管理信息系统数据库.docx
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管理信息系统数据库.docx
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管理信息系统数据库
实验三:
数据库基础实验
实验目的:
认识并掌握微软Access数据库
实验内容:
利用ACCESS建立教务管理信息系统
实验报告:
1)通过实验过程简要描述,说明教务管理系统的结构;2)对各类对象作分别说明,并将对象的界面贴在报告中;3)对系统的功能进行评论
实验时间:
10课时+课余时间
实验步骤:
1.ACCESS概述
1)ACCESS2010
MicrosoftAccess是一种关系式数据库,关系式数据库由一系列表组成,表又由一系列行和列组成,每一行是一个记录,每一列是一个字段,每个字段有一个字段名,字段名在一个表中不能重复。
与以前的版本相比,Access2010的用户界面发生了重大变化。
Access2007中引入了两个主要的用户界面组件:
功能区和导航窗格。
而在Access2010中,不仅对功能区进行了多处更改,而且还新引入了第三个用户界面组件MicrosoftOfficeBackstage视图。
2)ACCESS的用户界面
Access 2010用户界面的三个主要组件是:
●功能区,是一个包含多组命令且横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域。
●Backstage视图,是功能区的“文件”选项卡上显示的命令集合。
●导航窗格,是Access程序窗口左侧的窗格,您可以在其中使用数据库对象。
导航窗格取代了Access 2007及之前版本中的数据库设计窗口。
2)ACCESS的对象类别
表用来存储数据信息,每个表存放具有特定主题的数据信息,所有表及其之间的关系构成了数据库的核心。
查询在一个或多个表内查找某些特定的数据。
窗体为用户提供交互界面,用于数据输入、显示及应用程序的控制。
报表将选定的数据信息格式化显示或打印。
宏若干个操作的组合。
模块用VBA编写的程序段。
WEB页用于在网上发布信息。
3)ACCESS的启动
从开始进入应用程序,选择microsoftoffice打开Access2010组件,
进入access界面,Backstage 视图随即出现。
在Backstage视图中,可以创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePointServer将数据库发布到Web,以及执行很多文件和数据库维护任务。
选择可用模板,第一步是新建空ACCESS数据库,在右下方可设置数据库文件的存放路径,并将数据库命名为“教务管理系统”,点击创建
图1
创建数据库之后进入数据库导航界面,
图2
功能区是菜单和工具栏的主要替代部分,并提供了Access 2010中主要的命令界面。
功能区的主要优势之一是,它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一个地方。
打开数据库时,功能区显示在Access主窗口的顶部,它在此处显示了活动命令选项卡中的命令。
4)access的退出
保存当前编辑对象,单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮,或在Access2010主窗口选“文件”→“关闭”菜单命令。
2.表的创建
在ACCESS中,每个数据库中可以创建多个表,并将数据根据类别存放在不同的表中,不同类别间数据的关系可以借助于表与表之间的关系来表达。
数据库中的每一个表都有惟一的表名,由行和列构成,每一列包括了该列的名称和数据类型等基本属性,以及所有记录在属性上的取值,每一行则是一条记录,是对特定对象在对应属性上值的描述。
1)表的创建
启动ACCESS,并创建名为“教学管理系统”空数据库,进入数据库导航窗格(图2)。
导航窗格组织归类数据库对象,并且是打开或更改数据库对象设计的主要方式。
导航窗格按类别和组进行组织。
可以从多种组织选项中进行选择,还可以在导航窗格中创建自定义组织方案。
默认情况下,新数据库使用“对象类型”类别,该类别包含对应于各种数据库对象的组。
可以通过百叶窗开关按钮(图3)最小化导航窗格,也可以将其隐藏,但是不可以在导航窗格前面打开数据库对象来将其遮挡。
图3
创建数据表有三类方式,可以通过输入字段直接创建,或由其他数据表文件导入数据完成表的创建,或者使用ACCESS已有的模板通过向导选择创建新表。
