会议住宿接待方案.docx

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会议住宿接待方案

会议住宿接待方案

　　会议住宿接待方案

（一）会前工作：

　　1、与会议主办方洽谈。

　　2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

　　3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

　　4、与会议主办方确认会议接待方案。

　　5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

　　6、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

）

（二）、跟进工作：

　　1、机场、车站：

专人、专车分批分时段按要求接站。

　　2、会议酒店现场：

会议秘书分发会议资料，来客接待。

　　3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

　　4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

　　5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

　　6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

　　7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱

　　安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

　　8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

　　9、确认特殊客人（如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

　　10、协调会议期间的交通工具的安排。

　　11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

（三）、会后工作：

　　1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

　　2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

　　3、与会议主办者的费用结算工作。

　　4、欢送代表工作。

　　（四）、会议的筹备工作:

　　1、根据会议规模，确定接待规格。

设定待规格。

　　2、发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

　　会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

　　3、会场的布置。

　　会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：

圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。

另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。

座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

因为为尊者享有优先知情权。

教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。

（五）、会议的接待礼仪:

　　一是会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

　　二是提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位。

　　1、签到。

设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。

如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些，以便保存。

如需要发放资料，应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

　　2、引座。

签到后。

会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

　　3、接待。

与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

（六）、会议的服务礼仪:

　　所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。

打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。

佩戴工号牌。

2、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。

立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。

行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。

3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。

与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。

4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。

如果操作不慎，出了

　　差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。

这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。

6、要做好会后服务的准备。

会议进行之中，就应为会后服务做好准备。

如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。

另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

　　（七）、会后服务:

　　会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

　　1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。

如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

　　2、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

　　3、清理会议文件回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。

　　完结！

请老师指正。

会议接待方案2016-12-1719:

48|#2楼

　　为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

　　一、会议主题：

待定

　　二、会议时间：

20xx年x月x日至20xx年x月x日

　　三、会议地点：

Xxx-xxx-x酒店。

　　四、环境布置

（一）会场外区域布置

　　酒店外围环境：

灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

（二）会场内主要区域布置

　　1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

　　2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

　　五、会议内容

　　第一板块会议

（一）会议时间：

20xx年x月x日、x日、x日

（二）会议地点：

待定（200人会议厅）

　　（三）会议内容：

待定

　　（四）会议布置：

1）课桌摆放：

围桌式或者课桌式摆放

　　2）会议鲜花：

讲台花、胸花、桌花

　　3）会议用品:

白纸、签字笔、茶杯、纸巾

　　4）会场氛围：

水牌制作、背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、X展架

　　（五）会后合影：

时间：

在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。

　　给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

　　第二板块晚宴

（一）晚宴时间：

20xx年x月x日晚（具体时间待定）

（二）晚宴地点：

餐厅待定

　　（三）晚宴方式：

围桌形式或者自助餐形式

　　（四）晚宴布置：

室外：

空飘（8个）（空飘内容：

）、悬挂彩旗、灯笼若干、

　　大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

　　室内：

舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

餐桌布置：

餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）

　　第三板块会议接待

（一）工作内容

　　1、会议流程策划；

　　2、编撰、印刷会议接待手册；

　　3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

　　4、会议前期报名的接待、物品分发等；

　　6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

　　7、提供会议期间车辆的`调配、服务工作；

　　8、提供机（车）票的订购服务工作；

　　9、提供专业接待人员服务工作；

　　10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

　　11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作；

（二）、组织机构及职责

　　1、综合协调组

　　工作职责：

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；

　　（3）负责与组委会内部的全面对接工作；

　　（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排；

　　（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

　　（6）负责接待服务手册的编制工作；

　　2、接待服务组

　　工作职责：

（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向；

　　（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务；

　　（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。

（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

　　（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；

　　3、服务保障组

　　工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：

会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

　　第四板块会后考察

　　一、会后考察：

　　1、如果会议结束后，安排会议考察，请提前确认人数和线路。

我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

　　2、会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。

　　二、当地景点参观

　　二、其他服务：

　　如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。

　　订票服务：

将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。

　　附：

会议要求调查表

　　服装工程系

　　11制版一班2011611065窦水雪

　　会议接待策划方

　　案服装工程系

　　11制版一班2011611065窦水雪

接待方案及日程安排2016-12-179:

24|#3楼

　　为安排好“金成”防盗门集团公司代表来专卖店检查、交流期间的工作和生活，保证他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案：

　　一、接待时间

　　2015年3月1日—3月4日

　　二、接待地点

　　接人地点：

上海火车站

　　下榻酒店：

上海华园宾馆

　　参观地点：

1、星海店

　　2、南京分店

　　3、淮海分店

　　4、上海着名景点

　　三、检查小组成员

　　沈阳分公司总经理李×

　　李×的副总项×

　　李×的秘XX×

　　四、接待负责人员

　　总负责人：

星海专卖店王主管

　　具体实施人员：

陈秘书、南京店店长方×、淮海店店长吕×、星海店店长林×

　　五、接待前期准备工作

　　1、食宿安排，至少提前一星期预定酒店房间

　　2、制定相关的检查路线及行程安排

　　3、迎接车辆安排，专卖店王主管与陈秘书驾车前去迎接

　　4、安排接风宴，注意检查小组的饮食习惯

　　5、各分店做好检查准备

　　六、检查路线具体安排

　　七、迎送、陪同检查组人员安排

（一）在各分店检查期间，各分店领导和迎检部门负责人分组、陪同检查及乘车情况详见上表。

（二）3月1日下午14：

10，王主管和陈秘书开公司商务车从星海店出发到达上海火车站迎接检查小组。

　　（三）迎送工作由王主管秘书陈xx统一协调安排。

　　八、责任分工及安排

（一）星海店1、3月1号下午:

　　星海店店员杨X：

负责落实安排会议室和接待室摆放鲜花（2盆）、果盘（5盘）、矿泉水（每人放一瓶）、茶水（每人放一杯），并为会场服务。

　　2、3月2日上午：

　　星海店店员何X：

负责落实安排音响和照像等。

3、星海店后勤负责落实以下工作：

（1）负责检修走廊、厕所、店堂及店外灯光，检查时店堂灯光全部打开。

（2）整理店堂区域环境卫生，无卫生死角，卫生间无异味。

　　（3）在店堂、门前台阶摆放鲜花组团，2日下午14：

40前准备到位。

（4）负责安排落实各迎检点列队欢迎事宜。

（二）陈秘书牵头督促检查落实店堂环境卫生和办公秩序。

2月29日下午将办公室、宿舍、走廊、大厅和卫生间彻底打扫干净，物品摆放整齐。

　　（三）各部门准备好相关资料，按照统一标准摆放。

　　（四）检查期间，所有分店工作人员均要统一着工作装，佩带胸卡。

　　九、有关要求

　　1、各分店要高度重视此次总公司检查小组的检查，要按照实现质量信誉评价创建目标要求来迎接检查，切实做好各项服务保障工作，确保不出纰漏。

　　2、要严格标准，认真抓落实。

要进一步细化规范要求，相关资料要齐全，细节方面要创新。

陪同人员服务要周到细致，回答检查组提出的问题时，要站在全局的角度考虑问题，要严谨、随和，既能说明问题，又不啰嗦。

　　3、各分店店长要做好表率，牢固树立全局一盘棋的思想，各部门要搞好协同，按方案要求做好各自工作，同时要搞好对接，相互之间做到拾遗补缺。

　　4、车辆保障方面，星海店店长负责调度车辆，保证服务。

检查时视情况进行安排：

商务车2部。

　　十、本次检查小组的全部日程安排