业务方案举例采购订单管理.docx
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业务方案举例采购订单管理.docx
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业务方案举例采购订单管理
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业务编号
PU001
业务名称
采购订单管理
业务流程简述
采购业务员根据实际库存及生产计划情况与供应商签订采购合同,合同经主管审核后,送达供应商及采购合同管理人员,库管录入采购入库单时查询订单,入库后确认不能执行的,关闭订单的过程。
流程适用范围
原材料及包装材料合同管理及执行情况
业务相关岗位
体岗位描述
供应商
采购业务员
主管、采购合同管理
总库入库管理
根据合同发货
签订采购合同
催货函
审核采购合同
录入采购订单
审核采购订单
执行?
Y
N
结束
关闭订单
N
Y
N
N
执行完毕?
收货
参照订单采购入库单
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
手工审核订单
高长明
所有查询权限
采购订单管理
李学贵
1、录入采购订单
2、审核采购订单
3、关闭订单
4、订单所有查询权限
入库单录入
总库相应人员
(以上人员工作由尹静丽代)
参照订单录入采购入库单
业务流程具体描述
具体描述
1、各业务员与供应商签订采购合同;
2、各业务员将采购合同提交供应科长进行审核;
3、根据审核后的采购合同由采购合同管理人员录入采购订单,并对其进行系统审核;
4、总库人员根据接收的验收报告单在采购系统中参照采购订单生成采购入库单,无对应订单直接录入采购入库单,如果有对应订单的必须指定订单号,以便将订单与入库单关联起来;
5、合同管理人员可以为各业务员提供查询供货单位订单的执行情况,并可发出催货函;
6、合同管理人员对于已经执行完毕的订单或由于某种原因不能执行的订单进行关闭操作;
业务编号
PU002
业务名称
原料、包装材料采购入库管理
业务流程简述
描述供应部门根据需要进行货物采购,在货物到达后,办理质检手续,合格品办理入库的过程。
流程适用范围
存货中的原材料、包装原材料及燃料中的石油气的采购
业务相关岗位
具体岗位描述
外库
质量管理科
总库
供应科
根据订单收货
货物抽检
换货后重新入库
录入采购入库单
初步验收外观数量
验收报告单
化验申请报告
采购结算
收料单
采购(运费发票
录入采购发票
转财务到应付流程
不合格
合格
Y
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
外库填写验收报告单
尹荣利、张丽君、陈键
无
外库化验申请单
尹荣利、张丽君、陈键
无
总库验收报告单录入
黄慧梅(原料)董趁心(包装物)
1、接收外库的验收报告单
2、在采购管理的采购入库单中录入验收报告单并审核
3、开具出库单
4、总库根据业务员转来的发票及收料单附对应的验收报告单转供应科崔丽娟
业务员
赵俊扬、王勇、柴功有、王伟、徐平、高长明
1、负责向相关供应商索取发票
2、手工填写收料单并注明发票号
3、将收料单及发票转总库
供应科材料核算
崔丽娟
1、接收由总库转来的收料单
2、将其中所附发票录入采购系统
3、在采购系统中进行采购结算
4、将在系统中结算后的收料单转交财务田红
业务流程具体描述
具体描述
1、外库人员对收到的货物进行清点并做初步验收,如果不合格直接退货进行换货。
新货到后重新验收;
2、外库人员初步验收合格后填写验收报告单及化验申请单;
3、将验收报告单转总库人员在系统中录入采购入库单;
4、将化验申请单转总质量管理科以备检验货物使用;
5、货物由质检部门进行抽样检验;
6、检验完毕后,填写质检单;质检单随该货物一起领料出库。
若检验不合格,进行换货处理;
7、依据质检单的内容在系统中录入采购入库单;若本月货物的发票未到,做暂估处理;
8、业务员向供应商索取发票后,填写收料单并明确发票号;
9、业务员将收料单及所附发票一并转交总库;
10、总库根据收料单及发票来确定对应的验收报告单;
11、总库将收料单及附件转供应科材料核算岗;
12、材料核算岗将收料单所附发票录入采购管理并根据收料单信息在采购管理中进行结算。
当月发票未到的入库单系统自动视为暂估;