本节主要介绍如何创建自定义表1。
表1教师档案表
字段名称
类型
字长
必填
关键字
默认值
教师编号
文本
4
是
是
姓名
文本
10
是
否
性别
文本
2
否
否
男
工作时间
日期/时间
短日期
否
否
政治面貌
文本
10
否
否
群众
学历
文本
6
否
否
职称
文本
6
否
否
系别
文本
10
否
否
联系电话
文本
20
否
否
打开数据库“教务管理系统”,选择菜单——创建——表设计,进入图4界面,系统默认开始编辑表1。
图4
在右侧主工作台上输入字段名称“教师编号”,从列表中选择要添加的字段类型(图5)。
图5
在字段名称和数据类型当中依次填入表1中的信息,并在表下方的字段属性中确定相应的字段信息。
字段名称是定义表格中属性类别,字段大小是对每条记录在属性上取值长度进行定义,比如对于字段“教师编号”,是用4字符的编码来表示,字段长度取4就能够满足所有对象在这个属性上取值的存储要求。
还可以对字段的定义简单说明。
如果要对字段属性进行详细定义,选中任一字段名称,此时字段名称前的选定框变为橘色,就可以在下方的字段常规属性中进行细节定义。
如图6所示,选中字段“工作时间”,将字段数据类型定义为日期/时间,格式定义为短日期。
表6
选择保存,将表名定义为教师档案表,在导航界面的表对象列表中即可看到定义的新表。
图7
选中教师档案表,点击右键菜单的设计视图按钮,就可以再次进入表的设计视图进行字段的添加和属性修改(图8)。
图8
2)字段属性说明
a.字段类型
数据类型
用法
数据类型
用法
文本
文本或文本与数字的组合,例如地址;也可以是不需要计算的数字,例如电话号码、零件编号或邮编。
自动编号
在添加记录时自动插入的唯一顺序(每次递增1)或随机编号。
数字
可用来进行算术计算的数字数据,涉及货币的计算除外(使用货币类型)。
设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型。
是/否
字段只包含两个值中的一个,例如“是/否”、“真/假”、“开/关”。
货币
货币值。
使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。
精确到小数点左方15位数及右方4位数。
OLE对象
在其他程序中使用OLE协议创建的对象(例如MicrosoftWord文档、MicrosoftEXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据),可以将这些对象链接或嵌入MicrosoftAccess表中。
必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象。
备注
长文本及数字,例如备注或说明。
超级链接
存储超级链接的字段。
超级链接可以是UNC路径或URL。
查阅向导
创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。
在数据类型列表中选择此选项,将启动向导进行定义。
日期/时间
日期和时间
表2字段类型说明
b.字段格式
字段格式是定义数据的显示就及打印格式。
“格式”属性只影响值如何显示,而不影响在表中值如何保存。
使用这些符号可以将表中的数据按照一定的格式进行处理。
例如,在“格式”文本框中输入“-”则“订货单位”的名称会向右对齐。
如果在“格式”输入“!
”符号,名称就会自动向左对齐。
系统内部还有预定义显示格式,提供了“日期/时间”、“数字”和“货币”、“文本”和“备注”以及“是/否”等数据类型的格式,如图9中对数字类数据可定义的格式。
图9
输入掩码则定义了数据的输入方式,其目的是为了减少输入错误,方便输入操作。
例如教师档案表中的工作时间在输入时要求按照短日期格式输入,即输入时数字是按照月/日/年的顺序输入。
在教师档案表的设计窗口,选中“工作时间”字段,在下侧的属性栏中找到输入掩码,点击文本框后面生成器按钮的
,如图10所示,激活输入掩码向导。
图10
在输入掩码向导中选择短日期,点击“完成”退出。
得到如下图所示的设置结果,可尝试对联系电话的输入掩码定义为8个“0”(即输入内容必须为8位数字)
图11
c.有效性文本及规则
有效性文本及规则用于检查输入数据的有效性,避免输入错误,并显示提示信息。
比如在教师档案表中对于性别的取值范围限定在“男”或“女”,可以设定定有效性规则为:
“男”or“女”,有效性文本定义为“性别字段取值只能为男或女”。
图12
当向该表输入数据时,如果在性别字段输入定义之外的字符,系统将显示如下对话框。
