档案制度供电局归档文件的整理WORD11页.docx
- 文档编号:3483769
- 上传时间:2022-11-23
- 格式:DOCX
- 页数:9
- 大小:21.80KB
档案制度供电局归档文件的整理WORD11页.docx
《档案制度供电局归档文件的整理WORD11页.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案制度供电局归档文件的整理WORD11页.docx(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
档案制度供电局归档文件的整理WORD11页
归档文件的整理
第一节归档文件的整理原则与基本概念
归档文件的整理原则是:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
广义上的归档文件是一个泛指性概念,可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料,《归档文件整理规则》对这一概念的定义是:
“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。
归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。
即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
什么是件?
归档文件以“件”为单位进行整理。
一般以每份文件为一件。
下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:
(一)正本与定稿作为一件;
(二)法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;
(三)正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件,原则上为一件。
附件页数多,也可各为一件;
(四)具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;
(五)原件与复印件或手抄件,应作为一件;
(六)转发文件与被转发文件,应作为一件;
(七)报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式,一册(本)作为一件;
(八)请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书,原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
以“件”作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:
正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文本在前,少数民族文字在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;文件处理单放在文件前面。
第二节文件归档整理的组织工作
归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节,也是档案管理工作的开始,这是一项承前启后的工作,它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用,直接影响档案的质量和档案工作的开展,因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督,以确保这项工作能高质高效地完成。
文件归档整理的组织工作包括:
确定整理环节,重视归档文件的平时积累,建立相关制度,加强整理工作的指导、监督、检查。
一、确定整理环节
确定整理环节也就是确定由哪一级机构,由哪些人员来完成文件归档整理工作。
一般有3种组织形式:
1、集中式:
也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。
这种形式一般适用于小机关和基层单位。
2、分散式:
也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。
这种形式一般适用于大中型机关单位。
3、集中与分散结合式:
是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门,一部分由业务部门分散整理。
此种形式一般适用于中型机关和单位。
二、重视归档文件的平时积累
1、严格收发文登记。
通过登记,对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐,确保文件的齐全完整。
2、及时收集。
只要是办理完毕、属归档范围的文件材料,应做到办完一件收集一件,或者按月或季根据收发文登记定期清理。
3、严格检查。
检查收集的文件是否是办理完毕的,文件材料是否齐全完整,文件材料是否符合归档要求等等。
4、随办随归。
也就是对收集来的经过检查的零散文件进行装订、盖章、整理等,使之系统化,便于日常查阅,为最终整理归档打好基础。
5、妥善管理。
是要指定专人、配置装具,对办理完毕经过整理的归档文件材料分类标识、安全保管。
三、建立相关制度
为了使归档文件整理工作能顺利开展,并保证其工作质量,各机关必须由机关档案部门结合本单位实际需要建立健全相关的规章制度,并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。
这些制度包括《文件材料整理归档制度》、《文件材料归档范围和保管期限表》等十项制度。
四、加强整理工作的指导、监督与检查。
机关档案部门在做好保管利用工作的同时,必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。
首先要时刻做好宣传,加深人们的认识;其次要深入实际,具体指导,发现问题,及时纠正;最后要认真细致,严把质量检查关。
第三节归档文件价值的鉴定
归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节,这一环节包括两个阶段。
第一个阶段是对文件价值进行初步判定,看该文件是否有保存价值,确定其是否属于归档范围。
第二个阶段是对列入归档范围的文件材料,根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”,提出应保存的年限。
一、档案鉴定工作的原则和标准
用历史的、辩证的、全面的、发展的、效益的观点,正确分析和鉴别档案保存价值,准确划分档案的保管期限,这是档案鉴定工作的原则。
按照职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准来认识和评价档案的价值,可以提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性,保证鉴定工作的质量。
二、归档和不归档的范围
归档范围就是归档文件整理的范围。
为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种门类和载体的档案,提高归档文件的质量,国家档案局于年月日具体规定了《机关文件材料归档和不归档范围》(见《归档文件整理工作指南》)
三、档案的保管期限
按照年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》,文书档案的保管期限分为永久、30年和10年3种。
永久为50年以上。
(一)哪些文件材料应划为永久保存?
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的归档文件,应列为永久保管。
(二)哪些文件材料应划为长期保存?
(三)哪些文件材料应划为短期保存?
