行政后勤管理制度.docx
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行政后勤管理制度.docx
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行政后勤管理制度
北海鑫诚建设监理有限责任公司·作业文件
行政后勤管理制度
BXJZ03.02—2010
版本号:
A
修改号:
1
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2010年03月15日发布2010年04月01日实施
北海鑫诚建设监理有限责任公司
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行政后勤管理制度
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1
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第1页共10页
1.目的
为加强公司行政后勤规范化管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,给员工创造一个舒适的生活环境,公司现制定本规定。
2.适用范围
2.1本规定所指行政事务包括会议制度、文书管理规则、公章管理、通讯设备使用、办公用品管理、文件打印管理。
2.2适用于公司全体员工。
3.行政事务管理
3.1会议制度
3.1.1会议种类(不包括监理业务会议内容):
股东大会、总经理办公会、工作会议、各地区部门员工会及其他专项会等。
3.1.2会议由公司(部门)主要领导主持,在会议召开前需制定议题、内容、达到的目的等,并事先通知与会者,避免准备不充分、或重复性。
开会时要认真做好会议记录,重要的会议和内容要形成会议纪要。
3.1.3各会议会期必须服从公司统一安排,坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
3.1.4对于会议讨论和形成意见的相关内容,需要上报的应及时上报,需要扩大范围应马上传达。
3.1.5对于会后布置的任务,由公司主管和各部负责人带领大家共同完成,并把结果及时上报公司。
3.1.6所有会议,都应遵守开会按时到会,因病或事不能到会需向主管部门请假,任何人不得随意扰乱正常的会议计划。
参会人员要遵守会议纪律。
会议期间不准会场上找人,总经理工作例会期间手机须调整到震动状态或关机。
涉及保密的与会者须严守保密制度。
3.2文书管理规则
3.2.1公司公文种类:
函(用于公司与外部进行商务联系),公文(公司正式对外的文件),均按国家公文标准执行。
3.2.2公司综合办公室是代表公司收发文件的机构,任何部门或个人如以公司名义向外发送公文均需经总经理(或在公司主持工作的副总经理)同意,由综合办公室(或受其委托)发出。
3.2.3代表公司所接收的文件均由办公室统一签收,开拆、登记编号,登记文件名、来文单位、日期、附件及具体事项并分发、归档。
要根据文书类别、经办部门、领导批办由综合办公室按需要传阅。
各部门接到的有关公文,须按规定办理有关手续,定期送往综合办归档。
3.2.3.1凡重要、保密、有指导意义、要求承办、有保存和查考价值、使用期限较长的公文都要登记。
3.2.3.2来文应及时处理,办公室负有催办、检查的责任,重要来文应及时呈有关领导批阅。
3.2.3.3来文附件如附有现金、支票、汇票或其他有价证券等,经办人应及时缴交财务部门签收不得随意传递。
3.2.3.4每天上网查看相关网站,如有相关公文发布即时下载做收发文处理。
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3.2.4文书的传阅工作由综合办公室办理,综合办公室可根据文书的重要性和相关性,确定其传阅范围。
所有文书的传阅原则上一律用原件,如遇特殊情况,可先传真,后补原件。
3.2.4.1办公室人员如需发文时,应在OA上履行收发文登记审批程序,按要求填好项目。
绝密、保密文件由当事人直送以防泄密;急件和密件,应指定专人负责,随到随送,不得积压。
3.2.4.2一般文书,必须由综合办经办人收集齐全,分类整理后存档。
3.2.4.3需阅读文件者,要认真阅读,并在附条上签字,文件归档时随文件一同归档。
3.3公章管理
3.3.1目的
印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具,为了加强印章管理,规范印章使用,避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果,特制定本制度。
3.3.2印章的保管及使用
3.3.2.1公司现有公章(公司行政章)、公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。
