信用证下的制单要领.docx

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信用证下的制单要领

9.5   EssentialDocumentsandTipsforDocumentationunderanL/C信用证下的基本单证及制单要领

Inexaminingtheshippingdocuments,alwaysbearinmindsuchcriteriaas:

*Correctness:

alldocumentsunderanL/Vshouldbecomplianttorelativelawsandregulations,totheL/Cclausesandterms,toothershippingdocuments,andtothegoods（四个相符）

*Completeness:

allshippingdocumentsandtheircopiesshouldbepresentedinsufficientquantitiesandalldocumentsshouldbesufficientlyfilledout;

*Timeliness:

allshippingdocumentsshouldbepreparedandpresentedinduecoursewithoutanydelay;

*Conciseness:

allshippingdocumentsshouldbeclearandclean,withoutunnecessaryinformationthatmaycauseerrorsandtroubles.

根据UCP600第4条规定“在信用证业务中，各有关当事人处理的是单据，不是与单据有关的货物、服务及/其他行为。

”可见，在信用证付款方式下，除了严格审证外，最重要的就是制单了。

如何确保我方单据完全符合信用证规定呢？

就一般信用证的制单要领解释如下:

A.基本原则

（1）严格认真审阅信用证的每一条款。

比如，关于装运港，如果某一信用证第44A条规定为"AnyportinChina"或"Chinaport"或"China"，这就意味着可以选择任何一个中国港口装运货物。

但可能在货物描述中或者其他条款中出现"TOTALINVOICEAMOUNTFOBShanghaiUSD15.070,00"或者"DELIVERYTERMS:

