瑞安康复医院采购管理办法.docx
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瑞安康复医院采购管理办法.docx
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瑞安康复医院采购管理办法
瑞安康复医院采购管理制度
为进一步加强医院物资及药品采购管理,规范物资和药品采购工作秩序,建立健全管理制度,杜绝购销活动中的不正之风,保证临床用药安全、有效、经济,促进医院健康有序的发展,跟据《药品管理法》及省、市两级药品集中招标采购和医院物资采购的有关规定,并结合我院的实际情况制定本办法。
第一章
药品采购
第一条
在我院采购管理委员会(集团公司驻院领导、院领导、物价办、主管科室主任)的领导下,根据《医疗机构药品集中采购工作规范》等规范性文件之规定,对纳入集中招标采购范围的药品在中标药品目录范围内选择采购使用药品。
第二条
原则上不得购买药品集中采购入围药品目录外的药品。
有特殊需要的,须经省级药品集中采购工作管理机构审批同意。
第三条
严格执行国家基本药物制度和国家药品价格政策。
第二章
药品的申请和审批
第四条药品申请
(一)、各科室医师均有向各自科室提出药药品采购申请的资格,各临床科室经过缜密调查、认真研究后,慎重填写《医院新药采购申请表》,并由科室主任签字同意。
(二)、各科室根据各科需要提交用药申请。
中成药一般由中医科提出申请。
西医科室申请中药注射剂、中成药品应听取中医科专家意见。
(三)、《药品采购申请表》填写应认真,填写后交该科室主任签字,再由提出采购申请的临床医师(或科室主任)送交到采购部,经药事会审核对《药品采购申请表》填写内容不符合要求、内容不全等形象的申请表作为无效申请表。
(四)、药品采购部对所申请得药品,应进行品种分类整理审核并汇总打印,提交采购管理委员会讨论。
第五条药品审批
(一)、药品评选原则
1、确认最终采购的每一个品种,必须遵循公平、公开、公正和诚信原则,集体决定。
2、评选品种时,质量优先,充分考虑用药差异,满足不同人群用药的需要,特别是基本医疗保险药品要满足患者需要。
同一个通用名(即相同成份)、同一质量层次药品的同种剂型与规格,原则上采购一个中标品种供临床使用。
(二)、对经确定通过选购的药品,需打印出采购药品清单(说明产地、规格、剂量、剂型等),由院分管院长签名后生效,交药品采购部执行购进。
第三章
一次性药品采购管理
第六条一次性药品采购(范围)主要适用于以下几种情况:
(一)、抢救车必备药品。
(二)、患者在院治疗抢救急需,医院无替代品种的药品。
(三)、康复理疗药物。
(四)、医技科室有关的诊断用药。
(五)、医院化验科需要化验药品。
第七条
一,本办法第六条第
(一)项至第
(二)项规定的一次性购用药品,由临床科室主任提出申请,并填写一次性药品购买申请单。
本办法第六条第三,四,五项规定的一次性购用药品,分别由理疗科,放射科和化验科提出申请,最好由相关专科医师申请填写一次性药品购买申请单,由主管科室主任签名后提交采购部。
二,上述申请单由科主任审核把关批准后,通知药品采购部购进即可。
对用量较大的一次专科药品,采购部建议由专科医师填写申请单进入常规药品采购程序。
第四章
监督检查
第十条
药品采购以医院采购管理委员会已通过的药品用药目录为准,满足率≥96%,药品质量合格率达100%。
第十一条
药品采购按照采购管理委员会研究并通过的品种、规格、剂型、产地执行,严禁采购其他任何药品品种。
第十二条
采购部应确保药品价格信息的准确性,密切关注药品价格信息动态,准时调整药品价格。
因药品价格确认或输入有误,造成医院的经济损失或被市、县有关纠风部门查处,应
追究其当事人所发生的责任。
第十三条
