广东移动新合同管理系统操作手册.docx
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广东移动新合同管理系统操作手册.docx
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广东移动新合同管理系统操作手册
广东移动
合同管理系统
用户操作手册
旭辰数码制作(深圳)有限公司
修改日期
修改者
版本号
备注
2004-11-10
万谊强(John)
初稿
2005-03-01
赵媛(Lanny)
修改版
2005-6-16
万谊强(John)
修改版
目录
系统概要1
功能划分1
登录系统1
1通过统一信息平台2
2直接访问地址2
客户端浏览器设置3
1网络连接的设置3
2信任站点设置5
主界面8
通用操作9
1组织选择9
2用户选择9
3通用选择10
流程说明11
1系统总流程11
2洽谈流程12
3审批流程13
3.1省公司合同审批流程13
3.2市公司合同审批流程14
3.3市公司超限合同审批流程15
3.4县公司合同审批流程16
3.5县公司超限合同审批流程17
合同起草18
1起草新合同19
1.1合同基本信息19
1.2洽谈表21
1.3审批表23
1.4流程设定25
合同审批25
1洽谈签字页面26
2审批页面26
2.1简单审批页面27
2.2审批修改页面27
2.3指定退回环节的审批页面28
2.4呈送页面28
合同管理29
1合同退回30
2合同作废31
3合同移交31
4合同类型32
5合同对方33
6主办部门变更35
7关联投资项目35
8关联预算项目36
合同查询37
1台帐查询37
2流程查询39
3审批效率查询41
4印花税查询41
资源共享42
1合同模板42
2规章制度43
3法律法规43
4工作指引44
常量维护44
1合同性质44
2合同状态45
3合同优先级45
4合同关键字46
5合同金额类型46
6合同洽谈类型47
7合同预算类型47
8合同正文来源47
9审批结果48
10审批表状态48
11审批常用语48
12审批授权原因49
13采购方式49
14付款方式50
15付款状态50
16客户选择方式50
17签名状态51
18洽谈说明51
19洽谈表状态52
20部门关联类型52
21附件类型52
22附件状态53
系统管理53
1组织管理54
2用户管理56
3角色管理60
4权限管理64
5日志管理65
6组织扩展参数66
7个性参数67
系统概要
合同管理系统(以下简称CMS)为提高合同管理质量、缩短合同审批周期、加强合同执行跟踪、方便合同查询统计提供系统保证。
本系统主要是针对合同实际审批流程中,在合同审批件以及洽谈完成后,付款前的合同的审批过程。
主要功能包括:
合同草稿管理、合同洽谈管理、合同审批、合同查询、资源共享、常量维护、系统管理等。
本系统的主要使用人员:
合同管理部门、合同经办部门、财务部和企发部等与合同相关的所有用户。
功能划分
登录系统
登陆CMS可以通过两种途径,第一:
通过统一信息平台(http:
//P)单点登陆,然后直接进入该系统;第二:
直接访问该系统的URL(:
7001/CmsWeb/),进入该系统需要输入用户的账号密码(如果统一信息平台有账号,则采用统一的,如果没有,也可以直接在该系统的单独增加,但单独增加的用户信息,不会和统一信息平台同步)。
1通过统一信息平台
用户先登陆同一信息平台,然后点击合同管理系统即可。
2直接访问地址
用户通过访问:
7001/CmsWeb/,进入登陆界面:
[修改密码]:
如果用户是在该平台加的,则密码的维护需要在这里维护,如下:
如果用户是从统一信息平台同步过来的,则不能在这里修改密码。
用户在使用本合同管理系统前,首先需对用户电脑上的浏览器进行相关设置。
浏览器推荐InternetExplorer6.0或以上版本。
客户端浏览器设置
3网络连接的设置