印章分为一级印章和二级印章,一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章,二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。
3.3.2.2印章由公司指定专人保管,印章保管人应将印章存放在保险箱内,不得随便放置。
需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。
3.3.2.3公司行政章(以下简称公章)是代表公司对外联系的主要印鉴,凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章,使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发;公章管理人员不得委托他人代管、代用。
3.3.2.4公章合同专用章适用于公司与顾客(业主)签订的工程建设监理合同、咨询合同等主要业务合同;凡公司签署的主要业务合同,均需使用合同专用章和法人章签订。
3.3.2.5财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴,所有财务人员在没有总经理的签字许可下,不得私自在支票或各类票据上盖章。
3.3.2.5.1按监理规范和企业印章使用流程细则,除需要总经理审批的用印外,均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。
3.3.2.6部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴,凡属以部门名义发文、一般函件(介绍信、各种证明)上加盖部门印章时,需由主管或部门负责人签发后,方可使用,同时管理人要做好用印登记。
3.3.2.7印章(业务章除外)原则上不得外借、外带,如需外带,必须经总经理批准后,办理借用登记手续后方可带出。
市内借出使用不能在工作时间以外,市外借出需在一人陪同下方可使用。
3.3.2.8法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。
法人章、财务专用章不得合放,必须分人保管。
3.3.2.9使用公章必须由用印人严格履行登记手续,由他人代替登记的,须做出详细说明。
实行谁用印,谁登记,谁负责。
3.3.2.10所有加盖印鉴的文书均需留底归档。
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3.3.2.11在公章使用中,如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理,造成的一切经济损失,由有关人员承担责任。
3.3.3业务章的领用及管理
3.3.3.1业务章的领用:
由各地区部根据业务情况,并写出详细的书面报告(领用原因等情况),向公司综合办申报,由综合办核定后,呈报公司主管领导审批,方可领用。
3.3.3.2业务章的管理
3.3.3.2.1业务专用章适用于工程进度中所发生的往来资料真实性的凭证。
部门经理为公司所授权使用业务章的责任人,各项目部经部门经理授权使用的业务章,需经项目总监理工程师签字方可使用。
3.3.3.2.2公司授权一枚业务章代表公司行政章在一定范围内使用,需由部门经理签字方可使用。
3.3.3.2.3业务章不允许外借。
代表公司行政章的业务章原则上不得外借、外带,如需外带,需经部门负责人批准后,办理借用登记手续后方可借用。
如经部门经理授权管理使用的,管理人为责任人,其
对部门经理负责,责任人在使用印章期间不列为外借。
3.3.4不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章,特殊情况需经相应审批权限的领导签批。
一级印章由总经理签批;二级印章由部门负责人或相应的主管签批。
3.3.5印章管理人员应做到坚持原则,立场坚定,严格管理,保守秘密。
印章持有人违反管理制度,造成印章遗失或使用不当,公司将按严重违规处罚,并追究相应的经济责任和法律责任。
印章遗失后,应及时向分管领导和总经理汇报,并在报刊上发表遗失声明。
3.3.6印章申请审批权限及申请流程审核参见公司《印章使用流程细则》。
3.4通讯设备配备及使用
3.4.1通讯设备:
根据使用人范围的不同分为公用通讯设备和个人通讯设备。
公用通讯设备:
指公司的办公电话、传真和电子信箱E-mail等;个人通讯设备:
指小灵通和移动电话。
3.4.2职责:
3.4.2.1由公司综合办公室负责对所有公用通讯设备的管理。
各部门负责人为第一责任人,具体使用人为直接责任人。
3.4.2.2由公司综合办按照相关规定对各部门的实际通讯费用进行审核。
3.4.2.3公司按规定负责支付员工相应的通讯费用,列入绩效工资中。
3.4.3公司和地区监理部根据需要和外部条件配备公用设备(电话、传真,E-mail由各部专人设置等)。
3.4.4根据公司的管理规定,本部除不参与考核的领导层人员给予按月报销一定的通讯费用外,其他人员通讯费用全部在绩效工资中体现。