药剂科应定期检查西药库房内药品的采购情况,做好监督检查有关工作,发现药品从非中标配送公司或其他非正常渠道购进的,应及时报告给采购管理委员,由采购委员会视情节轻重,给予相应处理。
第十四条
采购管理委员会应每季度听取采购部对药品采购道、品种、临床疗效、药品质量及情况汇报,监督检查药品采购管理制度的执行情况。
第十五条
定期征求供货单位意见,接受院内外群众监督,发现药品采购或其他有关工作人员,利用职务之便,向生产厂家、经营配送公司收取红包或回扣者,将视情节轻重处理。
第六章
医院物资采购
第十六条
医院物资采购包括医院工作所需劳保用品、采暖五金、电器设备、医疗器材、维修材料等采购(执行《固定资产管理制度》与《办公用品管理制度》)。
第十七条
采购员必须充分掌握市场信息,收集市场物资情况,预测市场供应变化,为医院物资采购提出合理化建议。
第十八条
采购工作必须做到坚持原则,掌握标准,执行制度,严格财经纪律,不允许有损公肥私的现象存在,做到无计划不采购,质量规格不明不采购,价格不合理不采购。
第十九条
采购物资做到及时、准确、适用,严把质量关;避免盲目采购造成积压浪费。
第二十条
收到各部门,科室申报的采购计划单,交院主管领导审批,拟定有资质生产厂家或经销公司。
第二十一条
对要采购物资的多个生产厂家或经销公司进行遴选,对要采购物资的性能,规格,型号等进行充分了解,再进行比较,把结果报告给院采购管理委员会,由由采购委员会做出决定,择优订购。
第二十二条
签订定购合同,必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。
第二十三条
凡购进一切公用物资,必须经库房办理验收手续,库房验收时,应对数量、质量、规格等认真核查,做到发票与实物相符,并依据采购人员采购发票办理入库手续,否则不予入库。
第二十四条
器械采购根据各科室工作要求,由药械科供应人员与科室协商制定品种、规格及数量基数。
正常损耗交旧换新,由于任务变更等原因可增减基数。
第二十五条
装备性仪器设备:
由各科室年终提出下年度新购进、更新计划并填写可行性报批表(包括品名、规格、数量、价格、产地、申报理由等),并交医工部汇总。
万元以上仪器装备应附有技术论证报告(即从技术上说明购买该台仪器及选定该厂产品的较详细理由),报院采购委员管理委员会研究,提出倾向性意见,呈医院总经理审批后实施。
第二十六条
各科室制定基数的普通器械及消耗物品,按消耗规律定期提出计划交采购部,采购部报院主管领导审批后,按程序采购供应。
第二十七条
装备性仪器设备一般为合同订货,统一由采购部对外订购。
合同应明确以下事项:
1关健性指标,如质量、性能技术要求;
2到货不合要求应立即提出退换或索赔;
3交货期限,规定到期不交货的赔偿条件;
4保修期限及培训计划;
5付款方式等。
第二十八条
科室有特殊需要的器械、仪器设备需自行购买的,要经科室主任审查、签字同意,向采购部声明后,并经医院总经理同意,方可自行购买,购买后携仪器实物到采购部补办验收、出入库等手续。
第二十九条
所有医疗器械和仪器设备都由医工科仓库发放,各科室指派专人凭领物单领取。
第三十条
医师个人使用的听诊器、叩诊锤、音叉、检眼镜等,医院正式医师由科室主任或医务部门批准,由药械科供应部门一次性配备登记,易损部分以旧换新,调离本院或离开岗位时应交回撤
第七章
医用耗材管理
第三十一条医用耗材试用制度
1.科室须根据临床需求、新技术新业务开展的需要提出试用耗材;
2.试用科室填写《医用耗材试用申请表》,并备齐一下资质:
1)医疗器械注册证及登记表
2)生产企业营业执照副本、生产许可证(进口产品不需要)
3)各级经营企业的营业执照副本、经营许可证
4)各级经销商及业务员的授权书
5)业务员身份证复印件、联系方式
6)报关单(进口且非中标产品需要)
7)小包装产品
