AAA上市集团控股海外酒庄综合管理制度汇编.docx
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AAA上市集团控股海外酒庄综合管理制度汇编
【AAA】上市集团控股海外酒庄综合管理制度汇编
财务管理制度
一、目的
为规范海外酒庄公司财务运作,提高工作效率和效益,根据公司经营业务发展需要和财务管理要求,特制定本制度。
二、预算管理
总原则:
预算(会计)年度为自然年,在年度总预算框架下,按月申报、按月决算、按季度考核。
1、年度预算
参照集团(下称“集团”)预算管理要求,海外酒庄公司(下称“酒庄”)每年向国内母公司(下称“国内母公司”)提报年度经营预算,由国内母公司汇总后提交集团,经集团执行总裁、总裁、董事长审批后,下发到国内母公司,国内母公司再下发到酒庄。
原则上年度预算制定后不能调整,如实际业务发生巨大变化,可在半年总结后进行相应的调整。
2、月度预算
年度预算经审批下发后,酒庄仍应按月(每月27日)报送月度预算,向国内母公司提报月度预算,由国内母公司汇总向集团提报,经集团执行总裁、总裁、董事长审批。
月度预算一经下发,当月执行,当月决算,不予调整补充或增减。
3、预算外管理
如月度内确因经营情况及计划发生重大变化,导致申报的当月预算不足或月度预算未涉及的有关业务需当月处理,对涵盖于年度预算内的事项,以预算外流程报经集团执行总裁、总裁、董事长审批,集团财务部备案后,申请办理。
对年度预算中未体现的预算事项,需向集团董事会申请立项,经审批后,再进行预算外申请。
4、决算管理
酒庄应于每月最后一个工作日,向国内母公司财务部报送当月决算数据。
三、财务审批
总原则:
区分是否预算内支出、按授权金额级别进行逐级审批。
1、预算内审批
A.总流程:
经办人-酒庄分管领导(审核)-酒庄负责人(审批)-国内母公司总经理(审批)-集团执行总裁(审批)-总裁(审批)-国内母公司/集团预算管理员(知会)
B.预算内审批权限表:
事项标的额及
单次支付的金额
酒庄
负责人
国内母公司
总经理
集团
执行总裁
集团
总裁
集团/国内母公司预算管理员
T<=*000€
审批
知会
知会
知会
*000€ 审批 审批 知会 知会 T>*0000€ 审批 审批 审批 知会 知会 注: ①以上表格内T<=*000€的事项标的额外采申请或单次费用支付,在酒庄负责人审批通过后即可执行。 但需每月月底最后一天与本月其他预算内(外)费用执行情况一起编制本月预算决算汇总表,由酒庄负责人通过OA的方式知会到国内母公司总经理、集团执行总裁、集团/国内母公司预算管理员。 ②以上表格T>*000€以上的事项标的额外采申请或单次费用支付,由酒庄负责人审批同意后,并由酒庄负责人向国内母公司及集团发起相应的申请OA,OA上需附上必备的申请附件(如采购合同、支付凭证、入库单等),且需在OA正文写明采购(或支付)详细缘由、及对各附件的核心内容(要点)进行必要的中文注解,在获得国内母公司/集团相应管理权限领导审批同意后方可执行。 ③所有费用的支付凭证及相应的必备文件及资料需定期的交由酒庄记账员进行记账、归档。 2、预算外审批 总流程: 酒庄负责人(发起)-国内母公司总经理(审批)-集团执行总裁(审批)-集团总裁(审批)-国内母公司/集团预算管理员(知会) 四、资金管理 总原则: 实行收支两条线,分账户管理 1、银行账户 酒庄根据业务需要,向国内母公司总经理、集团执行总裁、集团总裁提交开户申请,经批准后方可开立对应银行账户。 2、账户使用 根据银行账户性质,实行收支两条线管理。 A.酒庄所有业务收款必须需通过收款性质银行账户进行收款,收款性质银行账户支出权限由集团资金部管理。 