建筑企业项目合同管理22页.docx
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建筑企业项目合同管理22页
建筑企业项目合同管理
合同管理体系
各单位必须建立健全项目合同管理体系,明确企业和项目经理部在项目合同管理中的职责与权限。
项目合同管理主要是指建筑工程施工合同管理(企业与业主签订的合同)和分供方合同管理(专业分包、劳务分包和材料采购合同)。
1.1.1项目合同管理机构设置
企业法定代表人是合同管理的第一责任人,享有合同签订权,企业法定代表人有权授权其委托人,被委托人在其授权范围内签订并合同履约进行管理。
企业合同主管部门,对合同起草、合同谈判、合同评审、合同签订、合同交底、合同履行、合同变更等过程进行有效的管理;企业市场营销部门、项目管理部门、法律事业部门及财务资金部门分别依据本部门的基本职能,配合合同主管部门对合同文件的评审、履约过程进行管理;项目经理部是履行合同的主体,依据项目合同管理策划中的职责和权限对合同进行管理。
1.1.2合同管理的职责与权限
1.1.2.1合同主管部门的管理职责:
(1)制订本企业合同管理制度,建立健全本企业系统合同管理体系;
(2)负责本企业的合同起草、合同谈判、合同评审、合同签定、合同交底及保存合同评审记录;
(3)负责本企业合同履约过程的管理;
(4)负责组织相关部门和项目经理部编制项目合同管理策划;
(5)监督、指导分支机构和项目经理部的合同管理工作。
1.1.2.2法律事务部门的合同管理职责:
(6)负责与工程项目管理有关的法律法规的宣传、培训、贯彻、实施工作;
(7)参与合同起草,参加合同评审,出具法律方面的意见和建议;
(8)负责企业的因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼工作。
1.1.2.3其他相关部门合同管理职责:
企业市场营销部门、项目管理部门及财务资金部门等分别依据本部门的基本职能,对合同文件的评审及合同的履约过程进行管理。
1.1.2.4项目经理部的合同管理职责:
(9)项目经理部是履行合同的主体,具体负责合同履行过程管理相关事项;
(10)项目经理部各成员应熟悉合同的内容、风险、重点和关键性问题,并根据合同管理策划将合同管理目标分解到各部门及人员;
(11)在合同实施期间应及时收集、记录、整理合同相关方的特殊要求及变更指令,记录事实,有效管理;
(12)严格执行合同管理方面国家相关的法律法规及企业规章制度要求,对各类合同的变更、索赔、转让、终止等进行管理,对重大事项必须报企业管理层进行决策;
(13)项目经理部应根据法人的授权,在授权范围内签订合同文件。
项目合同管理策划
工程项目合同签订后,正式开工前各单位应编制项目合同管理策划,由企业合同主管部门组织相关职能部门及项目经理部进行编制,且经企业合同主管领导审批。
其主要内容包括:
1.1.3合同风险分析
合同风险是合同中的不确定因素,它是业主资信风险、外界环境风险、工程技术、经济和法律等方面风险的集中反映和体现。
在项目合同管理策划中合同主管部门运用风险分析技术工具,在合同条件的基础上对风险进行识别和量化的分析。
量化的方法可综合考虑的以下因素:
发生的概率、影响的严重程度和被检测(预测)的程度等。
1.1.4合同交底范围与交底内容
在项目合同管理策划中,明确合同交底工作由合同主管部门组织,合同交底范围与交底内容详见9.3.4合同交底。
1.1.5合同履约责任分解
项目合同策划中要建立合同管理的组织机构,具体明确企业各职能部门与项目有关联的责任人及项目经理和项目经理部主要管理人员的职责划分。
1.1.6合同索赔方法与技巧
索赔必须以合同为依据,并针对具体项目在合同策划中制定适当的索赔方法,利用及时发现索赔机会、对口头变更指令要及时、力争单项索赔避免一揽子索赔、力争友好解决、防止对立情绪等索赔技巧。
具体详见9.4工程索赔管理。
1.1.7确保履约的管理措施
