物资验收管理规范物资入库验收程序.docx

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物资验收管理规范物资入库验收程序

物资验收管理

全文目录

第一节物资验收岗位职责

一、入库验收主管岗位职责

入库验收主管主要负责组织所有物资的入库验收工作，其具体职责如图1所示。

职责1

负责制定所有物资的入库验收作业规范，并监督实施

组织所有物资的入库验收工作，并出具入库验收报告

妥善处理因存在异常问题而不得入库的物资

协助采购部做好不合格材料、货物的退换工作

参与供应商、协作厂商的绩效评审工作

完成仓储部经理交办的其他工作

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

图1入库验收主管的岗位职责

二、入库验收专员岗位职责

入库验收专员的主要职责是执行所有物资的入库验收工作，其具体职责如图2所示。

职责1

协助验收主管制定物资入库验收作业规范，并严格参照执行

负责所有物资的入库验收工作，并如实填写相应的入库验收单

识别和记录物资的质量问题，对供应商的包装、运输及其他方面提出改进建议

拒绝不合格材料、货物的入库

做好物资验收记录，对物资的验收情况进行统计、分析并及时上报

完成上级领导交办的其他临时任务

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

图2入库验收专员的岗位职责

第二节物资验收管理制度

一、物资入库验收管理制度

以下是某公司物资入库验收管理制度，供读者参考。

制度

名称

物资入库验收管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为了确保所有入库物资的质量都符合企业的要求及生产经营的需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于所有进入本企业仓库的物资的验收。

第3条相关定义

入库验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装、规格的查验，是保证入库物资合格的重要环节之一。

第4条相关部门职责

1．仓储部验收人员负责验收所有物资的数量、重量、规格，并检查包装及外观情况。

2．质量管理部质量检验人员负责检验所有物资的质量状况。

第2章入库验收的规划

第5条入库验收的内容

1．核对采购订单与供货商发货单是否相符。

2．检查物资的包装是否牢固、包装标志标签是否符合要求。

3．开包检查物资有无损坏。

4．物资的分类是否恰当。

5．所购物资的数量、尺度比较。

6．物资的气味、颜色、手感等。

第6条入库验收的方式

1．入库验收有全检和抽验两种方式。

对大批量到货一般只进行抽验。

2．若采用抽验的方式，则需要根据物资的特点、价值高低、物流环境等综合考虑，确定合理的抽验比例。

下表列出了一些常见的例子。

入库验收抽验比例标准表

验收项目

抽验比例规定

质量检验

1．带包装的金属材料，抽验5%～10%，无包装的金属材料全部目测查验

2．10台以内的机电设备，验收率为100%，100台以内验收不少于10%

3．运输、起重设备100%查验

4．仪器仪表外观质量缺陷查验率为100%

5．易于发霉、变质、受潮、变色、污染、虫蛀、机械性损伤的货物，抽验率为5%～10%

6．外包装有质量缺陷的货物检验率为100%

7．对于供货稳定，质量、信誉较好的厂家产品，特大批量货物可以通过抽查进行检验

8．进口货物原则上逐件检验

数量检验

1．不带包装的（散装）货物的检斤率为100%，不清点件数；有包装的毛检斤率为100%，回皮率为5%～10%，件数清点率为100%

2．定尺钢材检尺率为10%～20%，非定尺钢材检尺率为100%

3．贵重金属材料100%过净重

4．有标量或者标准定量的化工产品，按标量计算，核定总重量

5．同一包装、大批量、规格整齐的货物以及包装严密、符合国家标准且有合格证的货物，可以采取抽查的方式验量，抽查率为10%～20%

第7条入库验收的方法

1．视觉检验

在充足的光线下，利用视力观察货物的颜色、状态、结构等表面状况，检验是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等损害情况，对质量加以判断。

