最新版监理项目资料归档管理办法.docx
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最新版监理项目资料归档管理办法
监理项目档案管理办法
沈阳市建设工程项目管理中心
二零一三年六月
1总则1
2基本规定1
3档案归档范围及质量要求1
4档案的组卷与移交2
5档案的借阅与保存期限2
6档案归档的惩罚措施3
7附则3
附录一:
监理档案资料的收集与管理表4
附录二:
向市档案馆上报监理文件内容和组卷表15
附录三:
项目部应收集安全资料目录表16
附录四:
项目部应收集方案目录表17
附录五:
钢结构及网架工程上报市档案馆资料18
附录六:
玻璃幕墙上报市档案馆资料19
附录七:
单位工程竣工验收备案建设方须交区质检站材料表20
附录八:
沈阳市人防工程竣工档案要求报送的材料21
附录九:
装饰装修工程档案保证资料25
附录十:
核验《沈阳市建筑工程用建材进场检验手册》须知26
附录十一:
办理《房屋建筑工程竣工验收备案》需提供材料27
附录十二:
必须上交本中心的资料28
附录十三:
档案归档式样29
1总则
1.1根据国家标准《建设工程监理规范》(GB50319-2020)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2020)、《建筑工程文件编制归档规程》(DB21/1342-2020)及公司管理制度,制定本办法。
1.2本办法适用于建设工程监理项目档案的整理、验收及管理。
专业工程按有关规定执行;管理咨询项目档案的整理、验收及管理参照本办法执行。
1.3建设工程监理项目档案的归档管理除执行本办法外,尚应执行国家现行有关规定。
2基本规定
2.1总监理工程师为监理项目技术资料的总负责人,可指定专、兼职资料员具体管理。
公司总工办对各项目监理部提交的监理资料负有检查、指导的责任。
2.2监理部需要保存的资料在工程施工的全过程中,由项目监理部负责保存。
2.3监理单位需要保存的资料在工程施工验收后,由项目监理部负责整理、立卷归档后移交到沈阳市建设工程项目管理中心(以下简称本中心)总工办,并办理移交手续。
2.4城建档案馆需要保存的资料,在工程竣工验收后,由项目监理部负责整理、立卷归档移交给建设单位,并办理移交手续。
如果建设单位暂不接收,将此套监理档案移交到本中心总工办,并办理移交手续。
2.5上交纸质监理档案存在困难时,项目监理部可以将整理、立卷归档的资料以电子版(扫描)的形式上交到本中心总工办,但按照附件十二要求必须上交资料除外。
2.6工程竣工验收后,项目监理部如果不按照规定将档案归档,档案押金5000元将不予返还。
2.7每年冬休期间,本中心总工办组织各分公司按照档案的保存年限对已归档的档案进行整理。
3档案归档范围及质量要求
3.1项目监理部应收集、整理提交本中心总工办归档的监理资料内容以及移交建设单位、城建档案馆归档的监理资料内容详见附录A《监理资料与监理档案的基本内容》。
3.2归档资料质量要求。
3.2.1归档的监理资料一般应为原件(提供城建档案馆的必须用原件,提供建设单位、监理单位的若原件份数未留足时,经协商同意的可用复印件加盖红印)。
3.2.2监理资料应满足“真实、有效、完整、齐全”的要求。
不得对资料进行涂改、伪造和随意抽拆,防止损毁和丢失。
3.2.3监理资料的内容和深度须符合国家有关技术规范、标准和规程。
3.2.4监理资料各种表格的填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔,复写时须用单面黑色复写纸。
3.2.5监理资料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
3.2.6项目监理部应随着工程项目的进展同步收集、整理各专业监理资料,并认真检查,保证监理资料的同步性、完整性和准确性,分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到分类有序、存放整齐。
4档案的组卷与移交
4.1监理档案组卷原则上按单位工程及保存期限分类立卷。
如果项目为群体工程而部分资料内容无法分开时,可将无法分开的资料合并立卷,可分开的资料分开立卷。
4.2因故中途停止监理的项目,由项目总监理工程师出具停止监理工作说明书,并经公司总经理签字确认后,与停止监理工作前已形成的技术档案共同立卷。
4.3监理档案的验收和移交
4.3.1项目监理部在工程竣工验收后两个月内,将应移交建设单位(附录A中,移交建设单位栏打√部分)及城建档案馆(附录A中,移交城建档案馆栏打√部分)的监理档案整理(或装订),由总监理工程师移交给建设单位。
移交时应编制移交清单,双方签字盖章作为凭证。
4.3.2工程竣工验收后两个月内,由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料(附录A中,提交监理公司打√部分)分别进行整理装订,并由总监理工程师审核、签字后提交本中心总工办,正式移交本中心保存管理。