图13
d.定义主关键字
设置表的主键非常简单,比如要将“教师的档案表”中的“教师编号”字段作为表的“主键”,只要单击“教师编号”这一行中的任何位置,将这行设为当前行,然后单击工具栏上的“主键”按钮
或者打开右键菜单选择主键,这时在“教师编号”一行最左面的方格中出现了一个钥匙符号,表示“教师编号”这一字段成为表的主键了。
图14
如果要将表中的多个字段设置成主键,要先把鼠标移动到表最左边的方格内,当鼠标光标变成一个“向右箭头”形状时,单击鼠标左键将这行选定,然后按住键盘上的“CTRL”键,选定其它要设置成主键的行,都选好以后,单击工具栏上的“主键”按钮,选中的字段都设成“主键”了。
如果想取消主键,先选中字段,然后单击工具栏上的“主键”按钮,这时字段前面的“钥匙”图标就消失了,表示这个字段不再是“主键”了。
e.在表中输入数据
在主工作台的表文件名位置打开右键菜单,进入教师档案表的数据表视图,就可以输入具体的教师信息。
输入数据时,要以记录为顺序进行,完成一条记录后再输入第二条。
图15
3)表间关系建立
数据库中的各个表间通过相同的字段内容联系。
关系确立了表间的关连,也确定了数据库的参照完整性。
单击“数据库工具”菜单下的“关系”命令,弹出“关系”对话框,在对话框内点击右键,选择“显示表”,出现如图16所示对话框,通过“显示表”对话框可以把需要建立关系的“表”或“查询”加到“关系”对话框中去。
图16
表都是由字段构成的,表之间的关系也由字段来联系。
让不同表中的两个字段建立联系以后,表中的其他字段自然也就可以通过这两个字段之间的关系联系在一起了。
通常表之间的关系建立在公有字段上,如在“教师档案表”中的“教师编号”和“教师授课表”中的“教师编号”两个字段之间建立关系就可以将教师与他的授课信息联系起来。
先在“教师档案表”字段列表中选中“教师编号”项,然后按住鼠标左键并拖动鼠标到“教师授课表”中的“教师编号”字段上,松开鼠标左键,这时在屏幕上出现“编辑关系”对话框(图17)。
图17
在编辑关系窗口中,选中“实施参照完整性”复选框,在原来折线的两端会出现“1”或“∞”符号,在一对一关系中用“1”符号表示,而当一对多关系则会用一对“1”和“∞”符号表示,如图18所示。
选择“实施参照完整性”后,系统会在后期输入数据时,自动检测相关表中的数据是否与主表相符。
选中“级联更新相关字段”和“级联删除相关字段”两个复选框后,相关表中的数据会自动随主表作相应改变。
如更新主表中的连接字段(一对一、一对多关系中“左”表中的相关行)时,Access就会自动更新相关表(一对一、一对多关系中的“右”表中的相关行)中的数据,选定“级联删除相关字段”后,当删除主表行时,相关表中的行也会跟着被删除。
图18
练习一:
1)建立名为教学管理系统的数据库,并创建表1,表3至表6。
表3教师授课表
字段名称
类型
字长
必填
关键字
默认值
授课ID
自动编号
长整形
是
是
课程编号
文本
3
是
否
教师编号
文本
4
是
否
班级编号
文本
6
是
否
学年
文本
9
否
否
学期
数字
整形
否
否
学时
数字
整形
否
否
授课地点
文本
10
否
否
授课时间
文本
10
否
否
表4学生档案表
字段名称
类型
字长
必填
关键字
默认值
学号
文本
8
是
是
姓名
文本
10
是
否
性别
文本
2
否
否
出生日期
日期/时间
短日期
否
否
政治面貌
文本
10
否
否
班级编号
文本
6
否
否
毕业学校
文本
20
否
否
表5学生成绩表
字段名称
类型
字长
必填
关键字
默认值
选课ID
自动编号
长整形
是
是
学号
文本
8
是
否
学年
文本
9
否
否
学期
数字
整形
否
否
课程编号
文本
3
是
否
成绩
数字
单精度型
否
否
表6课程名表
字段名称
类型
字长
必填
关键字
默认值
课程编号
文本
3
是
是
课程名
文本
20
是
否
课程类别
文本
6
是
否
学分
数字
整形
是
否
2)在已建立的六张表中建立如图18的关系,并在表中输入数据记录。
每张表至少输入5条记录,在输入过程中注意各类完整性约束的影响。
3.查询设计
在实际工作中使用数据库中的数据时,并不是简单地使用这个表或那个表中的数据,而常常是将有“关系”的很多表中的数据一起调出使用。
如果每次为不同的用户提供使用视图时,再建立一个新表,把要用到的数据拷贝到新表中,就显得太麻烦了,用“查询”对象可以很轻松地生成一个数据表视图,“查询”的字段来自很多互相之间有“关系”的表,这些字段组合成一个新的数据表视图,但它并不存储任何的数据,而是建立选择数据所依据的规则。
