文件资料管理控制程序.docx

文件资料管理控制程序.docx

《文件资料管理控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件资料管理控制程序.docx（18页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文件资料管理控制程序

文件履历表

序号

版本

号

内容

制定、修改

确认、废止

日期

制定

1

V0

新规作成

制定

2020-10-19

杨帆

1.目的

为确保所有与质量/环境管理体系（以下简称：

管理体系）有关的文件与资料的适宜性和有效性，使管理体系所使用之文件迅速、正确流通，对文件的编制、批准、修改、发放、回收、废弃等整个流程做出相应的及要求，从而进行有效的管理。

2.使用范围

2.1IATF16949：

2016/ISO9001:

2015及ISO14001:

2015管理体系涉及到所有文件与资料

均适用。

2.2不包括记录的控制，记录的控制按《品质/环境记录控制程序》执行。

3.职责

3.1管理者代表：

管理手册/方针、文件的审核。

3.2总经理：

负责一、二级文件的批准。

3.3文控中心

3.1.1负责文件格式、代码、编号及保存期限的规定。

3.1.2负责文件的受控、发行、旧版回收、管理以及正本文件的保存

3.1.3负责过期文件的作废及处理。

3.4各部门

3.2.1负责文件的编制、评审、更新；

3.2.2负责文件的执行；

3.2.3负责接收到的受控文件的保存、管理。

4.术语与定义

4.1管理手册：

建立品质、环境管理系统所依据的文件；

4.2程序文件：

为进行某项活动或过程所规定途径的文件；

4.3作业基准书：

对作业活动中参数、材料规格、作业标准、设备标准条件设定及作业活

动的途径、要求与方法的具体操作性文件。

4.4外来文件：

非本公司人员所撰写或版权属于公司外部者；

4.5临时文件：

文件里规定的内容（例如：

作业条件、作业参数、作业方法等）还没有正式确定，需要在试运行过程对其进行再次确认的文件。

4.6记录：

阐述所取得的结果或提供完整活动的证据的文件。

4.7受控文件：

经批准后有文书管理员编号受控，加盖【受控文件章】印章的文件。

5.程序

5.1文件格式/标识

5.1.1[程序文件格式]和[操作指示书格式]一般应包含但不限于以下内容：

a）目的

b）使用范围

c）职责

d）术语定义

e）运作程序

f）相关记录

g）相关文件

h）运作流程图

如果部分项目不适用时，在标题下填写“无”即可，但仍需保留标题。

5.1.2文件代码

文件类型

代码

文件类型

代码

管理手册/方针

Ⅰ

品质记录

FM

品质程序文件

QMS

环境记录

EF

环境程序文件

EMS

质量警报

QAL

三级操作类文件

按照各部门代码

控制计划

CP

临时文件

LS

过程失效模式及效果分析

FMEA

外来文件

WL

/

/

5.1.3部门代码

部门

代码

部门

代码

部门

代码

部门

代码

品管部

QC

采购部

PR

涂装部

CD

工务部

EM

工程部

ED

模具部

TD

总经办

G0

仓管部

WH

行政部

HR

注塑部

MD

PMC部

LD

标准化部　

SD　

市场部

MK

电镀部

PD

财务部

FD

5.1.4文件编码原则

5.1.4.1各类文件由文控中心统一编号。

5.1.4.2为了确保文件编号的唯一性，文控中心应按以下编号原则对文件进行编号。

a）管理手册：

YG/Ⅰ-

-V

文件版本号（V0,V1，V2……）

文件流水号（01，02……）

管理手册/方针代码

公司代码

b）程序文件：

YG/Q-Ⅱ-

-V

文件版本号（V0,V1，V2……）

文件流水号（001，002……）

二级文件代码

质量体系代码（环境体系代码：

E）

公司代码

c）作业基准书:

YG/

-

-V

文件版本号（V0,V1，V2……）

文件流水号（001，002……）

部门代码

公司代号

d）FMEA：

YG/FMEA-

-V

文件版本号（V0,V1，V2……）

文件流水号（001，002……）

文件代码

公司代号

e）控制计划：

YG/CP-

-□-V

文件版本号（V0,V1……）

状态代码（试产:

LS，量产:

