Word中快速插入固定内容的技巧.docx
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Word中快速插入固定内容的技巧.docx
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Word中快速插入固定内容的技巧
Word2007中快速插入固定内容的技巧
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每次写完稿件之后,都要在稿件的后面添加自己的通讯信息,非常麻烦。
其实,在Word2007中,我们可以让这个工作做得更自动化一些,一次设置后随时调用。
一、利用自动更正的方法
首先在一个文档中先编辑好自己的通讯信息,设置好格式,如图1所示。
选中全部内容后,点击左上角“Office按钮”,在弹出的菜单中点击左下角“Word选项”按钮,打开“Word选项”对话框。
在对话框左侧的列表中点击“校对”项目,然后点击右侧的“自动更正选项”项目右侧的“自动更正选项”按钮,如图2所示。
在打开的“自动更正”对话框中,点击“自动更正”选项卡,然后在下方的“替换”输入框中输入“dizhi”,然后选中右侧的“带格式文本”单选项,并点击下方的“添加”按钮,如图3所示。
确定后,只要我们在文档中输入“dizhi”并按下空格键,那么原先设置好的那些通讯信息就立刻显示出来了,非常方便。
当需要插入通讯地址时,我们只要点击功能区“插入”选项卡“文本”功能组中“文档部件”按钮,在弹出的菜单中选择“域”命令,打开“域”对话框。
在左上方“类别”下拉列表中选择“用户信息”项目,然后在下方列表中选择“UserAddress”项目,如图6所示。
确定后就可以把通讯信息插入到文档中去了。
四、利用“自动图文集”
其实,在Word2007中已经没有了自动图文集的功能。
但是,有类似的功能却可以实现我们的要求。
先编辑好通讯信息,选中。
然后点击功能区“插入”选项卡的“文本”功能组中“文档部件”按钮,在弹出的菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”命令,打开“新建构建基块”对话框,如图7所示。
在“名称”后的输入框中输入“个人信息”,确定关闭对话框。
需要添加通讯信息时,还是点击“插入”选项卡“文本”功能组的“文档部件”按钮,在弹出的菜单中会看到我们设置好的通讯信息,点击它,如图8所示,就可以了。
如果看不到这个信息,那也不要紧,点击菜单中的“构建基块管理器”命令,在打开的对话框中点击“名称”,使全部项目按名称排序,然后找到“个人信息”,并点击下方的“插入”按钮,如图9所示,就可以了。
我们还可以使用录制和使用宏的办法来达到我们的目的。
但这种方法有诸多不便,这里就不罗嗦了,如果有感兴趣的读者,可以自行试验。
Office六技巧:
让办公效率更快捷
信息社会讲究的就是工作效率,要想不断提高工作效率,除了掌握日常办公软件office2003的正确使用外,熟练运用它的各项技巧也是关键所在。
1、让Excel分毫不差
当用Excel进行财务运算时,细心的朋友可能会发现其计算出来的结果有时会与用电子计算器计算出来的结果有些许的差别,特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下。
解决的办法也很简单,利用Round函数为每个中间值进行四舍五入的操作,格式为:
Round(数值,保留的小数位数),它的作用就是对指定数值进行四舍五入,保留指定小数位数。
2、选择技巧
有时Word文档中存在多个图片、自选图形、艺术字,想让它们按照已有间距整版移动时,可以先按住Shift键再用鼠标左键依次选定它们,然后再用光标键或Ctrl+光标键移动即可。
3、图文混排技巧
如果向一篇Word文档中粘贴图形,图形会把文本遮住且用光标键不能移动它,这时只要用鼠标左键选定它再单击右键,选“设置自选图形格式”菜单项,点版式选项卡,勾选“浮于文字下方”即可使图片在文档区任意移动且不会遮住文本。
4、给分栏文档排页码
如果一篇已分栏的Word文档想按栏插入页码的话,除了先插入分隔符再设置页码这个方法外,还可利用自选图和艺术字相结合的办法来实现:
先选一个自选图形,比如菱型或圆圈,把它画到页码的位置,再输入一个艺术字页码,移到图形中间即可。
每栏要重复一次,页码作相应改动,这样可做出很具个性化的页码。
5、去掉Office2003的“个性”
微软为了提高用户的工作效率,把平时使用频率较低的菜单命令都隐藏起来了,要使用这些命令的话得先点一下菜单上那个向下的箭头,这样的菜单称之为“个性化”菜单。
这个功能有利有弊,有时还会降低工作效率。
取消它的设置选项还隐藏得很深,不在工具选项的常规设置里,也不在视图栏,得打开“工具→自定义→选项”,清除“菜单中首先显示最近使用过的命令”的选项才能去掉Office2003的个性。
6、微移技巧
平时用光标键移动Word文档中的图片、自选图形或艺术字时它都是一个字符一个字符。
移动、无法实现精确排版,这时如果用鼠标选定它再用“Ctrl+光标键”就可使对象一个像素一个像素的精确移动了。
怎样将PPT文件转换为Word文档
Word转换为PPT,也许你很容易做到,但是反之把PPT转换为Word你知道吗?
