购组人员
3.场地申请
安排场地申请负责专员,负责场地的申请,与学校各个职能部门的联络
4.任务分配
寒假内
女生节系列活动初步策划
第一周2.24------2.28
初期准备(分配任务、联络相关嘉宾);与宣传沟通海报及传单事宜
第二周3.3------3.9
服务周准备工作(具体分配、场地申请、道具采购及制作);
3.5------3.7
制作心愿卡、吊绳;确认礼品;开始宣传(放出海报、日志、状态+现场宣传);准备服务周网上教程的材料
3.9
活动前准备会,布置现场分工
第三周3.10------3.14
服务周(为期5天)开始,三个环节确保无误;注意心愿卡数量控制和现场秩序;注意同时宣传后期活动;
五、宣传计划
1、现场宣传
作为最主要的宣传方式。
2、网络宣传
宣传处发布第一篇日志,其次过段时间发布第二篇日志作为服务周的宣传,就是宣传一下活动,吸引观众
3、海报宣传
宣传期发海报并在各个宿舍楼下张贴。
六、预算明细
七、注意事项及应变方案
1、活动因露天而受天气影响较大,如遇阴雨天气,定活动时间需要查询天气预报,并做好应急预案,一旦有雨,没有课的工作人员立即去取下心愿卡。
2、为防止心愿卡容易人为损坏,将心愿卡制作精细,并且密封良好,现场保卫人员提高警惕。
3、参与活动的人数过多,现场拥挤,排队等候过久,维持好现场秩序,避免出现问题。
八、活动可行性评估
1、心愿卡的活动在去年的女生节是一项成功的创新,给老师同学留下了深刻的印象,也为今年的活动奠定了好的基础,参与的同学数量会很多。
2、活动简短方便,容易引起同学们的兴趣,进行起来工作量适中。
3、时间选择合理,刚开学的时间同学们有积极的心情去关心身边的同学。
4、主题积极向上,认可度高。
二手市场:
【前言】
鉴于同济大学每年都有各年级学生离开本部,手中的各类物品得不到有效处理,应学校广大师生的强烈要求,权益部于2010年举办第一届“二手市场”并受到广大师生好评。
为进一步方便同济学子,延长活动时间,扩大活动规模。
希望广大同学能在购物节淘到心仪之物!
一、活动相关信息
1.活动名称:
同济大学二手市场
2.时间:
2013年05月22日~24日每天17:
00~18:
30
3.地点:
校园南大道
4.主办单位:
同济大学学生会权益部
5.参加人员:
同济大学全体学生
二、活动的目的及意义
1、提供一个学生之间互利互惠的交易平台,解决即将离校学生不能将全部物品带走的问题;
2、发挥物品的再利用价值,走可持续发展道路;
3、培养大学生创业和市场经济认识,增强大学生关注经济社会的发展,关注市场的意识,提高同学们的理财能力。
同时切实地为学生日后走出校园就业、创业和生活提供经验;
4、宣扬一种勤俭朴素的生活作风,发扬中华民族勤俭节约的传统美德,让节俭深入人心;
5、使同学们克服消费上的虚荣心理攀比心理,优化校园风气。
利于营造校园平等气氛,促进同学平等交往。
三、活动可行性评估
1.每年都有大量同济大学学生离开本部,会对自己的一些物品进行处理。
丢掉太可惜,卖到跳蚤市场又太亏。
因此,市场潜力极大的二手市场便顺应要求应运而生。
2.低年级的学生还需要各类物品,也可利用本次活动了解高年级学生的日常生活,对自己未来的学校生活有一个合理的规划。
四、活动前期筹备
1、向学校有关单位申请该活动,获得学校有关方面的批准;
2、得到保卫处的许可,以及配合保卫处做好摆地摊的监督整治工作;
3、各类文案制作:
报名表制作、协议撰写、各类海报、展板制作、宣传日志。
五、宣传计划
第一次,时间:
5月13日~15日(周一~周三)
目的:
召集摊主
第二次,时间:
5月20日~21日(周一~周二)
目的:
宣传本次活动
宣传口号:
给它找个好的归宿
同大购物节,不一样的购物,不一样的收获。
宣传方式:
1、新媒体宣传(例如人人,微博,贴吧,咨询宣传站,同济百事通等)
2、传统宣传(例如广播,海报,现场传单等),并加大宣传力度
宣传地点:
传统宣传在西苑,学苑,西北食堂门口,研究生和大四学生的宿舍楼;海报要求在各宿舍楼前贴海报;横幅可安排在樱花大道。
宣传海报分两次于5月13日及5月20日张贴于各宿舍楼下。
所需物品:
大海报、传单、报名表、协议书
各物品制作时间表
项目名称
数量
要求
开始制作时间
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- 活动 企划 工作手册