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产品资料管理
产品资料管理课程
期末书面报告
授课老师:
邵挥洲教授
报告题目:
嘉鸿集团E化采购系统建置
(需求规格书、软体开发计划书、工作说明书)
报告日期:
书面报告缴交日期:
组别:
第七组
报告人:
陈怡如
组长:
N07951343柯景元
组员:
N07951107何公豪N07951351陈怡如
CONTENTS
1、
嘉鸿集团营运现况与问题描述
1营运现状
嘉鸿游艇创立於1987年(创立自有品牌Horizon),从第一艘45尺游艇,到现正建造130尺大型游艇;从一家30人的小船厂,到2006年产能排名跃为全球第六、亚洲最大FRP游艇制造公司。
其为专业之外销游艇设计制造及生产复材产品之公司,在美国设有办事处,员工逾千人,为集团化经营管理公司。
嘉鸿游艇以欧洲为主要市场(约占6成),其次是北美(约占3成),以及亚洲、澳洲。
可提供客制化服务,以满足每位客户的愿望,而且从设计、制造、机具安装、管线配置、测试、运送,都可以自力完成。
嘉鸿集团拥有业务?
研发?
设计?
生产?
品管?
售後服务一套完整的流程,同时与国外着名造型及室内设计师合作致力於船只精品化;其产品於国外着名船展上均获好评,未来将朝向世界第一之游艇造船厂等级迈进。
2问题描述
嘉鸿集团内现有五家分公司,三家(嘉鸿、鸿洋、高港)为游艇制作分公司,二家(先进、快艺)为专业供应分公司。
目前因为专业供应分公司对於集团内其他游艇制作分公司的报价常与对外部游艇厂同业报价价格(例如报价嘉信游艇公司)相同,造成同集团公司之间常有误会与争议产生(集团内的游艇制作分公司认为专业供应分公司应以成本价报价)。
集团化後,各分公司对於集团目标似乎不甚了解,沟通有所问题。
成立二家专业供应分公司的主要目的,主要是将专业区隔。
如『先进』专职制作FRP、『快艺』专职制作系统木工家具等,使游艇厂降低人事成本、厂房空间,更不致因为其他专业施工进度影响造成生产量下降,使得公司管理易更加容易。
2、系统规划主题
本个案以嘉鸿游艇集团化後E化采购系统的规划为研究对象,主要以两大主题作为规划的方向,一为如何於嘉鸿集团的各分公司之间建立有效之沟通管道?
二为二家专业供应分公司如何建立集团内游艇制作分公司与外部游艇厂同业报价合理基准点。
3、解决问题思维
本个案着重在解决上述问题,本组认为首先需针对嘉鸿集团现行采购作业模式以系统化的方式描述(AS-ISModel),接着勾勒出本组解决该问题之构想(TO-BEModel),再来是定义系统的商业逻辑(工作流程,Rule),而後才进行系统展开工作:
依序制作需求规格书(Whatweneed?
)、软体开发计划书(Whichmethodology?
),以及工作说明书(Howtodo?