我之前一直用一个很笨的方法,就是把里面的文字一段一段粘出来。
文字少了还好说,要是文字多了,那个工作量就可想而知了......
PowerPoint2003中的转换
大家可能最为常用的是下面这种方法:
(在MicrosoftOfficePowerPoint2003版)
1、首先打开需要转换成中文Word文件的中文PowerPoint文件,然后鼠标左键依次选择“文件→发送→MicrosoftWord”命令项。
PowerPoint2003
2.完成选择之后,系统首先会出现“撰写”对话框,此时应当在“在MicrosoftWord使用的版式”栏中选择一种版面的配置,然后在“将幻灯片添加到MicrosoftWord文档”栏中选择将中文PowerPoint的幻灯片转换到中文Word文件时的变化方式。
3.完成上述选择之后,接着使用鼠标左键单击“确定”按钮,即可启动中文Word,然后自动实现将中文PowerPoint文件转换到中文Word文件中,此时只需要在中文Word中稍微进行一些修改,即可完成转换工作。
但是经过我多次试用,其转换效果是相当的不令人满意。
PowerPoint2007中的转换
在MicrosoftOfficePowerPoint2007版中,这个功能依然没有得到改善。
只是在“发送”里面却找不到MicrosoftWord命令项了。
教你3个小技巧多张美图合成超简单
喜欢图片处理的朋友都知道,多图合成在PS中要利用多图层甚至是模板,相当复杂。
不过有些时候我们不必每次都求助于强大的PS,其实在操作上,一些小软件的某些功能会比PS更简单哦。
比如今天我们就以美图秀秀为例,介绍三种超简单的多图合成的小技巧。
想学习的朋友们注意啦!
点击此处下载美图看看
一、场景法
场景法相当简单,只需借助于软件中的“拼图场景”的模板,鼠标双击每个区域即可更换不同的图片。
而且模板样式很多,可以根据图片的数量来选择合适的模板。
图1拼图场景
利用拼图模板,可以满足多图片的简易拼贴,相当实用。
比如很多网友都喜欢秀美食秀靓衫时,拼图非常有用哦!
当然拼好图后,还可以进行其他功能的处理,比如修改图片效果加些标注文字啊,等等。
图2拼图场景效果图
二、拼图法
相比之下,场景法是方格式的程序化拼图。
如果想按照自己的喜好随意合成图片,就可以选择用“自由拼图”,可以在一张纯色或者好看的背景图上自由拼图。
图3自由拼图
可以将多个的图片进行自由排版,这给很多图片爱好者的创意有了更大的发挥空间,当然“自由拼图”前,为了图片之间层次明显,可以先给每一张图片加一个边框(在边框素材下有很多边框可供挑选)。
图4自由拼图效果图
三、抠图法
说到“抠图法”,懂PS的人会比较熟悉,不过在PS中要完美抠图比较困难。
如果想避免用PS这类太过专业的工具,可以选择一些图片处理的集成软件。
比如这里的美图秀秀,将抠图智能化,只需用鼠标在需要抠图的区域内画线(绿线),即可自动抠图,不需要的区域用红色排除线消除,就能完美抠图想要的区域。
图5自由抠图
抠好图后,进入背景编辑页面,可以继续“添加前景”,将别的图片一起抠出来,然后合成在一个背景图中。
软件中自带很多漂亮背景,当然也可以采用自己电脑中的漂亮图片做背景。
图6合成
至于抠图换好背景后,其他的处理就可以按照自己的喜好来选择了。
图7抠图合成的效果图
这三种合成图片的方法,操作都非常简单,点点鼠标就可以完成了,远比PS的作图速度快了很多,相信对一些喜欢玩图片又没有PS功底的朋友来说,会有很大帮助。
当然对于初学多图合成的朋友来说,更没有门槛,毕竟操作非常简单,多尝试一下就行了。
PowerPoint2007中的“发送”没有了转换为Word的选项
微软Office2007的最大的失败就是对界面的改变,他几乎完全颠覆了我们使用多年的习惯,但是当你逐步了解了之后却又发现,根本没有实质性的改变,这也是为什么更多的网友不愿意接受Office2007的理由之一。
MicrosoftWord命令项的确被转移了地方,点击“发布”——点击“使用MicrosoftOfficeWord创建讲义”菜单。
发布中的创建Word讲义
看到了什么?
