项目合同评审办法.docx
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项目合同评审办法
XX公司
项目、合同评审办法
第一章总则
第一条目的
加强公司对项目立项、标书及经营合同的评审工作,规范经营秩序,提高工作效率,实现经营业务管理的规范化、程序化和科学化,降低经营风险,保障公司经济效益,确保公司提供的产品和服务满足用户的需要,提高公司质量管理水平,促进经营业务的顺利开展,制定本规定。
第二条适用范围
本规定适用于公司经营活动中,各类经营项目、经济合同、协议签约前、标书对外报出前的评审。
第三条项目、合同评审的意义
各类项目的立项、经济合同、协议签约前,标书对外报出前需要进行评审。
通过评审,确保:
1、所订立的合同或协议符合《中华人民共和国合同法》的规定;
2、用户对产品或服务的要求得到明确规定,公司的经济效益得到保障;
3、风险及存在的问题已得到解决;
4、公司有能力满足客户规定的要求;
5、供方(分包商)具有满足合同或协议要求的能力。
第四条项目、合同评审遵循的原则
项目、合同评审遵循客观、公证、及时原则。
第二章职责分工
第五条公司合同评审工作由合同招采部负责人组织财务部、审计部、工程事业部等部门领导完成。
第六条参加项目、合同评审的人员组成
参与评审的人员由以下人员组成:
1、评审人员由主管财务、工程、设计、法律、审计的相关负责人组成。
2、公司聘请的法律顾问。
3、根据合同的性质和需要,临时聘请的相关专业的经济、技术专家等。
第七条职责分工
(一)合同招采部负责人的职责
1、对于业务部门提交的需要评审的项目资料进行审核,确定评审方式。
2、主持评审会议。
3、对业务部门提交的项目(合同)修改方案进行初步审核。
4、根据汇总的评审人员的评审意见,签署自己的意见。
5、对于项目、合同评审报告进行审定,并上报总经理
(二)业务部门的职责
1、收集、整理评审所需的所有项目资料,做好评审的前期准备工作。
2、按评审的要求,在评审前将评审资料,连同评审人员的意见、评审时间要求,提交给参审人员。
3、参加评审会议,介绍项目背景和有关情况,对评审中提出的问题进行答疑;负责会议中的记录和评审意见归纳整理。
4、组织项目人员对评审中提出的评审意见,进行讨论研究,制定修改方案,提交给分管领导进行审核无误后,交评审人员进行审定。
5、将评审表原件、评审记录、评审全部原始资料,交合同招采部存档。
6、定期向合同招采部报送项目执行情况,并提交项目执行中的相关资料。
(三)合同招采部职责
1、制定公司项目、合同评审的管理办法。
2、负责合同评审的日常管理工作,协调、解决评审中出现的问题。
3、帮助协调、解决项目立项、合同签订、项目执行中出现的问题。
4、根据业务部门提交的评审资料,参与评审。
5、对签订的合同、协议正本进行登记管理。
6、负责合同评审表、评审记录的保存。
将合同评审有关资料进行整理、分类,统一归档。
7、定期以书面形式向公司领导报告项目、合同评审工作的情况。
8、定期以书面形式向公司领导汇报项目执行情况及存在的问题。
9、对于需要提交总经理办公会、董事会、股东大会审核决策的重大项目,负责准备上会资料,并做会务安排。
会后将会议决议反馈给业务部门。
(四)证券事务部职责
1、针对需要董事会、股东大会审核决策的重大项目,协助合同招采部做好会务安排工作。
2、对重大项目及时进行披露。
(五)参与项目、合同评审人员的职责
1、对评审的项目、合同从技术、财务、法律、商务、经济效益等方面进行评审,并给出指导性意见、建议。
2、对业务部门反馈的修改方案进行再评审,并签署各自意见。
第三章评审方式和权限
第八条公司项目、合同分类
公司项目、合同分为重大项目、合同和一般项目、合同:
(一)重大项目、合同
指涉及公司重大经营决策(包括但不限于公司股权转受让、资产重组、债权债务转让、对外投资、兼并、改制、融资、房地产开发、土地使用权交易等),或符合以下条件之一的:
工程施工总承包项目、合同;设计业务承包项目、合同;苗木销售合同标的金额在人民币100万元(含)以上的;
单项分包合同(包括但不限于土建类、水电安装类、园林绿化类)标的在人民币100万元(含)以上的;
材料采购合同标的在人民币100万元(含)以上的;
