办公打印机使用细则.docx
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办公打印机使用细则
办公复印机使用细则
第一条复印文件资料要办理登记审批手续,详细填写复印时间、保密等级、份数,经行政主管批准签字后送打字室复印。
第二条为确保复印机的安全运转,每天下午5点关机,过时送来的文件将延至次日复印,急件经行政主管批准后,方可临时开机。
第三条不得擅自复印绝密文件和个人材料,复印机密文件需经公司领导批准。
第四条复印机由专人保管使用,其他人员非经允许不得自行开机。
第五条本规定适用于各部门所属复印机的管理。
办公文具用品管理制度
第一条为使办公文具用品管理规范化,特制订本制度。
第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1.消耗品:
铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等。
2.管理消耗品:
签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。
3.管理品:
剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。
第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种。
个人领用指个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。
部门领用指本部门共同使用用品,如打孔机、钉书机、打码机等。
第四条消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第五条消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品(如直线纸)不在此限。
第六条管理品移交如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
第七条文具的申请应于每月二十五日由各部门提出“文具用品申请单”交管理部统一采购,并于次月一日发放,但管理性文具的申请不受上述时间限制。
第八条各部门设立“文具用品领用记录卡”,由管理部统一保管,在文具领用时作登录使用,并控制文具领用状况。
第九条文具严禁带回家私用。
第十条文具用品一般由管理部向文具批发商采购,其中必需品、采购不易或耗用量大的,应酌量库存,特殊文具管理部无法采购的,可以经管理部同意授权各部门自行采购。
第十一条新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余文具一并缴并管理部。
办公用品的发放规定
第一条本公司为规范办公用品的发放工作,特制计本规定。
第二条公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。
第三条各部门须指定专人管理办公用品。
第四条各部门应于每月28日前将下月所需办公用品报计划办公室。
办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。
第五条采购人员须根据计划需要采购,保证供应。
第六条办公用品入库和发放应及时记账,做到账物相符。
第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房,不得挪用办公用品及其他物资。
库房要做到类别清楚、码放整齐。
第八条应加强库房管理和消防工作,防止失盗、失火。
电传机与传真机使用细则
第一条服务对象:
公司领导或有电传机、传真机的各部门。
第二条服务内容:
1.发送按规定签署的各类电文、传真函件。
2.为公司的领导及时递送收文、收电。
第三条发电手续:
1.发送电文须填写“发电收费记录单”,并由主管签字后方可发出。
2.发送一次入境签证邀请电,须由部门主管签发。
3.发送多次入境签证邀请电,须由公司领导签发。
4.邀请电如以传真方式发出,须加盖部门印章。
第四条收费标准:
1.发电:
电传、传真收费参照中国电信收费标准执行。
2.收电:
对发给各部门的传真,按页计收成本费。
长途电话管理办法
第一条为使电话的使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本办法。