查询就是根据给定的条件从数据库的表中筛选出符合条件的记录,构成一个数据的集合。
使用查询可以从一个或者多个表中查找符合条件的数据,并按照一定的规则进行排序或统计。
1)选择查询
“选择查询”就是从一个或多个有关系的表中将满足要求的数据提取出来,并把这些数据显示在新的查询数据表中。
除了组成数据的动态集合,还完成以下功能:
分组、汇总、计算及生成新的计算字段
首先要在Access中打开需要查询的数据库,然后选择菜单中的创建,单击“查询设计”项。
添加查询的表对象,通过双击表名或者在列表框中选择需要的表或查询,单击对话框上的“添加”按钮,将这个表的字段列表添加到查询窗口中,图19所示。
图19
查询设计界面的工作台分为上下两部分,上部分列出数据源,即从哪个或那些表中查找数据,下部分是显示查询中所用到的查询字段和查询准则,即显示哪些字段或者哪些记录。
例如,查找编号为“0001”老师的姓名、职称和学历信息,创建选择查询的步骤如下:
向查询表格中添加目标字段有两种方法:
可以在表格中选择一个空白的列,左键单击第一行对应的一格,格子的右边出现一个带下箭头的按钮,单击这个按钮出现下拉框,在下拉框中就可以选择相应的目标字段了,选中表“教师档案表”中的“教师编号”字段,如图20。
图20
或者直接从列表中拖动相应字段,例如要添加“教师档案表”中的“姓名”字段,直接用鼠标左键点住需要的字段“姓名”,拖动鼠标到下方查询表格中的一个空白列,放开鼠标左键,这样就完成了“姓名”字段添加,或者直接双击字段名完成添加。
图21
选中要输出的姓名、职称和学历字段,因为条件是设置在教师编号上的,所以也选中教师编号字段,这是完成列的选择。
对于记录的选择是通过条件来筛选的,在教师编号字段的“条件”行中输入条件”=0001”,如图21所示。
在输出时,教师编号不需要显示,在显示项中,将方框内的勾选符号去掉即可。
这样就完成了一个简单的选择查询。
单击左上角“保存”按钮,这时出现“另存为”对话框,在“查询名称”中输入“教师编号查询”,单击“确定”,完成查询设计。
此时导航界面显示出新的对象类别为查询,并列出已定义的查询对象。
图22
查询准则是运算符、常量、字段值、函数以及字段名和属性等的任意组合,能够计算出一个结果。
例如,查找90分以上学生,可表示为“成绩”的“条件”是“>=90”;查找1980年5月1日后出生的学生可表示为“出生日期”的“条件”是“>=#80-05-01#”;查找男学生可表示为“性别”的“条件”是“男”。
为了输入方便,Access允许在表达式中省去“=”。
另外,文本值的比较要用英文双引号括起来,日期只用英文#号括起来。
有时查询的焦点在于记录的统计结果,而不是记录本身。
例如,统计各系不同职称教师人数,首先打开查询设计器,添加表“教师档案表”,并双击“系别”、“职称”和“教师编号”字段,添加到字段行中。
单击菜单栏上的“查询工具”中的“汇总”按钮,
图23
在查询设计器中插入一个“总计”行,此行默认选项为“GroupBy”,单击“教师编号”字段总计行的下拉列表,选择“计数”函数,保存查询为“各系不同职称教师人数统计”。
图24
如图24所示,左侧为查询设计视图,右侧为数据表视图,虽然统计功能已实现,但有表的可读性差,需要调整,使字段名“教师编号之计数”含义明确,在查询设计器中将字段“教师编号”用“人数:
教师编号”代替,“人数”表示新定义的字段名,“:
”表示值的来源。
注意这里的冒号是英文符号,如图25所示。
图25
以上两个例子中,查询的数据源都是单一表,实际应用中的查询很多是基于多表或多查询的,这是不但要注意查询准则的设计,还要注意数据源的选择,过多或者过少都会影响结果。
例如,要查询每个学生选课和成绩具体信息,包括学号、姓名、班级、课程号、课程名称、学分和成绩信息。
从字段构成来看,主要来自于学生档案表、学生成绩表和课程名表。
在数据库access2010界面,从菜单选择创建查询设计,并从中选择相应数据源,各表间关系同步导入(图26),在查询设计器下方选择相应字段。
如果满足条件记录较多,可以选择排序输出,本例中根据学号升序排列输出。
图26
2)参数查询
选择查询只能输出满足特定条件的记录,但在实际应用当中,每次查询内容往往是因人而异的。
参数查询为多用户使用提供便利方式,可以显示一个或多个提示参数值(准则)的预定义对话框。
利用系统对话框,接受用户输入查询条件(准则)参数,完成指定形式的查询而无需每次都更改查询设计。
在参数查询中的准则是用来识别所需特定记录的限制条件。