4.3.3利用计算机进行资料管理的项目监理部须将资料光盘移交本中心总工办。
4.3.4开工前领用的施工图,在监理工作完成后应退还建设单位。
4.3.5其它不必归档的资料经项目总监理工程师审核后统一销毁。
5档案的借阅与保存期限
5.1项目监理实施期间,监理部人员或甲方人员需外借监理部技术资料时,应办理借用登记手续,用后及时归还;其它方面人员外借,须经总监理工程师同意,办理借用登记手续,双方经办人负责收回。
5.2因工作需要借用本中心监理归档资料时,须经本中心总工办负责人及主管领导同意,填写“文件借阅登记表”,办理借阅手续,用毕及时归还。
5.3监理档案的保存期限分为三类:
短期、长期、永久。
到期的监理档案须由分公司进行扫描,以电子版的形式进行留存。
纸质档案经本中心主管领导审批后统一销毁。
6档案归档的惩罚措施
6.1若按本管理办法编制、整理、装订,但未按4.3.1、4.3.2要求时间完成归档工作,在工程竣工验收后六个月内才完成归档工作的监理部,经本中心总工办出具证明,报常务副经理审批,对本项目监理部可不奖不罚。
6.2若工程竣工验收后六个月仍未完成归档工作的监理部,经本中心总工办出具罚款通知,报常务副经理审批,对该项目监理部所在的分公司罚款人民币伍仟元作为档案抵押金,在项目监理部按要求将档案归档后将抵押金退还。
6.3本中心总工办接到经常务副经理审批的罚款通知后,由公司财务从分公司的财务账中直接划转入本中心。
7附则
7.1本办法经审议通过后由常务副经理核准颁布施行,增补修改亦同。
附录一:
监理档案资料的收集与管理表
序号
编号
归档文件名称
保存单位和保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
市档
案馆
A类
工程准备阶段文件
一
A1
立项文件
1
A1-1
项目建议书
永久
√
2
A1-2
项目建议书审批意见
永久
√
3
A1-3
可行性研究报告及附件
永久
√
4
A1-4
可行性研究报告审批意见
永久
√
5
A1-5
与立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
√
6
A1-6
专家建议文件
永久
√
7
A1-7
调查资料及项目评估研究材料
长期
8
A1-8
计划部门批准的立项文件和计划任务
长期
√
二
A2
建设用地、征地、拆迁文件
1
A2-1
选址申请及选址规划意见书
永久
√
2
A2-2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
√
3
A2-3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
√
4
A2-4
建设用地规划许可证及其附件
永久
√
5
A2-5
国有土地使用证
永久
√
三
A3
勘察、测绘、设计文件
1
A3-1
工程地质勘察报告
永久
长期
永久
√
2
A3-2
建设用地钉桩通知单(书)
永久
√
3
A3-3
地形测量和拨地测量成果报告
永久
永久
√
4
A3-4
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
长期
√
5
A3-5
初步设计图纸和说明
长期
长期
6
A3-6
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
7
A3-7
有关行政主管部门(人防、环保、消防、卫生等)批准文件或取得的有关协议
永久
√
8
A3-8
施工图设计文件
长期
9
A3-9
设计计算书
长期
长期
10
A3-10
施工图设计文件审批意见
永久
长期
√
四
A4
招投标文件及承包合同
1
A4-1
勘察设计招投标文件
长期
2
A4-2
勘察设计承包合同
长期
长期
√
3
A4-3
施工招投标文件
长期
4
A4-4
施工承包合同
长期
长期
√
5
A4-5
工程监理招投标文件
长期
6
A4-6
监理委托合同
长期
√
五
A5
开工审批文件
1
A5-1
建设项目列入年度计划的申报文件
长期
2
A5-2
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
永久
√
3
A5-3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
长期
4
A5-4
建设工程规划许可证及其附件
永久
√
5
A5-5
建设工程开工审查表
长期
6
A5-6
建设工程施工许可证或开工报告
永久
√
7
A5-7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
8
A5-8
工程质量监督手续
永久
√
六
A6
财务文件
1
A6-1
工程投资估算材料
短期
2
A6-2
工程设计概算材料
短期