一个完全与PowerPoint2003一样的对话框,甚至没有任何修饰,那么这个能实现PPT到Word的转换吗?
显然他与PowerPoint2003转换的效果是一样的,也以为着这一功能没有得到任何提升。
同样是微软的办公平台,在互换上怎么就这么难?
与2003版没有任何变化
一般细心的用户可能会在制作PPT的时候,首先使用Word创建文档,一式两份,这样以备不时之需,看来也是惧怕万一有人需要Word文档,你再整理可能就会抓瞎。
二、从其它文件中插入
还有一种方法也挺简单的。
那就是在一个空白文档中编辑好通讯信息后将其保存成一个文件。
当需要插入通讯信息时,只要点击功能区“插入”选项卡“文本”功能组中“对象”按钮右侧的小三角形,然后在弹出的菜单中选择“文件中的文字”命令,如图4所示。
然后利用打开的对话框找到保存通讯信息的文件并双击就可以了。
三、利用域
首先点击左上角“Office按钮”,在弹出的菜单中点击左下角“Word选项”按钮,打开“Word选项”对话框。
在对话框左侧的列表中点击“高级”项目,然后在右侧“常规”项目下的“通信地址”输入框中输入通讯信息,如图5所示,也可以先在文档中编辑好直接粘贴过来。
确定后关闭对话框。
Word中的边框控制技巧
在平时使用OFFICE的时候你可能碰到过在两段之间连续键入3个“*”号后出现一行实心方框的情况。
这些方框并不影响对文本的复制或粘贴,但是在粘贴时仍附带着这些方框,而且很难删掉它们。
之所以无法删除是因为它们既不是一行字符也不是图形,而是一种边框的表示形式——是上一段落格式的组成部分。
你也可以通过顺序选择“格式”|“边框和底纹”|“边框”标签页,选择应用于“段落”并通过单击图示添加至段落底部来达到相似的效果。
当然,其他连续的三个字符往往也能得到同样的边界效果,不信你可以试试三个“~”、三个“#”、三个“=”等等。
如果不想使用这种快捷方式,可以关闭“工具”|“自动更正选项”下的“自动添加格式”(如图1)。
图1:
关闭自动添加边框
“格式”工具栏里的“边框”按钮在调整边框时也非常方便,点击该按钮旁边的下拉箭头可以得到更多选项。
你也可以把这组按钮拉出来,以保持其开启状态(虽然工具栏里也有“表格和边框”工具组,但这个它们主要用于编辑处理表格及其边框)。
尽管它并没有提供像“边框和底纹”对话框那样的线型选项,但它却提供了几个很方便的小技巧。
首先它能记忆上次使用的边框线型,比如你在“边框和底纹”对话框中选择了样式,在下次用这个按钮添加边框的时候会自动套用先前的格式;其次它会记忆上一次使用的按钮,这个按钮会成为默认值出现在“格式”工具栏里,要重复之前的动作也不必打开控制板,这在取消边框时尤其方便。
连着的三个“*”常常作为小说某一章节里场景切换的标志。
如果你希望在保留自动套用格式功能的条件下取消对切换标志的格式套用,可以在打完这三个“*”之后接着按Alt+退格键,或者按Ctrl+z取消这个自动操作(这两组按键也可以用来取消Office中其他软件的自动套用格式)。
当然你也可以在这星号与星号之间插入空格,这样就不会转换成段落边框,而且间距看起来也更舒服一些。
如何知道快捷键的对应项?