通过合同履约策划的组织机构及其职责划分,使与项目合同管理有关的职能部门和项目经理部各成员有章可循、职责明确,确保项目按合同约定履约。
1.1.8合同风险防范措施
合同主管部门和项目经理部在合同风险分析的基础上,针对项目合同条件,对合同风险防范从如何加强合同履行时全过程的动态管理和如何合理转移风险等方面要进行具体的计划。
合同管理实施
1.1.9合同评审的一般规定
合同签订前,合同主管部门组织有关部门和人员进行合同评审,各部门主要就各自主管范围对合同提出评审意见。
根据合同评审意见,合同主管部门负责及时与业主进行沟通和澄清,并以文件形式予以确定。
1.1.10合同评审的主要内容
(14)工程承包方式、工作范围和内容;
(15)工程价款的约定方式及结算方式;
(16)预付工程款的数额、支付时限及抵扣方式;
(17)工程竣工后的结算与支付方式、数额及时限;
(18)工程进度款的支付方式、数额及时限;
(19)违约责任及争议的解决方法;
(20)工程质量等级、质量保证金的数额、预扣方式、返回方式及时限;
(21)工期及工期提前或延后的奖惩办法及限额;
(22)安全措施和意外伤害保险费用;
(23)履行合同、支付价款相关的担保事项。
1.1.11
合同缔约
1.1.11.1合同洽谈与沟通
(24)合同谈判的原则:
在合同签订和实施中要讲究诚实信用,同时在合作中有所戒备,防止欺诈。
(25)合同谈判前应根据合同金额及合同的重要性,组织相应的谈判小组,进行谈判策划,制定谈判方案,经企业主管领导批准并及时把进展情况报主管领导。
(26)企业的合同业务人员必须经过培训后,方可以开展对外工程合同的谈判和合同管理。
谈判人对合同的可行性和真实性负责。
(27)谈判小组要加强对合同的可行性、真实性分析,在谈判中必须全面了解对方的法人资格、履约能力、资金支付能力、信誉情况以及场地情况、技术条件、运输方式、供需情况等各种利弊因素,避免谈判失误。
(28)合同谈判中应积极争取自己的正当权益,争取主动,如有可能应争取合同文本的拟稿权。
谈判中要注意策略,在中标前必须慎重,处于守势,尽量少提出对合同文本的修改。
在中标后,应积极争取修改风险条款和过于苛刻的条款,对原则问题要坚持不能退让。
(29)在标后谈判中进一步地沟通,详细地交换意见。
应争取对合同条件中不符合惯例、单方面约束的、不完备的条款进行修改,争取一个公平合理的合同条件。
1.1.11.2合同文本制定
(30)凡是政府部门有标准合同(示范)文本、招标文件有特殊要求的,可依照政府部门、招标文件的要求使用;凡政府部门尚未制定标准(示范)文本、招标文件未确定合同文本的,应使用本企业制定的标准(示范)文本。
(31)在合同文件中,文字要严谨,内容表达要明确,必须使用确定性、肯定性语言,而商讨性、意向性用语,如“原则同意”、“双方有意向”等,对合同双方的约束力是非常有限的,应尽量避免。
(32)对“一次性包干”的工程,一定要把包干范围内的工程内容详细写清楚,包括各单位工程的名称、面积、结构形式、承包范围、施工图纸编号、使用施工规范的名称、施工部位、分部分项名称、装修标准、安装设备的选型等都要写清楚。
对“一次性包干”的工程,应把不在包干范围内的内容写清楚。
(33)对于专用条款内的违约条款,不能只写“执行通用条款”,而应写上具体的计算方法,并应界定罚款上限,如“罚款限额为合同价款的%”,不能签订无限额合同。
作为对等,双方的罚款内容都应该注明此内容。
1.1.11.3合同审批与签约
(34)企业对外签订施工合同必须经法定代表人授权,被授权人员在授权范围内从事业务活动。
“授权委托书”的授权范围和权限由企业法定代表人明确。
受委托人签订合同不得超越代理权限,也不得以被代理人的名义同自己或自己所代理的其它人签订合同,重大或重要的施工合同须由法定代表人亲自签字。
(35)企业法定代表人具有合同批准权,批准人、授权代理人对合同的风险责任和经济效益负责。
(36)签订施工合同,必须遵守国家的法律、法规和有关规定,遵循平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