3.将《医用耗材试用申请表》和相关资质提交至护理部或医务处。
护理耗材由护理部,医用耗材由医务处论证试用的合理性、合法性,审批签字并确定试用数量;
4.医学工程科审核耗材相关资质的合法性并签字确认;
5.一次性使用无菌器械还要由医院感染管理科核查确认是否符合感控规定;
6.各部门审批完成后,将《医用耗材试用申请表》交至护理部或医务处,由其确定试用数量和费用。
供应商到财务部门交齐试用费用后,试用科室方可试用;
7.试用完成,如科室评估结果为希望长期使用该耗材,则按新医院耗材申请流程接续进行。
第三十二条医用耗材申购制度
为优化我院医院耗材的品种,在满足临床需求的前提下尽量压缩品种总量,进一步提高耗材管理水平,特制定医院耗材申购制度。
1.限量申请
按照各科的业务特点及近几年医用耗材的用量品种、新技术开展情况,确定各科室提交申请的品种、数量限额。
科室提交上会讨论的医用耗材使用申请数必须小于或等于限额数。
2.替代原则
除科室开展新技术(开展的新技术应由相关部门批准)所需耗材外,原则上不再增加新的耗材品种。
要申请使用新规格、品牌的耗材需要替代现用品种,科室填写《医用耗材申请表》时,应如实说明本科在用同类(包括相同、相似)产品情况。
申明替代或是新增,否则在初审时就可能被淘汰。
3.品牌选择原则
功能相同、相似的产品,原则上只能使用国产、进口各一种。
科室申请新的耗材品种时,只要院内有其它科室在用同类或功能相近的产品,就不能批准新增品种,只能由现有产品扩大使用范围或替代该产品。
4.在用产品品种压缩原则
在用耗材中,功能相同或相似的产品种类超过三个时,要进行压缩,原则上只能保留两种。
5.不良事件追踪
在一个供货周期内,如监测到产品发生三次不良事件,且影响较大;或发生一次导致或可能导致严重伤害或死亡的医疗器械的不良事件,则暂停该产品的使用。
经医疗器械不良事件鉴定委员会判定原因后提请耗材委员会处理。
严重伤害是指下列情况之一者:
●危及生命
●导致机体功能的永久性伤害或者机体结构的永久性损伤
●必须采取医疗措施才能避免上述永久性伤害或者损伤
6.缩减供应商原则
尽量减少代理单一品种且供货量不大的供应商,在功能、质量、价格等大致相同的前提下,优先选择代理产品品种较多的供应商所提供的产品。
7.重大产品双品牌原则
使用面广、进货量大的重要耗材,如输液器、注射器等,应使用两种品牌,以免在某一产品出现问题时影响临床工作,同时亦可促进供应商加强质量和服务意识。
8.定期淘汰原则
已批准使用的耗材,除特殊、急救用品外,每年用量少于3次的耗材品种将被停用,如再使用需按照新耗材标准重新申请。
第三十三条医用耗材审批制度
我院对医用耗材的使用实施统一管理,未经医用耗材管理委员会审批的耗材严禁购入。
各科室根据临床需求、新技术新业务开展的需要,在满足申购原则的前提下对新增医用耗材提出书面申请。
申请及审批形式分为以下三种:
1.长期使用申请
1)各科希望常规使用的新耗材均属此类
2)科室填写《医用耗材申请表》,并附带加盖经销商合法印章的以下资料:
●医疗器械注册证及登记表
●生产企业营业执照副本、生产许可证(进口产品不需要)
●各级经营企业的营业执照副本、经营许可证
●各级经销商及业务员的授权书
●经销商银行开户许可证
●报关单(进口且非中标产品需要)
●出厂报价单(进口产品不需要)
●经销商报价单(中标产品需标明中标号)
●业务员身份证复印件、联系方式
●小包装产品
3)《医用耗材申请表》必须分别提交电子版和纸质版。
电子版请用OA发送。
申请试剂,纸质版只需提交一份;申请其它医用耗材则纸质版需提交一式两份;签名处须手写签名。
电子版和纸质版均提交给医学工程科医用耗材管理组组长。
4)医学工程科对所提交材料的合法性、合理性进行初步审核,并核对是否属于卫生部或北京市卫生局集中采购的耗材品种。
如属集中采购范围,则只能在中标的产品和配送商中选择,并按中标价购进。
