会议要素-与会者.ppt
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会议要素-与会者.ppt
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15W1H5W1H5W1H5W1H原则原则原则原则Why目标目标What议题议题When时间时间Who与会者与会者Where会址会址How为了实现会为了实现会议目标进行议目标进行的会议保障的会议保障相关工作相关工作第二章第二章第二章第二章会议要素会议要素会议要素会议要素与会者与会者与会者与会者4天地公司周工作例会天地公司周工作例会天地公司周工作例会天地公司周工作例会(11)会议时间:
每周五下午)会议时间:
每周五下午17:
0017:
0018:
3018:
30(22)会议地点:
行政会议室)会议地点:
行政会议室(33)会议内容:
传达上级决议、检查上周工作、布置下周工)会议内容:
传达上级决议、检查上周工作、布置下周工作、协调解决问题、经验信息交流作、协调解决问题、经验信息交流(44)出席人员:
各分机构经理)出席人员:
各分机构经理/副经理、职能部门主管副经理、职能部门主管(55)列席人员:
根据需要邀请的有关人员)列席人员:
根据需要邀请的有关人员(66)会议主持:
总经理)会议主持:
总经理(77)会议记录:
总经办秘书)会议记录:
总经办秘书(88)会议文件:
)会议文件:
周备忘周备忘、会议纪要、会议决议,其中会、会议纪要、会议决议,其中会议审议通过的会议决议、重要通知、规章制议审议通过的会议决议、重要通知、规章制度等文件度等文件(99)会议文件发布时间:
会后周一)会议文件发布时间:
会后周一(1010)会议文件发放对象:
根据需要发送与会人员、相关经)会议文件发放对象:
根据需要发送与会人员、相关经理或全体员工理或全体员工问题:
本次会议有哪些人员参加,分别有何职责问题:
本次会议有哪些人员参加,分别有何职责与会者包含哪些人与会者包含哪些人与会者包含哪些人与会者包含哪些人v会议召集人会议召集人v会议主持人会议主持人v会议出席人会议出席人v会议列席人会议列席人v会议记录人会议记录人v会议工作人员会议工作人员5会议召集人会议召集人会议召集人会议召集人v本次会议的发起人本次会议的发起人vAA公司主办者公司主办者vBB协会等会员主办者:
行业协会、专业或科学协会、协会等会员主办者:
行业协会、专业或科学协会、教育协会、技术协会教育协会、技术协会vCC非营利性机构主办者非营利性机构主办者v如:
天地公司周工作例会召集人为总经理如:
天地公司周工作例会召集人为总经理浙江酒店协会年会召集人为协会管理委员会浙江酒店协会年会召集人为协会管理委员会62012201220122012中国酒店行业新领军峰会中国酒店行业新领军峰会中国酒店行业新领军峰会中国酒店行业新领军峰会v主办单位主办单位中国酒店行业协会中国旅游产业发展促进会中外旅游与酒店杂志v承办单位承办单位中国酒店业新领军峰会组委会海纳伟业(北京)酒店管理咨询有限公司v协办单位协办单位北京首都国际机场宾馆首都大酒店7大型会议设主办、承办、协办等机构大型会议设主办、承办、协办等机构大型会议设主办、承办、协办等机构大型会议设主办、承办、协办等机构v主办:
会议主办者是一个对出资举行会议的组织的统主办:
会议主办者是一个对出资举行会议的组织的统称。
会议的实际发起人。
由他提供经费,选择具体办称。
会议的实际发起人。
由他提供经费,选择具体办事人员,监管会议的进程,完成会议的进行。
事人员,监管会议的进程,完成会议的进行。
v承办:
主办通过投标或指定等手段,选择会议具体承办:
主办通过投标或指定等手段,选择会议具体“承办承办”方,向其提出主办方的要求以及方,向其提出主办方的要求以及“承办承办”方的方的利益所得。
利益所得。
“承办承办”方负责会议各项工作具体实施。
方负责会议各项工作具体实施。
v协办:
在会议较复杂的情况下,协办:
在会议较复杂的情况下,“承办承办”可选择一个可选择一个到几个到几个“协办协办”方,协助工作,成为在方,协助工作,成为在“承办承办”手下手下向其负责的二级组织。