重要设备、设施、场所租赁合同标的在人民币50万元(含)以上的;
园林设计类合同标的在人民币50万元(含)以上的;
其他合同标的在人民币50万元(含)以上的;
涉外合同。
(二)一般项目、合同:
指除重大项目、合同之外的前提项目、合同。
第九条项目、合同评审方式
1、会议评审方式:
由合同招采部负责人作为主持人,合同招采部负责召集评审人员以会议的形式对项目、合同、协议进行评审。
会后参审人员将评审意见填在评审表上,必要时形成评审报告提交公司总经理审批。
如合同招采部负责人不能主持评审会议,可由其委托人主持评审会议。
2、分审方式:
业务部门将分管领导审批的有关评审资料、评审表、评审时间要求送给应参审的人员,分别进行审查。
参审人员按要求的时限,将评审意见分别填写在评审表上,签字后返回到业务部门,由业务部门汇总评审意见并提出整改意见,经分管领导批准后,报合同招采部负责人签署意见,报总经理签署审批意见。
第十条评审方式的确定
重大合同采用会议评审方式,一般合同采用分审方式。
项目立项、项目投标书的标的金额,按照拟立项、拟投标的金额确定。
第十一条审批权限
项目、合同经过评审后,还应该按照以下权限进行审批。
1、工程类项目、合同金额在500万元以下的,由总经理进行审批;设计类项目、合同金额在100万以下的,由总经理审批;基地项目、合同金额在50万以下的,由总经理审批。
2、工程类项目、合同金额在500万元以上的,由董事长进行审批;设计类项目、合同金额在100万以上的,由董事长审批;基地项目、合同金额在50万以上的,由董事长审批。
3、项目、合同金额占公司最近一期经审计净资产的10%以上,且绝对金额超过1000万元人民币,由董事会进行审批。
4、项目、合同金额占公司最近一期经审计净资产的50%以上,且绝对金额超过5000万元人民币,由股东大会进行审批。
第四章评审的准备
第十二条评审资料的准备
评审资料的准备要求齐全、详细并有说服力,提供的数据和措施方案要落实;如果资料不全、数据没有依据、措施不能达到要求将不能上会评审。
1、业主合同评审所需资料:
项目或合同评审表、项目或合同价格预算表、项目背景资料、项目概况、项目可行性报告、业主的资信情况、项目执行过程中的风险及防范措施等资料。
2、分包合同和协议应准备的评审资料:
项目或合同评审表、合同、协议文本、分包商(供应商)相关的资料、分包商的资信情况、垫资能力等资料。
第十三条评审时限的要求
为了保证评审项目有足够的时间根据评审意见进行修改或调整,业务部门需掌握好项目提交评审资料的时间,最少提前5个工作日(重大项目至少提前7个工作日)将评审资料提交给参审人员。
参审人员要及时提出评审资料中存在的问题和需要了解项目相关情况的答疑提纲,以便业务部门及时地修正方案和做好答疑准备。
第五章评审程序
第十四条业主合同的评审程序
1、工程合同评审程序
(1)市场部:
在市场部拿到招标文件后,组织相关部门对招标文件的内容进行审核,合同部对招标文件中的合同部分提出部分建议,市场部根据标准文本及招标文件内容与业主协商合同条款。
(2)合约部审核:
市场部与业主协商的合同条款,必须经合同部门审核,然后由合约部交由法律顾问审核,审核完毕后,根据审核提出的建议或意见,由市场部与业主再次进行协商,洽谈。
(3)法律顾问审核:
再次协商的合同条款内容,经法律顾问和合约部审核无意见后,报财务总监和法人代表。
(4)无异议后,由法人代表签订业主合同。
在审核过程中的所有记录都要保留,特别是《合同评审表》,必须填写完整才能盖章。
(5)待业主签订完合同,原件送往合同部存档。
具体流程如下:
2、设计合同评审程序
(1)设计院:
根据标准文本及招标文件内容与业主协商合同条款。
(2)合约部审核:
设计院与业主协商的合同条款,经合同部门审核并提出修改意见,然后由合约部交由法律顾问审核,审核完毕后,根据审核提出的建议或意见,由市场部与业主再次进行协商,洽谈。
(3)法律顾问审核:
再次协商的合同条款内容,经法律顾问和合约部审核无意见后,报财务总监和法人代表。
(4)无异议后,由法人代表签订业主合同。
在审核过程中的所有记录都要保留,特别是合同评审表,必须填写完整才能盖章。
(5)待业主签订完合同,原件送往合同部存档。
流程如下:
第十五条分包合同的评审程序
1、工程分包合同的评审程序