)。
4、
系统描述:
AS-ISModel
现况:
各报各个价
5、
系统规划:
TO-BEModel
解决方案:
建置E化采购系统
6、
商业逻辑(工作流程)定义
采购活动是目前许多企业着手改善其供应链作业的第一步。
本个案以嘉鸿游艇集团化後E化采购系统的规划为研究对象,网际网路所促成的电子化采购,可以协助企业:
(1)压低进货成本;
(2)选择适合的专业供应分公司(3)提升专业供应分公司绩效;(4)建立与专业供应分公司间的伙伴关系,以及;(5)减少行政与纸张成本。
许多专家相信电子化采购具有增加企业边际利润的策略性价值。
1制度化
嘉鸿集团内部针对本系统开会订定规章办法(游戏规则),使集团内成员达成共识,有利於系统建置。
2透明化
所有询/报价作业以及订购数量、规格、价格及交期均於系统内可查找,当集团内成员有疑义时,可随时提出沟通/协调需求,并由公正的第三者(集团负责人)裁决。
3询/报价作业说明
嘉鸿、鸿洋、高港:
集团内产品需求公司。
外部公司:
集团外部产品需求公司。
库存检索:
供给厂商(先进、快艺)库存量检索与评估。
当需求公司向供给厂商提出产品需求时,E化采购系统即会丢出产品定价给需求厂商(通常此定价必定高出实际售价),此时E化采购系统即会进入丢讯息给供给厂商进行库存评估
即会丢需求单给采购平台,采购平台会先获得解决方案
7、
E化采购系统需求规格书(UR)
1整体系统概述
建置本系统主要目的在於协助嘉鸿整合集团内现有五家分公司,包含三家游艇制作分公司,以及二家专业供应分公司的采购资源,并为嘉鸿集团降低有形及无形成本支出,因此透过本系统之建置,期能达成以下目标:
(1)建立集团内部以及对外部游艇厂同业标准报价及采购作业程序。
(2)提升集团内专业供应分公司经营绩效。
(3)降低有形(纸张)及无形(行政)成本支出。
(4)进行专业产品协同采购,以压低进货成本。
2系统操作环境平台
A.操作电脑(Client):
每家厂商设置一台。
a.作业环境:
MicrosoftWindows2000Professional(含)以上版本。
b.开发工具:
无(Client端可不用安装开发工具)
c.资料库软体:
无(Client端可不用安装资料库软体)
d.硬体周边设备
中央处理单元:
AMDOpteron1214DC2.2GHz/2MB(2x1MB)L2Cache(含)以上。
记忆体:
1GB(512MBx2)/8GBPC2-4200ECCDDR2-SDRAM(含)以上。
网路介面:
NetXtreme1000T+ServerAdapter1组。
B.系统伺服器(SystemServer):
一台
a.作业环境:
MicrosoftWindows2000Server(含)以上版本。
b.开发工具:
MicrosoftVisualStudio(含)以上版本。
c.资料库软体:
无。
d.硬体周边设备
中央处理单元:
IntelXeonDCGHz/1333MHz/4MBL2Cache(EM64T)(含)以上。
记忆体:
1GB(512MBx2)/32GBECCPC2-5300DDR2-SDRAM(含)以上。
网路介面:
PRO/1000MTDualPortServerAdapterbyIntel1组。
磁碟机阵列:
160GBHot-SwapSATAHDD2组(含)以上。
●容量需可扩充。
●提供RAID1容错功能。
●具备热插拔(HotSwap)功能。
●提供与伺服主机相匹配的传输介面。
C.资料库伺服器(DatabaseServer):
一台
a.作业环境:
同B.系统伺服器。
b.开发工具:
无。
c.资料库软体:
MicrosoftSQLServer2000(含)以上版本。
d.硬体周边设备:
同B.系统伺服器。
3使用者介面