向其负责的二级组织。
v支持:
在相互有利的条件下,其他社会集团对该会议支持:
在相互有利的条件下,其他社会集团对该会议的物质或精神支持。
如的物质或精神支持。
如餐饮部餐饮部门提供饮食,会议在广门提供饮食,会议在广告上列出其名,为其做广告。
告上列出其名,为其做广告。
82014201420142014首届湖南游交会首届湖南游交会首届湖南游交会首届湖南游交会v今年以来,湖南省政府、长沙市政府出台了一系列政今年以来,湖南省政府、长沙市政府出台了一系列政策重点扶持移动互联网产业。
长沙高新区作为省、市策重点扶持移动互联网产业。
长沙高新区作为省、市重点支持的移动互联网产业聚集区,制定了移动互联重点支持的移动互联网产业聚集区,制定了移动互联网产业五年发展规划,提出到网产业五年发展规划,提出到20202020年,打造形成移动年,打造形成移动互联网企业过千家、从业人数逾互联网企业过千家、从业人数逾55万人、产业规模达千万人、产业规模达千亿元的移动互联网产业集群,把长沙高新区建设成为亿元的移动互联网产业集群,把长沙高新区建设成为“国内领先、特色鲜明国内领先、特色鲜明”的移动互联网应用服务产业的移动互联网应用服务产业园区。
园区。
v【主办单位主办单位】长沙高新园区长沙高新园区v【承办单位承办单位】长沙市和展文化传播有限公司、湖南金诚信通信股份长沙市和展文化传播有限公司、湖南金诚信通信股份有限公司有限公司92013201320132013宣城文房四宝文化研讨会宣城文房四宝文化研讨会宣城文房四宝文化研讨会宣城文房四宝文化研讨会会议目的:
为展示和挖掘中国文房四宝之乡深厚的会议目的:
为展示和挖掘中国文房四宝之乡深厚的历史文化底蕴,提升文化旅游产业发展水平,扩大历史文化底蕴,提升文化旅游产业发展水平,扩大我市对外宣传,提升我市的美誉度与知名度,积极我市对外宣传,提升我市的美誉度与知名度,积极推进皖南国际文化旅游示范区建设。
推进皖南国际文化旅游示范区建设。
主办单位:
安徽省人民政府主办单位:
安徽省人民政府承办单位:
宣城市人民政府、安徽省旅游局承办单位:
宣城市人民政府、安徽省旅游局协办单位:
宣城安美会议服务公司协办单位:
宣城安美会议服务公司1011主持人主持人主持人主持人v主持人是会议过程中的主持者和引导者,也可能是主持人是会议过程中的主持者和引导者,也可能是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
预期效果起着领导和保证作用。
12AAAA当然主持人当然主持人当然主持人当然主持人v是由其职务和地位,也就是由组织的章程或法规决是由其职务和地位,也就是由组织的章程或法规决定的。
定的。
第第11届全国人民代表届全国人民代表大会委员长大会委员长吴邦国吴邦国第第12届全国人民代表届全国人民代表大会委员长大会委员长张德江张德江13BBBB临时的主持人临时的主持人临时的主持人临时的主持人v比如,各种代表会议,或几个单位、几个地区的联比如,各种代表会议,或几个单位、几个地区的联席会议,则由代表们选举或协商产生。
特别重大的席会议,则由代表们选举或协商产生。
特别重大的会议,则需产生相应人数的主席团,由主席团成员会议,则需产生相应人数的主席团,由主席团成员集体或轮流主持会议。
集体或轮流主持会议。
14会议主持人的具体职责:
会议主持人的具体职责:
会议主持人的具体职责:
会议主持人的具体职责:
v1.1.宣布开会和闭会宣布开会和闭会v2.2.负责介绍或报告会议情况负责介绍或报告会议情况v3.3.按照预定的计划控制和调节会议的进程按照预定的计划控制和调节会议的进程v4.4.允诺与会人员发言和及时阻止超时的、违反规范允诺与会人员发言和及时阻止超时的、违反规范的发言的发言v5.5.维护会场的秩序并执行会议纪律维护会场的秩序并执行会议纪律v6.6.选定会议记录人员和验证会议记录的准确性选定会议记录人员和验证会议记录的准确性v7.7.