FCADalian,China"等条款，这样装运港就不是任选的，而是规定为上海或大连。

又比如，在单据要求中只提出了4种单据，而在后面47A的附加条款中还要求提供其他证明文件，这就要求至少5种以上的单据。

还有就是一些“软条款”——在一些看似无关紧要的条款中加入一些看似无关紧要的附加条件。

这些都可能给制单和结汇带来重重障碍。

总之，要认真审阅信用证的每一个条款，并将其前后联系起来分析，不能忽略任何一个条款，也不能孤立地理解和看待这些条款。

（2）严格按照信用证的要求制作单据，填写相关内容。

只要是信用证已经规定的内容，必须按照信用证的要求填写，字面上符合信用证要求，包括信用证的措辞和拼写。

比如信用证规定提单抬头为"Totheorderoftheopeningbank"，那么提单上直接照抄该信用证的这句话是无懈可击的,虽然有点傻。

如果在这里的openingbank后面加括号，把信用证的开证行全名照抄，那就更好了。

对于信用证对某些内容的描写错误，如果没有必要改证或者无法改证，就要按照信用证的错误写法填写，千万不要对这些错误进行“修正”，否则会造成符。

信用证没有硬性规定的内容可以据实填写，但以不违背信用正已经规定的要求为限。

（3）信用证的有关条款是一个整体，切不可断章取义。

比如有的信用证对商品和服务的描述，除了货物本身以外，还有一些交货条件和其他内容。

信用证对货物或服务的描述是一个整体，除了基本的货物外，还可能包含有其他服务，或者对货物的补充说明，或者附加限制。

最简单的办法就是把信用证中对货物的描述一字不漏、一个标点符号不错的全文照抄。

（4）单据中对同一项目的描述在任何单据上都必须相互完全一致，这也是很容易出现的错误。

比如有的提单表明的发货日期是2010年10月6日，而在保险单上的“启航日期”一栏填别的日期。

这就造成单单不符。

又比如，提单的收货人是一种写法，而原产地证、熏蒸证明等，收货人却又是一种写法，这也是绝对不容许的。

还有，受益人在不同单据上的签章方式差异很大。

最简单的办法就是在制后面的单据时，把前面有相同栏目的单据拿出来比对一下，看单据之间对这个项目的描述是否一致并且符合信用证的要求。

（5）严格控制单据的时间。

有的单据之间时间上相差很远。

最早的在信用证开证日期之前，有的单据日期却在信用证规定的最迟装运期之后几天。

除了少数特殊单据之外，所有单据的日期都必须在信用证开证日期之后到信用证过期日期之前这段时间内。

至于单据之间的时间差，虽然只要在上述时间段内是可以的，但还要考虑交单期限。

所有信用证都规定有交单期限。

通常会规定为货运单据日期后若干天内交单。

但这个"货运单据"具体指哪个单据，莫衷一是。

开证行完全可以依据最早货运单据的日期作为交单期限的起始日期的计算标准。

这样，如果有些单据的日期太早，而提单、船公司证明等单据又太迟，中间相差达10天以上，势必造成无法在规定期限内交单的问题。

通常在提单日期前3-5天准备好其他单据是比较合适的，除了那些特殊的单据外（如：

受益人证明，说明受益人在发货日期后5个工作日内将一套非议付的单据直接寄给了开证人；熏蒸证明，说明货物的包装箱已经经过了熏蒸处理，然后才用于包装货物）。

（6）最后一项原则就是，所有单据制作完成后必须进行交叉审阅。

除了自己审查自己的单据外，必须请其他专业人员对整套单据做细致的审查，对关键数据进行核算确保有缺陷的单据不出门。

特别是需要公司以外的其他机构出具的单据（如：

提单、保单、原产地证明、船公司证明、熏蒸证明、生产厂商证明等）。

最好是由出具这些单据的一方提前制作副本文件文件，交给我方进行审查，改证其中的错误，然后再出具正式的单据。

这些单据也要提前做好并寄给我方，以免影响按时交单。

要特别注意的是，信用证所要求的单据不限于信用证的46A条款，47A条款，其他条款也会出现对单据的要求，要仔细审阅信用证的所有条款。

B.具体制单要领

由于各信用证要求的单据种类及内容各不相同，而且各种单据的款式也千差万别，所以这里只能以SWIFT信用证基本条款和国内通用的单据格式做些简要的说明。

（1）汇票

单据要求中不会出现这一项，因为这是受益人向议付行或其他银行收取货款的基本单据。

除非受益人不想收回货款，否则，受益人都会出具汇票的。

但信用证会对汇票的填制提出一些具体要求。

凭信用证号

Drawnunder………………………………………………L/CNo…………………………

日期支取按利息付款

Dated………………………………Payablewithinterest@……………%…………………

号码日期汇票金额汉口

No…………dated………Exchangefor………………….……Hankow………

见票日后（本汇票之副本未付）付交中国银行金额

At……………sightofthisFIRSTofExchange（SecondofExchangebeingunpaid）

PaytotheorderofBANKOFCHINAthesumof

ShanghaiMachineToolsI/ECorp.

上海机床进出口公司

款已收讫

Valuereceived……………………………………………………………………

此致

To:

……………………………

……………………………

这里所列举的是国际上很多银行广泛采用的汇票格式。

也有其他格式的，但基本内容一致。

汇票的基本作用是通知受票人按出票人的指示，特定时间和条件支付一定的金额给特定的人。

本汇票第一行，“凭…信用证号…”以及第二行开头的“日期…支取”表示的是出票依

据，亦即，出票人凭什么要求受票人按照出票人的指示支付汇票中的款项给指定的受款人。

在信用证付款条件下，该汇票是根据开证行于某日期开出的某编号的信用证而出具的。

也就是说，由于某开证行于某日期开具了某号信用证，出票人现在根据该信用证，要求有关当事人（既可坑是开证行自己，也可能是受开证行委托的他方）履行付款义务。

其中，“凭”

（"Drawnunder"）后面填写开证行的全名（按照信用证上对开证行的描述全文照抄），“信用证号”（"L/CNo."）后面填写所依据的信用证的编号（遇有改证，则需填写原信用证及后来的修改信用证之号码）。

接下来第二行开头的“日期”自然是信用证的开证日期（遇有改证时，自然要填写多个日期）。

“利息”后面，如果约定有利率，则按百分制计算填写；百分号后面填写计算利率的期限（每年，每月，每季度，或每日等，必须与百分号前面的计息标准同时填写，否则容易引发争议）。