1"打开客户端浏览器,选择"工具"菜单下的"Internet选项命令,弹出"Internet选项"对话框(如下图)。
2在"Internet选项"对话框中,选择"连接"标签。
3点击“局域网设置”,弹出局域网设置窗口,如图选中“对于本地地址不使用代理服务器”。
4点击“高级”,弹出代理服务器设置窗口。
如图:
在“例外”下的框内输入gdmias*,确定即可。
4信任站点设置
♦"打开客户端浏览器,选择"工具"菜单下的"Internet选项命令,弹出"Internet选项"对话框(如下图)。
♦在"Internet选项"对话框中,选择"安全"标签。
♦在"安全"标签中,选择"受信任的站点"项。
然后点击"站点"按钮,弹出"可信站点"对话框。
♦在"可信站点"对话框中,输入合同管理系统所在的服务器名(),添加到"网站"栏内,最后按确定按钮。
(注意:
对话框下方的复选框不要选择)(如上图)
♦设置后,在访问该站点时,浏览器右下角显示
。
♦回到"安全"标签中,点击"自定义级别"按钮,弹出"安全设置"对话框(如下图)。
在"重置为"选择框中,选择"安全级-低"选项,点击"重置"按钮。
然后再将"对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行"项设置为"启用",最后按确定按钮。
♦用户在第一次查看或修改合同正文或相关内容时,会出现下面的对话框,这时只需点击"是"按钮即可。
此后进行类似操作将不会再弹出该对话框。
主界面
用户登陆后,进入了本系统的主界面:
主界面分为三大部分:
顶部功能模块、左边明细功能、中间内容。
左边的明细功能随顶部的变化而变化。
如果用户没有某功能的权限,则左边的明细功能变成灰色。
通用操作
5组织选择
在本系统中,组织(公司、分公司、部门、科室)的选择界面都类似:
如果可以选择多个组织,则已选择机构中会有多个。
选择后点[提交],将会返回选择的组织信息,如果点[清除],则可以清除原来选择的组织。
一般来说需要选择组织的地方,都是不可以编辑的,所以如果要取消已经选择的组织,则必须点[选择],再点[清除],才可以清除原来选择的组织。
6用户选择
在本系统中,用户的选择界面都类似:
如果可以选择多个用户,则已选择用户中会有多个。
选择后点[提交],将会返回选择的组织信息,如果点[关闭],则取消选择的用户。
7通用选择
在本系统中,各种选择的界面都类似:
可以点击选择框来选择某一行数据,也可以通过单击某行来选择。
如果点[确定],则选择选定的记录到原来的界面。
选择后点[清空],则会清楚原来界面中已经选择的数据。
如果点[取消],则关闭本界面,不返回数据。
流程说明
8系统总流程
合同系统是用于在合同的审批件通过以后,合同执行完毕前的管理系统。
包括:
合同起草、合同洽谈以及合同审批三部分。
对于不在系统中洽谈和不需要洽谈的不需要经过“合同洽谈”。
9洽谈流程
对于需要在系统内洽谈的合同,才经过洽谈流程。
在合同主办人起草合同完毕,提交审批后,系统同时发送代办事给所有参与洽谈的人员。
所有洽谈人完成签字后,系统完成洽谈流程,进入审批流程。
如果某个洽谈人不同意洽谈记录,所有洽谈立即退回的合同主办人,待主办人修改提交后,再次进入洽谈流程。
10审批流程
对于审批流程,各级公司的审批流程略有不同。
下面逐一介绍各个流程。
10.1省公司合同审批流程
此流程适用于广东省移动公司的合同审批。
流程有如下特点:
1合同审批的任何审批环节不同意,都退回到合同主办人。
2除合同主办人之外,任何审批人都不可以修改合同审批表和合同正文。
3企发部和财务部可以修改合同的相关投资或预算信息。
流程图如下:
10.2市公司合同审批流程
此流程适用于市公司的合同审批。
流程有如下特点:
1.合同审批过程中,除合同主办人外,只有主办部门审批、律师审批、合同管理员审批三个环节可以对合同审批表以及合同正文进行修改。