若有特殊情况,提交到北京市招标采购中心进行批复。
5)医学工程科审核通过后,再提交给财务处物价组和医院感染办公室,分别对耗材物价收费和灭菌进行审查。
6)医学工程科和医院感染办公室各保留一份《医用耗材申请表》存档。
7)新增医用耗材申报讨论会一般每半年召开一次,具体视申请量等而定。
参会人员为医用耗材管理委员会委员和申请科室代表。
科室代表对所申请耗材进行答辩后,由委员投票。
投票半数以上通过的方可准入。
行政办公室对会议全程进行监督,并保存会议记录、投票原件、统计结果等档案;医学工程科留存会议记录、统计结果等。
2.临时使用申请
1)符合以下情况之一的视为临时使用:
●经医学工程科和医务处批准的特殊病人
●与新装设备配套使用的专机专用耗材
●原用耗材因停产或其它原因断货、停用,且院内无可替代产品
2)参照长期使用申请的第2—6条进行。
3)三方审核通过后,申请科室的医用耗材管理员还需要携带相关资质,经由医学工程科主任和医用耗材管理办公室主任审批。
批准后方可到医学工程科办理相关采购手续。
4)临时使用耗材每次申请一般只能购入一次。
同一产品,如一年3次以上临时申购,请申购科室提出长期使用申请。
5)批准的临时使用申请须在最近的医用耗材管理委员会会议上通报。
3.扩大使用申请
1)评审通过的医用耗材仅限申请科室使用(部分职能部门申请的产品除外,如护理部,医院感染办公室等申请的可全院使用),其它科室若使用则需要完成扩大使用申请。
2)申请科室只需填写一份《医用耗材申请表》,由医用耗材管理员依次提交给医学工程科和财务处物价组审核。
3)参照临时使用申请第3条进行。
4)三个科室在用的耗材,如物价收费项目无特殊限定,可视为全院使用,无须再扩大使用。
第三十四条医用耗材价格谈判制度
1.价格谈判本着公平、公正,质量第一,价格适宜的原则,为患者、为医院把好医用耗材产品的质量、价格关。
2.需进行价格谈判的耗材为以下三种情况之一:
●医用耗材管理委员会审批通过的、且非中标品种
●一次性临时购置耗材,经验证审批程序完备,且非中标品种
●在用耗材调价
3.价格谈判组成员:
医学工程科医用耗材管理组组长和采购员、物价组人员、纪检办公室人员。
对于试剂等专业性较强的耗材,应邀请试剂使用科室派代表参加谈判。
4.谈判前,医学工程科要尽量了解供应商信誉度、产品市场情况和北京市各医院进价情况等,并提供资料,使谈判小组成员做到心中有数。
5.谈判中,医学工程科需提供耗材审批的相关资质和生产厂家出具的调价通知等。
供应商也应尽量提供发票复印件、报关单等证明文件配合谈判。
6.谈判结果一式两份,需由我院参加谈判的全体成员签字确认,再经过医学工程科主任审批生效。
纪检办公室和医学工程科各留存一份谈判结果。
7.对价格谈判中发现的问题,及时向有关领导反映。
8.价格谈判小组人员不准与供应商私下接触,向供应商透露消息,不准收受厂家好处,否则视情节给与纪律处罚。
第三十五条医用耗材收费管理制度
1.医用耗材收费管理须严格执行我院《医用耗材申请使用流程》,切实落实《医用耗材申请、审批、价格谈判、采购管理办法》。
2.医院物价管理办公室负责医用耗材收费信息的管理,审核医用耗材相关资质和收费依据,及时准确录入耗材信息。
医学工程科医用耗材管理员人员需及时、准确地向医院物价管理办公室提供可另行收费的医用耗材的实际购进价格,包括新增耗材收费或调价。
3.新增耗材收费项目提交给医院物价管理办公室时需填写《医学工程科物价调整通知单》一式四份,并由上报人、医用耗材管理组组长签字或盖章确认,另附该新耗材的《医用耗材申请表》两份和《医疗器械注册证》复印件一份。
4.调价项目提交给医院物价管理办公室时需填写《医学工程科物价调整通知单》一式四份,并由上报人、医用耗材管理组组长签字或盖章确认即可。
