201文件和资料控制程序.docx
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201文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
JDY/201-2008
1、目的和适用范围
1.1目的
通过对与QMS、EMS、OHSMS有关的文件进行控制,确保各场所使用文件为有效版本。
文件应保持清晰,易于识别。
1.2适用范围
适用于与公司QMS、EMS、OHSMS运行有关的文件和资料控制。
2、定义
本程序采用GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准和公司《管理手册》中的有关定义。
3、职责
3.1公司科技部归口质量管理技术文件控制,负责编制、修订“现行有效技术文件清单”(指国家、地方、行业管理有关部门颁发的有关质量管理技术标准、规程、规范、规定类),经总工审批后,发放至公司各相关部门和分公司、项目部。
负责对受控文件的运行情况进行检查、监督、指导,确保管理体系运行中各个场所都能得到并使用有效文件。
3.2公司办公室归口行政管理文件控制,负责外来文件的接收、登记、传阅、发放、存档,并负责公司行政管理文件的校审、归档,编制、发布,修订“现行有效行政管理文件清单”。
3.3公司科技部归口管理体系文件控制,负责管理文件的编号、发放、回收、登记、存档,负责编制、发布和修订“文件资料清单”。
3.4公司各职能部门负责本部门管理体系文件的控制和管理,包括文件的拟稿、报批、校对、发放和使用。
及时整理本部门收到的外来与三体系有关的行政管理文件,报公司经理办公室登记备案。
3.5分公司、项目部设专人控制管理QMS、EMS、OHSMS文件和资料,负责文件和资料的接收、发放、登记,并对其运行情况进行检查、监督、指导。
4、工作程序
4.1文件的分类
4.1.1管理体系文件(管理手册、程序文件、第三层次文件)
4.1.2技术性文件
a、通用性技术文件(指国家、地方、行业管理部门颁发的有关法律、法规、标准、规范、规程、规定等)。
b、专用性技术文件(公司制定的有关技术标准、管理制度、规定、办法、施工组织设计、施工方案、作业指导书、各项安全环境技术性措施等)。
c、施工技术文件(施工合同、施工图纸、图纸会审记录、洽商记录、设计变更、项目各类交底、记录等)。
4.1.3行政管理文件(与QMS、EMS、OHSMS有关的文件)
a、外来行政管理文件(公司以外来文);
b、公司行政管理文件;
c、分公司、项目部行政管理文件。
4.2文件的编制、审批
《管理手册》由科技部编制,总经理批准;程序文件由公司各职能部门编制,管理者代表审批;施工组织设、施工方案、作业指导书由项目部技术负责人编制,公司总工程师审批。
其他文件由其产生部门或应用部门负责编制,其相应主管领导审批。
4.3文件的发放
文件的发放应根据审批发放范围进行发放,应确保与QMS、EMS、OHSMS运行有关的各个场所都能得到相应的有效文件。
4.3.1公司内部产生文件的发放
文件由主管部门确定发放范围,经主管领导审批后发放,填写“文件发放记录”,各接收部门设专人负责接收并签字。
4.3.2外来行政管理文件的发放
公司办公室负责外来行政管理文件的接收、登记,按经理传阅卡批示意见进行落实,公司各职能部门和各分公司、项目部专人负责接收、登记。
4.4文件的管理使用
4.4.1与管理体系有效运行起重要作用的各个场所,必须使用相应文件的有效版本。
4.4.2各职能部门、分公司、项目部均建立所辖范围的文件清单。
4.4.3当需要使用受控文件的人未获得文件时,不得私自随意复制,应填写《文件复制申请单》,经文件产生部门重新审批后执行。
4.4.4有时限性的文件到期自然作废,以新文件的执行日期为准。
4.4.5受控文件未经管理者代表批准,不得提供给公司以外的人使用。
4.4.6文件丢失、严重损坏需补发时,填写申请表写明原因,经发文部门核实后可重新补发。
4.4.7受控文件借阅时,必须通过主控部门审核,管理者代表审批后,方可借阅。
4.5文件的更改
4.5.1文件更改由文件更改提出人或部门填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证据,文件更改的审批由原审批人实施,原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。
4.5.2文件更改要编写《文件修改记录》,经审批后发放至原件持有人手中,由原件持有人在相应文件页处进行标识,并标明修改次数和修订状态(如第X版的第X次修改),以防误用。
4.6文件的换版
4.6.1文件经多次修改或需大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废,由发放部门填写《作废文件处置记录》,经批准后进行处置。
4.6.2工程竣工后,一次性使用图纸、施工组织设计、作业指导书等作业文件均自动失效。
施工图纸整理成竣工图,其他作业过程文件按《记录控制程序》相关规定处置。
4.6.3国家、地方、行业管理有关部门颁发的有关标准、规程、规定文件及图纸等如作废,加盖“作废”章进行标识,由相应的各级文件资料负责人检查所有辖区使用场所并及时标识,也可由文件持有者按自己易于识别的方式进行标识。
4.7作废文件的处置
科技部负责作废文件的监控管理,作废文件由原来产生单位或部门负责人批准后,文件的适用部门负责进行作废文件的标识、处理。
按规定处置后,报科技部备案登记。
为节约能源,对于单面作废文件,可作为稿纸进行再次利用后按废弃物处理。
使用部门因特殊原因需保留少量作废文件样本时,应作标识、隔离存放。
4.8文件的评审、更新
在文件使用过程中,必要时应对文件及时进行评审、更新。
由文件产生部门组织,对文件的适用性进行评审,并及时更新,经重新审批后再行发放。
5、记录及附录
5.1《文件资料清单》
5.2《文件审批表》
5.3《文件发放记录》
5.4《文件修改记录》
5.5《作废文件处置记录》
5.6《文件更改申请单》
5.7《文件复制申请单》
文件资料清单
文件类别:
编号:
JDY/201-1
序号
文件编号
文件名称
修订状态
备注
编目:
()---
文件审批表
编号:
JDY/201-2
文件名称
发放部门
文件编号
编制部门
编制日期
文件概述:
审核意见:
审批意见:
审核人:
年月日批准人:
年月日
发放范围:
审核意见:
审批意见:
审核人:
年月日批准人:
年月日
备注:
编目:
()-
文件发放记录
编号:
JDY/201-3
文件名称
文件编号
份数
发放编号
领用部门/人
接收人
发放人
日期
备注
编目:
()---
文件修改记录
编号:
JDY/201-4
序号
文件名称
所在
章节
原文内容
修改后内容
提出部门
批准
人
批准
日期
修改
人
修改
日期
修改
页
编目:
()---
作废文件处置记录
编号:
JDY/201-5
文件名称:
申请人:
处理原因及方式:
处置内容:
批准人:
年月日
编目:
()-
文件更改申请单
编号:
JDY/201-6
文件名称
申请人
更改原因:
更改内容:
批准人:
年月日
编目:
()-
文件复制申请单
编号:
JDY/201-7
文件名称
复制部门
文件编号
复制份数
复制原因:
审批意见:
编目:
()-
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- 201 文件 资料 控制程序