13、供应科将收料单转交财务田红进行相应账务处理;
注意:
辅助零配件库由财务人员填制、审核入库单。
业务编号
PU003
业务名称
备件及辅料采购入库管理
业务流程简述
描述行政科及动力科根据计划进行采购,在货物到达后,办理入库手续,及采购结算的全过程。
流程适用范围
存货中辅助材料及修理用备件的采购
业务相关岗位
具体岗位描述
张跃、赵慧
设备动力库李桂芬
厂长艾德建
财务石银贵
送货单
采购发票
辅料或修理用备件收料单
审批
采购入库单
采购发票
采购结算
Y
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
填写辅助材料及备件收料单
张跃、赵慧
将当月料票全到的相应单据填写完整经领导签字扣转交李桂芬,并将月末发票未到的入库单转交李桂芬。
整理上述收料单
李桂芬
将上述单据转财务石银贵
材料核算
石银桂
1、接收李桂芬转来的单据
2、将收料单据录入采购系统
3、将对应发票通过拷贝入库单生成
4、对入库单及发票进行采购结算
5、将当月发票未到的入库单录入采购系统进行暂估处理
业务流程具体描述
具
体
描
述
1、张跃将当月的收料单及对应发票转李桂芬;
2、张跃将当月单到票未到的采购货物汇总填写暂估入库统计表转交李桂芬;
3、李桂芬将上述两类单据转财务石银贵进行处理;
4、石银贵将上述已经结算的单据进行采购结算;
5、石银贵将上述未结算的单据做暂估处理。
业务编号
IA001
业务名称
原料/包材暂估处理
业务流程简述
月末货物到但发票未到,月末对入库货物进行暂估处理,发票到后再进行回冲,采购结算后进行暂估处理,生成红字回冲单和蓝字回冲单,系统自动记账。
流程适用范围
原材料及包装材料的核算
业务相关岗位
具体岗位描述
业务员
总库
供应
财务
单据记账
制单
当月发票未到的入库单填写暂估单价
采购入库单
暂估处理生成蓝红字回冲单
制单生成凭证
采购发票
收料单
录入采购发票
采购结算
形成暂估月份
暂估回冲月份
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
总库记账
黄慧梅董趁心
1、在采购系统中录入采购入库单
业务员
各业务员
向供应商索要以前月份单到票未到的发票,发票若到后,填写收料单交总库
供应材料核算
崔丽娟
1、录入采购发票
2、暂估结算
暂估处理
石银贵
1、当月无对应发票的入库单进行单据记账/并生成凭证
2、进行暂估处理,并对红、蓝回冲单生成凭证
业务流程具体描述
具
体
描
述
1、月末供应科材料核算员将当月未做结算的入库单整理汇总交总库确认;
2、总库确认无误后,由供应材料核算员填写当月暂估单价;
3、供应科材料核算员汇总当月进行暂估的入库单,交财务;
4、财务核对无误后,对当月暂估入库单记账,生成凭证;
5、业务员取得发票后,填写收料单,转总库;
6、总库对应采购入库单,一并将单据转供应库;
7、供应科将采购发票录入系统做结算处理;
8、供应将本月暂估回冲的单据转财务;
9、财务在系统中进行暂估回冲,对生成的红蓝回冲单生成凭证;
10、在存货系统中进行暂估处理,系统自动生成与对应入库单完全相同的“蓝字回冲单”,其上的金额为已报销的金额。
同时登记明细账,使库存增加。
业务编号
IA002
业务名称
辅料/备件的暂估处理
业务流程简述
月末货物到但发票未到,月末对入库货物进行暂估处理,发票到后再进行回冲,采购结算后进行暂估处理,生成红字回冲单和蓝字回冲单,系统自动记账。
流程适用范围
辅料/备件的斩估处理
业务相关岗位
具体岗位描述
设备科李桂芬
财务科
采购系统中录入采购入库单
单据记账
制单
辅料/备件暂估入库统计表
采购发票
暂估处理生成蓝红字回冲单
录入采购发票
入库单与发票进行采购结算
制单生成凭证
形成暂估当月
暂估回冲月份
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
设备科
李桂芬
月末为财务提供当月暂估入库统计。
设备科
李桂芬
下月为财务提供上月暂估的入库单中发票到的部分。
当月单到票未到的处理
石银贵
根据设备提供的当月暂估入库统计表,录入采购管理的采购入库单,并进行单据记账/制单。
下月暂到处理
石银贵
下月发票到后录入系统,与相应入库单进行结算,对系统生成的红蓝回冲单进行制单。
业务编号
IAAP001
业务名称
材料及应付款核算
业务流程简述
