企业银行通用采购监督管理办法.docx
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企业银行通用采购监督管理办法
企业(银行通用)采购监督管理办法
企业(银行通用)采购监督管理办法
第一章
总则
第一条
为进一步加强和规范采购行为的监督管理,按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》,参照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购非招标采购方式管理办法》等法律法规规定及XX企业印发的《XX企业采购监督管理办法》(XX企发〔2015〕XX号),结合XX分公司(以下简称“分公司”)实际,制定本办法。
第二条
本办法所指的采购人包括:
各片区分部、分公司各部(室)。
第三条
本办法所称采购是指采购人以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。
其中:
(一)货物:
各种形态和种类的物品,包括办公设备及耗材、通讯设备、电子通用(专用)设备、安全保卫设备、金融机具、广告物品、工作服装、宣传及印刷品等。
(二)工程:
建设工程,包括营业、办公用房、职工周转房等的新建、改建、扩建及相关的装修、拆除、修缮等。
(三)服务:
除货物和工程以外的其他采购对象,包括各类设备维修维护、应用软件开发和系统集成、信息技术服务、中介服务及其他保证分公司正常营运的服务。
第四条
本办法所指监督管理按组织形式分为日常监督检查和专项监督检查。
日常监督检查是监督管理部门对采购人正在实施的采购项目进行的常规检查;专项监督检查是监督管理部门对采购人已完成的采购项目进行的专项抽查。
第五条
本办法所指监督管理的具体方式主要包括:
备案审查、流程监督、公示与公开、审计与评估、受理举报等。
第二章
监督内容
第六条
立项监督的内容。
立项监督主要内容包括但不限于:
采购项目立项是否经过联社相关决策机构审批同意;采购人是否将采购项目交采购管理部门实施采购等。
第七条
合规监督的内容。
合规监督主要内容包括但不限于:
(一)采购实施方案、采购(谈判)文件、采购合同、法律文书是否符合国家相关法律法规;是否符合省政府(部门)和分公司关于招评标工作、大宗物品采购等相关规定。
(二)采购实施方案是否明确采购小组成员、采购方式、操作流程、采购时间、评委组成方式等重要事项;是否符合联社立项审批意见。
第八条
公开或邀请招标的主要监督内容。
(一)招标文件是否按照《XX企业采购管理办法》规定编制。
(二)是否按相关规定在指定媒体发布招标公告、投标邀请书或资格预审文件;采用邀请招标的是否附注理由及充分的证明材料,是否在指定媒体发布资格预审公告;货物或者服务项目采取邀请招标方式采购的,是否从符合相应资格条件的供应商中随机选择3家以上,向其发出投标邀请书。
(三)是否按招标公告规定的时间、地点发售招标文件或资格预审文件。
(四)采用资格预审的是否按相关规定组建资格审查委员会,是否按照资格预审文件载明的标准和方法进行资格预审;资格预审结束后,是否及时向资格预审申请人发出资格预审结果通知书。
(五)招标文件或资格预审文件若进行了澄清或者修改,是否在规定时间内以书面形式将澄清或者修改的内容通知所有获取招标文件或资格预审文件的潜在投标人。
(六)是否按招标文件规定的时间和地点进行开标;投标文件当众拆封前是否由投标人或投标人代表检查并签字确认;是否当场宣读并记录投标人名称、投标价格和其他主要内容。
(七)开标过程记录是否与实际情况一致,投标人和相关工作人员是否签字确认。
(八)评标委员会成员是否独立开展评标工作;评标委员会成员是否按相关规定产生并确定。
(九)是否有与招标工作无关的其他人员进入评标现场;评审人员的通讯设备是否集中统一保管。
(十)评标现场是否有其他违规违纪行为。
(十一)采购人是否根据评标委员会的评标报告确定合格的中标候选人;是否对中标候选人进行公示;公示结束后,是否按照推荐顺序确定中标人,同时公告中标结果。
第九条
竞争性谈判的主要监督内容。
(一)采用该方式是否附注理由及充分的证明材料。
(二)谈判小组成员是否按相关规定组成。
(三)谈判文件是否按照《XX企业采购管理办法》规定编制。
(四)是否按照《XX企业采购管理办法》的规定方式确定参与谈判的供应商名单;采取采购人和评审专家书面推荐方式选择供应商的,采购人和评审专家是否各自出具书面推荐意见,采购人推荐供应商的比例不得高于推荐供应商总数的XX%。
(五)谈判小组所有成员是否集中与单一供应商分别进行谈判;谈判双方是否有透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息等现象。
(六)谈判小组是否从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照《XX企业采购管理办法》提出成交候选人。
(七)成交供应商确定后,是否按相关规定在指定媒体公告成交结果,谈判文件是否随成交结果同时公告。
第十条
竞争性磋商的主要监督内容。
(一)采用该方式是否附注理由及充分的证明材料。
(二)磋商小组成员是否按相关规定组成。
(三)磋商文件是否按照《XX企业采购管理办法》规定编制。
(四)是否按照《XX企业采购管理办法》的规定方式确定参与磋商的供应商名单;采取采购人和评审专家书面推荐方式选择供应商的,采购人和评审专家是否各自出具书面推荐意见,采购人推荐供应商的比例不得高于推荐供应商总数的50%。
(五)磋商小组所有成员是否集中与单一供应商分别进行磋商;磋商双方是否有透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息等现象。