在要作为参数使用的每一字段下的“准则”单元格中,在方括号内键入相应的提示,如图27所示,要根据学号查询学生的相应信息,在查询设计器添加表“学生档案表”,双击字段列表中的“*”号,将全部字段添加到查询中,再双击“学号”字段,去掉“学号”字段“显示”行的勾选,并在准则行输入“[请输入学号:
]”。
图27
此查询运行时,MicrosoftAccess将显示图28提示。
图28
参数查询的条件输入可以对相同的字段或不同的字段输入多个准则。
在多个“准则”单元格中输入表达式时,MicrosoftAccess将使用And或Or运算符进行组合。
运算规律余选择查询相同:
同行And,异行Or。
例如要根据教师编号、或者姓名、或者学历、或者职称、或者系别查找教师信息,可以建立如下图所示查询:
图29
3)交叉表查询的设计
交叉表查询是Access支持的另一类查询,交叉表查询显示来源于表中某个字段的汇总值,并将它们分组,一组列在数据表的左侧,另一组列在数据表的上部。
例如,统计各系男女教师人数。
在查询设计界面单击工具栏的“交叉表”按钮,查询规则中出现交叉表选项,如图30所示。
图30
在图30的查询设计窗口中,选择字段“系别”、“性别”、“教师编号”在交叉表选项中设定系别为行标题,性别为列标题,教师编号为值。
因为输出要求为人数,而非满足条件的教师编号,所以教师编号项的总计项属性设为“计数”,及统计不同教师编号的数量。
如图31所示:
图31
4)操作查询*(选做)
操作查询本质包含数据操作语言和数据查询语言,实现对数据记录的批量操作。
a.创建生成表查询
例如将成绩在90分以上学生的“学号”、“姓名”、“课程编号”、“成绩”存储到“优秀成绩”表中。
在设计视图中创建查询,并将学生档案表和学生成绩表添加到查询设计视图的数据源中。
双击学生档案表中的“学号”、“姓名”字段,学生成绩表中的“课程编号”和“成绩”字段,将它们添加到设计网格中“字段”行中。
在“成绩”字段的“条件”行中输入条件“>=90”。
点击工具栏中的生成表,在弹出式窗体中输入要生成的表名,点击确定完成生成表查询定义,如图32所示。
图32
保存当前查询,查询名称为“生成表查询1”。
单击工具栏“运行”按钮,屏幕上出现一个提示框(图33),单击“是”按钮,开始建立优秀成绩表,并向表中插入符合条件的记录。
。
图33
在“导航窗格”中,可以看到生成的优秀成绩表,选中它,在数据表视图中查看其内容,如图34所示。
图34
b.创建删除查询
例如某门课程由于选课人数不达要求,要删除这门课程的所有选课记录,可以通过删除查询找到并批量完成记录删除工作。
但是删除不可逆,一旦数据删除不可恢复,所以在执行删除查询前通常要先创建备份文件,对备份文件中执行删除查询。
在“导航窗格”中选择学生成绩表对象,通过菜单“文件”选项卡,“对象另存为”命令,输入新的表名“学生成绩表副本”,保存类型为“表”。
图35
在设计视图中创建查询,并将“学生表副本”表添加到查询设计视图中。
在工具栏选择删除查询菜单命令,设计网格中增加一个“删除”行。
在网格中加入条件字段“课程编号”,并在条件网格输入“001”,保存查询为“删除查询1”。
图36
单击工具栏上的“运行”按钮,弹出图37所示对话框,单击“是”按钮,完成删除查询的运行。
图37
打开“学生的副本”表,对比删除查询执行前的记录,可以看出满足条件的记录已被查找出来并完成删除查看姓“张”的学生记录是否被删除。
(左侧为原始记录,右侧为执行后的记录)
图38
c.创建追加查询
创建追加查询,将课程成绩在85~89分之间的学生记录添加到已建立的“优秀成绩”表中。
在设计视图中创建查询,并将学生档案表和学生成绩表添加到查询设计视图中。
从工具栏选中追加查询。
在弹出的“追加到”选项中的“表名称”下拉列表框中选优秀成绩表,并选中“当前数据库”选项,单击“确定”按钮,如图39所示。
图39
这时设计网格中增加一个“追加到”行。
双击学生档案表中的“学号”、“姓名”字段,学生成绩表中的“课程编号”“成绩”字段,将它们添加到设计网格中“字段”行中,“追加到”行中自动填上“学号”、“姓名”、“课程编号”和“成绩”。
在“成绩”字段的“条件”行中,输入条件“>=85And<90”,结果如图40所示。
图40
单击工具栏上的“视图”按钮,可以预览要追加的一组记录(图41)。
图41
保存查询为“追加查询1”。
单击工具栏上的“运行”按钮,单击“是”按钮,系统提示是否完成记录的追加。
图42
打开优秀成绩表,查看追加查询执行前后的记录结果,图43。
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