3
A6-3
施工图预算材料
短期
4
A6-4
施工预算
短期
七
A7
建设、施工、监理、勘察、设计单位及负责人资料
长期
B类
监理文件
一
B1
工程监理管理文件
1
B1-1
监理规划
短期
短期
2
B1-2
监理实施细则
短期
短期
3
B1-3
设计文件审查意见
长期
长期
4
B1-4
设计交底和图纸会审会议纪要
长期
长期
5
B1-5
施工组织设计(方案)报审表
长期
短期
长期
√
6
B1-6
工程项目管理体系报告
长期
短期
长期
√
7
B1-7
施工单位申请书
长期
短期
长期
√
8
B1-8
监理工程师通知书
长期
短期
长期
√
9
B1-9
工程竣工验收报审表
长期
短期
长期
√
10
B1-10
监理会议纪要
长期
长期
部分存档
11
B1-11
监理日记
长期
12
B1-12
专题总结
长期
长期
13
B1-13
监理月报
短期
长期
部分存档
14
B1-14
工程竣工总结
长期
长期
√
二
B2
工程进度控制文件
1
B2-1
施工测量放线报验表
短期
短期
短期
2
B2-2
工程开工/复工报审表
长期
短期
长期
√
3
B2-3
工程暂停令
长期
短期
长期
√
三
B3
工程质量控制文件
1
B3-1
施工测量放线报验表
长期
短期
长期
√
2
B3-2
材料/构配件/设备报验表
长期
短期
长期
√
3
B3-3
(检验批、分项、)工程报验审核表
短期
短期
长期
4
B3-4
(分部、单位工程)工程报验审核表
永久
长期
永久
√
5
B3-5
(隐蔽、中间验收)工程报验审核表
永久
长期
永久
√
6
B3-6
(安全和功能检验、设备运转调试)工程报验审核表
长期
短期
长期
√
7
B3-7
不合格项处置记录
长期
长期
长期
√
8
B3-8
工程质量事故处理有关资料
永久
永久
9
B3-9
监理抽检文件
长期
10
B3-10
工程质量保修前期工作报审表
长期
短期
11
B3-11
解除工程质量缺陷责任书
长期
短期
长期
12
B3-12
有关工程奖罚的文件资料
长期
长期
√
13
B3-13
检测部门质量信息反馈处理记录
长期
长期
√
四
B4
工程投资控制文件
1
B4-1
完成工程量/工作量报审表
短期
短期
短期
2
B4-2
工程预付/进度款支付申请表
短期
短期
短期
3
B4-3
工程预付/进度款支付证书
短期
短期
短期
4
B4-4
工程竣工决算审核意见书
长期
短期
长期
五
B5
工程合同与其他事项管理文件
1
B5-1
分包单位报审表
长期
长期
长期
2
B5-2
供货、试验等单位资格报审资料
长期
短期
3
B5-3
工程临时/最终延期申请表
永久
短期
长期
√
4
B5-4
工程临时/最终延期审批表
永久
短期
长期
√
5
B5-5
工程索赔意向通知书
长期
短期
短期
6
B5-6
工程索赔申请表
长期
短期
长期
7
B5-7
工程索赔审批表
长期
短期
长期
8
B5-8
工程变更报审表
长期
短期
长期
√
9
B5-9
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
C类
施工文件
一
C1
施工技术管理文件
1
C1-1
施工技术管理文件
短期
短期
短期
2
C1-2
施工安全措施和环保措施
短期
短期
3
C1-3
图纸会审记录
长期
长期
长期
√
4
C1-4
设计交底记录
长期
长期
长期
短期
√
5
C1-5-1
设计变更通知单汇总目录
永久
长期
长期
√
6
C1-5-3
设计变更通知单
永久
长期
长期
√
7
C1-6
工程洽商记录(技术核定联系单)
永久
长期
长期
√
8
C1-7
施工预算的编制和审查
短期
短期
9
C1-8
施工日志
长期
10
C1-9
施工现场质量管理检查记录
长期
长期
√
11
C1-10
控制网设置记录
长期
长期
12
C1-11
工程定位(竣工)测量记录
长期
长期
√
二
C2
土建(建筑与结构)工程
1
C2-1
地基和基础工程
①
C2-1
地基承载力复查记录
永久
长期
√
2
C2-2
施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告
①
C2-2-1
施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验汇总表
长期
长期
√
②
C2-2-2
砂、石出厂证明文件及进场复验报告
长期
长期
√
③
C2-2-3
建筑砖、砌块、瓦出厂合格证和进场复验报告
长期
长期
√
④
C2-2-4
水泥出厂合格证和进场复验报告
长期
长期
√
⑤
C2-2-5
钢材、焊接材料出厂合格证和进场复验报告
长期
长期
√
⑥
C2-2-6
防水材料产品合格证和进场抽样复验
长期
长期
√
⑦
C2-2-7
隔热、保温材料产品合格证和试验报告
长期
长期
√
⑧
C2-2-8
预制构件出厂合格证