2.审批过程中,审批人可以指定退回合同主办人、主办部门、律师或合同管理员环节。
3.计划审批和预算审批部可以修改合同的相关投资或预算信息。
4.对于指定了上级主办部门的合同,在此流程后,就继续省公司审批市公司的市公司超限合同的审批流程。
10.3市公司超限合同审批流程
此流程用于省公司审批市公司的超限合同。
流程有如下特点:
1.在市公司总经理审批通过后,进入此流程。
2.合同审批过程中,主管部门可以指定下属室审批,下属室市经理可以指定室内某人审批。
3.审批过程中,任何审批环节都不可以修改合同信息。
10.4县公司合同审批流程
此流程适用于各个县公司的合同审批(县公司作为市公司的部门处理时除外)。
流程有如下特点:
1.合同审批过程中,除了合同主办人以外,只有主办部门审批、律师审批、合同管理员审批三个环节可以对合同审批表以及合同正文进行修改。
2.审批过程中,审批人可以指定,退回合同主办人、主办部门、律师或合同管理员环节。
3.计划/预算审批环节可以修改合同的相关投资或预算信息。
4.对于指定了上级主办部门的合同,在此流程后,就继续市公司审批县公司的县公司超限合同的审批流程。
5.对于指定了上级主管部门的合同,不经过计划/预算审批。
而由市公司的计划或财务审批环节审批。
6.对于律师审批环节,只有当公司存在律师的情况下才经过;否则,不经过。
7.我方盖章环节由市公司的盖章员执行。
10.5县公司超限合同审批流程
此流程用于市公司审批所属县公司的超限合同(县公司作为市公司的部门处理时除外)。
流程有如下特点:
2.在市公司总经理审批通过后,进入此流程。
3.审批中各环节都不能修改审批表以及合同正文附件。
4.计划和财务审批环节,可以修改相关财务信息。
合同起草
合同起草模块主要提供给合同主办人进行操作。
模块包括起草新合同、合同草稿列表、历史经办合同三个模块。
●“起草新合同”模块用于合同的起草。
●“合同草稿列表”罗列所有当前用户起草后,还没有提交审批的合同。
●“历史经办合同”罗列当前用户正在审批中的合同。
1起草新合同
点击“起草新合同”,进入“合同基本信息”填写页面。
合同起草包含四部分:
合同基本信息,洽谈表,合同审批表,流程设定。
●“合同基本信息”:
是起草合同的第一步,用于填写合同名称等基本信息。
●“洽谈表”:
是用于填写合同的洽谈信息(只有在合同需要洽谈时,才需要填写)。
●“合同审批表”:
合同的大部分信息都在此模块填写。
●“流程设定”:
提交前的最后环节,说明流程的详细信息。
1.1合同基本信息
在审批合同的整个工作流程中,首先是合同主办人填写合同基本信息。
合同主办人点击菜单中的“起草新合同”,打开起草新合同页面填写合同的基本信息。
(注意:
图中带红“*”的项目为必填项)如图示:
页面说明:
•主办部门、主办人:
合同起草人以及所在部门。
•合同预编号:
流程审批过程中的唯一编号,便于合同查询、跟踪。
•最终使用部门:
系统默认为用户所在部门,但可以重新选择合同的最终部门。
•合同属性:
费用类、投资类、其它类;费用类、其它类合同在流程审批过程中经财务预算员审批,投资类合同在流程审批过程中经投资计划员审批。
•
•预算投资项目:
合同属性对应的预算或投资项目。
•合同类型:
合同所属的类型,并由此关联合同印花税率。
•
•
•
•合同性质:
–新合同
–补充协议
–提前终止协议;
对于不是新合同的合同,必须选择原合同作为关联合同。
•范本合同:
此类合同必须使用系统中模类范本合同模版起草合同正文。
•框架合同:
合同金额类型为不确定也不作为付款依据,且金额为零的合同。
•合同名称:
合同的实际名称。
•
•关键字:
合同的关键字,以便于查询。
•
•
•合同对方:
对方信息是合同系统直接读取MIS系统中供应商地址信息;在系统中可以对与合同相关的信息进行维护。
•对方联系人、对方联系方式:
本合同对方的具体的联系人以及联系方式。
•合同备注:
合同的其他说明,非必填项.