3.4.5公司下设监理部安装的公用通讯设备除传真机可报市话、长途费用以外,其他均只报销市话费用,按财务管理规定的通讯费报销方法执行。
3.4.6公司本部与下设监理部(指定)均配备传真机和电子信箱,公司指定专人管理;任何人不得私自操作。
3.4.7传真和电子邮件内容均属于公司往来文件,管理人员需编号归档。
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3.4.8公司员工应自觉节约公用通讯设备的通讯费用,在工作地不论上下班无特殊情况都不得拨打与工作无关的私人电话,拨打公务电话也要言简意赅。
3.4.9综合办公室需掌握公用通讯设备的通话清单,以便及时掌握费用的实际发生情况,对公用通讯设备的使用进行必要的监督。
3.4.10综合办公室根据每月掌握的公用通讯设备的通话清单,对发现有违反3.4.8条规定的员工,除按价赔公司损失通讯费用外,并视情节轻重予以不同的行政处罚。
3.4.11个人通讯设备费用管理程序
3.4.12对于因岗位调换而导致通讯费用补贴人员或标准调整的,由部门提出申请,报公司综合办呈递总经理审核批准,按新的岗位绩效工资和岗级工资执行。
3.4.13公司领导层不参与考核的,对通讯费用按财务规定报销。
3.4.14公司员工通讯补贴已在绩效工资中体现,公司员工应指定一部通信设备号码做为常用联系应用。
3.4.15公司员工必须保证公司在任何时间都能与其保持畅通的联系,否则公司有权在绩效工资中扣减通信费用补贴。
3.4.16公司员工在出差期间因正常工作需要所发生的移动电话费金额较大的,当月通讯费用补贴不足以弥补其正常实际发生的费用时,可另行按照《公司出差及费用程序》核销。
3.5办公用品的管理
3.5.1各部根据办公需要,按领用标准,每月将计划使用物品集中到综合办,各部到办公室领取基本的办公用品。
远离公司本部的监理部如需自行购买时,须由地区监理部经理签字、综合办审核后(无地区监理部的由项目总监签字)按标准自行购买、自行监督,并将购买后的发票报经办公室审核。
3.5.2除正常配备的办公用品外,若还需要用其它用品的须经总经理(或主持工作的副总经理)批准后方可购买。
如因工程特殊要求来不及报经办公室同意,员工自行购买的办公用品,补办好相关手续后方可报销,否则费用自理。
3.5.3负责购买办公品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。
负责购买人要建立账本,办好入库、出库手续,出库时须领用人员签字。
3.5.4责任
3.5.4.1公司办公用品均由综合办公室统一管理。
3.6办公设备的管理
3.6.1办公设备的范畴
办公设备是指公司各部室在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。
具体为专业生产及检测设备;电脑及相关附属设备;影视摄录及播放设备;办公用具;交通工具;后勤及宿舍用具及其他被公司认定为办公设备的器具。
3.6.2办公设备的购置
3.6.2.1办公设备由综合办整体计划按标准统一配置,各部门可根据工作实际需要提出设备购置申请计划,经综合办、财务部审定,报总经理批准后,由综合办组织相应人员进行采购。
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3.6.2.2专业性办公设备经批准后,可由综合办行政主管人员委托技术部门或使用部门自行购买,购置完毕应交综合办行政人员处登记验收。
3.6.2.3办公设备由综合办行政人员建立使用台帐,各地区部配合综合办进行。
部门的办公设备由领用人负责保管,并办理领用手续。
3.6.2.4办公设备建立使用责任制度,部门负责人为第一责任人,使用人为具体责任人。
每季度办公设备要进行一次盘点,由盘点双方签字后确认。
3.6.3办公设备的维修
3.6.3.1设备出现故障,由设备专业维修公司进行检修,并做好设备维修记录台帐。
3.6.3.2维修费超过设备原值10%的,需通知综合办按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。
3.6.3.3由个人损毁的,应由当事人酌情赔偿。
3.6.4办公设备的报废
3.6.4.1设备出现故障无法维修成本过高,且符合报废条件的,由设备使用者提出申请,填写设备报废申请表,部门主要负责人签字后报综合办。
3.6.4.2公司综合办会同有关专业技术或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定,并报主管财务、总经理审批后,将报废设备交综合办有关管理人员处理,如报废设备能出售的,将收回的款项交财务入帐。
同时,对报废设备登记备案、审批表存档。
3.7文件打印管理
3.7.1目的
为规范打字、复印程序,节约办公资源,特制定本制度。
3.7.2程序
3.7.2.1复印红头文件必须经有关领导审批。
对违禁材料及工作以外的材料一律不予以复印。
