金蝶K3采购员操作指导手册.docx
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金蝶K3采购员操作指导手册.docx
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金蝶K3采购员操作指导手册
采购部
采购员操作指导手册
目录
库管员操作指导手册错误!
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第一节登陆界面介绍错误!
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第二节系统界面介绍错误!
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第三节系统操作介绍错误!
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基础资料操作错误!
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单据操作错误!
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第四节采购员操作指导错误!
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由MRP采购计划下推生成采购订单错误!
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手动新增采购订单错误!
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采购订单维护错误!
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采购订单打印错误!
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采购订单下推生成收料通知错误!
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收料通知维护错误!
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收料通知打印错误!
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外购入库单下推生成采购发票错误!
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库管员操作指导手册
第一节登陆界面介绍
登陆界面
登陆:
登陆之前一定要选择正确的组织机构和正确的当前帐套,帐套和帐套之间是相互独立的,如果一旦选择错误帐套,一是会影响用户登陆错误帐套的数据,二是用户的正常工作的数据并没有进入系统,降低工作效率。
另外,南京金龙金蝶K3系统的用户验证方式为“命名用户身份登陆”,选择其他登陆方式不能登陆成功。
修改密码:
如果用户初始没有密码,在用户名栏内输入用户名后(南京金龙金蝶K3的用户名为员工的中文姓名),单击右上角“修改密码”,则可以设置用户密码;如果用户有密码,则需要把用户名和密码都填写正确后,单击右上角的修改密码,则进入修改密码的界面。
注意:
每次登陆前一定要仔细检查帐套是否正确,以免给工作带来不必要的麻烦。
第二节系统界面介绍
K3主控台界面
登陆成功后,会进入如上图所示界面,金蝶K3主界面主要分“菜单栏”,“主控台”,“帐套信息栏”等三个主要部分。
菜单栏功能介绍:
我的K3:
可以保存用户常用的功能按钮
更换操作员:
可以返回到登陆界面
K3流程图:
K3流程图和K3主界面切换
信息中心:
会提示其他人发来的信息和启动审批流后系统发来的提示信息
添加到我的K3:
用户可以选中常用的明细功能后,选择“添加到我的K3”,也可以在重用的明细功能上右击鼠标,选择“添加到我的K3”。
注意:
1.只有用户手动选择“添加到我的K3”,才可以在“我的K3”里看到
主控台功能介绍:
主控台从左到右依次分为四级,第一级主要包括“我的K3”,“财务会计”,“供应链”,“计划管理”,“生产管理”和“系统设置”等模块。
其中财务部门的大部分功能都在“财务模块”中,“供应链”模块包括“采购管理”、“销售管理”、“仓库管理”等和公司业务相关的子模块。
第二级和第三级是为了方便定位。
第四级为明细功能。
第三节系统操作介绍
基础资料操作
用户登录K/3主界面后,点击【系统设置】—【基础资料】—【公共资料】,依此路径进入,可以在明细功能下看到基础资料列表,双击进入对应的基础资料。
基础资料包括:
科目、币别、汇率体系、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目管理、客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象等内容。
基础资料操作包括:
打印、预览、过滤、刷新、引入、引出、管理、新增、属性、禁用、反禁用、删除、批改、审核、反审核、检测等操作。
单据操作
南京金龙常用的单据包括:
销售订单、采购申请单、采购订单、收料通知单、外购入库单、生产任务单、生产投料单、生产领料单、调拨单、产品入库单、销售出库单等单据。
单据操作包括:
查看、新增、维护、打印、审核、反审核、下推、使用、反使用、投放、关闭、作废、反作废、变更、过滤、查找、驳回、删除、修改、上查、下查等操作,不同单据可能会有不同,但主要功能是一致的。