•洽谈类型、洽谈说明:
–需要洽谈
合同需要洽谈并在系统内完成洽谈签字。
必须填写洽谈表。
–不需要洽谈
合同没有经过洽谈
不需要填写洽谈表。
–需洽谈但不填洽谈表
合同需要洽谈,但不在系统内进行洽谈签字
建议把签字表单扫描后作为附件上传。
•合同优先级
分为:
正常和紧急两种。
•
操作说明:
在填写好合同的基本信息页面中的所有项目之后,点击“保存合同”按钮。
系统自动转换到洽谈表(需要洽谈的合同)或审批表。
此时可以在“合同草稿列表”中查看到此合同。
再次进入此页面时,在页面的顶部,将显示可以操作的按钮(包括审批表和流程设定按钮;注意:
只有洽谈类型是“需要洽谈”的合同才显示洽谈表按钮)
。
点击“洽谈表”按钮,进入洽谈表录入页面。
点击“审批表”按钮,进入审批表录入页面。
点击“流程设定”按钮,进入流程设定页面。
1.2洽谈表
对于需要洽谈的合同,需要填写洽谈信息。
•洽谈表可以填写多条洽谈记录
•在审批前必须经过洽谈人签字
•所有的洽谈记录签字完毕后才能继续合同审批
页面说明:
•洽谈时间:
洽谈发生时间
•洽谈地点:
洽谈发生的地点
•对方洽谈人员:
参加洽谈的对方人员
•我方洽谈人员:
参加洽谈的我方人员。
我方人员要参与洽谈签字环节
•洽谈内容摘要:
洽谈的说明
•
操作说明:
新增洽谈表
●点击“新增”按钮。
●在页面中依次填写洽谈时间、地点、对方洽谈人员、我方洽谈人员、洽谈内容摘要信息。
●点击“保存”按钮提交,增加一次洽谈。
●在页面下方显示此合同的历次洽谈,用户可以修改或删除某次洽谈。
修改洽谈表
●在页面下端的洽谈列表中,点击对应“修改”链接。
●在页面中修改需要修改的信息。
●点击“保存”按钮提交,完成修改洽谈。
删除洽谈表
●在页面下端的洽谈列表中,点击对应“删除”链接。
●系统弹出确认是否删除对话框,确认后,删除对应的洽谈。
1.3审批表
点击“审批表”按钮,进入页面,在审批表中填写完所有信息后,点击“保存”按钮,保存审批表;点击“提交审批”按钮,进入流程设定页面。
如图示:
页面说明
合同概况:
由需求部门,项目开展原因,客户选择方式,采购方式,公司决策委员会信息,其他说明组成
•需求部门:
合同的需求部门。
需求部门的经理将参与需求相关部门会审。
•项目开展原因:
填写合同签署的起因。
•客户选择方式:
客户选择方式为集中采购或集团公司指定时,采购方式必须是集中指定。
包括:
–自行选择
–统谈分签
–集中采购
–集团公司指定
•采购方式:
客户选择方式为集中采购或集团公司指定时,采购方式必须是集中指定。
包括:
–招投标
–市场询价
–竞赛方式(必须是框架合同)
–集中指定
–无须采购
•决策委员会信息
:
如果经过公司决策委员会通过,必须输入是经过某年第几次委员会通过。
•其它说明:
合同概况的其他信息。
•相关部门:
•
•
•除去主办部门和需求部门以外的与合同相关的部门。
相关部门的经理将同需求部门的经理一起参与需求相关部门会审。
•合同有效区间:
合同生效的开始时间和终止时间。
•成本分摊区间:
合同审批通过后,对于费用类的合同,系统自动分摊成本在此区间。
•成本分摊方式:
决定合同的分摊方式,这个在预算系统中可以维护
•盖章位置:
当选择“在实物上盖章”项,合同审批过程中不经过合同打印环节。
•
•盖章次序:
关联着合同审批过程中是先审批再盖章或是先盖章后审批的顺序
