高职会计电算化教案第四章总账系统.docx

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高职会计电算化教案第四章总账系统

第四章总账

【本章的学习目的与要求】1、了解总账系统的初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。

2、掌握总账系统初始化中设置会计科目，录入期初余额及设置各种分类档案资料的方法。

3、掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。

熟悉出纳管理的内容和处理方法。

4、掌握期末业务的内容和处理方法。

【本章任务分析】1、起点能力：

学生已经理解并掌握了前三章的基本知识以及《会计学原理》相关理论，同时应该熟悉会计处理的基本流程。

2、本章知识包括：

总账系统初始化、日常业务处理、出纳管理、期末处理，由此决定本次教学的顺序。

【本章教材分析】

1、本章重点：

（1）、总账系统初始化中设置会计科目

（2）、录入期初余额及设置各种分类，档案资料的方法

（3）、总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法

（4）、出纳管理的内容和处理方法

（5）、期末业务的内容和处理方法

2、教学难点：

（1）、凭证的修改

（2）、期末业务的内容和处理方法

本章的教学手段与方法】多媒体形式讲授法课时分配】14学时

参考书目】指定的教材。

教学过程与教学内容】内容：

分成四节

时间：

4.1为4课时，4.2为4课时，4.3为2课时，4.4为2课时

4.1总账系统初始化

4.1.1启动总账系统

系统初始化：

是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。

总账初始设置的内容：

包括设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。

4.1.2设置总系统参数

系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。

可对"凭证选项"、"账簿选项"、"会计日历"、"其它选项"四部分内容的操作控制选项进行修改。

（P82－P88）参数介绍中，要特别关注注意。

1、“凭证”选项卡包括“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、

“预算控制”、“客户及供应商往来款项”区域。

选择“凭证审核控制到操作员”后，还应通过“明细权限”去设置相应制单科目权限。

2、“账簿”选项卡包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。

选中“明细账查询权限控制到科目”后，还应通过“明细权限”去设置相应的明细科目查询权限。

3、“会计日历”选项卡系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。

此处只需用户选择“启用日期”

注意:

a、总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

b、录入汇率后不能修改总账启用日期。

c、已录入期初余额，不能修改总账启用日期。

d、已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。

e、新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。

4、“其他”选项卡

包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。

账套名称、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可以到“系统管理”窗口中修改。

4.1.3设置会计科目

各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。

a、会计科目的设置要满足会计报表编制的要求。

b、会计科目的设置必须保持科目间的协调性和体系完整性。

c、会计科目要保持相对稳定。

d、设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。

1、增加会计科目如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。

这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。

如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可以在系统初始设置时选择不预置行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

a、增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致

b、已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目

c、非末级会计科目不能再修改科目编码。

2、修改会计科目如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。

a、已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。

b、已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。

c、被封存的科目在制单时不可以使用。

d、只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。

e、只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存3、删除会计科目

注意:

a、删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。

b、非末级科目不能删除。

c、已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。

d、被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。

如想删除，必须先取消指定。

4、指定会计科目

指定会计科目是指定出纳的专管科目。

系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

a、现金科目要设为日记账。

b、银行存款科目要设为银行账和日记账5、设置会计科目辅助项目一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。

可以进行辅助核算的内容主要有：

部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。

a、管理费用应设成部门核算。

b、生产成本设成项目核算。

c、应收账款设成客户往来核算。

d、应付账款设成供应商往来核算。

e、辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。

4.1.4设置外币及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。

在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。

a、使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。

否则将会出现汇率为零的错误。

b、使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。

c、“外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。

d、“外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。

e、制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。

4.1.5设置凭证类别

系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。

如果选择了“收款凭证付款凭证转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。

a、限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。

b、填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。

c、可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺

序。

4.16设置结算方式

该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。

它与财务结

算方式一致，如现金结算、支票结算等。

结算方式最多可以分为2级。

a、必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入。

b、结算方式的录入内容必须唯一。

c、票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。

d、算方式的编码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中进行。

4.1.7项目目录

项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。

一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能，企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，在总账业务处理的同时进行项目核算与管理。

一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。

a、必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录

b、如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。

c、项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。

如：

在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。

d、一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。

e、不能隔级录入分类编码。

f、若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。

g、不能删除非末级项目分类。

h、标识结算后的项目将不能再使用。

4.1.8录入期初余额

为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。

这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。

其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。

在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。

1、录入基本科目余额

在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。

如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。

a、如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

b、非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。

c、出现红字余额用负号输入。

d、修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。

e、凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

2.录入个人往来科目余额

如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。

a、只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。

b、借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。

c、如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。

具体操

作步骤参照个人往来科目期初余额的录入

3、录入项目科目余额

如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。

4、录入单位往来科目余额

如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。

a、如果使用应收应付系统，则应到应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。

在总账系统中，只能录入这些科目的总余额，然后总账与应收应付系统余额对账。

b、若使用应收应付系统，往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。

5.调整余额方向

在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整。

a、总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。

b、余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准

6.试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。

校验工作由计算机自动完成。

a、期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。

b、已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

c、如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账

中发现的问题列出来

4.19分配数据操作权限

操作员权限已在“操作员权限设置”中进行了设置，“设置明细权限”功能主要用于对某一功能权限的进一步细化，如制单权限控制到科目、凭证审核控制到操作员、明细账查询权控制到科目等。