E）

文件流水号（001，002……）

控制计划代码

公司代号

f）外来文件：

YG/

-

-V

文件版本号（V0,V1……）

文件流水号（001，002……）

外来文件代码

公司代号

g）临时文件：

YG/□□/LS—

-V

试生产文件：

文件版本号（V0,V1……）文件流水号（001，002……）

临时文件代码

部门代码

公司代号

5.1.4.3文件改版控制

所有受控文件原始版本号为V0，每修订一次，需上升版本依次变更为V1，

V2,V3…以此类推。

5.1.5文件副本号规定

为便于相同文件不同部门的区分保管，特作下列副本编号规定，并要求副本号章与受控文件发行章同行。

部门

副本号

部门

副本号

部门

副本号

部门

副本号

品管部

1

采购部

5

涂装部

9

工务部

13

工程部

2

模具部

6

总经办

10

仓管部

16

行政部

3

注塑部

7

物控部

11

标准化部　

17　

营业部

4

电镀部

8

财务部

12

5.2文件的制订、修订/更改

5.2.1文件制订：

各部门应根据实际需要，制定相应的文件并交相关权责人员批准/签字。

若文件涉及到几个部门的职责时，必要时应交相关部门负责人审议。

5.2.2文件修订/更改：

5.2.2.1若文件规定与实际操作不符或规定不切实际等情况时，应及时对文件进行修订

/更改，修订完成后交相关权责人员批准/签字。

5.2.2.2为了确保文件的更改和现行修订/更改状态得到识别，可采用文件版本号升级

的方法区分。

5.2.2.3文件有修订/更改时，应在文件的“修改履历”中注明修订/更改内容及日期。

修订者应将修订/更改的内容简明扼要的在修订/更改履历记录中阐述，以便了解文

件的修订/更改情况。

5.3文件审批权限

为了确保文件的充分性与适宜性，文件发行前必须得到审批，审批权限如下：

5.3.1管理手册：

由指定人员负责编制、管理者代表审核以及最高管理层批准。

5.3.2程序文件：

由主导部门负责编制，关联部门负责审议，管理者代表审核以及最高管

理层批准。

5.3.3三级文件（作业基准书等）：

各部门负责编制，部门负责人审批。

5.3.4有害物质清单（即：

环境管理物质一览表）：

文控中心编制，管理者代表审核，最

高管理层批准。

5.4文件的受控分发/回收/废除

5.4.1文件制定部门按照5.2的要求完成文件的制作和审批后，将正本文件提交文控中

心。

文控中心对文件进行编号受控管理，如需分发按照文件上的分配部门复印适当

份数加盖【受控文件章】、【受控日期】印章及【副本号】印章，分发至相关部门。

文件接收人员在《文件发放/回收记录》表中签收。

如有旧版文件，需先回收旧版，

回收时核对编号、版本号及数量，并在相应的《文件发放/回收记录》表中做好回

收记录。

5.4.2文件废除

文件若需取消而作废，由提出人填写《文件补发/取消申请表》经批准后，将申请

单交由文控中心处理，由文控中心对其进行回收、废止。

5.5文件管理

5.5.1受控文件管理

5.5.1.1受控正本文件一律由文控中心保存，并建立《受控文件一览表》进行管理。

副

本文件由各部门自行保管。

5.5.1.2现场使用之文件应置于作业场所，非现场使用之文件由各使用部门指定专人

保管。

5.5.1.3文件若有缺页、破损、数量增加或减少时，申请部门填写《文件补发/取消申

请表》交所属部门负责人批准后，文控中心予以补发、更换。

5.5.1.4各部门所领的各类受控文件若有丢失，由文控中心向文件丢失部门发出《纠正

措施报告》（CAR），要求其提交改善措施进行整改。

5.5.1.5临时文件发行后，若1月内无其它的正式文件发行，文控中心应组组织相关部

门对其进行评审，文控中心应按评审结果对其作出相应的处理。

5.5.1.6文控中心每月现场随机抽取20份文件，并与最新版本发放记录进行比对，确

认文件一致性，进行评估。

若发现现场有旧版本文件使用或新旧版本文件同时使用，

文控中心向责任部门发出《纠正措施报告》（CAR），要求其提交改善措施进行整改。

5.5.2失效文件的管理

5.5.2.1为了防止失效文件的非预期使用，由文控中心对回收之失效文件作统一处理。

文控中心应在失效文件上加盖【文件作废章】及【作废日期】印章后作再生纸在公

司内部使用；如涉及到公司机密、核心技术及财务等方面的文件一律不得作再生

纸使用。

二级受控文件、三级受控文件、操作指引性文件不可使用再用纸。

5.5.2.2为了以备查证，文控中心应将失效后的“正本文件”加盖【文件作废章】及【作

废日期】印章并保存一年。

5.5.2.3临时文件的失效管理：

正式文件发行，其相应的临时文件将自动失效，失效的

时文件由文控中心进行统一回收，回收的失效文件由文控中心加盖【文件作废章】

及【作废日期】印章，在正本临时文件上加盖【文件作废章】及【作废日期】印章

并保存，以备查证。

5.5.3外来文件之管理

5.5.3.1公司各部门接收到外部标准、规范、技术、产品要求以及相关法律、法规等与

质量管理体系和环境管理体系有关资料时，经相关职能部门审批后，应交文控中心

进行统一管理。

已经立项的外来文件由工程部交到文控中心受控。