(1)Server端需提供资料之维护介面,以确保资料的一致性,及跨系统之共用资料不需重复建立。
(2)各系统之维护方式应力求简化,以确保系统之正确性。
(3)Client端需提供简易且弹性之使用者介面,便利使用者操作。
(4)支援资料新增、删除、修改及查询之操作。
(5)支援依特定条件查询、排序及列印资料之操作。
(6)支援以选单操作方式选取目标资料纪录。
(7)对输入资料检查资料型别之正确性。
(8)提供全中文化的操作环境。
(9)支援以逐笔的查询方式选取到目标资料纪录。
4遵循及参考标准
应用系统之开发请参酌经济部工业局九十一年度修订版之『软体开发技术文件--指引手册』,运作环境相关技术规范、软体规划及维护技术文件之定义。
5软体功能需求
透过此E化采购系统,所有上下游厂商可在此进行询价及报价动作。
本系统是由九个次系统所组成,参见图1及表1,分别说明如下:
图1E化采购系统架构
系统功能名称
功能描述
询/报价作业
询/报价单
透过此单据进行询/报价作业。
询价撤销通知
提供撤销询/报价单之功能。
已报价案号通知
通知已报价之案号。
未得标通知
若专业供应分公司未得标,则透过系统通知给上线的专业供应分公司。
订单作业
订购通知
当完成询价、开标、比价、决购、呈核後,即透过网际网路,以批次方式传送订单(订购通知)予相关受订专业供应分公司,再由专业供应分公司安排生产线生产。
交货通知
透过交货作业将需用量、交期透过网际网路通知专业供应分公司排定制程交货。
交货管理作业
交货提示表
提供对外订购货品後,於约定交货日前一定天数内,透过网际网路,以批次方式传送交货提示表予相关受订专业供应分公司,通知安排备货与相关送货作业。
交货变更通知
变更订货数量、交货日期或交货地点。
催交作业
催交单
若未能如期交货,可透过网际网路,以批次方式传送催交单予相关受订专业供应分公司,进行催交通知作业。
确认交货日
被通知交货之专业供应分公司可进行线上输入确认交货日期。
凭证文件催交作业
逾期交货扣款通知单
专业供应分公司交货後,因逾期交货导致逾交而须扣款时,通知专业供应分公司扣款原因及金额,经专业供应分公司确认无误後才进行扣款作业。
催发票函
付款进度查询
汇款通知单
验收合格後,若专业供应分公司所附发票正确,则进行付款作业。
付款进度查询
透过系统可查询相关付款进度。
报表作业
协助上线专业供应分公司作资料的批次列印和再利用。
字型下载
利用字型下载服务可使其他非使用采购系统字型标准的内部/外部客户以及专业供应分公司,都能轻易的使用本系统,增加交易的方便性。
更改密码
内部/外部客户以及专业供应分公司可自行更改密码,防止他人盗用。
表1系统功能描述
6系统功能范围
(1)询/报价作业
询/报价作业为本系统所有作业之主轴,其余八项作业均以本作业所产生资料作为依据。
上线的专业供应分公司在系统首页中,便可清楚了解目前为止,内部/外部客户所发出来的询价资料、订购通知、交货提示通知…等,而各项资料的详细内容,均存放於系统主功能中的各项作业。
询/报价作业中以选单、条件搜寻、结果显示等功能,透过亲和性的界面模式,提供询报价单、询价撒销、已报价案号、未得标通知等作业给上线的专业供应分公司。
将专业供应分公司所经手的所有询价单作有系统的管理,集团内的管理阶层(Ex.集团负责人)可利用十余种查询方式了解某一请购案号的执行现况,或将搜寻回覆中的所有资料,下载到集团内部作业系统作资料整合与再利用。
而在内部/外部客户以及专业供应分公司最重视的报价资料安全问题方面。
透过RSA的安全机制,报价作业提供上线专业供应分公司直接输入、加密、传送等功能,经此安全机制加密後的报价资料,仅提供上网询价的内部/外部客户承办人员解码、读取。
(2)订单作业
主要分为「指定交期订单」和「未指定交期定单」,另有「内部/外部客户需用时另行通知叫货」等二大功能。