如果你想知道某个命令在Word中的快捷键,可以顺序点击“工具”|“自定义”|“键盘”。
在列出的“类别”和“命令”列表中你可以指定命令,相应的快捷键就会在“当前快捷键”框中显示。
但如果你想知道一组快捷键所对应的命令,仍使用以上方法显然就行不通了。
这时可以选择任意命令,在该标签下面的“请按新快捷键”框内填入要查询的快捷键,快捷键目前指定到的命令就会出现在对话框中。
如果你希望显示Word中所有的命令和所有的快捷键,可以照下面的方法进行:
单击“工具”|“宏”|“宏”;在弹出的对话框下方的“宏的位置”框中选择“Word命令”,在其上方的列表中选择“ListCommands”,单击“运行”;这时会弹出一个“命令列表”对话框,你可以选择新建一篇列出“当前菜单和快捷键设置”或“所有Word命令”的文档。
这个文档的内容包含Word中的各种命令(包括类似ListCommands这样的无法通过菜单或键盘访问的命令)以及命令的快捷键(如图2)。
图2:
Word中所有快捷键清单
Diacrit
熟悉本栏目的读者应该还记得PaulHerber的Diacrit(如图3),这是一款有趣的输入辅助软件,它可以提供键盘上没有的各种语言中稀奇古怪的字符。
同样,它也可以像其他字符工具软件一样在任意一个文本编辑工具中输入这些字符,更妙的是它把这些字符按照不同语言进行了分类,比如说亚美尼亚语,威尔士语,希腊语等等。
按照软件编写者的说法,软件对希腊字符有所扩充,并且加进了很多东亚语系的字符。
当然这样做就需要你的Windows对Unicode编码完全支持(Windows2000、XP或者Vista)。
你可以在下面的地址下载到试用版(),试用版只能使用每栏的头两个字符,注册正式版则要缴纳10英镑(约合150元人民币)注册费。
图3:
Diacrit支持多种语言的字符
升级到2007
如果你准备升级到Word2007但仍然希望使用在先前版本的Word里面保存的宏的话,有几个麻烦需要解决。
第一个是怎样通过用户界面调用宏:
单击左上角的Office图标打开菜单,点击“Word选项”按钮。
在“常用”区域,勾选“在功能区显示‘开发工具’选项卡”便可以在出现的工具组件中选择已存在的宏或VBA编辑器。
第二个则是安全性问题。
如果你在Word2007中打开一个包含宏的旧版本Office保存的文档,系统就会提示未指定宏,这是因为Office当前的安全设定将这个旧版本文档中的宏给禁用了。
尽管你可以在每次被询问时将其开启,但更方便的方法是把这个问题一次性地解决掉:
首先进入“Word选项”,进入“信任中心”,选择“信任中心设置”。
在“受信任位置”(如图4)下面添加旧版本的文档或模板所在路径为新的受信任位置。
图4:
将你的旧模板所在路径添加到“受信任位置”
如果要经常使用旧的文档模板,进入“Word选项”下的“高级”部分,拖动至该对话框底部,找到“文件位置”按钮。
点击按钮将文件位置修改为指向旧模板所在文件夹,这样该路径下的模板中所包含的宏都将作为可信任源,同时这个文件夹将被系统默认为新文件的保存文件夹。
如果我是你我会将这个文件夹设置为“我的文档”下的一个子文件夹,因为这样可以保证文件夹会与文件夹中的其他文件一起备份。
最后一个麻烦是如何运行你的宏。
虽然不能将它们添加到菜单上,但我们可以在快速访问工具栏上添加宏或任何你想添加的命令:
进入“Word选项”|“自定义”,添加存在的宏。
点击该页下方的“键盘快捷方式”后的“自定义”按钮你还可以给宏指定快捷键。
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