3.7.2.2禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件,禁止私自为外单位打印或传真文件资料。
特殊情况需经公司领导批准。
3.7.3复印费、打印费只为公司人员办公支出,每次复印后需对复印材料的日期、内容、页数、份数等进行登记。
公司员工因私需要复印时,则按市场价格收费。
3.7.4在外打字、复印等所发生的费用,须做出详细登记(登记内容:
日期、页数、金额、用途),报经办公室,根据公司标准给予报销。
3.7.5不得利用公司办公设备进行与公司无关的商务活动。
3.8图书管理制度
3.8.1目的
为规范图书的管理工作,体现公司的良好形象,特制定本制度。
3.8.2图书的申购
3.8.2.1部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请,经办公室根据《图书目录》检查,若没有相同的图书,再经公司领导同意后,方可购书。
3.8.2.2图书购买工作原则上由申请人执行,事后将购买的图书报综合办公室图书管理人员登记,加盖公司藏书章。
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3.8.3图书的管理
3.8.3.1图书的日常管理工作由办公室设专人负责,将图书进行编号,然后登记在《图书目录》中,内容包括:
编号、书目名称、册数、出版社、单价等栏目。
每次新购图书,均需进行编号登记后,再办理借阅手续。
3.8.3.2办公室每季度对图书进行一次清点,每半年将清点结果记录于《图书目录》。
3.8.3.3办公室每季末将图书目录提供给各部门,供各部门选择借阅。
3.8.4图书的借阅
3.8.4.1图书出库一律办理借阅手续,否则不准出库。
3.8.4.2借阅人借书时,应填写《借阅登记表》后,方可将书借走。
3.8.4.3图书借阅一般最多同时三本,一次借阅时间不得超过一个月,到期可办理续借登记手续,如需继续借用,须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。
3.8.5责任
3.8.5.1借阅人应爱惜公司财产,不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏;因不慎丢失图书,照价赔偿。
3.8.5.2借阅人应按时归还图书。
经办公室两次催交不还的,视为丢失,将安图书原价两倍价款进行罚款。
3.8.5.3借阅人将图书归还,应在《借阅登记表》上登记。
3.9报刊及邮发管理
3.9.1公司指定专门人员管理报刊,报刊管理人员负责做好年度订阅计划办理有关手续。
3.9.2对于有价值的报刊要及时归档。
3.9.3办公室负责所有邮件的邮发工作,所有公发邮件、信函一律不封口,由各部办公室登记编号后寄发,月底汇总综合办公室。
3.9.4私人邮件和信函一律自费。
4、后勤管理
4.1食堂管理
4.1.1由专职人员负责食堂炊事工作,做好安全工作。
使用炊事器具或用具要严格遵守操作规程,防止事故发生。
4.1.2食堂工作人员须严格遵守公司的一切规章制度;坚持实物验收制度,搞好成本核算,做到日清月结,账物相符,做好就餐登记,每月摊销账目公开。
4.1.3公司每月按规定给予适当的补贴。
食堂配置设备器具标准参见公司《办公设备管理细则》。
4.1.4为了配合后勤工作人员做好后勤工作,公司员工应按时就餐。
若因故不能就餐,应事先通知后勤工作人员。
外来人员(包括公司员工的家属或朋友)在公司或各监理部就餐时,按当月分摊餐费交缴。
4.2宿舍管理
4.2.1在市区内无适当住所或交通不便的员工可申请住宿,主管人员审批后统一安排住宿。
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4.2.2公司为每位住宿员工配置一套简单的生活必需品,包括床上用品一套(床单、毛巾被、棉被、垫被、枕头),放置衣物用的简易衣柜、床头柜等;进驻工地住宿的员工可签字领用床上用品一套,办公用品原则上由综合办统一购买,特殊情况由地区监理部向综合办申请后在当地按配置标准购买。
4.2.3住宿人员不得私自留宿非本公司人员,如有特殊情况,需报经公司后勤管理人员同意,并办理好有关手续。
住宿人员有娱乐的自由,但应以不影响他人休息为前提,以不影响公司整体形象、损坏公司公共财物为准则。
住宿人员相互间应和睦共处;应珍惜、爱护一切公共财物,搞好各自的内务卫生。
4.2.4宿舍水电及燃气按人数均摊。
4.3车辆管理
4.3.1本办法所称车辆是公司按规定配备的车辆,购买后分别按车号设册登记。
车辆的有关证件(行车征、保险卡)由驾驶人携带,不得遗失。
公司配备的车辆在综合办主管人员处登记、备案,办理领用手续并签订使用合同。
4.3.2公司配备的车辆均不配备专职司机,每月按费用和里程相符的原则掌握加油费用。
加油原则以加油卡的形式进行。
如无特殊原因,对用现金加油的不予报销加油费用。
4.3.3每次长途使用公务车必须做好用车登记。