长期
长期
√
⑨
C2-2-9
工程物资历进场报验表
短期
⑩
C2-2-10
进场物资历进场报验表
短期
3
C2-3
施工试验记录
①
C2-3-1
施工试验记录汇总表
长期
长期
√
②
C2-3-2
土壤(素土、灰土)击实及干土质量密度试验报告
长期
长期
√
③
C2-3-3
砂桨抗强度试验报告、配合比通知单及砂桨抗压强度统计评定记录
长期
长期
√
④
C2-3-4
混凝土抗压强度试验报告、配合比通告单及混凝土试件抗压强度统计评定记录
长期
长期
√
⑤
C2-3-5
钢筋接头试验报告
长期
长期
√
⑥
C2-3-6
金属及塑料外门窗物理性能试验报告
长期
长期
√
⑦
C2-3-7
饰面砖粘结强度试验报告
长期
长期
√
⑧
C2-3-8-1
建筑幕墙物理性能试验报告
长期
长期
√
⑨
C2-3-8-2
锚固螺栓锚固力试验报告
长期
长期
√
⑩
C2-3-8-3
建筑用硅酮结构密封胶试验报告
长期
长期
√
4
C2-4
工程检测报告
长期
长期
√
5
C2-5
施工记录
①
C2-5-1
隐蔽工程记录
短期
短期
√
②
C2-5-2
屋面、楼面蓄淋水检验记录
长期
长期
√
③
C2-5-3
烟(风)道工程检查记录
长期
长期
√
④
C2-5-4
沉降观测记录
长期
长期
√
⑤
C2-5-5
结构吊装工程检查验收记录
长期
长期
√
⑥
C2-5-6
预检工程检查记录
短期
短期
⑦
C2-5-7
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
短期
⑧
C2-5-8
冬施混凝土养护测温记录
短期
短期
⑨
C2-5-9
施工新技术
长期
长期
6
C2-6
工程质量事故处理记录
①
C2-6-1
工程质量事故报告表
永久
永久
√
②
C2-6-2
工程质量事故处理表
永久
永久
√
7
C2-7
工程质量验收记录
①
C2-7-1
工程质量验收记录
长期
长期
②
C2-7-2
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
③
C2-7-3
分部(子分部)工程验收记录
永久
长期
长期
√
④
C2-7-4
质量控制资料
永久
长期
长期
√
⑤
C2-7-5
安全和功能检验(检测)报告
永久
长期
长期
√
⑥
C2-7-6
观感质量验收
永久
长期
长期
√
三
C3
给排水、消防、采暖、燃气工程
1
C3-1
设备、产品质量检查、安装记录
①
C3-1-1
设备及产品质量合格证、质量保证书,技术资料
永久
长期
√
②
C3-1-2
塑料管材、管件、阀件检测试验报告
永久
长期
√
③
C3-1-3
设备安装记录
永久
长期
√
④
C3-1-4
设备试运转记录
永久
长期
√
⑤
C3-1-5
补偿器安装预拉伸(压缩)记录
永久
长期
√
⑥
C3-1-6
设备安装明细表
永久
长期
√
2
C3-2
隐蔽工程检查记录
①
C3-2-1
管道隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
√
②
C3-2-2
隐蔽工程检查验收记录汇总表
永久
长期
√
3
C3-3-
施工试验记录
①
C3-3-1
管道系统(隐蔽)压力(灌水)试验记录
永久
长期
√
②
C3-3-2
阀门检验试验记录
永久
长期
√
③
C3-3-3
设备、卫生器具压力(满水)试验记录
永久
长期
√
④
C3-3-4
给排水管道、卫生器具通水试验记录
永久
长期
√
⑤
C3-3-5
地漏及地面清扫口排水试验记录
永久
长期
√
⑥
C3-3-6
室内消火栓试验记录
永久
长期
√
⑦
C3-3-7
排水管道通球试验记录
永久
长期
√
⑧
C3-3-8
管道冲洗、吹扫、清洗记录
永久
长期
√
⑨
C3-3-9
采暖系统试运行、调试记录
永久
长期
√
4
C3-4
工程质量事故处理
①
C3-4-1
工程质量事故报告表
永久
长期
√
②
C3-4-2
工程质量事故处理记录
永久
长期
√
5
C3-5
工程质量验收记录
①
C3-5-1
检验批质量验收记录
长期
长期
②
C3-5-2
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
③
C3-5-3
分部(子分项)工程质量验收记录
永久
长期
长期
√
④
C3-5-4
质量控制资料
永久
长期
长期
√
⑤
C3-5-5
安全和功能检验(检测)报告
永久
长期
长期
√
⑥
C3-5-6
观感质量验收记录
永久
长期
长期
√
四
C4
通风与空调工程
1
C4-1
设备记录
①
C4-1-1
主要材料、设备、仪表的出厂合格证明、质量保证书及进场检(试)验报告
永久
长期
√
②
C4-1-2
设备安装记录
永久
长期
√
③
C4-1
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