B.酒庄的各项支出通过支出性质银行账户进行对外支付,实际支付必须按财务审批权限完成审批流程方可付款。 C.集团资金员每月初根据当月预算审批情况,结合上月预算决算结存资金情况进行资金拨付(从收入账户调拨到支出账户)。 五、定期报告 1、对外定期报表 根据酒庄当地政府管理要求,公司工商、税务对外提供报表必须由第三方专业会计机构根据政策要求出具。 所有出具政府的定期报告需抄送一份至国内母公司财务部。 2、内部管理报表 内部报告分: A.财务报表及附注;B.财务分析报告(必须含订单执行情况;存货生产、采购、销售情况;资金收、支、余情况;葡园情况等) 内部管理报表每月3日前提交至国内母公司财务部。 六、附则 1、本制度适用于海外酒庄公司;亦适用于海外酒庄控股公司; 2、本制度自公布之日起试行; 3、本制度由国内母公司财务部负责解释及修改。 差旅管理制度 一、目的 为进一步规范海外酒庄公司员工出差的流程与标准,强化成本意识,合理控制报销费用开支,特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用海外酒庄公司全体员工。 三、差旅管理细则 1、出差界定 A.海外酒庄公司员工因工作需要离开酒庄所在地到外地工作的情形。 B.海外酒庄公司员工因工作需要离开酒庄所在地到国内集团/国内母公司总部开会或汇报工作的情形。 2、出差时间界定 A.一天(含)以上的出差天数的计算方法为: 按日历天数减一天来核定出差天数(如11日出发,13日返回,则出差天数为2天)。 B.如当天往返的酒庄所在地的不计出差天数。 但可报销餐费及交通费。 3、出差申请 A.员工因工作需要出差,应事先发起出差申请OA,经相关负责人批准后成行。 B.出差申请OA应详细说明出差目的、时间、行程路线、商谈客户(人数)等(可附明细表)。 C.除紧急情况外,员工应至少于出差前2天提交差旅申请,审核人/审批人最晚在2个工作日内予以批复是否同意。 D.因紧急情况,员工未能以OA提交出差申请的,须在出差前取得审批人其他书面形式的同意(短信或微信等),并在报销前补充发起出差申请OA。 E.无OA账号的酒庄员工出差,先履行酒庄内部正常的出差审批手续,酒庄负责人以该出差审批文件作为附件,发起员工出差知会OA,知会到国内母公司总经理。 4、出差审批 A.酒庄常规运营(不涉及国内)事项出差申请: 经办人发起至酒庄负责人审批、知会国内母公司总经理。 酒庄管理层的出差须国内母公司总经理审批、知会集团相关领导。 B.涉及国内的出差申请: 由经办人发起至酒庄负责人审核、国内母公司总经理审批。 5、出差交通 A.长途交通 员工应根据实际出差需求(如出差地远近、路线规划等)综合对比商务汽车、火车、飞机等交通工具的费用成本及差旅规定,选择合理合适的交通工具。 ★机票标准: 经济舱;酒庄管理高层(酒庄负责人及以上岗位)单程T小时以上航程可商务舱; ★火车票标准: 二等以下或硬卧; ★商务汽车(大巴): 按照当地常规标准购票; ★特殊情况: 如确有特殊原因(如票务紧张、时间紧急、业务急需等),需要超标购买机票或车票,须提前报经酒庄负责人及直接上级批准; ★购票原则: 机票或车票原则上统一通过酒庄公司账户预订且尽可能提前预定,以节省开支; 如遇特殊情况,需自行购买机票的,须事先经酒庄负责人批准; 机票预订后需要退改签必须经酒庄负责人审批后再行办理,因个人原因变更航程(如误机、申请信息填写错误等)退改签费用由个人承担; B.本地交通 员工在出差地办事,原则上需乘坐公共交通工具(公交车或地铁等)。 