供应科与设备科将票据对应结算后转财务进行相应账务处理
流程适用范围
采购原材料、包装材料、辅料、设备形成的应付账款的核算
业务相关岗位
具体岗位描述
供应崔丽娟
财务田红
财务石银贵
财务石银贵
采购结算
存货入库单记账
应付发票审核
存货生成凭证
借:
存货科目
贷:
材料采购
应付制单
借:
材料采购
进项税
贷:
应付账款
借:
存货科目
进项税
贷:
应付账款
采购结算
存货入库单记账
应付发票审核
存货生成凭证
借:
存货科目
贷:
材料采购
应付制单
借:
材料采购
进项税
贷:
应付账款
借:
存货科目
进项税
贷:
应付账款
审核入库单
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
原料/包装材料采购入库单记账制单
田红
1、存货单据记账
2、存货生成凭证
原料/包装材料发票审核制单
田红
1、应付发票审核
2、应付生成凭证
辅料/备件采购入库单记账制单
石银贵
1、存货单据记账
2、存货生成凭证
辅料/备件发票审核制单
石银贵
1、应付发票审核
2、应付生成凭证
业务编号
AP002
业务名称
材料付款核算
业务流程简述
业务员凭经领导签字后的借款单,向财务请款,财务凭借款单在系统中进行付款的账务处理。
流程适用范围
所有采购材料的核算
业务相关岗位
具体岗位描述
业务员
相关主管领导
财务周慧文(现金)张桂琴(银行)
借款单
主管签字
办理付款手续
应付中录入付款单
核销
制单
借:
应付账款
贷:
现金类科目
审核入库单
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
填写借款单
各业务员
1、填写借款单
2、请领导签字
录入现金付款单
周慧文
1、办理现金付款业务
2、应付系统中录入收款单并核销
3、进行核销制单
录入银行付款单
张贵琴
1、办理银行付款业务
2、应付系统中录入收款单并核销
3、进行核销制单
其他转账业务
贾林、田红、石银贵
应收与应付的转账业务
业务流程具体描述
具
体
描
述
1、各采购业务员根据与客户签订的付款协议,填写借款单领导签字后到财务出纳办理付款手续。
2、由周慧文及张贵琴根据付款方式办理付款;
3、周及张将借款单在应付系统中录入付款单,并核销生成凭证,交财务主管审核。
注意:
1、如果是先付款后取发票的且此户以前无欠款,那么必须执行系统的预付冲应付,即使预付账款科目未单位往来辅助核算。
2、应付业务过程中,如发生预付冲应付,应付冲应收,则通过系统中转账来处理。
3、应付票据的业务也在此系统中处理。
4、提前付款的,付款单首先形成预付,再利用系统提供的预付冲应付。
当天借款提货报账的,先录发票,后录付款单。
业务编号
ST002
业务名称
辅料、备件领用
业务流程简述
每月按期财务根据动力库及行政库转交的出库单,由财务负责录入系统,由系统记账计算出成本后,由财务制单,系统自动记账的全过程。
流程适用范围
所有辅助材料、备品备件的领用出库的成本核算
业务相关岗位
具体岗位描述
部门负责人
各部门用料人员
动力库、行政库
财务科成本岗
提出领料申请
领料单
审批
通过
材料领用单
记账
月末处理得到出库成本
登帐并制单
超现存
报警单
安排采购
Y
N
发料签字
借:
制造费用
管理费用
销售费用
贷:
辅助材料
备品备件
执行角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
各部门材料员
相应人员
根据需要填写领料单
各部门主管
相应人员
审核本部门的领料单
动力库/行政库
李桂芬/赵慧
根据领料单发料,并将领料单及时传递到财务
财务成本岗
石银贵
1、接收领料单
2、在库存模块中录入材料出库单
3、存货记账
4、存货生成凭证
录入订单
增值税发票
普通发票
提货
业务编号
PU001
业务名称
销售发票(货)业务处理
业务流程简述
销售科长制订销售计划查询计划执行情况;订单管理人员根据科长审核过的订单进行录入、审核、关闭;根据业务情况决定是否开“铁路大票”;参照订单生成发票和发货单,系统生成出库单的过程。
流程适用范围
产成品销售流程
业务相关岗位
具体岗位描述
销售科长
订单、铁路大票管理人员
发票管理
发货单管理
查询计划执行情况
在系统中录入计划
制订销售计划
审核大票
填制“铁路大票”
Y
N
铁路发货
审核后
审核订单
登记订单
参
照
生
成
N
点击现结
Y
现结?