•金额类型
–金额确定
•合同的付款不能超过合同的总金额
–金额不确定
–金额确定但不作为付款依据
•
•合同总金额
:
即合同的实际金额。
金额的大小关系着合同审批过程中是否要经过律师和是否必须经过总经理审批环节。
•是否超限合同:
合同是否超出本公司的审批权限
•上级主管部门
当选择上级主管部门,合同审批必须经过上级部门审批即,将启动超限合同审批流程。
•印花税率:
合同类别关联的印花税率
•印花金额:
系统根据合同金额和印花税率自动计算
–对于金额为零的合同,系统自动设为5元
•合同付款:
所有信息仅供参考不做为付款的依据。
包括:
付款方式,付款阶段,付款时间,付款金额,付款百分比,付款说明等
•合同正文:
合同的主体部分,可选择范本合同模板进行编辑。
•廉政合同:
当合同总金额超过规定金额(10万)合同必须附带廉政合同。
•合同文件:
合同的主体文件,可以上传多个。
•合同相关文件:
与合同有关联的文件,可上传多个。
–
1.4流程设定
填写完基本信息、洽谈表和审批表后,进入流程设定页面;点击“提交审批”按钮,开始流程审批。
合同审批
合同提交审批后,在合同审批者的工作列表中,相应列出当前代办工作,点击任务名称,进入审批页面。
2洽谈签字页面
洽谈参加人员,可以进入洽谈页面签字(同意或不同意)。
当所有洽谈人员的所有洽谈都同意后,此环节结束进入下一个环节。
(注意:
如果有多名洽谈人员进行洽谈,只要其中的某一位没有审批,都不能进行下一个环节)
3审批页面
审批页面有三部分构成,由上而下依次为意见填写区、审批表信息区和审批历史记录区。
在各个审批环节中,根据情况的不同,各个审批页面的审批区有所区别。
下面介绍各个审批页面的审批区。
3.1简单审批页面
用于流程中只能填写审批意见,且不能指定退回环节的审批页面,审批区如图示:
在页面中,点击“同意”,进行下一步环节的审批;点击“不同意”,返回合同给合同主办人。
3.2审批修改页面
用于可以修改审批表的环节(例如市公司主办部门审批),审批区如图示:
点击“提交”按钮,如果在页面中选择同意,进入下一个环节审批;如果选择不同意,返回合同给合同发起人。
点击“修改审批表”按钮,弹出审批表页面。
修改审批表页面与合同起草中的审批表页面是一样的内容。
(注:
请参照8.3)
点击“以往审批表”按钮,将合同历次审批历史显示出来。
点击“以后审批”按钮,系统关闭审批环节,进入到待办(阅)任务列表中。
点击“重置”按钮,将你输入的数据全部清空。
3.3指定退回环节的审批页面
用于流程中有多个环节可以退回的审批(例如市公司的大多数环节),审批区如图示:
点击“不同意,退回到×××”,退回到指定的审批环节。
3.4呈送页面
秘书呈送环节主要是确定秘书是呈送给副总经理还是呈送给总经理审批。
(注:
500万以下包括500万的金额可以不呈送给总经理审批,如果是500万以上的金额必须经总经理审批。
)如图示:
合同管理
合同管理包括:
合同退回,合同作废,合同移交,合同类型,合同对方,主办部门变更,关联投资项目,关联预算项目。
页面左侧列表如下:
4合同退回
点击“合同退回”项,进入页面。
在合同退回页面的列表中显示所有审批的数据,如图示:
操作步骤:
♦选中要退回的合同;
♦在文本框中填写好退回原因;
♦点击“退回”按钮提交,将正在审批的合同退回给合同发起人。
5合同作废
