大型商场采购员岗位操作手册.docx
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大型商场采购员岗位操作手册
大型商场采购员岗位操作手册
一、岗位概述
岗位名称:
采购员
直属部门:
商场办公室/店长办
直接上级:
商场办公室/店长办主任
适用范围:
各商场
二、岗位职责
1、负责比价采购商场各部门所需物品。
2、负责商场每月办公用品的预算、比价采购、发放及建档。
3、负责商场员工宿舍的租赁及租金结算工作。
4、负责商场临时性急需品的采购。
5、及时完成上级领导交办的其他各项工作。
三、主要工作
1、商场各项物品的比价采购、建档工作。
2、商场各部门日常文书、资料、物品等的邮寄工作。
3、员工宿舍的租赁及租金结算工作。
四、辅助工作
1、协助财务等部门做好采购物资的入库、盘库等仓库管理工作。
2、商场部分会议的筹备、协助工作。
3、商场各部门协作工作。
4、上级领导交办的其他临时性工作
五、工作细则
1、每日工作:
时间
基本工作内容
8:
50前
完成考勤打卡,换工服、带领带、佩戴工号牌,检查个人仪表仪容是否符合商场的规范、要求。
8:
50-9:
10
参加商场员工晨会、升旗、做操。
9:
10-9:
20
回到办公室,开窗通风,做卫生,达到5S管理标准。
9:
20-9:
30
查看前一日工作日志,计划当日工作,分配工作时间。
9:
30-11:
30
完成前一日未完成的工作及紧急性工作。
11:
30-13:
00
午餐、午休
13:
00-17:
40
日常工作安排。
17:
40-18:
00
总结当日工作,做好工作日志。
18:
00后
整理办公用品,打扫办公室卫生,关闭所有电源。
打卡,下班。
(说明:
①以上时间以冬令时间为准,执行夏令时间时,按相应工作时间顺延;②集团各商场每日营业时间有所不同,各商场可据实调整。
)
2、每周工作:
⑴参加办公室一周工作例会。
⑵撰写、上报《员工工作周报》。
⑶日常物资、物品的采购、建档。
3、每月工作:
⑴员工ABC考核。
⑵参加商场员工大会。
⑶商场每月日常办公用品的比价采购、建档。
⑷盘库等协助商场财务部进行库房管理工作。
⑸员工宿舍有关费用的结算。
⑹参加办公室或商场组织的各项学习、培训活动。
4、每年工作:
⑴参加商场年度绩效考核。
⑵参加商场年度总结表彰大会。
采购员岗位工作流程:
一、行政及基础管理
1、员工工作周报
①按规定期限(如每周日下班前),完成《员工工作周报》的填报,并上报办公室主任审阅。
②按规定期限(如每周一10:
00前),参阅办公室主任审批后的《员工工作周报》,并交办公室业务文员存档。
2、会务工作
⑴参加会议:
需要参加的会议有:
①办公室一周工作例会。
②商场每月员工大会。
③商场年度总结表彰大会。
⑵会议筹备、协助:
协助办公室主任或配合办公室行政/业务文员,落实会务场所(如商场会议室、酒店等),会务场所现场准备,有关会议资料的提前准备,会议所需物品(如奖品、礼品、水果等)的落实,会中接待服务,会后会场清理,等等。
3、管理考核
⑴年度绩效考核:
①个人自我评分:
按集团和商场开展年度绩效考核的要求,参加绩效考核,进行个人自我评分。
完成个人自我评分后,交办公室主任作为直接权限人进行上级对下级的考核评分。
②下级对上级考核:
按集团和商场开展年度绩效考核的要求,在绩效考核中,开展下级对上级的考核评分,完成后上交商场人力资源部或办公室人力资源专员。
⑵ABC考核:
①自我考核:
按商场开展ABC考核的要求,每月参加一次ABC考核,进行自我考核评分。
完成个人自我考核评分后,交办公室主任作为直接主管进行上级对下级的考核评分。
4、仓库管理
①采购物资入库:
协助财务部等相关部门,做好每次比价采购物资的入库工作,办理相关手续,并建档。
②盘库:
每月协助财务部等仓库管理部门,做好仓库的盘库工作,确保帐物相符。
5、邮寄工作
商场各部门日常文书、资料、物品等的邮寄工作。
邮寄一般通过邮局和快递公司进行。
贵重物品以及普通信件、贺年卡等,首选邮局邮寄,以安全性为重。
一般物品可通过快递公司邮寄,既便宜,速度也快,但安全性差,因此须选择信誉较好的快递公司。
二、比价采购