如遇特殊情况(如携带大量物资、高额现金或出差时间紧急)需打车时,须提前报酒庄负责人审批同意。 C.租车交通. 如国内多人出差到法及或业务工作需要,可以租车: ★须提前发起租车的OA申请; ★OA申请须列明租车原因、租车天数、路线计划、大概里程、租车合理对比报价(多家公司报价对比;同一家公司不同租车方案对比等) 6、出差费用标准 欧洲 A.住宿费: ≤TTT欧元/天; B.工作餐费: ≤TT欧元/天; ★非经批准,不得招待客户用餐、住宿或者承担其他非必要费用; ★如因业务原因,致住宿超标或确有招待客户之必要,须提前报酒庄负责人或国内母公司总经理批准同意。 国内: 依据国内母公司同等职级的差旅标准执行。 其他国家/地区: 参考欧洲出差费用标准,结合出差地货币对欧元汇率及消费水平,合理规划费用支出。 7、出差报销 A.报销原则: 凭出差申请、报销汇总单(申请表)及正规、合法发票或票据; B.交通费用: 所有根据实际业务开展需要而发生的市内及长途交通费用,实报实销(机票须同时保留发票和登机牌作为报销凭证); 1C.住宿及餐费: 根据实际住宿及用餐费用,在费用标准内报销(餐劵支付的餐费无法入账,不予报销);超出标准额度部分,不给予核销。 D.报销流程: 出差人自行整理好发票单据以及填报好纸质报销申请表格后,发起报销的OA申请,审批流程根据《海外酒庄财务管理制度》的相关额度要求设定(T<=*000欧元;*000欧元 8、出差借款 A.出差备用金: 出差员工可根据需要,提前借支出差备用金; B.OA借款申请: 出差员工须发起OA借款申请,列明借款目的并附出差计划; C.借款冲账: 出差员工报销差旅费用时,借款原则上先从费用报销中进行冲账。 四、附则 1、本制度适用于海外酒庄公司;亦适用于海外酒庄控股公司; 2、本制度自公布之日起试行; 3、本制度由国内母公司负责解释及修改。 员工考勤制度 一、考勤周期: 每月自然月 每月2日(节假日、周末顺延)酒庄负责人将上月考勤汇总资料给员工进行考勤签名确认。 二、上班时间: 弹性工作制,每周工作35小时 三、考勤负责人: 酒庄负责人负责员工的考勤与审核 四、考勤纪律 1、上下班必须在考勤表格上签名登记; 2、因外出办事、出差等原因未及时做考勤登记者,需通过电话或短信向酒庄负责人报备。 由酒庄负责人作为考勤异常进行记录; 3、上午外出办事,回来时需要考勤登记;下午外出办事,出发时需要考勤登记,回来时可不用考勤登记。 但如回来有加班情况的,必须进行加班考勤登记。 五、病假、事假、调休假 病假、事假、调休假,必须以0.5天为基本起点计算单位。 1、病假: 员工非因工受伤或患病不能上班请假视为病假。 病假须提前或于当日电话告知酒庄负责人,并于3天内补办请假申请手续。 病假申请须提供当地医疗机构出具的病假证明及病历原件等证明资料。 2、事假: 员工因私事或其他个人原因请假视为事假,申请时间必须在休假时间之前申请。 3、调休假: 执行标准工时制且有正当加班记录的员工,可申请调休。 调休须提前向酒庄负责人申请,批准后方可调休。 4、工资结算: 病假薪资(日基本工资T当月累计病假天数T60%);事假扣减工资(扣除当月相应日薪);调休假(正常发放薪资)。 六、休假制度 员工休假可分为婚假、产假、产检假、陪护假、哺乳假、丧假、工伤假。 上述假期如遇双休和法定节假日,则包含在内(加班调休除外)。 除工伤假外上述假期申请时间必须在休假时间之前申请。 相关休假遵照酒庄所在地当地相关政策和规定执行。 七、请假及调休流程 1、员工请假(调休) 须提前发起请假(调休)申请,经酒庄负责人批准后方可休假。 如未按请假流程办理请假(调休)手续或未经批准擅自休假,则以旷工论处。 