第二条电话的管理由管理部总筹负责。
使用则由各单位主管负责督导与控制。
第三条电话使用须知:
(一)辖区内的洽公。
(二)时间以三分钟为限,自我控制。
(三)注意礼节,长话短说,简洁扼要,以免耗时又占线。
(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。
第四条长途电话使用须知:
(一)各办公场所应备置长途电话记录表,并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。
本表每月转管理部呈总经理核阅。
(二)长途电话限所长以上人员挂拨。
(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。
(四)禁止挂用私人长途电话。
(五)违反长途电话使用电话需知,或控制表未记载,或记载不实者,一律作记过处分。
固定资产管理制度
1.固定资产定义:
指单位价值大于2000元人民币并使用期限超过1年的。
2.编码规则:
2.1.编码组成:
AA--BB--DDD—CC:
类别—大类细分—产品序号—成本中心代码
2.2.类别明细(AA):
01:
电脑;02:
办公家俱;03:
办公设备;04:
汽车;05:
网站外设;06:
电脑外设;07:
软件类;08:
仓储设备;09:
通讯设备。
2.3.成本中心(CC):
见会计科目编码规则中的规定。
3.固定资产的购买:
3.1.各部门因工作需要增加固定资产,填写《固定资产采购申请表》,后附不少于三家的采购报价单(可由产品线、采购部帮助询价),并经部门经理、CEO签字确认,交由行政部。
3.2.所有固定资产的购买由公司行政部统一申请,同时附报价单及《固定资产采购申请表》原件。
3.3.固定资产采购到货后由行政部填制《收货领用单》并编制固定资产编号贴制标示,分配至使用人。
之后,将《收货领用单》复印件交财务做资产增加的附件。
3.4.固定资产领用时,使用人须在《收货领用单》上签字。
3.5.财务部固定资产会计于月末登记固定资产系统帐。
3.6.《固定资产采购申请表》原件保存在财务部存档。
3.7.《收货领用单》原件保存在行政部存档。
4.固定资产的领用与归还:
4.1.员工离职时须将领用的全部固定资产交回公司,由行政人员按固定资产帐明细清点,有短缺者按价赔偿,行政部应及时协调财务部进行帐务处理。
4.2.如有固定资产暂借,可填写《固定资产暂借单》,不做帐务处理,但规定48小时归还。
4.3.固定资产还入时应办理还入手续,并在《收货领用单》上签字确认,
4.4.每月由财务部更新固定资产系统帐。
5.固定资产的调拨:
5.1.公司规定,员工之间不得私自调换自己使用的固定资产,如有特殊情况须调换使用,
5.2.要通知行政部,并调出方填写《固定资产调拨单》。
5.3.行政部接到《固定资产调拨单》并确认其可行,在《收货领用单》及固定资产系统中做变更登记,且相关人员签字确认。
5.4.《固定资产调拨单》原件由财务保存。
5.5.行政部更新系统的资产调拨要及时准确,以便财务月末计提折旧的准确。
6.固定资产的维修:
6.1.当事人须填写《固定资产维修(升级)申请单》交由行政部处理。
6.2.行政部门接到申请单需先查询固定资产帐,确定其维修价值,联系售后服务商;
6.3.维修后行政部应将《固定资产维修(升级)申请单》原件交财务部;并更新《收货领用单》;
6.4.财务部每月更新用友固定资产模块。
7.网络设备升级:
7.1.当事人须填写《固定资产维修(升级)申请单》,部门经理签字认可,交由ITSupport处理。
7.2.ITSupport接到申请单,确认其升级的必要,申请升级硬件,
7.3.由IT部门进行统一购买,请款单后应附《固定资产维修(升级)申请单》;
IT部门应将《固定资产维修(升级)申请单》复印件交行政部,并进行《收货领用单》的变更;
7.4.财务部每月更新用友固定资产模块。
7.5.《固定资产维修(升级)申请单》原件由财务保存。
8.固定资产的盘点:
财务部应定期(建议季盘,可抽盘)由行政协助对公司固定资产进行盘点,财务出据盘点报告并与固定资产帐核对。
9.固定资产的报损:
固定资产的报废由其责任人填写《固定资产报废申请》,由本部门经理、公司CEO签字,并经专业人士确认,交由行政部备案。
固定资产购置、入帐指南
您要添置设备,不知如何办理?
设备采购后如何入固定资产帐?
科研协作为对方购置设备是否入固定资产帐?
