监理部文件归档和移交管理规定.docx
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监理部文件归档和移交管理规定.docx
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监理部文件归档和移交管理规定
东莞市大业工程技术咨询有限公司监理部
发文审批单
保密程度
紧急程度
文件
名称
监理部文件归档和移交管理规定
共页
9
文件
编号
DYJL-B02-2012-004
修改次数
附件
无
共页
申请
日期
发布
日期
实施
日期
编制人
傅锦嫦
复核人
温勤海
审核人
江茜
文
件
发
放
范
围
主送
项目监理部
抄送
经理室、综合服务部
特
殊
说
明
1、以往发布过的相关同类或相冲突的制度名称:
是否废止以上制度□是□否
2、发文类别:
■纸质文件□加盖公章□盖部门章
3、公布方式:
□电子文档■邮箱发送□网站公布
4、发送范围:
■监理部全体人员□总监(助理)及项目负责人
部门
审批
日期
文
件
会
签
会签部门
会签人/日期
会签部门
会签人/日期
办公室核稿:
日期:
领导批示:
日期:
发文人:
韦庆金日期:
2012年6月19日
存档人:
日期:
DYJL-B02-2012-0044
东莞市大业建筑技术咨询有限公司
监理文件归档和移交管理规定
一、基本规定
1、项目监理部应将工程监理文件的形成和积累,纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。
2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。
3、监理部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前,应对工程监理文件进行预验收。
二、监理文件的归档范围
对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件,均应收集齐全、整理立卷成册后归档。
(详见附件一:
公司本部存档监理资料清单及存档年限)
三、监理文件立卷成册编制规定
1、卷内目录的编制应符合下列规定(册内目录也应符合下列规定):
(1)卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求;
(2)文件编号:
填写工程文件原有的文号或图号;如无,就不需要填写
(3)文件题名:
填写文件标题的全称;
(4)日期:
填写文件形成的日期;
(5)页数:
填写组成案卷文件的总页数;
(6)卷内目录排列在卷内文件首页之前。
2、卷内备考表的编制应符合下列规定(册内备考表也应符合下列规定):
(1)卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求;
(2)卷内备考表主要是对案卷情况的说明;
(3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后;
(4)卷内备考表在审核人签字完成后,必须加盖项目监理部印章。
3、案卷封面的编制应符合下列规定:
(1)案卷封面为内封面。
案卷封面的式样宜符合附录C的要求;
(2)案卷封面的内容包括:
档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷;
(3)档号:
由项目号(名称)、案卷号组成,由档案管理员填写;
(4)工程编号:
应为公司或工程监理部对工程的编号,由监理办公室填写;
(5)案卷题名:
应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容;
(6)起止日期:
应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期;
(7)保管期限分为永久、长期、短期三种。
各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定,同时结合工程项目具体情况确定。
永久是指工程建设档案需永久保存;
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
(暂定5年)
同一案卷内不能放置不同保管期限的文件。
(8)密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。
5、案卷装订
(1)案卷必须成册装订。
(2)装订时必须剔除金属物。
(3)案卷必须进行装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。
装订成册的封面、打孔机、装订线统一在办公室领。
6、案卷装具一般采用卷盒的形式。
(1)卷盒外表尺寸为310mm×220mm,厚度分别为50mm、60mm、70mm三种。
(2)卷盒封面应符合附录C的要求;案卷脊背应符合附录E的要求。
四、监理文件档案的移交
1、工程项目竣工验收前20日内,项目监理部应将整理好的监理文件报监理办公室审核。
2、项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向监理办公室移交档案
附件一:
公司本部存档监理资料清单及存档年限
序号
归档文件
保存期限
档案盒
短期
长期
永久
监理开工前期资料
第一卷
1
招投标、合同文件
①
监理委托合同
●
2
建设、施工监理机构负责人
①
工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单(项目监理机构组成)
●
②
总监任命书
●
③
承接工程业务登记表
●
④
项目监理机构进场确认书
●
⑤
项目监理机构设置通知书
●
⑥
项目监理部专用章启用通知
●
监理文件
第二卷
1
监理规划
①
监理规划
●
②
监理实施细则
●
③
监理部总控计划等
●
2
监理月报中的有关质量问题
●
3
监理会议中的有关质量问题
●
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
●
②
工程开工/复工暂停令
●
5
质量控制
①
不合格项目通知
●
②
质量事故及处理意见
●
6
监理通知
①
有关进度的监理通知
●
②
有关质量控制的监理通知
●
③
有关造价控制的监理通知
●
7
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
●
②
费用索赔报告与审批
●
③
合同争议、违约报告及处理意见
●
④
合同变更材料
●
8
监理工作总结
①
专题总结
●
②
月报总结
●
③
工程竣工总结
●
④
质量评价意见报告
●
施工文件
第三卷
一建筑安装工程
(一)土建(建筑与结构)工程
第三卷A
1
工程质量检验记录
①
检验批质量验收记录
●
②
分项工程质量验收记录
●
③
基础、主体工程验收记录
●
④
幕墙工程验收记录
●
⑤
分部(子分部)工程质量验收记录
●
一建筑安装工程
(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
第三卷B
1
工程质量检验记录
①
检验批质量验收记录
●
②
分项工程质量验收记录
●
③
分部(子分部)工程质量验收记录
●
竣工文件
第四卷
1
施工许可证
●
2
建筑工程竣工验收报告
●
3
建筑工程施工安全评价书
●
4
东莞市房屋建筑工程和市政工程竣工验收备案证书
●
说明:
1:
本表摘录自《建设工程文件归档整理规范》—GB/T50328-2001,本表所有编码按照本规范附录A的编码。
跳码或断码部分为公司本部不需要存档的部分,公司本部存档资料内容及存档年限按照上表立卷存档。
2:
存档年限:
短期指工程档案保存20年以下(暂定5年);长期指工程档案保存期限等于该工程的使用寿命;永久是指工程档案永久保存。
3:
工程竣工验收后半年内向城建档案馆移交资料的同时,向公司本部移交以上资料。
立卷归档依照《建设工程文件归档整理规范》—GB/T50328-2001的要求。
4:
组卷应按保存期限不同分册装订。
附录A
卷内目录
卷号
共页第页
序号
文件
编号
责任人
文件题名
日期
备注
附录B
卷内备考表
工程名称
工程位置
报建号
竣工日期
本档案共册
其中文字材料页
图纸张
照片(或其它)张
电子文件张
说明:
立卷人:
年月日
审核人:
年月日
附录C
案卷封面
档号
工程编号
案卷题名
编制项目监理部
编制日期
密级保管期限
附录D
卷盒封面
档案盒
卷内
标题
起止时间
自年月日起至年月日止
卷内册数
保管期限
全宗号
目录号
案卷号
项目监理部
工程项目名称
资
料
名
称
第卷
编号:
附录E
案卷脊背样式
22CM
6.5CM
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 监理 文件 归档 移交 管理 规定