审核发票
转应收系统
审核
系统生成销售出库单
审核发货单
参照生成发货单
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
制订销售计划、手工审核销售订单
销售科长
填制计划、查询执行情况
销售订单管理
师静秀
1.录入销售订单
2.审核销售订单
“铁路大票”
郎明增
负责“铁路大票”的填制与审核
发票管理
王丽凤
1、所有发票的填制及审核
2、发票与财务的交接
发货单管理
王维宁
参照订单录入发货单
系统维护
孙凤霞
1、基础档案的增、删、改
2、各种留档案账簿的打印
3、培训最终用户
业务流程具体描述
具
体
描
述
1、采用先开票后发货的发货模式;
3、销售部门根据客户订单开具发票。
如果客户没有事先订货仍然开具发票;
4、客户凭发票领到产品转库单(发货单);
5、发货单经专门人员审核生成销售出库单,可由销售系统生成,建议由库存系统生成;
6、户付款后(个别信誉好的客户及领导特批客户可挂帐处理)拿着发票提货联去产成品库提货。
7、库房人员审核销售出库单无误后,发货;
8、客户持审核过的销售出库单经门卫核对出厂。
注意:
销售退货先把退货产品在一虚拟库(待检验库)录入其他入库单,待质量检验部门检测后,如果合格,通过调拨入成品库;不合格,再做处理;
业务编号
PU001
业务名称
销售退货
业务流程简述
客户由于某些原因把已销售的货物退回,质检科进行检验,把检验合格的产品再入库,不合格的产品另做处理的过程。
流程适用范围
原材料及包装材料合同管理及执行情况
业务相关岗位
具体岗位描述
客户
销售绍春生
待检仓库/销售管理
质检科
要求退货
填写退货通知书
质检
填写退货单
合格
填写仓库调拨单
审批?
-
Y
N
另做处理
不合格
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
质检
质检人员
无
退货管理
绍春生
根据客户退的产品填制退货单,并送交质检科检验。
退货付款单(销售回款传票
杨淑华
于爱玲
业务流程具体描述
具
体
描
述
1、业务员向领导提出退货申请,经领导审批通过后,车队取货,在系统中录入待检验仓库;
2、向质检部门提出质检申请,无质量问题的,通过仓库调拨进产成品库;若有质量问题,则通过其他途径再处理(比如:
进车间进一步加工);
3、业务员应录入红字发票和退货单,以冲消应收账款。
业务编号
PU001
业务名称
应收账款形成(收款)管理
业务流程简述
生产经营部开票,财务部审核形成应收,根据生产经营部的回款传票后核销应收账款。
流程适用范围
销售产品、原材料及劳务形成的应收账款
业务相关岗位
销售科杨、于
财务贾林
财务出纳
客户购货
开发票
审核发票
审核
核销
客户付款
应收制单形成应收
录入收款单
打印收款单
制单生成凭证
交款
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
出纳
周慧文
张桂琴
将银行的回款单据交销售交杨淑华及于爱玲
销售回款管理
杨淑华
于爱玲
1、在系统中录入收款单
2、对款项进行核销
3、每天打印收款单,传递到财务
贾林
收款制单
1、对销售传递的发票在系统中生成凭证
2、对销售的回款单在系统中自动生成凭证
9、根据原始凭证在对涉及应收业务进行处理
业务流程具体描述
具
体
描
述
注意:
1、提前收款的,收款单首先形成预收,再利用系统提供的预收冲应收;
2、当天收款发货报账的,先录发票,后录收款单作现结。
业务编号
ST001
业务名称
产成品入库
业务流程简述
生产车间每月先将成品送交质检科进行检验,合格后办理入库手续,不合等待重试。
流程适用范围
产成品入库核算
业务相关岗位
具体岗位描述
生产车间统计员
质检科
销售王维宁
财务石银贵
产成品入库单
在产品入库传票
填制产品入库单
产品生产
在产品出库传票
产品完工
不合格
合格
质检
在产品入库传票
计算并确认产品入库成本
登帐并生成凭证
在产品核算
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
产成品入库单
销售王维宁