2．听觉检验

通过摇动、搬运、轻度敲击等操作，听取声音，以判断物资的质量。

3．触觉检验

利用手感鉴定货物的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判定质量。

4．嗅觉、味觉检验

通过货物特有的气味、滋味，测定、判定质量。

5．测试仪器检验

利用各种专用测试仪器鉴定货物品质。

如对含水量、密度、成分、黏度、光谱等的测试。

6．运行检验

对某些特殊货物，如车辆、电器等进行运行捡验，确保其能够正常运行。

第8条入库验收的时间

1．对于外观等易识别的物资的检验，应于收到物资后一天内完成。

2．属用化学或物理手段检验的材料，验收人员应于收到物资的样件后三天内完成。

3．对于必须试用才能实施检验者，由验收主管于“物资验收报告表”中注明预计完成日期，一般不超过七天。

第3章物资验收的程序

第9条处理采购单

入库验收专员一收到采购部转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分类归档存放。

第10条物资标签

在物资待验入库前，入库验收专员应于外包装上贴好标签，并详细填写批量、品名、规格、数量及到达日期，且将该物资与已验收的物资分开堆放（一般可放置在“待验区”）。

第11条内购物资验收

1．物资入库前，入库验收专员应对照“采购单”，对物资的名称、规格、料号、数量、送货单位和发票等进行一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“验收单”。

2．如果发现实物与“采购单”上所列的内容不符，入库验收专员应立即通知采购人员及主管。

在这种情况下，原则上不予接受入库；如果采购部要求入库，则应在单据上注明实际验收状况，并要求采购部相关人员在“验收单”上会签。

第12条外购物资验收

1．外购物资入库前，入库验收专员即会同质量管理部依“装箱单”、“采购单”开柜（箱）核对物资名称、规格及数量，并将到货日期及实收数量填入“验收单”。

2．开柜（箱）后，如果发觉所装载的材料与“装箱单”、“采购单”所记载的内容不同，应通知办理购入手续的采购人员及时进行处理。

3．若发觉所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，应先初步计算损失。

（1）对于损失超过元以上（含）者，入库验收专员应及时通知采购人员进行处理或由其通知供应商前来处理，并尽可能维持异常状态以利于处理作业。

（2）若损失未超过元，则依实际数量办理验收，并于“验收单”上注明损失数量及实际情况。

4．经供应商代表人员确认后，入库验收专员开具“索赔处理单”，呈相关主管审核后，送财务部门及采购部门督促办理。

第13条入库验收结果的处理

1．合格物资的处理

对于经验收合格的物资，入库验收专员应在外包装上贴“合格”标签，以示区别，并方便入库作业人员根据标识办理合格品入库定位手续；入库验收专员于每日工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报表”，以作为“入账消单”的依据。

2．不合格物资的处理

对不合格物资，入库验收专员在外包装上贴“不合格”标签，并于“物资验收报告表”上注明不合格原因，同时向相关主管请示处理办法，然后转采购部相关人员处理并通知请购部门。

3．交货数量超额处理

经过验收，若发现交货数量超过“订购量”部分，原则上应予以退回。

但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在“验收单”备注栏内注明超交数量，经请示相关负责人同意后予以接收。

4．交货数量短缺处理

经过验收，若发现交货数量未达“订购量”时，原则上应要求供应商予以补足。

但经请购部门负责人同意后，可采用财务方式解决。

第14条紧急物资入库处理

对于需急用的物资，若物资到达时仓储部仍未收到“请购单”，入库验收专员应事先询问采购部相关人员。

经确认无误后，方可进行入库验收和办理入库手续。

第15条退货处理

办理不合格物资的退货手续时，应开具“物资交运单”并附“物资验收报告表”，呈相关领导签认，作为异常物资出厂凭证。

第4章附则

第16条本制度由仓储部制定，其修改、解释权归仓储部所有。

第17条本制度呈总经理核准后，于颁布之日起实施，修订时亦同。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

