英文商务信函写作的基本知.ppt
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英文商务信函写作的基本知.ppt
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FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识英文商务信函写作的基本知识1.11.1Introduction(简介)简介)目目的的:
掌掌握握商商务务信信函函的的写写作作要要求求、写写作作原原则则、以以及信封和信函的基本构成和行文要求。
及信封和信函的基本构成和行文要求。
1.2RequirementsforBusinessLetterWriters(商务信函的写作要求)(商务信函的写作要求)要写就一封成功的商务信函,需要起草人具备以下条件:
(1)精通英语(GoodcommandofEnglish)
(2)通晓外贸理论和实务(Knowledgeofbusinesstheoryandpractice)(3)通晓术语(Knowledgeoftechnicalterms)(4)通晓人的心理(Knowledgeofpsychology)(5)熟悉推销艺术(Skillsinsalesmanship)1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusiness1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLettersLetters(英文商务信函写作七原则)(英文商务信函写作七原则)(英文商务信函写作七原则)(英文商务信函写作七原则)“7C原则”,即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。
1.清楚(清楚(Clarity)商务信函应使读者一目了然,没有艰涩难懂或产生误会之处。
2.简洁(简洁(Conciseness)言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。
3.正确(正确(Correctness)正确的商务信函不仅表现为语法恰当,标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。
4.具体(具体(Concreteness)商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句,应尽量运用具体的事实和数字,一般使用主动语态来陈述内容。
5.礼貌(礼貌(Courtesy)在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。
此外,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。
6.体谅(体谅(Consideration)发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。
7.完整(完整(Completeness)商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。
1.4AddressingEnvelopes(信封的写法)(信封的写法)在寄往国外信函的信封上,收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置,都不同于国内信封的写法,见图1-1。
图图1-1寄往国外信函的信封写法寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands注意事项:
注意事项:
(1)寄信人姓名和地址应写在信封的左上角,且务必与封内地址在形式和标点上一致。
(2)收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置,收信人的姓名和国名须分行书写。
(3)寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是:
先写姓名后写地址。
地址的书写应由小至大,先写机构名称,再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码,最后书写国名。
(4)关于信件类别、投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收信人,可在信封最下边标明:
IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX,即:
如无法投递,请退交XXX。
1.5PartsofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的组成部分)(英文商务信函的组成部分)1.信头(信头(Letterhead)信头也称为信笺抬头,由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。
信头通常位于信纸的最上端。
2.日期(日期(Date)日期顶边写在信纸的左边或右边,距离信头三到四行。
注意事项:
注意事项:
(1)年份必须全部写出。
(2)月份最好用英文全拼,不提倡用缩略式。
(3)日期可以用序数词或基数词。
(4)年份前要加逗号。
(5)日期切忌全部用数字表示。
3.信函编号(信函编号(Referencenumber)给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅,一般采用YourRef.(你方编号)或OurRef.(我方编号)。
信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置,打上如下字样:
YourRef.:
OurRef.:
4.信内地址(信内地址(Insideaddress)信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。
收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。
信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。
书写顺序是由小单位到大单位。
每项内容单独成行:
Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada5.称呼(称呼(Salutation)称呼写在信内地址下面空两行处。
常见的正式称呼有:
DearMr.Smith,DearMrs.Smith,DearMissBrown,DearMs.White。
如果称呼多个男性,则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。
Mrs.没有复数形式,如果称呼多个女性,则在姓名前用Mmes.,如Mmes.WhiteandGray。
写信给一家公司时,通常用DearSirs,也可以用Gentlemen。
6.事由(事由(Subject)事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解,也便于登记归档和查卷。
写在称呼下面、信的中间位置。
事由下面可以划线,也可以不划线,有时可全部用大写字体。
例如:
Subject:
MensBicyclesRe:
SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.:
Reference:
7.信函正文(信函正文(Bodyoftheletter)信函正文是商务信函中最重要的部分,要遵循“7C原则”。
正文一般遵循三段式的格式。
第一段一般是引入主题,第二段详细讨论,第三段以总结或建议来结束全文。
需两页或更多的信纸时,在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。
续页应采用不带信头的信纸,并注明收信人名称、页数和日期。
如:
Mr.JohnSmith,Page2,June3,20058.信尾客套语(信尾客套语(Complimentaryclose)信尾客套语是一种礼貌,是结束信函的正式方式,类似中文信函中的“此致,敬礼”等。
常用的有:
Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards;更亲切一点的有:
Cordially,Cordiallyyours;再正式一些的有:
Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。
注意,只有第一个字母大写。
一般打印在正文下面空一行处。
9.签名(签名(Signature)签名通常在信尾客套语下空三行的位置。
签名可采用不同写法,一般包括:
公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。
有时,也可以不写公司名称。
例如:
Yourstruly,GeneralTradingCo.(Signature)JohnSmithSalesManager10.经办人代号(经办人代号(Referencenotation)经办人代号是提供信件产生的信息资料,便于必要时查对之用。
经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成,用冒号或斜线号分开,可用以下方式书写:
FCM/HL,FCM:
HL,FCM/hl,fcm:
hl11.附件(附件(Enclosure)假如信封内除信纸外,尚附有其他文件,可以在信中说明附件份数和内容。
当附件只有一件时,注明Enclosure或Encl.即可;一件以上时,要加上编码,以便收信人识别,用Enclosures.说明。
例如:
Enclosures3:
1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReference12.抄送(抄送(Carboncopy/C.C.)发信人若需把此信抄送给有关单位,可在附件下方即信左下端打上C.C.,然后打上抄送单位的名称,例如:
C.C.:
TheBankofChinaCopiesto:
directorsCcto:
CEOCopyto:
SalesManager13.附笔(附笔(Postscript/P.S.)若写完信后还须附加项目时,就需补述,这类似于中文信中的附言。
有时并非真正将忘了写的事情补上,而是故意引起对方的注意。
附笔被放在抄送下方。
在写完P.S.之后,有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。
1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的开头和结尾)(英文商务信函的开头和结尾)信函的开头应该直入主题,要避免空洞。
根据书信函的开头应该直入主题,要避免空洞。
根据书写商务信函的目的不同,开头一般分为两大类:
写商务信函的目的不同,开头一般分为两大类:
一是回复信件;二是主动与对方联系。
一是回复信件;二是主动与对方联系。
对于回复信件,可采用以下方式开头。
对于回复信件,可采用以下方式开头。
1.英文商务信函的开头英文商务信函的开头
(1)感谢对方的来信)感谢对方的来信Wethankyouforyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)ofThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor
(2)对来信进行回复)对来信进行回复Wearepleasedtoreplytoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)ofInanswertoInresponsetoInreplyto(3)回复来信中的有关问题)回复来信中的有关问题Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)ofInreferencetoReferringtoWereferto(4)回复来信中提出的要求或指示)回复来信中提出的要求或指示AsrequestedinyourletterofAsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith(5)表达满意和欣喜)表达满意和欣喜WeweregratifiedtolearnfromyourletterofthatWeweregladItwasapleasure(6)表达遗憾和惊讶)表达遗憾和惊讶WeregrettolearnfromyourletterofthatWeweresorryWeweresurprised对于主动和对方联系的商务信函,可以用以下方式开头。
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