1、根据检验合格的产品填写产成品入库单。
在产品传票
销售王维宁
2、转财务石银贵,核算在产品成本
成本核算
石银贵
3、在存货及成本模块中核算产品成本
具体业务流程描述
具
体
描
述
1、每月生产车间统计员将本月完工的成品填写一式七联的在产品入库传票连同实物转厂内产成品中转库王维宁,挂待检牌待检;
2、由质量管理组负责对成品进行化验,经过9天化验期后,合格的由车间统计员同时填写在产品出库单及产成品入库单连同化验单交产成品中转库王维宁,并挂合格品牌。
由王维宁将本月的成品入库单传递财务一联;
3、经过9天化验期后,未合格的等待复试,并且将本月待验成品的在产品入库传票由生产科李英转财务一联,视为当月在产品进行在产品核算;
4、合格的产成品凭合格的化验单及交库单由车队转产成品外库;
5、打印入库单,返回车间进行备查和统计;
6、财务部在存货系统中对产品入库的成本进行核算;
7、在存货系统中记账并制单生成凭证。
业务编号
PU001
业务名称
仓库盘点
业务流程简述
财务部提出盘点要求,对各个库房进行清点,并与帐面登记数量进行比较,对差异进行相应处理。
流程适用范围
所有存货仓库
业务相关岗位
具体岗位描述
财务科存货岗
仓库管理人员
开始
财务要求盘点
根据要求打印空白盘点单
组织人员进行实物盘点
库管员将盘点结果录入系统
主管查询盘点结果并记帐
财务人员将盘点结果过帐
盘点报告
结束
建议角色划分
涉及岗位名称
执行角色
涉及系统功能操作
提出盘点
财务科长
无
实际盘点
各库管员
无
录入盘点单
石银贵
盘点
业务流程具体描述
具
体
描
述
1、财务部门根据要求向库房发出盘点通知;
2、库房依据要求在系统中打印出需要盘点存货的空白盘点表;
3、组织相关人员根据盘点清单进行实物盘点,并填写数量如实反映实际情况;
4、库管员将盘点结果录入到系统中;
5、系统自动计算盘点结果,主管人员核查,经领导同意后进行记帐处理自动形成相应的单据调整库存;
6、财务人员在系统中对盘点结果登帐调整帐面数并制凭证。
业务编号
GL-001-1
业务名称
财务工作流程
业务流程简述
各制单岗位依据取得的审核无误的原始凭证在系统中制单,然后将机制凭证与手工凭证粘贴,送交审核岗,记账岗接受审核无误的凭证在系统中进行成批审核并记账,财务再出相关账表。
流程适用范围
仅在总账中处理的业务
具体工作流程描述
财务相关岗位
制单
审核、记账
报表
领导或税务局
填制凭证
收集审核无误的原原始凭证
打印并粘贴成机制凭证
自定义凭证
手工审核机制凭证
审核或成批审核
出纳签字
记账
结账
其他系统结账
生成报表
重算表页
打开报表
上报相关报表
建议角色划分
主要岗位及权限
执行角色
岗位
系统操作
权限
制单
周慧文
出纳
涉及现金的业务(除存货、应收、应付中涉及现金科目的制单)。
总账中制单
资金类账簿查询
张桂琴
出纳
5、涉及银行存款及专项存款的业务(除存货、应收、应付中涉及银行存款科目的制单)
6、工资、福利费的核算。
总账中制单
资金类账簿查询
UFO中的资产负债表
田红
财务会计
1、涉及采购及应付业务模块的单据审核及制单(含现金类科目)。
2、其他应收(付)业务的制单。
3、应付模块的结账
应付、存货及总账中的制单
应付模块结账
UFO中的损益表
贾林
应收
1、涉及销售及应收业务模块的单据审核及制单(含现金类科目)
应收、存货及总账中的制单
应收模块结账
兰素榕
税金
1、涉及税金业务的制单
2、专项应收的制单
3、福利费的制单
总账中的制单
UFO涉及税金的报表
高丽君
石银贵
成本
1、涉及成本科目业务的制单
2、成本核算模块中的制单
3、成本模块结账
总账及成本核算模块中的制单
UFO中的成本报表
成本模块结账
手工审核
刘华萍
审核
手工审核
手工审核机制凭证
系统审核
刘华萍
审核
系统成批审核
总账中的审核
系统记账
王刚
记账
总账系统成批记账
生成各类报表
结账
王刚
结账
1、采购模块结账
2、存货模块结账
3、总账模块结账
结账
维护
王刚
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- 业务 方案 举例 采购 订单 管理