2、销假和续假 员工符合法定休假的情形消失,病假、事假、年假、调休假等假期结束,需按时上班。 若提前上班,则须及时到酒庄负责人处销假。 如遇特殊情况需要延长假期,则须另行发起请假申请,报请酒庄负责人批准。 如未经批准擅自延长假期,则以旷工论处。 八、迟到、早退、旷工等违纪行为管理 1、迟到: 指超过上班时间30分钟之内到岗的,视为迟到; 2、早退: 指在离下班时间不到30分钟擅自离岗的现象; 3、旷工: 迟到、早退以外的其他缺岗、离岗、脱岗情况; 4、处罚: 须结合酒庄实际操作规定或惯例 工作汇报制度 一、汇报人及汇报对象 1、汇报人: 酒庄负责人 2、汇报对象: 国内母公司总经理(必要时须进一步汇报到集团执行总裁) 二、汇报类型 1、日总结汇报: 酒庄负责人每日下班前在制定的微信群里汇报当天工作情况; 2、月总结汇报: 酒庄负责人每月2日汇报上月工作总结及本月工作计划; 3、不定时汇报: 必要时,针对某些特殊事项或情况发起相应工作汇报(请示)。 三、汇报方式 1、企业OA: 所有业务类的工作开展、费用、合同、审批等均需走OA流程,OA中如需附上相关材料的,需上传发放至附件,不得漏发,错发; 2、电子邮箱: 原则上应使用企业邮箱进行工作沟通和汇报,发送邮件时应注意保密性和准确性,明确发送人、抄送人范围,不滥发、不漏发,如有必要可使用密送; 3、即时聊天工具如微信等: 日常工作类的沟通或其他不涉及重大事项的沟通,可根据时效性使用微信等工具辅助交流 4、电话沟通: 如事项较急、文字又无法表达清楚以及其他必要情况下,可直接电话沟通; 5、当面沟通: 国内国内母公司相关负责人出差到法国或酒庄负责人回国述职时,进行当面工作汇报,酒庄负责人须提前梳理汇报材料,做好汇报准备。 四、酒庄内部工作会议 1、周工作例会: 酒庄负责人可自定形式于每周周五下班前召开一次周度部门会议,讨论每周工作进度及工作不足点,重要事项、问题或需求; 2、月度工作会议: 酒庄负责人不迟于每月最后一个工作日结束前召开一次月度部门会议,用于讨论月度工作进度、月度绩效考评及制定下月工作计划; 3、周工作例会及月度工作会议所讨论的内容及形成的结果须成为酒庄负责人向国内国内母公司汇报的基本素材。 采购管理制度 一、采购对象: 涉及到酒庄生产经营的所有采购事项 二、采购负责人: 酒庄负责人 三、采购原则: 先审批,后执行 四、审批流程 1、单次采购金额≤*000欧元的采购项目,酒庄负责人审批通过后即可执行; 2、*000欧元<单次采购金额≤*0000欧元的采购项目,审批流程为: 酒庄负责人(发起)-国内母公司总经理(审批)-集团执行总裁(知会)-集团/国内母公司预算管理员(知会); 3、单次采购金额>*0000欧元的采购项目,审批流程为: 酒庄负责人(发起)-国内母公司总经理(审批)-集团执行总裁(审批)-集团总裁(知会)-集团/国内母公司预算管理员(知会); 4、OA申请时,须将采购项目相关资料如供应商资质、比价报价、采购合同等作为附件添加。 五、采购流程 1、制定采购计划: 酒庄负责人根据酒庄实际采购需求制定采购计划,必要时,提前向国内母公司总经理汇报采购需求与计划; 2、甄选潜在供应商: 优先选择优质合格供应商,列明供应商名录; 3、比价议价: *000欧元以下采购项目至少两家供应商比价;超过*000欧元采购项目至少3家供应商比价; 4、确定供应商: 综合比价后确定最适合酒庄需求的供应商; 5、签订合同/下订单: 根据审批流程发起采购申请,审批通过后由酒庄负责人代表酒庄发出采购订单; 6、验收/付款: 产品交付前,酒庄负责人应该与供应商沟通,制定详细的交付计划,产品/服务验收合格入库或项目完成后,根据合同付款条件付款; 7、产品质量追踪: 酒庄负责人应定期了解产品使用情况,及时同供应商沟通相关问题,确保产品质量和使用效率。 