(六)磋商小组是否按照《XX企业采购管理办法》推荐成交候选人。
(七)成交供应商确定后,是否按相关规定在指定媒体公告成交结果,磋商文件是否随成交结果同时公告。
第十一条
单一采购的主要监督内容。
(一)采用该方式是否附注理由及充分的证明材料。
(二)采购人是否根据批准的采购计划制定采购实施方案。
(三)是否按相关规定将采购项目信息和唯一供应商名称在指定媒体公示。
(四)是否按相关规定成立谈判小组人员。
(五)采购人是否据实作好《评审报告》。
(六)成交结果确定后,是否按相关规定在指定媒体公告成交结果,谈判文件是否随成交结果同时公告。
第十二条
询价的主要监督内容。
(一)采用该方式是否附注理由及充分的证明材料。
(二)询价小组人员是否按相关规定组成。
(三)询价文件是否按照《XX企业采购管理办法》规定编制。
(四)是否按照《XX企业采购管理办法》的规定方式确定参与询价的供应商名单;采取需求部门和评审专家书面推荐方式选择供应商的,需求部门和评审专家是否各自出具书面推荐意见,需求部门推荐供应商的比例不得高于推荐供应商总数的50%。
(五)采购人是否按规定向被询价的供应商发出询价通知书;被询价的供应商是否一次报出不得更改的价格。
(六)询价小组是否按照《XX企业采购管理办法》提交成交候选人。
(七)成交供应商确定后,是否按相关规定在指定媒体公告成交结果,询价通知书是否随成交结果同时公告。
第十三条
财务监督的主要内容包括但不限于:
(一)采购人采购预算是否合理;
(二)采购实施后,是否向计划财务部报告资金使用情况;
(三)按年组织采购资金使用情况的专项检查。
第十四条
事中或事后审计监督的主要内容包括但不限于:
(一)加强对采购项目的审计评价,在事中或事后进行内部审计监督;
(二)聘请外部专业审计部门进行审计等。
第三章
监督职责
第十五条
采购监督按照分工协作、形成合力的要求,坚持分级管理,实行分层监督:
(一)采购人自身监督;
(二)部门监督;
(三)监事会监督;
(四)纪委监督;
(五)群众监督。
第十六条
采购人自身的监督职责主要包括:
作为业主代表,对委托代理机构或其他相关主体进行流程监督;对其他监督管理部门提出的问题或意见进行整改落实。
第十七条
部门监督主要指采委会办公室、风险管理部、计财部、审计部、工会办及纪检等部门按照其职责分工对采购实施监督管理。
(一)采委会办公室:
对采购项目是否按规定立项、是否经省联社相关决策机构审批同意进行监督。
委托招标代理机构实施采购时,应作为业主代表履行对委托代理机构的监督职责。
(二)风管理部:
对采购项目的实施方案、采购(谈判)文件、采购合同和法律文书等要件是否符合相关文件规定进行合规审查监督。
(三)计财部:
对采购项目款项划拨、成本控制等财务事项进行财务监督。
(四)审计部:
对采购项目程序的合规合法性进行独立客观的审计评价。
加强审计监督,按照联社工作安排对重点项目进行审计检查。
原则上每年开展一次采购项目专项审计。
(五)工会办:
督促并协助采购人将采购项目中不涉及秘密内容的、干部群众关注的重点热点问题,在一定范围内进行公示或公开,加强群众监督。
(六)纪检:
在采购人采取委托代理机构组织实施采购时,对采购人作为业主代表的监督履职情况进行再监督;受理监督管理过程中的信访、举报,查处存在的违规违纪问题。
第十八条
监cHA的监督职责主要包括:
按照《XX企业章程》、《XX企业监事会尽职管理办法(试行)》等规定履行监督职责,定期不定期听取有关工作汇报,并视具体情况行使监督检查权。
第十九条
纪委的监督职责主要包括:
按照《中国共产党党章》、《中国共产党党内监督条例》等相关规定要求,开展纪律检查、行政监察、廉政宣传教育、廉洁从业监督检查等。
第四章
监督流程
第二十条
采购的监督流程包括但不限于:
采购项目的立项监督→采购实施方案、采购(谈判)文件、采购合同、法律文书制定的合规监督→采购实施程序的监督→采购合同执行情况的合规监督→资金使用情况的财务监督→事中或事后的审计监督→受理投诉举报等。
第二十一条
采购人应在采购活动实施前,将采购实施方案送风险与合规管理部进行合规审查,并根据合规审查意见修改采购实施方案。
第二十二条
采购人自主组织实施的采购。
采用公开招标、邀请招标等方式的,相关监督部门可现场派员对评标专家的抽取等环节进行监督;自主采用竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一采购等方式的,相关监督部门原则上不派员现场监督,一般通过备案审查、事中或事后审计、受理投诉举报等方式进行监督检查。
第二十三条
采购人委托代理机构组织实施的采购。
采购人应派出业主代表履行对委托代理机构或其他相关主体的监督职责,派员现场参加开、评标,维护业主权益;相关监督部门履行再监督职责。
第五章
监督纪律
第二十四条
采购人应当及时对投标人或供应商就采购活动事项提出的询问或质疑作出答复,但答复的内容不得涉及商业秘密。
对委托代理机构组织实施的采购,采购人应督促委托代理机构及时作出答复。
第二十五条
采购人在采购活动中应加强自律,加强自身监督,并正确对待监督、主动接受监督、服从监督。
第二十六条
各监督部门,应明确职责,按照本办法规定,加强对采购活动实施监督管理,不得干涉采购人依法进行的正常采购活动,不得泄密,不得接受投标人或商家贿赂,不得参与、隐瞒、包庇、纵容招投标及采购活动中的违法、违纪行为。
第二十七条
采购活动中的违规违纪行为,按照《XX企业工作人员违规行为处理办法》等规定进行问责;构成犯罪的依法移送司法机关处理。
第六章
附则
第二十八条
本办法由本公司负责修订、解释和修改。
第二十九条
本办法自发布之日起施行。
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