(1)工程分包商确定后,工程总监、财务部和财务总监应先进行该分包合同大体谈判趋势的协商,比如付款方式比例如何、保证金等数额的范围进行大致的确定。
(2)工程总监、合同部与分包商商定合同基本条款(包括施工范围、工程价款、履约保证金,付款方式等)后,由合约部协助在公司分包商标准文本的基础上就所有条款进行拟定,合同价款与公司成本预算进行比对,并随时报上级指示。
(3)最后由合约部进行合同签订,根据大致已成型的合同文本,经项目经理、合约部、工程总监、总工程师、财务总监和公司董事长进行意见的批复和审核,并签署书面审核资料。
(4)合同经以上部门审核完毕同意后,由法人代表人签订或书面委托代理人签字,公司合约部负责加盖公司合同章(其他部门无权进行印章的加盖),合同后必须附带工程量清单、分包商单位营业执照或身份证等资料复印件,不是法人的要附带其公司的法定委托证明书。
注明工程款指定打入账户,户名必须与合同签订的乙方名字相同。
(5)合同签订后,合同原件由合同部存档保存。
具体流程图如下:
2、工程材料采购评审程序
(1)材料供应商确定后,由材料员去现场根据实际情况与材料供应商进行初始谈判,谈判过程中产生的意见和要求进行记录。
(2)把材料供应商的要求和意见,价格等问题及时与公司领导沟通,在不超过公司预算的情况下,由公司成本控制部、合同招采部协商确定本公司的要求和意见。
(3)根据公司的要求和意见,材料员在现场进行与材料商的第二次谈判,并确定基本上对公司有利的条件,双方协商同意后,经公司领导成本控制部、合同招采部、财务总监、片区总经理审核同意后,由材料员根据公司提供的材料购销合同文本办理合同的签订等手续。
(4)合同签订后,在第一时间返回或传真传回至公司,由合同管理员找法人代表签字,然后进行备案,存档。
(5)合同签订后,对材料供应商的履约能力进行时刻跟踪,必须在合同执行过程中对材料的制作进度等问题时刻掌握,防止耽误工程工期。
具体流程如下:
3、设计分包合同审核
(1)分包商的选定:
业主设计合同签订后,经公司领导或员工介绍后,由设计院负责人对其设计能力和资质进行核查,并签署设计分包商评审表,经设计院负责人、设计院院长、公司总工、财务总监、总经理签字后进行下一步谈判。
(2)由设计院负责人组织与设计分包商进行具体合作谈判,谈判成功后,以公司规定的合同版本进行协商签订合同。
(3)合同谈判成功后,分别由设计院负责人、设计院总工、合约部进行审核,最终由总经理审核签字,合同盖章后生效。
设计分包合同原件由合约部存档,并把复印机存设计院、财务部部门。
4、材料采购合同
任何合同协议的签订都应遵循合同审批程序。
材料供应单位确定后,合同部应及时协调签订材料采购合同,分管副总、工程总经理、审计、财务总监等领导审核批准后,由公司总经理签字后,公司合约部负责加盖公司合同专用章。
合同必须明确材料品种、规格、数量、质量及其它要求,材料商单位或个人必须提供营业执照或身份证等相关资料复印件,签订人非公司法人的要附带其公司的法定委托证明书。
合同注明材料款指定打入账户,户名必须与合同签订的乙方名字相同。
合同签订后,合同原件由合同部存档保存。
5、其他合同审核
(1)公司劳动合同、聘用合同由公司人力资源签订。
(2)公司其他部门的合同均由合约部审核后,根据审核意见经主管部门、片区总经理认可后签订。
务部门将需要评审资料先提交分管领导,对项目的可行性进行初步审核后报送合同招采部负责人,根据项目、合同的情况来确定评审方式以及参审人员。
第六章评审记录管理
第十六条评审记录
1、各种方式的评审,一律采用评审表表述意见或记录。
2、业务部门在评审表上记录和归纳参审人员的评审意见,评审意见应为原始记录。
3、会议评审方式、分审评审方式,均由参审人员在评审表上签字,会议评审方式由合同招采部负责人签署评审结论意见后报总经理审或总经理办公会批;分审方式由总经理签署评审结论意见。
4、经过上述各种方式评审的评审记录,原件由合同招采部保存,业务部门保存评审记录复印件。
第七章附则
第十七条本制度由合同招采部拟订、修改并呈报公司批准后执行,由公司合同招采部负责解释,在执行中遇到问题,及时向合同招采部反映。
第十八条本制度自总经理办公会批准之日起生效实施。
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