1、明细账科目权限设置

本功能是查询和打印明细账权限的一个补充。

一般说来，凡是拥有查询明细账权限的操作员都可以查询所有科目的明细账，但是有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细。

这种情况下，可以通过此功能进行设置。

a、选择一级科目，拥有对其下级科目的明细账的查询权。

b、将科目的查询权限设置到末级，则只能查询末级科目的明细账。

c、在月份综合明细账中，可查询所有科目，不受此权限的设置。

d、若希望每个操作员都可查询所有科目的明细账，可在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开“账簿”选项卡，取消“明细账查询权限控制到科目”的设置即可。

2、凭证审核权限设置

本功能是凭证审核权限的一个补充。

一般说来，凡是拥有凭证审核权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证，但是有些时候，希望审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。

这种情况下，可以通过此功能进行设置。

3、制单科目权限设置

本功能是制单权限的一个补充。

一般说来，凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所有科目填制凭证，但是有些时候，希望对制单权限作进一步细化，如只允许某操作员使用某些科目填制凭证。

这种情况下，可以通过此功能进行设置。

4.1.10设置科目备查簿（自学）

作业：

1、总帐系统参数设置。

2、基础档案设置：

会计科目、凭证类别、外币及汇率、结算方式、辅助核算档案等。

3、期初余额录入。

4、备份帐套数据。

[思考题]如何理解基础设置中用到的“项目”？

4．2日常业务处理在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。

本章以一般的会计业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。

日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。

4.2.1填制凭证凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。

a、正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。

b、会计科目通过科目编码或科目助记码输入。

c、科目编码必须是末级的科目编码。

d、金额不能为“零”，红字以“－”号表示。

e、当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。

f、输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。

g、当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人性名及其他资料。

在录信个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个

人名称自动输入其所属的部门

h、其他辅助核算科目可以参照录入。

2.、修改凭证

输入凭证时，尽管系统提供了多种控制错误的手段，但误操作是在所难免的，记账凭证的错误，必然影响系统的核算结果。

为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改。

a、若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。

b、若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

c、如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。

d、外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

3.冲销凭证如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。

a、制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。

b、通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

4、作废及删除凭证

日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。

a、作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样

b、作废凭证不能修改，不能审核。

c、在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。

账簿查询时，找不到作废凭证的数据。

d、若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

e、只能对未记账的凭证作凭证整理。

f、已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。

5、查询凭证

在制单过程中，我们可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。

在“填制凭证”窗口中，单击“查看”菜单中的选项可以查看到当前科目最

新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。

4.2.2审核凭证审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。

其目的是防止错误及舞弊。

审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。

a、在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。

b、作废凭证不能被审核，也不能被标错。

c、审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。

d、行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张”、“下张”、

末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。

4.2.3记账

记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。

在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。

在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。

1、记账

记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。

本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。

a、记账范围可输入数字、“－”和“，”。

b、第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

c、上月未记账，本月不能记账。

d、未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

e、作废凭证不需审核可直接记账。

f、在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。

如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。

g、记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

h、在记账过程中，不得中断退出。

2、取消记账如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。

a、如果选择的是恢复至本月月初，需要输入会计主管的口令，系统才开始进行恢复工作。

b、对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。

c、如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能

作业：

1、凭证管理：

填制凭证、审核凭证、凭证记帐的操作方法。

[思考题]

机制凭证与手工制单最大的区别在哪里？

4.3出纳管理

出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告

4.3.1出纳签字

出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对

a、出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。

b、已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。

c、出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。

d、凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作

4.3.2银行对账银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之

一。

为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。

银行对账一般通过以下几个步骤完成：

录入银行对账期初、录入银行对账单、

银行对账、编制余额调节表和核销已达账

1、录入银行对账期初数据

第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。

注意:

在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。

2、录入银行对账单要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。

a、输入每笔经济业务的金额后，单击Enter键后，系统自动计算出该日的银行存款余额。

b、若企业在多家银行开户，对账单应与其对应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。

3、自动对账

银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。

自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。

a、对账条件中的方向、金额相同是必选条件b、对账截止日期可输可不输。

c、对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志，其所处行背景色变为绿色。

4、手工对账

由于系统中的银行未达账项是通过凭证处理自动形成的，期间有人工录入过程，可能存在有关项目内容输入不规范或不全面的情况，从而造成无法实现全面自动对账，此时可以采用系统提供的手工对账功能。

5、编制余额调节表

对账完成后，系统自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。

此余额调节表截止到对账截止日期的余额调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。

6、核销已达账在总账系统中，用于银行对账的银行日记账和银行对账单的数据是会计核算

和财务管理的辅助数据。

正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过上述对账的结果和对账明细情况的查询，确信对账准确后，可以通过核销已达账功能核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账