5.医院物价管理办公室将调整项目录入收费系统后,在《医学工程科物价调整通知单》上填写收费内部编码,由负责人签字确认后交回医学工程科医用耗材管理组一份存档。
6.配合医院物价管理办公室进行医用耗材价格核查。
7.配合医院物价管理办公室申报医疗收费项目,提供注册证、进货发票复印件等所需材料。
第三十六条医用耗材请领制度
全院门诊、病房(包括检验科、供应室、药房等)均已具备通过院内HIS系统请领医用耗材的条件。
为了规范我院医用耗材的管理工作,更好地为临床服务,特对医用耗材的请领做出如下规定:
1.全院门诊、病房(包括检验科、供应室、药房等)全部通过医院物资设备管理系统定期请领耗材,不再接受纸质、OA发生或电话通知的请领计划。
2.低值医用耗材的请领周期为一周,请领计划的发送时段为周三中午12点至周四中午12点,非本时段提交的请领计划一律视为无效申请。
如遇法定节假日等特殊情况,请领时间另行通知。
3.当周请领的低值耗材将于次周周一开始配送。
4.高值耗材可通过医院物资设备管理系统随时发送请领计划,货到即送。
5.对于临时增添非常备耗材请领的,请填写《医用耗材临时请领表》,由科室主任签字确认后再提交给医学工程科医用耗材管理组备案,然后再通过医院物资设备管理系统发送请领计划。
6.各科医用耗材管理员在制订请领计划时务必认真核对好物资名称、规格、最小包装数量、包装单位、请领数量等信息。
第三十七条医用耗材采购制度
1.医用耗材用医学工程科统一采购。
科室只有申请权,没有采购权,任何人不得擅自直接向供应商购买医用耗材,尤其不能让供应商直接给患者开具公司发票或收据。
2.医学工程科每周四下午为低值耗材定期采购时间。
由库管员打印科室请领计划汇总单,并提交给组长审核。
组长根据实际情况适当调整采购计划,签字认可后,再交给采购员订货。
采购员与供应商联系进行采购。
采购的物资的名称、规格、数量、供应商要与组长签字认可的请领计划汇总单一致。
3.高值耗材严格依照临床需求量随时采购。
4.采购医用耗材活动要在三人以上公开场合进行,不准私下交易。
5.要严格执行重要岗位轮换制,采购员每1年或2年轮换一次,耗材组组长每2—4年轮换一次。
第三十八条医用耗材验收制度
1.医用耗材到货时必须经库管员验收合格后方可入库,查验项目应包括
●耗材外包装是否完好无污损。
●包装上标识信息是否齐全,包括产品名称、生产厂家、规格型号、包装数量、生产批号、灭菌批号、产品有效期、《医疗器械注册证》号等。
进口产品应有中文标识。
●供应商出库单内容项目是否齐全,包括供应商名称、产品名称、规格型号、产品数量、生产批号、灭菌批号、产品有效期等。
●实物信息与出库单信息是否一致。
●耗材剩余有效期大于6个月(特批品种除外)。
●低值耗材随货有无发票。
●注射器、输液器、输血器、导尿包等国产一次性无菌耗材,应提供该批次出厂检验报告。
●其它特殊要求。
2.查验合格,库管员在供应商出库单上签名,否则在耗材问题登记本上记录不合格原因,并由双方签字确认,待问题解决后再次签字。
3.合格低值耗材的出库单和发票由库管员交给采购员。
4.耗材拆大包装放入无菌耗材库房时,库管员还需查验包装内有无合格证,包装内实物数量、规格与标识信息是否一致。
如有错漏,需要在“耗材问题登记本”上记录并签名,同时通知采购员与供应商联系,待问题解决后再次签字确认。
5.部分专科耗材由供应商直接送货至使用科室,则由使用科室的医用耗材管理员完成验货操作,并签收。
第三十九条医用耗材入库制度
1.低值耗材
1)采购员收到供应商出库单和发票后,首先核对到货信息与采购计划是否一致,包括供应商名称、产品名称、生产厂、规格型号、产品数量等。
2)审核发票信息,包括发票抬头、开票公司名称、印章、单价、总额、清单等。
3)核对无误,则通过医院物资设备管理系统录入耗材基本信息,进行入库登记。