第四节归档文件的整理
一、归档文件的整理单位
立卷改革取消了案卷这一实体保管单位,将归档文件整理的基本单位还原到文件本身,就是以“件”为整理单位,进行文件级整理,从而达到简化概念,简化操作的目的。
二、归档文件整理流程
文件修整一般包括对破损文件进行修裱,对字迹模糊或易退变的文件进行复制,去除文件上易锈蚀的金属物,对过大的文件进行折叠等。
(一)收集
每年的年初各部门将上年度处理完毕的文件移交档案室
1.收集的范围:
领导和各部门上年度处理完毕的文件材料(包括:
红头文件、无文号文件、各种总结、汇报、介绍信存根等)
2.收集的时间:
每年的1-2月份,由档案室发通知,提要求
3.收集的要求:
参考、对照本单位收发文登记本和印章登记本等以保证收集齐全、完整。
4.转发上级文件,如果收文时形成有“收文处理单”,应将“收文处理单”与“公文拟稿纸”和本单位的转发件、被转发件及定稿合并为一件归档。
档案员要注意收集除归档范围内的文件材料,还应注意“帐外”文件的收集,特别是各种上报的图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会的会议文件。
(二)归档判断和确定保管期限
判断文件是否归档,对照《归档范围和保管期限表》,需归档的文件确定保管期限,同一保管期限放在一起;不需归档文件剔除。
(三)归档文件的分类和排列
归档文件的分类,在机关档案室的实际工作中一般按照:
年度-机构-保管期限分类法,年度-问题-保管期限分类法,年度-保管期限分类法等。
按年度-保管期限分类法,分类方案为:
2000年:
永久、长期、短期
2001年:
永久、长期、短期
归档文件的排列方法:
同一保管期限内,先排本级文件再排其他文件。
本级文件按时间顺序或文号顺序排列,排完有文号的文件,再排无文号的文件;其他文件,按级别高低排列,如:
国家-部级-省级-市级-县级-同级。
尽可能将有内在联系的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的文件、请示和批复件)文件材料排列在一起;同一文件的不同稿本,正文在前,定稿在后;不同文字的文本,原文在前、译文在后。
(四)、文件的装订
归档文件材料修整完毕,对它们进行排序后,要使用符合档案保管要求的装订材料重新加以装订,以从实体上最终确定“件”的形态;同时也可以起到固定文件页次,防止文件张页丢失,便于归档后保管和利用的作用。
归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。
其主要工作内容包括:
对破损文件进行修复,对字迹模糊或褪变的文件进行复制;去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。
对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。
一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的应将左、下侧对齐。
装订方式可采取传统的线装,也可采用不锈钢订书钉、浆糊、胶水粘贴等等。
(五)盖档号章并填写有关项目
文件分类排列好后,在文件上方空白处(最好是右上方)端正、清晰地盖上档号章。
把其中的项目:
全宗号、年度、类别、期限填写好,机构项不必填写。
件号项待确定文件排列无误后再填写;全宗号档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号;年度指归档文件的形成年度;类别号指一个立档单位内各门类档案代号,如机关档案中:
A文书、B基建、C设备仪器、D会计等;期限指本份文件的保管期限。
填写归档章项目的字迹材料要符合档案保护要求,采用耐久性字迹材料。
件号章式样:
全宗号
类别号
期限
年度
机构
件号
(六)归档文件的编号
确定文件排列顺序无误后,在档号章“件号”位置上填写件号。
按上一流程排列好的顺序,在档号章“件号位置上用打号机、字粒或钢笔填上件号,每一年度每一保管期限都应从“1”开始编。
件号必须做到不重号、不空号。
.每一年度的归档工作结束后,如发现其他应归未归的文件,可将该文件排在已归文件之后编写档号。
小技巧:
把文件顺序摆开,用号码机打件号,可快速连续编号,并不会出现重号空号
(七)编页码
在文件正面的右下角、背面的左下角编上页码