当完成询价、开标、比价、决购、呈核後,即透过网际网路,以批次方式传送订单(订购通知)予相关受订专业供应分公司,再由专业供应分公司安排生产线生产;至於未指定交期之案件,则先透过网际网路,将订单传送通知受订专业供应分公司,待需要时再透过交货作业将需用量、交期透过网际网路通知专业供应分公司排制交货。
至於未受订之专业供应分公司,则可利用本系统传送未得标通知单予未受订专业供应分公司。
(3)交货管理作业
本系统之应用,将提供对外订购货品後,於约定交货日前一定天数内,透过网际网路,以批次方式传送交货提示表予相关受订专业供应分公司,通知安排备货与相关送货作业。
另欲变更订货数量、交货日期或交货地点时,则可利用本系统,透过网际网路,以批次方式传送交货变更通知予相关受订专业供应分公司,而相关被通知变更之专业供应分公司则可进行线上输入交货变更确认,本系统亦配合集团内之需要,将所有交货变更确认转换成所需之格式,以批次方式传送给回来,经确认无误,再更新采购进度及订购资料。
(4)催交作业
接受订单的专业供应分公司,若未能如期交货,发单之内部/外部客户可利用本系统,透过网际网路,以批次方式传送催交单予相关受订之专业供应分公司,进行催交通知作业,而相关被通知交货之专业供应分公司则可进行线上输入确认交货日期。
(5)凭证文件催交作业
专业供应分公司交货後,因逾期交货导致逾交而须扣款时,下订之内部/外部客户可利用本作业,先行通知专业供应分公司扣款原因及金额,经专业供应分公司确认无误後才进行扣款作业;至於专业供应分公司交货後,若未附上发票或未依约提供投资抵减文件等,都可利用本作业通知专业供应分公司补寄。
(6)付款进度查询
提供专业供应分公司进行线上查询付款进度,以了解下订之内部/外部客户付款作业处理状况。
当下订之内部/外部客户接到受订专业供应分公司所交之货品,经验收合格後,若专业供应分公司所附发票正确,则进行付款作业,并利用本系统,透过网际网路,以批次方式传送汇款通知单予相关专业供应分公司。
(7)报表作业
本系统所有资料处理结果,在报表作业中将依萤幕上原来显示的资料格式作原样重现,提供给专业供应分公司储存所有询报价资料的另一管道。
系统并将所搜寻资料储存成WORD的资料格式(*.doc档),可线上协助专业供应分公司作资料的批次列印和再利用。
(8)字型下载
下订之内部/外部客户以及专业供应分公司所使用的字型系统并不一致,利用字型下载服务可使其他非使用采购系统字型标准的厂商,都能轻易的使用本系统,增加交易的方便性。
(9)密码更改
此项服务是属於交易安全的辅助之一,由内部/外部客户以及专业供应分公司自行需要更改密码,防止他人盗用。
7介面需求
(1)系统必须能透过TCP/IP传输协定,将资料送给各子系统。
(2)Client端可以透过浏览器从Server端撷取资料。
(3)Server端可以透过资料库(Database)抓取资料。
8非功能性需求
处理时间需求
资料查询及交易反应时间(OnlineTransactionResponseTime)应少於2秒,於网路上的环境应避免并解决因多人使用而造成反应迟缓之问题。
稳定性需求
系统必需维持高度的可操作性,资料不能因系统相关之问题,而导致毁损。
即使系统发生毁损,亦必需能在极短的时间内恢复其正常运作。
资料安全性需求
系统需提供游艇制作分公司与专业供应分公司安全的档案资料传输机制,透过网际网路或与TCP/IP相容之广域网路,达到资料的交换与共享。
操作安全性需求
系统需具备使用者认证之功能,决定系统建档人员与系统管理人员之权限,资料库具备资料库存取管制功能,以有效防止非合法授权者侵入系统内取用资料。
系统会对使用者之帐号密码作出确认,才允许使用者进入此系统。
9雏型系统摘述
(1)简易及方便之资料输入方式。
(2)视窗操作环境,以利交互查询。