督促会议决议和决定的执行督促会议决议和决定的执行15会议出席人会议出席人会议出席人会议出席人会议出席人员是被正式邀请或者被正式要求参加会议,会议出席人员是被正式邀请或者被正式要求参加会议,并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员的人员v11会议出席人员的确定会议出席人员的确定v22会议出席人的基本权利会议出席人的基本权利发言、动议、提案权和参加讨论的权利发言、动议、提案权和参加讨论的权利会议表决权会议表决权选举权选举权v33会议出席人的主要义务会议出席人的主要义务按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作16会议出席人邀请的原则会议出席人邀请的原则会议出席人邀请的原则会议出席人邀请的原则v对实现会议目标有潜在贡献的人对实现会议目标有潜在贡献的人v能够因参与会议而获得好处的人能够因参与会议而获得好处的人v与会者人数不宜太多与会者人数不宜太多v
(1)
(1)会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。
席的人士,尽量不要让他们参加。
v
(2)
(2)在定好的会议时间内,与会者人数一多,则每在定好的会议时间内,与会者人数一多,则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。
一位与会者的平均参与机会将随之减少。
v(3)(3)与会者人数一多,沟通将趋于困难。
与会者人数一多,沟通将趋于困难。
17天地公司对于会议出席人管理上的改变天地公司对于会议出席人管理上的改变天地公司对于会议出席人管理上的改变天地公司对于会议出席人管理上的改变天地实业公司生产部经理,经常通过召开会议来解决问题天地实业公司生产部经理,经常通过召开会议来解决问题和处理工作,同时他自已又必须参加很多上司主持召开的会议。
和处理工作,同时他自已又必须参加很多上司主持召开的会议。
他感觉整天忙于各种会议,无暇处理业务,造成工作上的被动,他感觉整天忙于各种会议,无暇处理业务,造成工作上的被动,为此下决心改进会议。
为此下决心改进会议。
过去,他每召集一次会议,不管会议内容是什么,总是要过去,他每召集一次会议,不管会议内容是什么,总是要求下属所有的负责人来开会。
结果,会议规模很大。
每位参加求下属所有的负责人来开会。
结果,会议规模很大。
每位参加者为了表示对会议重视,大都至少提出一个问题,而多数问题,者为了表示对会议重视,大都至少提出一个问题,而多数问题,都与会议议题无关,这就难免使会议时间拖得很长。
究竟怎样都与会议议题无关,这就难免使会议时间拖得很长。
究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢?
经过认真分析研究,他找到了确定与会人员的范围才合理呢?
经过认真分析研究,他找到了一个两全其美的办法。
这就是:
一个两全其美的办法。
这就是:
会前,先分发一份会议须知单,内容大都为:
某月某日某会前,先分发一份会议须知单,内容大都为:
某月某日某点,在某会议室,讨论某问题,已邀请有关领导同志参加讨论,点,在某会议室,讨论某问题,已邀请有关领导同志参加讨论,如你认为需要了解有关情况或愿参加讨论,届时出席。
未到会如你认为需要了解有关情况或愿参加讨论,届时出席。
未到会者,我们将于会后立即送上会议讨论纪要,供你参考并提出意者,我们将于会后立即送上会议讨论纪要,供你参考并提出意见。
见。
过去每次会议都要十多人参加,并且时间很长。
而现在只过去每次会议都要十多人参加,并且时间很长。
而现在只有少数几个人参加,再加一个记录的秘书,用一个小时左右就有少数几个人参加,再加一个记录的秘书,用一个小时左右就会把会开完了,而且也没有人敢怠慢。
会把会开完了,而且也没有人敢怠慢。
案例:
第六届中国国际会展年会案例:
第六届中国国际会展年会案例:
第六届中国国际会展年会案例:
第六届中国国际会展年会v参会人员:
参会人员:
v1.1.中央及地方城市会议展览节庆旅游行业主管领导;中央及地方城市会议展览节庆旅游行业主管领导;v2.2.中外会议展览节庆旅游行业协会组织负责人;中外会议展览节庆旅游行业协会组织负责人;v3.3.中外知名会议展览节庆专家、学者;中外
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