未立项的外来文

件，由营业部交到文控中心受控。

文控中心在外来文件上加盖【外来文件章】印章

后按5.4要求进行受控分发。

5.5.3.2文控中心应编制《外来文件一览表》对外来文件进行管理。

5.5.3.3各职能部门应及时跟进外来文件的更新情况，以确保其的有效性、适宜性。

5.5.3.4有害物质相关的外来文件评审要求：

当工程、品管、营业部门收集到客户提供

的环保要求时，经相关职能部门审批后，应转交文控中心，由文控中心首先核对《客

户环境管理物质名称一览表》的内容是否与外来文件重复。

如重复，则不需修订。

如未重复或接收到新的环保标准时，应由文控中心对其内容进行评审，必要时对《客

户环境管理物质名称一览表》进行修订。

5.5.4有害物质清单的管理

5.5.4.1文控中心根据客户对产品的有害物质要求，统一编制成《客户环境管理物质一

览表》并交管理者代表审核，经总经理批准后，按5.6条款的要求发放至相关部门。

5.5.4.2文控中心每月底对《客户环境管理物质一览表》的充分性进行评审，评审包括

是否有所有指定环境管理物质要求的客户。

若不包括时，由文控中心修订后，发放

至相关部门。

修订后《客户环境管理物质一览表》的发放、管理按本文件相应的要

求执行。

5.5.4.3当法律法规和顾客要求有变更时，文控中心应立即对《客户环境管理物质一览

表》进行修订。

5.5.5文件借阅管理

5.5.5.1如各部门需借阅文控中心文件时，需在《受控文件借阅登记表》中进行登记，

借阅时间最多不能超过7天，如有特殊情况则另作考虑；

5.5.5.2借阅人归还文件时，文控中心检查文件是否有破损、烂、脏等现象，如有此现

象则追究其责任，若没有在借阅登记表中注明“已还”即可。

5.5.6电子档文件的管理

文件制作人在提交正本文件时需将电子档一并提交文控中心，文控中心将电子档进

行分类整理，进行备份管理，并存档。

5.5.7文件评审

发生以下情形时，文控中心应组织相关责任部门的人员对文件的有效性、可行性和

适用性进行评审，由此而引起文件更改或废止时，按本文件相关条款的要求执行。

a）文件一年或一年以上无更改、评审过；

b）公司组织结构图发生重大变更；

c）公司的产品、生产过程以及法律、法规发生了变更等。

5.5.8临时文件发行后，若1年内无其它的正式文件发行，文控中心应组组织相关部门对其进行评审，文控中心应按评审结果对其作出相应的处理。

5.5.9临时文件的失效管理：

正式文件发行，其相应的临时文件将自动失效，失效的临时文件由文控中心进行统一回收，回收的失效文件由文控中心加盖“作废文件”印章，正本临时文件上加盖“作废文件”章保存，以备查证。

6.0外来文件之管理

6.1公司各部门接收到外部标准、规范、技术、产品要求以及相关法律、法规、特殊协议要求等与管理体系有关资料时，经相关职能部门审批后，应交文控中心进行统一管理。

已经立项的外来文件由工程部交到文控中心受控。

未立项的外来文件，由营业部交到文控中心受控并发行。

文控中心按5.1条款要求对外来文件进行编号并加盖「外来文件」章后分发至相关职能部门。

外来文件的分发按本程序“5.6条款”的具体要求执行。

外来文件受控发行后,由工程部门负责转换成内部文件管理。

6.2文控中心应编制《外来文件一览表》对外来文件进行管理。

7.相关记录

7.1文件发放/回收记录

7.2文件补发/取消申请表

7.3受控文件一览表

7.4外来文件一览表

7.5受控文件借阅登记表

7.6客户环境管理物质一览表

7.7纠正预防措施报告（CAR）

8.相关文件

品质/环境记录控制程序

9.流程图

9.1文件与资料控制流程图

●IATF16949：

2016质量管理体系要求:

7.5.1.1质量管理体系文件

7.5.3形成文件的信息的控制

●ISO14001:

2015

环境管理体系

要求及使用指南

7.5文件化信息

7.5.3文件化信息的控制

●法律法规及其它要求

一、管理手册和程序文件

1．体系组负责对管理手册进行制定、修改；相关权责部门负责人负责对相关程序文件的制定、修改。

2．管理者代表负责程序文件及管理手册的审核、换版及协调。

3．总经理对管理手册、程序文件进行核准。

4．各部门负责人组织本部门执行管理手册和相应程序文件；

二、作业指导书/指引性文件：

1．三级文件由各部门负责人审核，直属部门最高负责人批准；

2．体系负责文件的发放、回收和作废及正本文件的保管，各使用部门指定人员接收、保管；

3．须注明三级文件的修改状态及核准生效日期。

4．临时文件有效期为3个月，须在有效期内转化为正式文件并发放使用部门，同时，将临时文件回收并销毁。

5．临时文件发放时可直接在正本文件背面让接收部门进行签收。

对于临时文件在使用过程中如发生不适用时，编制人员可在临时文件上直接划改并签名。

文件分发/回收记录表

文件制定/修订/评审

审核

批准

盖章受控，编号、发放;旧版回收

继续使用

OK

NG

文件传阅、归档、管理、使用

YES

文件评审

文件修

订申请

订

NO

文件控制单

OK

文件清单

文件借阅登记表

外来文件登记一览表

输入

操作流程

输出

说明

文件废止申请

旧版回收管理

OK