(3)可直接撷取系统资料之功能,亦可将系统资料转入资料库中使用。
(4)明确易懂的输出/输入格式。
(5)系统发展符合使用者需求。
(6)资料查询反应时间(OnlineTransactionResponseTime)於上线时应少於2秒,亦应避免并解决多人使用而造成反应迟缓之问题。
(7)使用者权限管制之功能。
(8)资料库档案存取管制之功能。
(9)简易操作程式,提供使用者理想之作业环境。
(10)系统之程式设计必须力求简单明了,并避免不当之作业流程,以维持作业之流畅与安全。
(11)系统之设计必须采用专案管理方法、软体开发方法,以利专案品质控制及系统未来维护。
(12)系统雏型应涵盖使用者端所有画面、功能、介面及资料连线测试。
具备相关系统资料连线的能力,以达资料流通。
(13)报表之列印,提供以下功能:
a.预览
b.自定资料列印格式
c.自订预设值
8、
E化采购系统软体开发企划书
1系统建置策略
在决定采取哪一种系统建置策略时,需考虑成本、时效、适用性、技术水准、人员调派及经营策略等因素。
使用者自行开发
委外/联合开发
购买套装软体
成本
最高
中
最低
时效
最慢
适中
最快
适用性
最佳
居中
最差
技术水准
若本身无技术能力,或是为引进先进技术和外界合作
人员调派
若是时效与人员不足,也只好由外面取得
经营策略
竞争策略武器/商业机密的考量
本系统建议采用「使用者自行开发(EndUserDevelopment,EUD)」或「委外开发(Outsourcing)」的设计方式。
2系统开发模式
系统开发阶段可概分成:
【分析】、【设计】与【实施】等三阶段。
若面对较大或复杂之系统时,其阶段可再被细分成更多个阶段,如下图表示:
分析
设计
实施
1.可行性分析
2.需求分析
3.系统分析
4.概念性设计
5.细部设计
6.程式编辑与单元测试
7.整合测试
8.安装与系统测试
9.教育训练
10.操作与维护
完整的系统软体开发模式如下图所示:
因为嘉鸿集团集团化不久,无法对所有需求同时考量,同时集团内成员需要时间来熟悉和接受,并且建置系统的预算需分期编列,故建议采用「渐增模式」系统开发方法。
该方法把所有需求分成「几」个部分,然後依渐增开发计画将每个「部分需求」之开发订为一个开发周期,每个周期可依序或平行以瀑布模式之原则开发。
每个周期之阶段清楚定义要做哪些工作及交付哪些文件,每个阶段循序进行且仅循环一次。
渐增模式需先经历需求分析以完全掌握需求,接着再进行渐增开发规划,其工作如下:
对系统之分析与设计采「由上而下」之方式,将需求分成若干部分,并进行上层规格描述,此时须把由上而下之各部份或功能切割清楚,这包括整个系统之上层架构,可能重复使用之部分与依序将发展之各子系统。
完成上层规格描述後,需进一步拟定渐增开发计画,以规范与指引系统之渐增开发,然後依计画进行,最後历经几个版本之渐增,才能完成系统之开发。
应用渐增模式,其重要开发阶段、周期、程序与系统之关系如下图:
•渐增模式特色:
–系统被分成几个子系统或功能,各子系统可独立依序或平行开发。
–系统开发可由多个周期完成,每个周期均有分析设计、程式编辑及测试,每个周期完成不同版本之系统。
–使用者参与程度高,每个周期均参与,故相较於瀑布模式,渐增模式之风险较低。
•渐增模式适用之情况:
(1)目标与需求可完全与清楚描述。
(2)预算需分期编列。
(3)需要时间来熟悉和接受新科技。
3需求撷取与分析
需求撷取方法:
常用的有「查阅文件」、「观察」、「访谈」、「问卷」、「开会讨论」与「联合开发」等六种。
建议嘉鸿集团可采取「访谈(Interview)」与「开会讨论」方式。
访谈可分为「开放式访谈」与「结构化访谈」二种。
需求表达工具:
建议采用「流程图」的方式。
需求分析之重要步骤:
各种事物现象?
(撷取出)描述性纲目?