点击“合同作废”项,进入页面。
在合同作废页面的列表中显示所有审批和审批退回的数据,如图示:
操作步骤:
♦选中要作废的合同;
♦在文本框中填写好作废原因;
♦点击“作废”按钮提交,作废选中的合同。
6合同移交
点击“合同移交”项,进入页面。
合同移交用于部门内的合同主办人的变更,如图示:
操作步骤:
♦选中要变更主办人的合同;
♦点击新主办人旁边的选择按钮,选定一个新的主办人,并且填写好变更原因;
♦点击“确定变更”按钮提交,变更选定合同的主办人。
7合同类型
点击“合同类别”项,进入合同类别页面。
合同类别主要是合同类别进行新增、编辑、删除、查询操作管理,如图示:
新增一个新的合同类别的操作步骤:
♦先点击“新增”按钮;
♦填写类型名、印花税、注释信息,再点击“保存”按钮提交;
修改合同类别的操作步骤:
♦先点击“编辑”按钮,系统会将数据的内容全部复制到页面下方对应的文本框中;
♦填写类型名、印花税、注释信息,再点击“保存”按钮提交;
删除一个合同类别的操作步骤:
♦直接点击操作列中的“删除”按钮提交,系统提示删除成功;
8合同对方
合同对方的信息是与MIS中的供应商的信息关联。
点击“合同对方”项,进入页面。
合同对方主要是对合同的对方进行新增、编辑、删除、查询管理。
如图示:
新增一个新合同对方的操作步骤:
♦点击“新增”按钮;弹出新增页面,如下图。
♦在页面的文本框中输入类别、编码、名称、城市、营业执照、法人代表等信息,点击“确定”按钮,完成新增。
修改合同类别的操作步骤:
♦点击对应需要修改的合同对方“编辑”链接,弹出对应的合同对方编辑页面;
♦在页面中输入类别、编码、名称、城市、营业执照、法人代表等信息,再点击“确定”按钮提交;
删除一个合同类别的操作步骤:
♦直接点击对应需要删除的合同对方操作列中的“删除”链接,系统提示删除成功;
点击详细信息,弹出合同对方基本信息页面。
如图示:
9主办部门变更
点击“主办部门变更”项,进入页面。
变更主办部门主要是改变合同的主办部门。
如图示:
操作步骤:
♦选中要变更主办部门的合同;
♦点击新主办部门和新主办人旁边的选择按钮,选定新主办部门和新主办人,并且填写好变更原因;
♦点击“确定变更”按钮提交。
10关联投资项目
点击“关联投资项目”项,进入页面。
关联投资项目主要是改变合同所关联的投资项目。
(注意:
只能对投资类的合同操作)如图示:
操作步骤:
♦选中要变更投资项目的合同;
♦点击投资项目旁边的选择按钮,选定投资项目;
♦点击“提交”按钮。
11关联预算项目
点击“关联预算项目”项,进入页面。
关联预算项目主要是改变合同所关联的预算项目。
(注意:
只能对预算类的合同操作)如图示:
操作步骤:
♦选中要变更预算项目的合同;
♦点击预算项目旁边的选择按钮,选定预算项目;
♦点击成本科目旁边的选择按钮,选定成本科目;
♦选择成本分摊方式
♦选择成本分摊区间
♦点击“提交”按钮。
合同查询
合同查询包括:
台帐查询、流程查询、审批效率查询和印花税查询三部分。
12台帐查询
台帐查询主要是查看所有合同的详细资料,其中包括合同状态。
♦点击系统的“合同查询”菜单,进入合同台帐查询页面。
♦用户可以设置合同台帐的过滤条件,点击“查询”按钮来搜索所需的数据
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