查看:
在序时簿界面选中某张单据,单击查看便可以进入该单据。
新增:
单击新增会进入单据新增界面。
维护:
单击维护会进入单据修改界面。
打印:
打印需要从序时簿界面进入到单据界面,单击打印会进入套打单据。
通常南京金龙需要套打的单据有采购订单、收料通知单、外购入库单、生产投料单和生产领料单。
审核:
南京金龙所有单据都是在审核状态下才生效。
反审核:
如果在审核状态下的单据需要修改,必须先反审核该单据才允许修改,原则上南京金龙不允许修改已审核状态下的单据。
下推:
根据南京金龙业务流程,把已审核状态下的单据下推到下一业务流程。
使用、投放:
某些单据在审核后,需要使用、投放才生效。
具体单据在下文中详细介绍。
删除:
把未审核的单据进行删除。
上查、下查:
根据南京金龙业务流程,查询该单据上或下一业务流程的单据。
过滤:
在进入所有的单据序时簿前都会弹出过滤条件,用户根据自己的需求填写相应的内容,便可得到相应的单据。
过滤界面
第四节采购员操作指导
由MRP采购计划下推生成采购订单
用户登录K/3主界面后,点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-维护】,依此路径进入采购申请单界面。
采购申请序时簿
在采购申请序时簿可以查询到手工生成和MRP投放的采购申请单。
选中需要下推的单据,点下推-生成采购订单。
注意:
1.南京金龙采购申请由采购员审核。
2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成采购订单。
手动新增采购订单
用户登录K/3主界面后,点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】,依此路径进入采购订单新增界面。
在采购订单-新增界面,填写必填项包括供应商、物料代码、数量、交货日期,另外采购价格是由采购价格维护员提前维护,不允许采购员随意修改。
填写好以上项目后,单击保存,待采购部经理审核以后,该采购订单便生效。
注意:
1.一张采购订单所包涵的采购物品必须来自同一家供应商。
2.鼠标选中某一物料代码,在单据最下面便会显示该物料的即时库存。
采购订单维护
用户登录K/3主界面后,点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-维护】,依此路径进入采购订单维护界面。
采购订单序时簿
在采购订单序时簿界面,可以看到之前保存的所有采购订单,并可以对采购订单做相关的操作,如修改、删除、审核、反审核、关闭等等。
如果需要查看某张订单的详细信息,只需要选中该订单,双击进入即可。
注意:
1.关闭标志为“Y”,可以是该采购订单已外购入库并已经生产采购发票,也可以是手动关闭,但是南京金龙不允许手动关闭未完成的采购订单。
2.行业务关闭标志为“Y”,表示某订单中的一条记录已外购入库并已经生成采购发票
采购订单打印
在采购订单序时簿双击需要打印的单据,进入采购订单界面,即可打印采购订单。
如需要PDF格式采购订单,需要在文件-套打设置中,把“打印到PDF选中”,并设置相应的路径,则打印后,系统会自动生成PDF格式的采购订单,方便采购员给厂家以邮件的形式下采购订单。
南京金龙采购订单是横向A4纸,若打印格式出现错误,则需在文件-打印设置中,把纸张和方向做相应的调整。
打印到PDF
南京金龙采购订单是横向A4纸,若打印格式出现错误,则需在文件-打印设置中,把纸张和方向做相应的调整。
打印设置
采购订单下推生成收料通知
在采购订单序时簿界面,选中已审核并已到货的记录,选择下推-生成收料通知/请检单。
收料通知生成
收料通知单
在收料通知界面,检查填写相应的字段,单击保存,审核后,该收料通知便生效。
注意:
1.收料通知中,批号必填,目前南京金龙批号统一为,以后根据具体情况制定批号。
2.南京金龙收料通知目前是由采购员自己审核,审核完以后再打印。
3.下推收料通知必须等到物料到了以后再下推,严禁采购订单审核完直接下推。
收料通知维护
用户登录K/3主界面后,点击【供应链】—【采购管理】—【收料通知】—【收料通知维护】,依此路径进入收料通知维护界面。
收料通知序时簿
在收料通知序时簿界面,可以看到所有已保存的收料通知,并可以对收料通知进行修改、删除、审核、打印等操作。
收料通知打印
在收料通知序时簿界面内双击需要套打的单据,进入收料通知单界面内。
单击打印便可套打收料通知单。
如不需按照单据打印收料通知,可以把若干张收料通知合并打印。
选中需要打印的单据,再选择文件-合并套打所选单据,即可打印所选单据。
收料通知序时簿
外购入库单下推生成采购发票
用户登录K/3主界面后,点击【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【外购入库单-维护】,依此路径进入外购入库单序时簿界面。
根据实际发票上的实际到货数量(如果发票开的总额,需根据发票后附的清单),在外购入库单中选择对应的条目,选择下推-生成购货发票(专用)。
外购入库单序时簿
注:
生成采购发票时一定要根据实际到货发票上的物料数量和金额,禁止随便下推。
购货发票生成界面
购货发票
注:
在购货发票界面,发票号码需填写实际到货发票号码,严禁使用系统自动生成号码。
如某条记录已经生成过采购发票,再次生成时会提示如下错误。
错误提示
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