诸如此类问题让我们的“指南”为您提供帮助。
固定资产购置、入帐通常分为四个环节:
审批→采购→验收、建帐、建卡→财务报帐。
一.审批
凡属于学校招标文件中规定的采购项目,必须履行招标程序(详见招标管理办法)。
●所购设备为控购商品,在我科填写“控购申请表”。
(控购商品目录见文件汇编)。
●所购设备为手机,到校纪委和主管财务副校长处办理审批手续,将审批复印件交我科,方可购置。
●所购设备单价≥1万元,在我科填写“仪器设备审批表”,经本单位及国资处领导签字;≥10万元还需主管校领导签字;≥20万元还要填写大型精贵仪器设备可行性论证报告。
●所购设备单价小于1万元,且不属前两项者,直接进入下一环节。
二.采购
●自行采购
●集中采购(按学校大宗物资采购办法执行)。
三.验收、建帐、建卡及领取设备标签
●用户持发票、经费本、审批表在我科办入帐手续:
验收:
必要时,我们可进行实物验收;
建帐:
我科开据固定资产建帐单,加盖印章;
建卡:
用户填写设备卡及领取设备编号标签。
●委托物资供应中心购买设备须由该中心开据建帐单,并到我科填写设备卡及加盖印章。
●购微机配件,入帐时需告诉所配微机的设备编号,不清楚可在我处“设备查询”系统获取。
四.财务处报销
用户持发票、建帐单去财务处报销。
五.不入固定资产
科研项目合同中指明为对方购置设备,课题结束后移交对方的,必须提交以下材料方可办理不入固定资产手续。
●合同复印件(有关设备移交部分)。
●提交经科研处领导、国资处领导审批签字的报告。
●在我科开据验收单并加盖印章。
●持发票、验收单去财务处报销。
办公消耗品管理规定
第一条本公司为加强对办公消耗品的管理,特制订本规定。
第二条办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。
第三条办公消耗品一年的消耗限额为x万元;各部门及有关人员必须节约使用,避免浪费。
第四条办公消耗品的购买与管理,由总务部负责,下设保管员处理领用事务。
第五条总务部必须把握耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。
在此基础上,确定采购量与采购时间,以最小的采购量,满足日常事务运营对消耗品上的基本需求。
第六条对于特殊场合作用的特殊办公用品,使用部门必须先提出书面申请,总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。
如果一次采购价格总额超过x万元时,须经该部门主管同意,必要时请示总裁。
第七条在订制各种账票时,如果需要改动原格式或者重新设计新格式,使用部门的主管必须起草正式文件或方案,若有相关部门,则需要一式多份,然后将这些材料送至总务部,并附上委托订制或订购申请单。
之后,总务部在其责权范围内,审核新格式是否合适,订购数量是否合适,以及新格式的适用性与时效性等等。
如果通过审核,还必须就是否由本公司自行复制或复印,还是委托外部进行印刷等问题,与申请部门作进一步协商。
第八条向总务部领取办公消耗品时,必须填写申请书,写明申请时间,使用场所(部门名称)以及物品名称与数量。
同时申请者以及其部门主管和须加盖印章或签字。
另外,特殊办公消耗品的申请,必须填写用途。
第九条局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用,统一由总务部调控与管理。
使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。
第十条总务部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上,对照各申请采购传票,在每月末进行统计,向总裁作出报告。
公司资产丢失与损坏赔偿规定
1、当员工因工作需要而借用或保管公司资产时,应自觉爱护使其免受损坏或丢失;
2、如所借/保管资产在员工借用/保管期间遭到损坏或丢失,员工将要严格按照下述规定进行相应赔偿;
3、在员工借用公司资产期间,不得私自将其转借他人,如因转借导致丢失、损坏,赔偿义务仍由借用/保管人承担。
4、对于公司资产损坏的赔偿分为两种情况:
a.自然损耗引起的,维修费用由公司承担;
b.非法操作引起的,维修费用由操作人全部承担;
5、对于资产丢失与损坏的赔偿规定如下:
固定资产净值区间(RMB)个人赔偿比率(累进计算)
1万元以内(含1万)100%
1-2万元(含2万)95%
2-3万元(含3万)90%
3-5万元(含5万)85%
5万元以上80%
固定资产净值=资产原值(采购价)--累计折旧(财务部估算)
例如:
某人将公司现值22,000元的资产丢失,那么他应赔偿的金额为:
10,000+10,000*95%+2,000*90%=21,300(元)
上述规定自公布之日起正式生效,请相关人员认真保管好公司贵重资产,如在使用过程中出现损坏或丢失,当事人将严格按照上述规定给予公司相应赔偿。
行政部
XXXX年XX月XX日
办公设备的基本常识
一、使用环境
办公设备主要由电子部件和机械部件构成,非常精密及复杂,因而对环境的要求比较高。
电压:
必须AC220V+10%
环境:
远离高温、高湿与灰尘;要有通风良好,不受阳光照射;不能接触具挥发性和腐蚀性的气体、液体
放置:
设备应水平摆放,不随便搬动。
二、消耗材料
品牌的系列办公设备一般应使用该品牌的消耗材料,以保证质量和设备的使用寿命。
三、平常保养
保持清洁,设备不粘尘,尤其复印机的复印板玻璃,清洁时用柔软的抹布,中性清洁剂清洗。
潮湿天气时要注意防潮,即使不使用机器也要每天开机一段时间,以驱除湿气,或使用抽湿机。
定期检查电源线和信号线有否破损,接头有否锈蚀。
复印机一般故障的排除
复印机最常见的问题是复印不清晰。
首先检查文稿,有些文稿会影响复印质量。
如文稿的底色发黄,这种底色使对比度复印受影响。
另一些文稿类型如重氮或透明,复印件看起来会有花斑:
而铅笔文稿的复印件会觉得“太浅”。
如果文稿没问题,就检查复印机。
先检查复印板盖和复印板玻璃,脏了或积尘就清洁,花了就只好更换了。
接下来检查电晕机构是否积尘或安放是否正确,检查电晕线有否损坏或锈蚀。
再看看转引导板和进给导板有否灰尘,如果有灰尘用湿布清洗。
定影组件有灰尘的话,也会影响复印质量。
最后检查复印纸是否佳能公司推荐的类型:
复印纸受潮也会影响复印质量。
一些外部因素导致复印有问题。
最常见的是受潮和冷凝。
南方春季天气潮湿,这时应使用抽湿机,没有抽湿设备,可开机一段时间驱除湿气。
同时用干布抹干复印板盖和复印板玻璃、电晕机构、转引导板和进给导板等。
办公设备使用规范
高科技的应用与发展,使我们的办公设备也日新月异。
过去我们为交换信息所常用的电传机、中英文打字机、录音电话,现在正日益被电子数据传递技术所代替,譬如电:
子邮件、电子数据处理、数码还原、可视传播等等,随之出现的是速度更快,储存量更大,性能比更高的超级电脑,以及各类高效率的办公软件;还有数码文件中心这样兼具扫描、储存、处理、传送、打印功能的智能设备;可视电话会议系统,可谓应有尽有。
无论这些办公设备有多么传统或者先进,无论这些办公设备使用起来多么复杂,但它们的基本操作规范都是一样的。
第一,必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
第二,必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公、用的。
个人专用由个人负责,指定公用由使用人负责,只有明确责任到具体个人,建立责任保养和损坏赔偿制度(正常损耗除外),才能保障设备的正常使用,有效地延长使用寿命。
第三,注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限。
一旦发生故障,应立即请设备维修商上门修理。
如果需将设备外移修理,必须派专人全程陪护监控直至原设备返回办公室,以防止个别损人利己的修理商借机偷梁换柱,以次充好,将原装设备弄得面目全非。
高级秘书对此应该特别地多长个心眼儿,以免遭人暗算,因为现今这样缺德的事儿实在太多。
最好的方法是同时请两家专业修理商互为顾问,交给甲方修理时,请乙方代表我们陪同前往,不暴露真实身份,只需在旁以专业眼光监督甲方修理的全过程,这样成本不高,安全系数却大大提高。
对那些价值不菲,十分重要的办公设备,千万不要图方便图省钱而放任外修,一定要严加控制。
第四,未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。
第五,办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。
室内应设置防雷或防静电装置。
电源接地良好,安装平稳。
设备使用过后应散风冷却15分钟以上,用防尘罩遮盖。
平时经常用干的软布擦拭设备表面,因为办公设备的外壳大多是工程塑料,容易在静电作用下吸附灰尘,所以防尘吸尘是经常性的工作。
现代办公设备精密度越高,对外界的反应也越敏感,任何震动、撞击、不按指令地乱摁功能键,以及使用有腐蚀性的清洁剂、杀虫剂,或者盒饭的油渍,都会产生程度不同的损害。
必须像爱护自己的眼睛一样,小心翼翼地使用这些设备。
第六,如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。
为了更进一步准确地强调办公设备的使用规范,我们不妨以电脑的使用和维护规范作示范。
电脑是一种极为精密的人工智能型的电器设备,如果使用保养不当,轻则影响运作,缩短使用寿命;重则损伤机器,丢失重要数据。
电脑的最佳工作温度为18℃至25℃,过冷或过热都会引起元器件性能参数的变化,从而造成整个系统运行不稳定甚至瘫痪死机的后果。
尤其是夏天应采取必要散热措施,连续使用两个小时就应休息一会儿,即使在空调状态中,连续使用也不要超过4个小时。
电脑使用时最适宜的相对湿度为35%至60%,过分潮湿会使机器表面生锈,过分干燥则会使元器件接线脚产生静电,冲毁机内信息,甚至烧坏芯片。
灰尘是电脑的又一大敌,积累在电路板上的灰尘最易引发短路和故障,因此,平时不用电脑时,应用干净的棉花纸罩罩起来。
办公室内应有除尘设施,并应有禁烟标志,因为烟雾也是一种灰尘。