(37)订立施工合同一律采取书面形式,必须使用《合同专用章》,不得使用行政公章。
严禁不签订书面合同就施工,或者合同履行在先,签约在后。
(38)合同签订工作流程(见图9-3-3-3:
合同签订业务流程图)
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图9-3-3-3:
合同签订业务流程图
1.1.12合同交底
合同交底包括主合同交底、分包合同交底及材料采购合同交底。
(39)一级合同交底是企业合同主管部门向项目经理部项目经理、商务经理、生产经理等项目领导就合同的质量、工期、安全文明施工、合同价款等全面内容进行的交底,交底应当具体全面具有可操作性。
(40)二级合同交底是由项目经理组织,项目商务经理向项目全体人员进行的交底。
项目经理部领导要在接受企业一级交底的基础上,再次全面研究合同,项目经理要及时组织项目全体人员召开合同二级交底会,项目商务经理要根据项目经理部的职能部门、人员的具体分工,依照分部分项工程进行具体交底,做到合同交底人手一册。
(41)合同交底涉及到企业商业利益,应依照受控文件管理,任何人不得非法传播、泄露。
1.1.13合同管理的一般规定
1.1.13.1合同卡片、报表、台帐的管理。
企业合同管理制度中应确定严格的合同卡片、报表、台帐管理规定,包括统一格式的合同卡片、评审表、合同管理台帐(表)、合同专用章用印记录等。
1.1.13.2合同管理员对授权评审范围内的合同履行负有监督、检查权,并将合同履行情况定期向相关合同主管部门汇报。
1.1.14合同变更管理
合同变更包括合同主体变更和合同内容的变更。
1.1.14.1合同主体的变更包括总包合同主体的变更与分包合同的变更。
(42)总包合同主体发生变更时,项目经理部要及时将信息报送企业合同主管部门,合同主管部门要及时组织企业相关部门进行项目盘点,对前期已经完成的工程进行结算。
若我方继续进行施工,要依照合同评审程序进行评审,并应将合同评审结果报企业法定代表人批准。
(43)工程分包合同在履约过程中如发生变更,项目经理部应将变更的情况书面上报企业合同主管部门,由合同主管部门依照分包合同评审制度予以评审和修订,项目经理部不得直接签认,修订后的分包合同经分支机构经理签字后生效。
修订后的分包合同文件作为该工程分包合同的补充。
(44)合同主体发生变更达成的补充协议,必须经法律事务部门进行审核,防止法律风险。
1.1.14.2合同内容的变更
(45)工程施工过程中的一般设计变更,对履行合同影响不大的,由项目经理部确认后组织实施。
(46)较大的设计变更,对合同的正常履行影响较大的,由项目经理部组织项目相关部门进行评审,根据评审结果,由项目经理部与业主办理有关手续(如洽商记录、签证等),并将变更记录依据企业要求向企业相关部门报告,作为备案、合同变更和结算的依据
(47)合同履约中发生的重大变更,如重大设计变更、工期、质量标准等的变更,由项目经理部负责向企业合同主管部门汇报,合同主管部门组织相关部门进行评审,达成一致意见后,上述有关人员协同项目经理部一并与业主进行谈判,根据谈判结果,双方签订合同补充协议,并下发相关职能部门执行,原件留合同主管部门存档。
(48)分包合同工程量、价款发生重大变化,项目经理部应将变化的情况书面上报企业合同主管部门,由合同主管部门依照分包合同评审制度予以评审,项目经理部不得直接签认。
1.1.15分供方合同管理
(49)本制度所指分供方是指参与工程项目的施工分包商(专业分包商和劳务分包商)和材料设备供应商。
(50)工程施工分包合同应以总包合同相关条件为依据,分包合同中分包方的权利原则上应小于总包合同中我方的权利。
(51)分包合同原则上必须在分包方进场前签订,且必须采用示范文本的书面形式。
通过公开招标确定分包单
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