(转换为)概念性纲目。
需求分析文件:
需包含
(1)问题描述;
(2)新系统目标;(3)新系统限制;(4)使用者需求(以流程图配合处理描述)。
4系统分析与设计
本阶段工作之主要目的是把「需求分析文件」转换成「分析与设计规格文件」,重要工作包含「流程塑模」、「资料塑模」、「模组设计」、「软硬体环境设计」及「开发工具选择」等。
建议以「资料流程图」(DataFlowDiagram,DFD)进行流程塑模工作;采用「由中间往外」的方式建构资料流程图,建构步骤为
(1)建立环境图;
(2)建立事件列;(3)建立初步的资料流程图,也就是将前述的事件列利用事件分割(EventPartitioning)方法,以获得初步资料流程图;(4)将初步资料流程图经由不断地向上及向下阶层化,直到获得完整的资料流程图为止。
完成後之资料流程图必须测试其正确性(Correctness)与有用性(Usefulness)。
建议以「实体关系图」(EntityRelationshipDiagram,ERD)进行资料塑模工作。
建立实体关系图可依以下三阶段进行:
(1)确认实体及其属性;
(2)确认实体间之关系;(3)确认实体关系之基数。
实体关系图建立後,需转换成设计阶段的关联表,关联表建立後,需进行正规化的处理,将资料属性组合成为一个具有良好结构的关联表(含有最少量的重复状况,并且可以让使用者插入、删除或修改关联表中的资料,而不会产生资料错误或是不一致的情形)。
下图为正规化的步骤:
模组设计只关心资料及处理的流程,模组设计的工具为结构图(StructureChart)或HIPO(HierarchicalInputProcessOutput)图,除了考量最底层之处理外,还须加入可能的资料输入与输出、例外状况处理、辅助与错误讯息处理等,且此时之处理(模组)规格描述,须以结构化英文或程式设计语言,来描述其程式逻辑与所需资料属性等。
软硬体环境设计及开发工具选择,包括硬体与网路架构、作业系统、应用系统架构之设计与开发工具之选择等。
RADTs评估准则被归纳成:
开发环境
资料库连结能力
资料查询与表达能力
设定管理与应用程式
扩充性
价格
速度/效率
物件导向技术
供应商能力与支援等
以下列出每一大类,并在该类下逐一列出可能之考虑因素:
开发环境,考虑支援Windows作业系统、可自制Windows元件并放入元件库中、可包装VisualBasic的自订控制元件(VBX)、有OLE自订控制元件(OCX)之能力、分散式OLE、支援OLE,DDE,DLL,VBX,OCX等项目与支援中文等。
资料库连结能力,可能考虑支援ODBC与支援高效率内建资料库连结。
资料查询与表达能力,可能考虑资料查询能力、报表产生能力、图形产生能力、应用程式设计储存库等。
设定管理与应用程式,可能考虑提供物件程式库/程式码管理、阶层化的应用程式浏览器、可随时重建应用程式的设计与产生安装磁片等。
扩充性
价格
速度/效率
物件导向技术
供应商能力与支援等
系统分析与设计文件:
需包含
(1)环境模式;
(2)流程塑模;(3)资料塑模;(4)模组设计;(5)软硬体环境设计及开发工具选择。
流程塑模
–以资料流程图表达系统范围内,所有外部实体与系统之互动,系统内部之处理程序及所需资料之输出与输入等。
资料流程图需从最高层(第零阶)分解至最底层,并表达处理描述。
资料塑模
–以实体关系图表示资料与资料间之关系,进一步将实体关系图转成关联表,并进行正规化精练以设计关联式资料库。
□模组设计
将资料流程图底层之处理进一步的加入例外状况之处理、错误讯息与辅助讯息之处理等,并以程式设计语言描述该处理之程式逻辑。
必要时,以结构图表达新系统之所有模组及模组间之关系。
□使用者介面塑模
以介面结构图、介面蓝图与介面元件规格、介面状态图与转换表等表达介面之展示、摘述与控制,并进一步表达进阶之使用者介面设计。
软硬体环境设计及开发工具选择
表达新系统之硬体与网路架构、作业系统与应用系统架构之设计。
此外,亦需决定开发工具之评估准则及评估之方案,并进一步摘述评估结果。
5专案管理
包含「预算管理」、「时程管理」、「人员管理」及「品质管理」、「风险管理」等。
预算管理可分为
(1)人事费用;
(2)资本支出;(3)费用;(4)经常费用的控制。
时程管理步骤:
(1)将专案活动依工作分解图(WorkBreak
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