在出差长途时办理登记后按实际在路途中发生的汽油费、路桥费由公司负责。
4.3.4公务车驾驶人(持有C照以上)出车时要保证证件齐全及有效性;在出车前,须认真检查车辆安全状况(水、电、油),以确保车辆的正常运行,若发现有损坏或有异常现象应立即告知综合办,并协助办理维修;每次出车后,须驶回指定地点存放,并确定锁妥。
4.3.5公务用车必须严格执行出车登记手续。
公务用车市内用车,需事先向综合办提出申请,并经综合办批准后,方可用车。
公务用车市外用车,需经公司总经理批准,综合办备案后,方可用车。
出车后车辆驾驶人均要填写行车记录表(放置在车上),行车记录表上所载里程数应与车辆里程表相符。
享受车改的公司管理人员,工作用车以自用车辆为主,原则上公司不予派车。
如有特殊情况需报请总经理批准。
4.3.6公司禁止出借车辆,特殊情况由公司总经理批准,对未经批准私自出车发生的费用由驾驶人负担。
发生交通肇事由驾驶人负全部责任,并按同型号车辆价格进行赔偿。
4.3.7汽油费用核算均按100公里10升油计。
4.3.8公务用车发生交通肇事事故,由交警部门依法处理;
①交警部门认定我方不承担责任的,发生保险公司赔偿以外的费用,公司承担;
②由交警部门认定双方都有过错的,如发生保险公司赔偿以外的费用,公司承担70%;
③由交警部门认定我方承担主要责任的,如发生保险公司赔偿以外的费用,公司承担30%;
发生违章情况,被交警部门处罚的,费用个人承担。
私人用车和未经批准发生交通肇事的,一切后果自负,同时须追究相关责任。
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4.3.9车辆维修和保养由综合办指定修理点维修和保养,并每月至少安排一次车辆清洁,按标准保养车辆,确需修理或更换小配件费用在300元以下的,由综合办负责人同意;300元至600元以下的由财务部、综合办负责人共同会签同意;600元以上的报总经理审批。
4.3.10车辆途中需修理的必须电话通报综合办,并在回来后补办审批手续;车辆需大修及购置轮胎等大宗配件的,需先申报修理明细费用,报总经理审批。
4.3.11统一管理的车辆由综合办统一安排年检及购置车辆保险,车辆保险购置明细如下:
交强险、车损险(部分/全部/沿海气象灾害险)、第三者责任险(10万)、不计免赔特约条款。
4.4低值易耗品管理
4.4.1为求公司低值易耗品节约集中管理,统一规格,特制定本规定。
4.4.2适用于公司办公文具用品、打字(复印)用纸、印刷纸张(信封、信纸、工程表格、会计用表)待客物品等。
4.4.3公司办公室指定专人制定办公用品计划,经总经理批准后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划的分发或个人领用。
负责购发办公用品人员要做到办公用品齐全,量足质优,库存合理,开支适当,用品保管好;并建立帐簿,办好入库、出库手续。
4.4.4公司员工因公领用的低值易耗品,都应遵守节约的原则,每次领用办公室管理人员应做好领用记录。
4.5库房管理
4.5.1库房指定专人管理,物资入库必须履行验收入库手续,财务人员负责入库物资的验收,要认真核对型号、规格、数量、质量。
发现与物资采购要求不符的,可不受理。
仓库保管人负责入库并建立台帐。
采购人员购入物资、办理验收入库手续后应及时向财务部报帐。
4.5.2库房物资必须按分类、品种、规格等建立帐卡。
4.5.3物资须凭领用人签字领用,不能凭空出库,否则由仓库管理人负责。
4.5.4未经保管员同意其他人员不得进入库房。
4.6固定资产管理
4.6.1适用于公司固定资产的购置及其他方式增加财产的管理。
4.6.2公司各种固定资产的购置应事先向总经理或主持工作的副总经理请购,因急需来不及申请者事后一定要补办手续,否则不予报销。
4.6.3固定资产管理人员对于使用的财产如需整修或修缮的,应请示总经理批准,批准后及时通知厂家议价修缮或保养。
4.6.4固定资产变卖、报废、销毁或其他减损财产价值的,应由管理人员作出详细登记,报总经理批示。
4.7劳保用品发放管理
4.7.1劳保用品包括:
劳保用鞋、安全帽、毛巾等。
4.7.2劳保用品的配给,由综合办公室根据各部的实际工作需要,按年度在适当时发放。
4.7.3劳保鞋根据实际情况制作。
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4.7.4办公室人员需对公司的劳保用品建帐登记,公司员工在试用期满后,可领用公司发放的当年度的劳保用品。
4.8工作服管理规定
为树立和保持公司良好的公众形象,体现企业的文化内涵,规范视觉、行为管理,特制定本规定。
4.8.1所有员工必须按照公司规定着装,保持良好的精神风貌,树立良好的公司形象。
4.8.2工作时间须按要求着公司统一发放的工作装;注意仪容仪表,穿着整洁、得体、大方。
4.8.3着工作装时,应搭配与工作装颜色、款式得当的衬
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