4)入库单经库管员审核方可生效。
5)对于供应商直接送货至使用科室的专购耗材,取得使用科室医用耗材管理员签字认可的耗材使用通知后,即可让供应商开具发票和耗材信息详实的清单,并以此做入库登记。
6)供应商出库单由采购员存档至少2年(参考国家药品监督管理局第24号令《一次性使用无惧医疗器械监督管理办法(暂行)》)。
2.高值耗材
1)库管员凭供应商出库单,通过医院物资设备管理系统录入耗材基本信息,进行入库登记。
2)生成并打印本院高值耗材条形码,一式两联,并粘贴到相应耗材包装上,该条形码能够唯一标识某一件医疗耗材。
3)扫描本院耗材条形码与厂家生产条形码,建立之间的对应关系,以便能够准确地追溯到产品的生产厂家。
4)供应商出库单由库管员存档至少2年。
第四十条医用耗材储存管理制度
1.库房实行分类管理,要分别设有医用耗材库、无菌耗材库、医疗杂品库。
大包装耗材存放于医用耗材库;无菌耗材须拆除外部大包装后方可放入无菌耗材库;医疗杂品库存放各种非无菌耗材。
2.各库房内实行分区管理,耗材码放位置固定,有对应标识。
3.库房内部整洁,通风良好,门窗严密,顶棚无脱落物,地面平整光洁;
4.库房内设置货架,耗材存放距地面高度20—25厘米,离墙5—10厘米,距离天花板50厘米。
(参考WS310.2-2009《医院消毒供应中心第2部分:
操作规范》)
5.库房内设有温湿度计,每日登记温湿度。
要求室温在18—24度之间,相对湿度在35—70%之间,必要时应使用除湿设备控制温湿度。
(参考WS310.1-2009《医院消毒供应中心第1部分:
管理规范》)
6.无菌耗材库房每个工作日12点至13点进行紫外线消毒,并记录;每周四擦拭紫外线灯管,并记录;紫外线灯管照射累计时间到1000小时,应及时更换新灯管。
7.每周四擦拭货架,清扫库房,并记录。
8.每月一次检查消防设施,并记录。
9.每月一次投放灭鼠灭蟑药,并记录。
10.对存储条件有特殊要求的耗材另行保存。
11.耗材应按有效期顺序码放,出库做到先进先出、近效先出、按批次出库。
12.库管员每天在医院物资设备管理系统中查询耗材有效期报警提示,处理近效期耗材。
对于无法保证在失效前使用的耗材,应及时通知采购员退货。
13.耗材库存量不宜过多,在不影响临床使用的情况下,尽量减少库存。
14.库房出库单做到日清日结。
15.库房耗材与账目做到账物相符。
每周不定期抽查常用耗材,及时解决问题;每月最后1个工作日为定期盘库日,不得出入库。
16.各科二级库存储医用耗材应参照本制度施行。
第四十一条医用耗材出库制度
1.低值耗材
1)由库管员接收科室的《医用耗材请领单》,并打印出库单一式两份。
依照出库单,从各库中为请领科室提取耗材并装箱,双人核对,无误后在出库单上签名,再交给配送员。
2)配送员携带出库单将耗材送至请领科室,并配合科室医用耗材管理员或当班护士清点,核对无误则由收货人在出库单上签字确认,收货人和配送员各持一份。
如有疑义,请收货人与医学工程科库管员联系解决。
如遇无人签收的情况,耗材将带回医学工程科医用耗材管理组,由请领科室自行领取。
3)各科室的收货人在签收时务必写清全姓名,以免在今后因无法核对而造成不必要的麻烦。
4)科室二级库内的转运、码放等工作由科室自行完成,不属医学工程科配送员工作范围。
5)库管员接收配送员交回的由使用科室签字认可的出库单,整理好后交给财务人员。
6)对于部分由供应商直接送货至使用科室的专购耗材,库管员直接做专购出库,并凭医用耗材管理员签字认可的耗材使用通知找使用科室签字即可。
7)紧急请领耗材可由使用科室直接来库房领取。
2.高值耗材
1)库管员打印出库单并签字,将耗材出库送达相应请领科室,请领科室耗材管理员查验收货,并
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