1、商场每月日常办公用品的比价采购
①每月30日前,对办公室行政文员收集、汇总的商场各部门下月《办公用品申购单》,根据集团公司的财务标准进行价格核算,超出预算的退回该部门调整申购,待全部通过核算后,返回行政文员上报签批。
②行政文员将通过价格核算的各部门《办公用品申购单》,报商场办公室主任、财务部经理、商场总经理/店长逐级审批,后交采购员采购。
③采购员比价采购到位,交行政文员入库、建档、发放。
④采购员对每月比价采购办公用品工作,做好清单打印、统计、建档。
2、商场专项办公用品等的比价采购
①商场各部门经理/主管提出本部门电脑、打印机、复印机及其贵重耗材等的申购,填写《贵重办公用品申购单》。
②采购员对申购单所列物品进行比价。
③经比价后,采购员报商场财务部经理、总经理/店长以及中心总经理、分管副总裁和集团财务总监逐级审批。
④采购员依据各级领导的审批手续,即时采购到位。
⑤采购员配合财务等相关部门对所购物品进行入库管理,办理相关手续。
3、商场外联、公关等所需物资的比价采购
①行政文员根据商场各种外事活动所需各项物资如香烟、水果等的需要,办理相关手续,申请采购。
②采购员根据集团核定的财务费用标准核算,先进行比价,后交行政文员上报商场领导审批。
③行政文员将核算、比价后的采购申请表,报经商场办公室主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后,交采购员进入采购程序。
④采购员即时采购物品到位。
⑤采购员将所购物品交行政文员入库,办理相关手续。
4、商场员工福利类物资的比价采购
①商场每月发放的女职工用品、节假日员工福利物品、节假日商场联欢活动等的物资的采购,由办公室行政文员根据集团公司的有关精神和商场的实际情况,制表申请比价采购。
②采购员进行比价,后交行政文员上报商场领导审批。
③行政文员将核算、比价后的采购申请表,报经商场办公室主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后,交采购员进入采购程序。
④采购员即时采购物品到位。
⑤采购员将所购物品交行政文员入库,办理相关手续。
5、物业部、安保部所需各项物品的采购
①物业部、安保部提出申购物品申请,填写采购申购表。
②采购员经比价后,返回申购部门上报签批。
③申购部门将核算、比价后的采购申请表,报经财务部经理、商场总经理/店长以及中心、集团相关部门领导审批后,交采购员进入采购程序。
④采购员即时采购物品到位。
⑤采购员将所购物品交有关部门库房入库,办理相关手续。
⑥采购员对物业部、安保部所申购的物品,做好种类清单的打印、统计、建档工作。
6、商场厂家装修所需物资的采购
①物业部、安保部根据装修厂家所需的阻燃线、防火涂料等材料,汇总上报申购。
②采购员进行比价,后返回申购部门上报签批。
③申购部门将核算、比价后的采购申请表,报经商场财务部经理、总经理/店长以及中心、集团相关部门领导审批后,交采购员进入采购程序。
④采购员即时采购物品到位。
⑤采购员将所购物品交有关部门库房入库,办理相关手续。
⑥采购员对装修厂家所申购的物品,做好种类清单的打印、统计、建档工作。
7、商场员工食堂所需物资的比价采购
①商场员工食堂负责人根据食堂每天、每周所需调料、蔬菜、米等各项食品,提出申购申请。
②采购员根据集团公司核定的财务标准,进行比价确定供货单位,后返回食堂负责人上报签批。
③食堂负责人将食堂物品申购表,报商场财务部经理、总经理/店长以及中心、集团相关部门领导审批后,交采购员进入采购程序。
④采购员即时采购物品到位。
⑤采购员将所购物品移交食堂负责人,办理相关手续。
8、各部门临时所需紧急物资的采购
①各部门提出临时紧急物资申购申请,填写采购申请表。
②采购员对申购部门所申购的物资进行比价,后返回申购部门上报签批。
③申购部门将经过比价后的紧急物资采购申请表,上报商场财务部经理、商场总经理/店长等领导审批后,交采购员进入采购程序。
④采购员即时采购物品到位。
⑤采购员将所购物品交申购部门仓库入库管理,办理相关手续。
9、采购工作流程:
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