六、文件管控 酒庄负责人负责保存所有采购项目相关的所有资料,文档正常情况下保存三年,保存期限过后,由酒庄负责人提出申请,经国内母公司总经理同意后,方可销毁资料。 资产管理制度 一、适用范围 酒庄固定资产、低值易耗品(以下简称“资产”)的预算计划、购置、领用、保管等有关管理工作。 注: 不含酒品,酒品管理另行规定。 二、资产分类 1、固定资产: 单项购置价格在1000欧元以上所有资产;及使用年限在一年以上的生产设备、办公设备、交通工具等; 2、低值易耗品: 单项购置价格在1000欧元以下,且使用年限在一年以内的各类设备、办公用具等。 三、资产管理负责人 酒庄负责人负责对酒庄所有资产全面的管理 四、资产采购 依照采购管理制度及流程要求完成 五、资产管理及操作流程 1、入库: 酒庄负责人应对新购入的资产进行验收入库,统一分类编码、固定资产需贴固定资产标签; 2、领用(包括新购、调配): 所有资产的领用均需通过“先审批,后领用”的流程进行管控;固定资产执行一物一审批流程管控,低值易耗品执行一月一审批流程管控; 3、出库: 酒庄负责人根据员工相应的资产出库申请,予以审批,同时制作出库单,由领用人签字确认,并录入资产管理纸质台账; 4、盘点: 每半年盘点一次,盘点时间为每年的6月30日及12月31日; 5、维修: 资产使用人须经常对资产进行检查维护,发现异常,需报请酒庄负责人安排专业的维修单位进行维修,不得擅自维修; 6、折旧: 由酒庄负责人会同酒庄会计顾问单位依相关的会计法进行资产折旧计提,逐年计算资产净值; 7、报废: 由酒庄负责人根据资产实际情况,必要时会同第三方评估单位做出评估后,可作报废处理; 六、文件管控 酒庄负责人负责保存所有资产的进出库单据及盘点表等文档,文档正常情况下保存三年,保存期限过后,由酒庄负责人提出申请,经国内母公司总经理同意后,方可销毁资料。 产品进销存管理制度 一、适用范围 酒庄产品进销存管理 二、进销存负责人 酒庄负责人负责酒庄产品的仓储安全及准确 三、进销存管控规则及操作流程 1、入库: 所有产品入库前均需进行数量、品种及质量的验收,验收合格后方能办理入库。 2、出库: 所有产品的出库均需通过“先申批,后执行”的流程进行管控。 出库须制作对应纸质出库单/提货单,出库单/提货单应包含并不限于以下出库信息: 出库仓、出库单编号、物资或产品名称、产品编号、数量、提货人信息、运输方式、是否需二次包装、收货人信息、送货地址等信息。 3、盘点: 执行月度盘点及年终盘点,月度盘点原则上为每月最后一天,如遇特殊情况,酒庄负责人可进行灵活安排,但提前或延后的时间均不能超过每月最后一天5天以上。 年终盘点则必须安排在每年的最后一天进行盘点,不得提前或延后。 4、扎账周期 月度周期: 为上月盘点日00: 00起至本月盘点日24: 00止为一月度周期,盘点日当天暂停所有进出库作业; 年度周期: 本年度1月1日0: 00起至本年度12月31日24: 00至为一年度周期,盘点日当天暂停所有进出库作业。 5、数据复核: 每月对进销存日报表进行复核,账实盘点无误后,酒庄负责人签字确认并存档。 四、文件管控 酒庄负责人负责保存所有月度进销存日报表、盘点表、费用对账清单等原件文档,文档正常情况下保存三年,保存期限过后,由酒庄负责人提出申请,经国内母公司总经理同意后,方可销毁资料。 国内母公司 20TT年TT月TT日
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