第三行开头的号码和日期是本汇票的编号和出票日期。

编号由出票人按自己的习惯编写（不宜重号），日期则据实填写（最好是与该信用证下的其他单据相互照应或统一）。

接下来，后面的汇票金额，用货币通用代码加阿拉伯数字填写在彩色粗线上。

后面的“汉口”是汇票的出票地点，据实填写城市名称即可。

第四行的“见票…日后”（"At…sight"）指的是汇票的付款期限，也就是受票人应该在多长时间内兑现这张汇票。

如果是即期，则需要在英文的"At…sight"中间打上三个"x"，表示中间不填写天数;千万不要将此处留成空白。

如果有具体的付款期限，则直接填上阿拉伯数字加"days",表示受票人在见票后或者规定的日期后若干天兑现该汇票。

也有按照提单日期或者汇票开票日期计算付款期限的，那就要填上"xxxdaysafterdraft（B/L）date",即汇票开票日期或者提单日期后若干天后付款。

后面括号中的“本汇票之副本未付”是限制条件。

因为汇票通常一式两联，不可能要求受票人重复支付该款项，所以对于汇票的第一联而言，只有在其第二联（即副本）未付的情况下，受票人才会对第一联（正本）付款。

如果在此之前受票人已经根据该汇票的第二联支付了该款项，则该汇票的第一联自动作废，这样受票人是不会受理（英文为honor,而不是accept。

在这里accept的意思是“承兑”——书面承诺在见到汇票后约定的日期来兑现这张汇票，支付其中的款项）这个第一联的。

同理，如果第一联已经兑付，则其第二联自动作废，不予受理。

“付交中国银行”（"paytotheorderofBankofChina"）指的是收款人（即汇票的“抬头”），亦即受票人将款项付给谁。

这里的中英文没有完全对应，英文是付给“凭中国银行指定”——即中国银行指定的收款人。

不用担心，中国银行这样设置汇票自然有其道理，他们会自己解决好的。

接下来的“金额”就不能用阿拉伯数字填写了，而是用大写（inwords，文字描述）。

在这里货币不用代码，而是用其全名，以免误解。

如美元不说"USD"，而至少说"U.S.Dollars",或者"UnitedStatesDollars"，港币"HongKongDollars"（或"HKDollars"）,人民币"Renminbi￥"（或"RMB￥"）等等。

接下来第六行的“款已收讫”后面是所收款项的理据，比如某发票的部分或全部款项，或者别的票据上的金额。

通常用阿拉伯数字加百分号表示实际所收取金额与该票据总额的百分比，或者直接用货币代码加阿拉伯数字表示相关数额，比如“63000欧元中的42879欧元”。

这样设计和填写，是为便于财务部门记账时分清往来账户及余额情况。

下面一项，“此致”不是客套语，而是汇票的实际受票人。

信用证的受益人作为出票人，通常对议付行开汇票，所以这里应该填写议付行的名称。

然后议付行根据该汇票对开证行（或偿付行，或其他付款行）开具相应的汇票。

需要特别注意的是，时常出现开证行和付款行不一致的情况；此时，这里只能填写实际付款行的名称。

汇票右下角方框里的“上海机床进出口公司”是编造的公司印章。

这里需要填写的是汇票的出票人。

在信用证付款方式下，这里就是信用证的受益人或者是议付行。

在这里要特别注意的是，对受益人名称的描写必须与信用证中对受益人的描写完全一致。

很多制单新手只填写信用证中对受益人公司名的描述，而忽略了信用证中关于受益人的地址等信息。

要知道，信用证中对受益人的描写是一个整体，不可随意取舍或更改，否则将视为单证不符。

另外一个值得一提的常见错误是签字（盖章）的方式，必须与受益人在本套单据其他地方的签字（盖章）完全一致，否则将视为“单单不符”（单据之间不一致）。

（2）发票

是基本单据之一，也是几乎所有货运单据的基础。

发票的名称有很多种，最基本的是商业发票，是受益人作为卖方发货后开给买方（即信用证的开证人）的一种商业票据，也是信用证下其他单据的基础。

因为有的单据由于篇幅限制，可能无法将有些内容完整表述出来，就只能援引发票了。

发票的名称要严格按信用证的描述确定，有的信用证规定为"CommercialInvoice",有的却规定为"Invoice"，还有的信用证对票据名称的规定中有拼写错误等等。

要仔细审阅，参照填写，切不可随意更改。

下面提供的空白单据中的发票格式，信签上方的题头作为各公司事先印制好的固定模板，可能与信用证的规定不一致。

但在现在电脑制单的条件下，最好能正确反应信用证中对受益人的描述。

至于其他的内容，如公司的电话、传真、网站、邮箱等，可以根据公司宣传的需要去自行添加。

中国石油化工进出口总公司

ChinaNationalPetroleumandChemicalsImp.&Exp.Corp.