页码的编制要连续、唯一,无遗漏;凡是有书写内容的均需打页码;单份文件或出版物的正本等已有连续页号可不再编件内页号;同一份文件内,附件标题已完整标示在正文中的,该附件可不另打页码,否则,应从正文首页开始,连同附件一起连续打页码;正文和附件有各自独立页码的可不重新编页码,编制目录和计算机著录时合并计算页码;正文和定稿已有各自独立的页码,不再连续编页码,拟文稿纸、被转发文的收文处理单不用编页码,编制目录和计算机著录时合并计算页码;正文和定稿没有独立页码的,可连续编页码,也可单独编页码;连续编页码的拟文稿纸一同编码;单独编码的编制目录和计算机著录时合并计算页码;收文处理单不编页码;多页且未编页码的应编制连续的页码。
(八) 归档文件的电脑著录
归档文件的电脑著录是指把归档文件的有关项目录入专用的档案管理软件。
著录要求:
1.著录的项目必须准确、齐全、以利于检索。
著录的信息越准确、越详细,检索的速度越快,查准率越高。
2.必须著录的项目有:
文件题名、责任者、文号(没有文号的可暂空)、成文时间,全宗号(没有的可暂空)、文件页数、件号、归档年度、保管期限、机构(没有按机构归档的不录)。
3.题名中的关键词不能准确反映文件内容时,应将主题词录入。
4.文件题名一般要求照实录入,不得随意改动。
如文件没有题名或虽有题名但无实质内容,无法揭示文件的实质内容和成分,应重新拟写。
将重拟的题名附于原题名后,外加“〔〕”。
5.有副题名的应录入。
6.“任免通知”、表彰先进“等类型的公文的标题通常只标注一个或部分人名,著录时则需在题名之后,加上该公文任免的、涉及的本单位其他有关人员的名字,并外加“〔〕”。
7.有附件的应将附件的题名完整录入。
如几份文件合在一起算作一件的,应将除首件外的其他文件作为附件来处理。
在“附件”栏内标识清楚。
8.页数:
“一件”归档文件中有字符的页面总数,某些特殊编码的文件页数的计算方法可参照上一流程。
档案管理软件必须使用国家档案局认可的,目前惠州地区有两种:
珠海泰坦和深圳科怡。
其中惠东已停售珠海泰坦。
深圳科怡有三个版本:
标准版4800元,普及版2800元,简易版1900元。
(九)归档文件的装盒和排架
装盒要求:
1、归档文件要按件号的先后顺序装入档案盒;装的数量应视档案盒的厚度而定。
2、归档文件目录、备考表、档案盒封面及盒脊项目要填写清楚、规范,字迹材料要符合要求;立卷人、立卷时间和检查人必须填写。
3、同一年度同一保管期限的归档文件装在同一盒内;
4、不同年度、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒;
5、档案盒应采用无酸纸制作。
排架要求:
1.将装盒后的档案实体放入档案库房内的档案柜内;
2.排架时按年度+期限的顺序排放。
即一个档案柜内可放不同年度不同保管期限的档案实体,但应按年度顺序排放,同一年度的按期限顺序排放,先排永久,再排30年,最好排10年。
3.装好柜后,档案柜外面要贴箱柜指引卡。
箱号
1
类别
文书
期限
永久
件号
长期
短期
时间
2003-2007
图A1箱柜指引卡式样
(十)编制检索工具
用电脑著录后,将目录按年度-保管期限打印目录出来,件号按升序排列,字迹要清晰,永久、30年目录应打印一式二份方便移交进馆。
目录打印出来后,装订成规范的档案目录(一式两份)
要求:
1.采用专用的档案目录夹;
2.装订目录。
原则上目录的装订应按照年度-保管期限装订成册,但为节约起见,可将一年度或几个年度的目录装订在一起;几个年度的目录装订在一起时,应将目录按年度+期限排列好后编页码,然后打印一个总目录放在首页。
短期的目录要单独装订。
3.目录夹内的排列顺序为:
归档说明、永久目录、长期目录、短期目录。
4.填写“目录夹封面”上的项目,包括全宗名称、类别、年度、保管期限
5.填写“目录夹背脊”上的项目:
全宗号、类别、年度、期限。
6.根据档案箱柜所装档案实体制作“箱柜指引卡”。
7.修改以前制作的“档案存放地点示意图”。
年度
期限
机构
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
全宗名称:
类别
年度:
保管期限:
图A2归档文件目录式样
A3归档文件目录封面式样
惠
东
县
供
电
局
全宗号
30
类别号
V
期限
长期
机构
年度
2004
起止件号
档案盒背脊:
盒内文件情况说明
整理人:
检查人:
年月日
图A5备考表式样(单位:
mm)
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 制度 供电局 归档 文件 整理 WORD11