二、物料紧急放行控制制度

以下是某公司物料紧急放行控制制度，供读者参考。

制度

名称

物料紧急放行控制制度

编号

执行部门

第1条目的

为了使“紧急放行”得到合理的利用，并对其进行控制，特制定本制度。

第2条紧急放行的定义

所谓紧急放行，即指因生产急需来不及验收就让来料入库并投入生产的做法。

第3条紧急放行的条件

1．对紧急放行的来料，要明确做出标识和记录。

这样，一旦发现不符合规定的物料，能及时追回和更换。

2．一般在下述情况下才允许紧急放行。

（1）来料若不合格，在技术上可以纠正。

（2）来料若不合格，在经济上不会发生较大损失。

（3）来料若不合格，不会影响相关、连接、相配的零部件质量。

第4条在物料验收程序中应对紧急放行作出规定：

规定紧急放行情况的审批人、责任人；规定可追溯性标识的标记方法；规定识别记录的内容及记录由谁保存等。

第5条紧急放行所使用的全部质量记录，应按规定认真填写，在保存期内不得丢失和擅自销毁。

第6条当来料进厂后，根据情况需要紧急放行的物料，由责任部门（一般为采购部或生产部）的责任人填写“物料紧急放行申请表”，报经授权人审批。

物料紧急放行申请表

进料名称

料号

批量

规格

数量

生产批号

供应商名称

业经办人

职务/联系方式

申请紧急放行的原因

申请人

日期

审批意见

批准人

日期

第7条对紧急放行的来料要做出可追溯性标识，同时做好识别记录，记录中应详细记载紧急放行来料的规格、数量、时间、地点、标识方法和供应商的名称及所提供的证据。

第8条在紧急放行的同时，应留取规定数量的样品进行检验，且检验报告必须尽快完成。

第9条应设置适当的紧急放行的停止点（停止点是指相应文件规定的某点，未经指定组织授权批准，不能越过该点继续实施紧急放行），对于流转到停止点上的紧急放行来料，在接到证明该批产品合格的检验报告后，才能将来料放行。

第10条若发现紧急放行的来料经检验不合格，要立即根据可追溯性标识及识别记录，及时、快速地将不合格品追回。

第11条本制度经总经理审核确认后，自颁布之日起执行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节物资验收管理表格

一、到货交接

编号：

日期：

年月日、

收货人

发站

发货人

货物名称

标志

标记

单位

件数

重量

货物

存放处

车号

运单号

提料单号

备注

提货人：

经办人：

接收人：

二、物资验收单

1．原材料验收单

编号：

订购单编号：

日期：

年月日

进料时间

料号

厂商名称

订购数

交货数

订单编号

发票规格

品名/规格

点收数

实收数

检验项目

检验规格

检验状况

数量

AQL（允收水准）值

严重

一般

轻微

检验数量

不良数

不良率

判定

□允收□拒收□特采□全检

质量经理

仓储经理

验收主管

验收专员

备注

2．零配件验收单

编号：

填写日期：

年月日

采购单号

零件名称

编号

供应商

数量

验收项目

标准

抽样结果记录

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

…

1．

2．

3．

…

验收

结果

□及格

□不及格

□其他

审核

验收专员

3．外协品验收单

编号：

填写日期：

年月日

承制厂商

编号

送货日期

品名

交货数量

箱数

实际点收数量

点收人

点收日期

质量验收方式

□全检□抽检□免检

项次

检验项目

规格值

实测值

判定

1

2

3

…

综合判定

□允收□特采□选别□拒收

备注

质量管理部

仓储部

主管

检验员

主管

经办

4．货物验收单

订购单编号：

编号：

填写日期：

年月日

编号

名称

订购数量

规格符合

单位

实收数量

单价

总价

是

否

是否

分批交货

☐是

☐否

会计科目

厂商供应

合计

检查方式

抽样（%不合格）

验收结果

检查主管

检查员

全数（个不合格）

总经理

财务部

仓储部

采购部

财务主管

核算员

仓储主管

验收专员

采购主管

制单员

三、物资验收日报表

编号：

日期：

年月日

检验主管

制表人

国外来料

序号

品名

规格

数量

供应商

检验方式

不合格

不良品数

主要不良表现

处置

全检

抽检

允收

拒收

选别

国内来料

序号

品名

规格

数量

供应商

检验方式

不合格

不良品数

主要不良表现

处置

全检

抽检

允收

拒收

选别

本日备注

四、物料拒收月统计表

月份：

日期：

年月日

序号

交货单

编号

料名

料号

数量

供应商

供应商

编号

交货日

不良内容

处理方法

1

2

3

…

合计

主管：

制表：