Add:

38Erligou,Xijiao,Beijing,100000Tel:

8610xxxFax:

8610xxx,Website:

xxxEmail:

xxx

CommercialInvoice

To:

InvoiceNo.

Dateofissue

Ref.No.

Shipment:

Fromxxxporttoxxxportviaxxxvessel

Marks&Nos.

DescriptionofGoods

Qty（Quantity）

UnitPrice

Amount

N/M

1．Writingpaper

2．Staplers

3．xxx

500rolls

200dozens

50dozens

FOBShanghai（USD）

500

30

120

250000

6000

6000

Total……………………………………………………………………

262000

SaytotalvalueinUnitedStatesDollarstwohundredsixty-twothousandonly***

xxx

Forandonbehalfof

xxxCo.

第一行左边大格里的"To"后面填写开发票的对象，亦即“发票的抬头”。

通常是货物或服务的买方，亦即信用证的开证人。

必须将信用证中对开证人的描写全文照抄，不可有任何遗漏或差错。

发票抬头右边的几个栏目分别是发票的编号、开票日期和自选内容。

发票编号是受益人自己编制的，没有特别规定或要求。

发票日期必须在信用证开证日期之后——即使信用证没规定“不接受早于信用证开证日期的单据”。

在很多国家这种规定是贸易法规或惯例，不一定在信用证中另行规定，但还是要特别谨慎对待。

发票的开票日期最好比提单日期早3-5天，无论实际开票（制单）日期是什么时候。

发票日期下面的一格可以填写公司内部的文档编号（自己随便编，仅供公司内部归档之用，与信用证没有关系）。

当然也可以在这里填写信用证编号。

因为很多信用证都要求货运单据上显示信用证号码。

接下来的一行，是关于货运线路的信息。

可以不填写，或者直接设计为空白。

但一旦填写就要与信用证的规定一致，并且与提单和其他单据一致。

关于运输港口的填写，见提单的填写说明。

接下来的中间几列是发票的主题，分别反映运输唛头、货物描述、数量、单价和金额。

信用证通常不规定唛头，所以通常为"N.M."或"N/M"，即NoMarks，无标记。

下一列是对商品或服务的描述，必须严格按照信用证第45A条的描述，全文照抄。

如果信用证中该条款列出了货物的数量、单价、金额，这些内容可以分别出现在右边的几列中，并与本列对货物的描述左右对齐，这样看起来一一对应，一目了然。

如果信用证描述的比较笼统，则右边三列的数量、单价和金额栏目可自行据实填写，但要保证总金额与信用证的规定一致。

当然，有些信用证描写过于简洁，甚至影响到提单、原产地证等单据的填写。

那么，可以在将信用证中第45A条的描述全文照抄的前提下，在后面加上括号，把一些主要的货物详情加以说明。

要特别注意，信用证中其他条款对货物描述方式是否有进一步的要求或限制，以免单证不符。

如果信用证中对货物的描述很多，一张普通的打印纸不能全部打印出来，可以续页，直至全部描述完毕为止。

接下来的是右边的数量、单价和金额，如果信用证中已有规定，则严格按照信用证要求填写。

如果信用证没有具体规定，则如上所述，据实填写，但以不违背信用证的其他规定内容为限。

接下来的一行是总计，可以将货物的件数、金额等进行汇总。

要特别注意信用证对发票金额的描写要求。

表格填写完后，下面是金额的大写，即对发票总金额的文字描述。

通常为"Saytotalvalue"或"Sayinwords"之类的开头词，后面再用信用证所采用的货币的全名加上文字的数字描述，将发票的总金额汇总。

描述完后，最后要加上一个"only"，表示金额描述到此结束。

这些都填写妥当后，就该出票人（通常为信用证受益人）签章了。

常用的做法是将本套单据的制单员（或业务员）的名字打印，并在下面另起一行，标注"Forandonbehalfof"，再在下面一行或几行把信用证中对受益人的描述全文照抄（不可有任何遗漏或差错），最后由该业务员手签姓名，并根据公司的业务惯例加盖公司业务章（或公章或不盖章。