另外,定期清洁电脑也是十分必要的,用柔软的毛刷轻刷显示屏、主机、键盘内的灰尘,配置的“猫”和“鼠”也一样同步除尘,尤其是“鼠”的滚动球容易沾上汗渍手印或灰尘,因此必须单独取出后用温肥皂水或专用清洗剂清洁,切忌用酒精或汽油擦拭,以免造成球体变形。
如果是无线“鼠”,那么其感应孔也得细心扪打理,以保持其敏感度。
软盘驱动器是故障率较高的部件,平时应禁止使用劣质或发;霉磁盘,避免污损磁头。
磁头上沾上灰尘会影响系统正确地读写数据,可使用磁头清洗剂清洁,酒精和清洗盘虽说也可用,但经常使用会伤磁头,不宜多用。
应避免在电压波动较厉害或附近有功率较大的电器如电钻、电焊、电冰箱的地方使用电脑,否则会影响电脑的使用寿命。
一般情况下,每台电脑都应配置UPS以应不测。
如果办公室内的电脑是内部网络系统,—台主服务器伺候多台终端的,那么对主服务器的散热、维护、保养应格外操心,凡是重要数据,一律备份,以防止主服务器故障造成整个系统瘫痪。
其他要注意的事项还有:
不要让阳光直射,以免机壳老化。
不要随意放置茶水,以免碰翻弄湿造成电脑短路。
不要在开机状态中插拔各种电缆,以免烧坏接口。
不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘。
不要在运行程序还没有回DOS指示的情况下匆匆关机。
不要使用来历不明的软件。
防止病毒侵入,并且配备必要的杀毒软件,定期或经常地对电脑进行保护性消毒。
不要在病毒入侵日使用电脑,除非我们有特殊的自我防护措施。
当然,现在的病毒种类和肆虐日子越来越多,没准哪年365天天天都得关机,那真可怕!
不要自己随意处理硬件故障。
不要将电脑交给不熟悉的非专业人士修理,如有必要应全程陪护监督。
电子邮件沟通的礼仪与规范
电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下:
(一)慎重选择发信对象
确认传送讯息的对象,并将Cc:
人数降至最低(Cc全名为CarbonCopy,中文译为「副本转送」)
1、传送电子讯息之前,须确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。
若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时,可善用Cc:
的功能,但要将人数降至最低,否则,传送与复本转送的用途将混淆不清,也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。
使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体,不稍几分钟,即可获得许多在线朋友的回复。
然而问题在于:
一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件,甚或无心地触怒他人?
因此,当使用者有“广播”需求时,务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。
(二)注意撰写信件内容
1、切记收信对象是一个「人」,而不是一台机器
因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的,使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。
许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突。
记住写电子邮件,实际上和你写一封信是完全一样的,只是差别在传递的方式不同罢了。
2、电子信件「标题」要明确且具描述性
电子邮件一定要注明标题(Subject),因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。
此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。
3、信件内容应简明扼要
在线沟通讲求时效,经常上网的人多具有不耐等候的特性,所以电子邮件的内容应力求简明扼要,并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在在线沟通时都可以省略。
尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。
4、考虑他人计算机的容量
上线沟通的网友所拥有的系统与硬件不尽相同,这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件系统(如系统无法自动断行)。
为确保对方能读到自己发出的讯息,撰写邮件时应特别注意传送对象,考虑其是否有系统的限制。
以一般的英文信件撰写而言,一行最好维持不要超过80个字母,并以Enter键结束每一行文字。
5、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存
尽管信件有一定
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