只要信用证没有特别规定，就可由公司按自己的习惯操作。

但要注意所有该受益人签章的地方都是这个样子）。

最后，对照信用证，检查是否有其他遗漏的内容或者与信用证规定不一致的地方。

如有，加以改正。

至此，发票制作完毕。

（1）装箱单

或称磅码单，是告知客户和承运人关于货物的数量、重量、包装方式、包装尺寸、体积等内容的一种单据。

理论上讲，装箱单应该是对货物描述最详尽的单据。

实际制作中，基本上是将发票的基本内容复制过来就可以了。

只不过发票上的单价和金额在这里要换成重量和包装尺寸。

通常情况下，信用证不会对重量和尺寸作硬性规定，除非货物是以重量和尺寸作为计量单位。

因此，这里的数据可以由卖方（即信用证的受益人）据实填写。

不是每项货物都要有重量和尺寸，因为经常将几项货物装入一个包装容器，所以完全可以在装在一个容器里的货物任选一项，标明重量和尺寸，对其他的货物不做说明。

但装箱单表格的最后一行，应该汇总货物的件数、总的净重/毛重和总的包装尺寸。

在表格的下方将这些数据以文字的形式加以描述，并以"only"结束。

最后就是按照发票上我方的签章方式，做完全一样的签字盖章。

中国石油化工进出口总公司

ChinaNationalPetroleumandChemicalsImp.&Exp.Corp.

Add:

38Erligou,Xijiao,Beijing,100000Tel:

8610xxxFax:

8610xxx,Website:

xxxEmail:

xxx

PackingList

To:

InvoiceNo.

Dateofissue

Ref.No.

Shipment:

Fromxxxporttoxxxportviaxxxxvessel

Marks&Nos.

DescriptionofGoods

Qty

Weight（kg）

Measurement（cm）

N.W.

G.W.

N/M

1．Writingpaper

2．Staplers

3．xxx

500rolls

200dozens

50dozens

500

30

120

580

35

150

120x280x30cm

Total

750

650

765

35.46CBM

Saytotalsevenhundredfiftypiecespackedinxxxwoodencasesweighingsevenhundredsixty-fivekilogramsandmeasuringthirty-fivepointfoursixCBMonly***

xxx

Forandonbehalfof

xxxCo.

（4）提单

是所有货运单据中分量最重的单据，因为它是货物的物权凭证（instrumentofentitlement）,同时也是货主与承运人之间的运输协议，也是卖方交货的主要凭证。

所以，提单的填写至关重要，虽然由船公司填写制作，但业务员必须了解其中各栏目的含义和填写要领，以便于熟练准确的审查提单内容，纠正一切可能的错误。

提单的格式在不同的船公司有不同的设计，但基本内容是相似的。

这里以中远集装箱集团的海运提单（见下文单据举例）为例，略作说明。

首先是发货人（Shipper）,除非信用证有特别规定，通常都是填写信用证的受益人。

要注意严格按照信用证对发货人的描述填写，全文照抄，不可断章取义或随意更改。

规定之外的信息，可以用括号加上。

有的信用证规定有第三方发货人，需要特别谨慎！

收货人（Consignee）一栏非常重要，通常是不可以直接写开证人的，如果信用证规定开证人为收货人，就必须改证。

如果是"toorder"（或者"totheorder"，凭指定），照抄就可以了。

此时由发货人在提单反面背书，指定收货人。

如果信用证要求"blankendorsed"，就只要在提单反面写上"EndorsedbyxxxCo.onxxx"，然后按照受益人在他的其他单据上的签章方式签字盖章就可以了。

如果信用证规定了被背书人（endorsedtoxxx）,则必须严格按照信用证的规定进行背书——在空白背书的格式基础上，在"endorsed"一词后面加上’toxxx"。

不过，如果信用证规定背书给开证行，就要按照前面“基本原则”第2款对提单收货人的说明中对开证

1.Shipper（insertnameandphone）

BEIJINGLONGTAINDACOLTD

NO123ZHONGGUNCUNSOUTHROAD

HAIDIANDISTRICTBEIJINGPRC

B/LNo.CSA5034

中远集装箱运输有限公司

COSCOCONTAINERLINES

ORIGINAL

Port-to-PortorCombinedTransport

BILLOFLADING

Receivedinexternalgoodorderandc